ENSAYO LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ENSAYO

MEDIDAS NECESARIAS PARA CONSERVAR Y MANEJAR EL ARCHIVO EN UNA EMPRESA

LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

POR:

OSCAR TABARES GOMEZ

PRESENTADO A:

ANGEL MIGUEL PEREZ

SENA

CURSO VIRTUAL

LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

RIONEGRO ANTIOQUIA

27 – 04- 2014

INTRODUCCIÓN

Si bien la gestión de archivos es una herramienta administrativa bastante subestimada en la mayoría de las empresas, debemos decir que la misma es tan importante como cualquier otra área de la empresa, ya que gracias a los archivos que se poseen, correspondientes a la información pasada de la empresa y sus movimientos económicos y financieros; el cuerpo ejecutivo correspondiente, puede utilizar la gestión de archivos como un arma de defensa frente a todos aquellos inconvenientes que se presentan y que aparentemente no tiene solución.

Como bien lo determina su denominación, la gestión de archivos se encarga del control y almacenamiento de todos los archivos de información que se puedan poseer de la empresa desde su nacimiento hasta la actualidad. Una de las ventajas más importantes que nos otorga mantener una buena gestión de archivos, es que como mencionábamos al principio, la misma sirve de guía para la toma de decisiones que pueden llegar a determinar el rumbo que tomara la empresa de aquí en adelante. En la gestión de archivos se documentan todos aquellos movimientos comerciales y económicos, los inconvenientes que se le presentaron a los procesos correspondientes de todas las actividades llevadas a cabo en la empresa, los problemas a los cuales la misma les tuvo que hacer frente, junto con las ideas y estrategias de solución para poder disminuir al mínimo el impacto negativo de los mismos sobre la gestión.

DESARROLLO

Es importantísimo entonces que toda empresa tome las medidas necesarias, para la conservación y manejo de la información, para el uso de los mismos empleados de la empresa, ya que el contar con la información, en lugar indicado, y en orden que debe clasificarse, facilita mucho más a los empleados, sus labores, sin pérdida de tiempo en la búsqueda de la información, ya que sin este sistema, la información puede estar almacenada en sitios no adecuados, ni mucho menos clasificada, con la implementación del sistema de Gestión Documental se racionalizan los recursos, conservando así el Medio Ambiente, el cual es de vital importancia para la humanidad y sobre todo que debemos cuidar de él. Es importante conservar la información, porque ésta es imprescindible, para la toma de decisiones, para la formulación de cualquier proyecto, sobre todo cuando estos necesitan consultar la información, de antecedentes históricos, ya que sabemos que sin esto, no se puede formular ningún proyecto.

La mayoría de las empresas, por no decir que todas cuentan con unos antecedentes históricos, que los llevan a tomar las decisiones pertinentes y oportunas, de cómo fueron creadas éstas, bajo qué condiciones económicas, sociales, políticas y culturales. En la mayoría de las empresas, son una herramienta fundamental; Todas éstas suelen destinar un área física para

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