EL PROCESO ADMINISTRATIVO DESDE EL ENFOQUE PROACTIVO

EL PROCESO ADMINISTRATIVO DESDE EL ENFOQUE PROACTIVO

-Administración proactiva:

La administración proactiva sostiene que la calidad del desempeño administrativo no debe medirse por su dinamismo sino por los resultados que produce; su principal objetivo es cambiar de un proceso de pensamiento reactivo a uno de procesamiento de la información relativa a hechos concretos, es un método para formalizar el uso del sentido y la lógica por parte del administrador quien debe de tratar de identificarse con sus experiencias y aceptar sus aplicaciones como hipótesis para someterlas a pruebas mediante el proceso lógico.

¿Qué es la Administración proactiva?

El termino administración proactiva se refiere a un conjunto de técnicas analíticas adecuadas para resolver las incertidumbres que enfrentan los gerentes. Los procedimientos o procesos son distintos para cada tipo diferentes de incertidumbre, quizás el método mas fácil de clasificar los procesos sea usando el tiempo como marco de referencia. Un gerente debe manejar a la vez varios de estos marcos.

1. El pasado. El gerente se desenvuelve en un mar de eventos que son productos del pasado. La posición que se encuentran ahora esta determinado por el efecto acumulativo de eventos previos. Al trazar el camino para el presente y el futuro, el gerente debe de entender por que sucedieron ciertas cosas, al proceso que se utiliza en esta situación se le llama análisis causal.

2. El presente. Los gerentes viven en el presente y necesitan controlar los sucesos a medida que ocurran en sus áreas de responsabilidad. Están conscientes de la necesidad de reaccionar de manera apropiada, tomar decisiones y evaluar los eventos para asegurar que se alcancen los resultados deseados.

3. El futuro. Los gerentes se interesan cada vez mas por dirigir los eventos y actividades futuras. En la mayoría de las grandes organizaciones se hace énfasis en las habilidades proactivas que en las reactivas. La habilidad para implantar exitosamente un plan en tan importante como la habilidad para desarrollar el plan, las actividades relacionadas con la implantación de un plan se contemplan en el proceso de análisis y planificación.

4. Pasado, presente y futuro en conjunto. Aunque es útil clasificar los eventos conforme a un marco de referencia cronológico eso no es simple resulta práctico ya que muchos asuntos son el resultado de eventos muy controlados. En estas circunstancias, los gerentes se enfrentan un conglomerado de eventos que parecen pertenecer a los tres marcos de referencia. En estos casos los gerentes deben evaluar la situación para saber donde y como empezar a resolver el asunto. El proceso que se usa se llama análisis de la situación.

La administración proactiva comprende todos estos procesos, cada uno tiene diferente enfoque y secuencia de pasos. Ca da conjunto de técnicas debe aplicarse por separo y en forma secuencial; sin embargo, los procesos están relacionados entre si, un gerente puede entrar al ciclo en cualquier proceso y luego seguir una procesión lógica.

El estudio de los métodos del gerente proactivo se inicia con el análisis causal y continuo a través de todo el ciclo hasta el análisis de la situación.

-Técnica del análisis causal:

Esta primera técnica de la administración proactiva es una aplicación del método científico para solucionar un problema con un enfoque lógico y analítico mediante un solo curso de acción como respuesta. Cuando a un administrador se le presenta efectos indeseables que requieren atención que son inesperados y no pueden explicarse fácilmente, se debe utilizar esta técnica como el procedimiento adecuado pues solo mediante el análisis causal se puede determinar el tamaño y el alcance del problema, por lo que además de recabar datos para entenderlo mejor, se debe examinar sus antecedentes para analizarlo en forma completa.

Cualquier definición del problema no es completa si no incluye las siguientes características:

a) Identidad: Para que algo exista debe tener una identificación.

b) Localización: Si una cosa existe, debe encontrarse en algún lugar del espacio, debe ser o haber sido localizable.

c) Temporabilidad: Para existir la materia debe estar o haber estado en algún intervalo de tiempo.

El análisis causal debe aplicarse si existen tres condiciones:

1. La existencia de efectos indeseables perceptibles, o sea, cuando ocurre algo inesperado.

2. Cuando los efectos rebasan lo esperado.

3. Deben conocerse las causas para que sea apropiada la reacción ante dichos efectos.

Al aplicar el análisis, conviene apegarse a lo siguiente:

a) El administrador debe clasificar correctamente los datos siguiendo un criterio útil, separando aquellos que vienen al caso.

b) No se debe confundir los síntomas, causas y efectos.

Síntomas: son las manifestaciones de un problema; por ejemplo mayor índice de accidentes de trabajo en los últimos dos meses.

Causas: son las condiciones identificables que hacen que algo suceda, o las razones de los efectos.

Efectos: son el resultado del problema y crean la necesidad para su solución, los síntomas son parte de los efectos.

c) Al hacer el estudio retrospectivo de datos, el administrador debe buscar:

Una cadena causal, se refiere a la jerarquía causa-efecto que, procediendo en sentido inverso, lo llevará a un punto donde se podrá resolver definitivamente la situación. En cada parte de la cadena se debe asegurar que el problema es real y no inventado, así por regla, si tiene alguna duda, deténgase y encuentre la causa.

d) El primer paso consiste en tener una idea clara de la situación. Definir el problema de manera exacta posible es empezar a resolverlo.

El análisis causal proporciona un método para encontrar la causa de un problema mediante el análisis de datos, los pasos del análisis no son mas que la aplicación del sentido común siendo lo que diferencia a este método la secuencia lógica de los procesos mentales que establece el marco de referencia. Los datos más importantes, pero solo si se sabe usarlos.

...