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Ejercicios Automatizacion De Procesos Administrativos


Enviado por   •  14 de Marzo de 2015  •  1.725 Palabras (7 Páginas)  •  255 Visitas

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EJERCICIO 1

Capítulo 1-Automatización de procesos administrativos

Instrucciones y enunciado del ejercicio:

Analice el siguiente organigrama y defina cuales son los mandos altos, mandos medios y Mandos bajos. Así mismo determine cuáles son las líneas de mando y de comunicación.

Desarrollo:

• Los mandos altos están compuestos por, el Director General, Director Técnico,

Director de Producción y Director de Admón. y Finanzas.

• Los mandos medios están compuestos por, los Encargados, Jefe de Mantenimiento, Logística y Almacenes, Administración y Finanzas.

• Los mandos bajos se componen por, la Oficina Técnica y Métodos y Tiempos.

Las líneas de mando y comunicación son las siguientes:

• La Oficina Técnica y Métodos y Tiempos le comunican al Director Técnico todo lo relacionado con el área ya que el actúa como Jefe y este a su vez se lo comunica al Director General.

• Los Encargados, Jefe de Mantenimiento, Logística y Almacenes se comunican con el Director General a través de su Director de Producción el cual es el encargado de transmitirle todo lo que concierne a su área al Director General.

• El área de Administración y Finanzas tiene como Jefe a su Director Admón. Y Finanzas, que este a su vez está en la obligación de comunicarle al Director General todo lo que sucede en su departamento.

EJERCICIO 2

Capítulo 1-Automatización de procesos administrativos

Investigue los procesos que a continuación se enumeran. Posteriormente, elabore un diagrama para representarlo en forma gráfica. Incluya además, el subsistema de la organización en que está inmerso dicho proceso. Identifique los productos del sub sistema y sus insumos o entradas.

Renovación de una licencia de conducir:

Para “Renovar” su Licencia de Conducir debe presentar:

1. Licencia de conducir a renovar

2. Recibo de pago por el monto correspondiente a los años que desee agregar a su

Licencia, este pago lo puede realizar en cualquier agencia del Banco Industrial.

3. Estar solvente de multas

4. Examen de la vista emitido por una Clínica Óptica u Oftalmólogo profesional colegiado activo, que cumpla con los requisitos establecidos por el Departamento de Tránsito de la Policía Nacional Civil.

5. Factura original del examen de la vista

PARA MAYORES DE EDAD

1. DOCUMENTO DE IDENTIFICACION “DPI” Original y fotocopia en buen estado

2. Boleto de Ornato original

PARA MENORES DE EDAD (TENER 16 AÑOS CUMPLIDOS)

1. Certificación de nacimiento en original reciente de un máximo de 6 meses de vigencia.

Pídelo en el RENAP.

2. Carta de responsabilidad del padre o encargado del menor, autenticada por abogado.

3. Original y fotocopia del documento de identificación DPI en buen estado del padre o encargado.

4. Comprobante de pago por un año (Q100.00)

El subsistema en el que está inmerso este proceso es el de seguridad. El insumo es utilizar toda la tecnología y recurso humano para poder verificar que el solicitante cumpla con los requisitos para obtener el permiso de conducir y la entrada que tiene es el costo de renovación que se cobra.

2. Actualización de Datos en la SAT para un pequeño contribuyente:

Persona Individual

1) Elaborar carta, autorizando a la persona que hará el trámite para que le entreguen el

SAT-FDU.

2) Llevar DPI original del contribuyente.

3) Adjuntar a la carta de solicitud, fotocopia de Cédula del Contribuyente y de la persona que hará el trámite.

4) Verificar datos del SAT

-FDU entregado que estén correctos y muy importante NO olvidarse de Firmar igual que en el dpi o le rechazan dicho formulario.

5) Si existiera algún cambio, deberá llenar el formulario SAT-014 haciendo las modificaciones que correspondan y entregar con el mismo:

6) SAT-FDU debidamente firmado y marcado como Actualización

7) SAT-014 Lleno y firmado

8) Fotocopia de la Cédula del contribuyente

9) Dpi original.

10) Elaborar carta, autorizando a la persona que entrega el SA-FDU y solicitar que se haga entrega del RTU debidamente actualizado.

Persona Jurídica (Empresa)

a) Elaborar carta, autorizando a la persona que hará el trámite para que le entreguen el SAT-FDU. Firmada por el Representante Legal de la empresa.

b) Llevar Fotocopia de DPI Autenticada del Representante Legal.

c) Llevar Fotocopia de la Representación Legal debidamente autenticada.

d) Adjuntar a la carta de solicitud, fotocopia de los dos documentos anteriores, y fotocopia de la DPI de la persona que hará el trámite.

e) Verificar datos del SAT-FDU entregado que estén correctos y muy importante NO Olvidarse de Firmar igual que en el DPI o le rechazan dicho formulario.

f) Si existiera algún cambio, deberá llenar el formulario SAT-014 haciendo las modificaciones que correspondan y entregar con el mismo.

g) SAT-FDU debidamente firmado y marcado como Actualización.

h) SAT-014 Lleno y firmado.

i) Fotocopia de la DPI del Representante Legal.

j) Fotocopia Representación Legal.

k) Fotocopia Autenticada de Cédula y Representación Legal

l) Elaborar carta, autorizando a la persona que entrega el SAT-FDU y solicitar que se haga entrega del RTU debidamente actualizado.

Causas de rechazo para la Actualización del Contribuyente:

1. El contribuyente tiene Omisos (Declaraciones de impuestos pendientes de presentar, no está solvente)

2. Representante Legal no está actualizado (O no se ha dado aviso de cambio)

3. Representante Legal no aparece registrado.

4. Contador no está actualizado

5. Contador no es el registrado.

6. Existe más de un representante legal (Y este aún no ha sido cancelado)

7. Las firmas en los formularios y cartas NO son igual que la Cedula.

El subsistema en el que está inmerso este proceso es el financiero. El insumo son todos los formularios que proporcionan a los contribuyentes con el fin que estén actualizados para poder obtener ingresos en el momento de la declaración fiscal.

3. Atender un pedido de un cliente en una fábrica y distribuidora de tabletas de chocolate.

Chocolate

El subsistema inmerso en este proceso es el comercial.

El insumo que tiene la organización son todos los materiales que utilizan para la elaboración de las tabletas de chocolate y las entradas que tiene la Fabrica son los pedidos que realizan los clientes delos cuales tienen un ingreso económico por la venta de dicho producto.

EJERCICIO 3

Capítulo 2-Productividad

Instrucciones y enunciado del ejercicio. Realice un listado de los beneficios que implica la automatización del proceso administrativo para la solicitud y tramite de vacaciones en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente gráfica.

BENEFICIOS

1. Empleado solicita vacaciones:

 Menor tiempo en el llenado de la solicitud.

 Menor tiempo en la espera de la respuesta.

 Menor tiempo perdido en el proceso de solicitud de vacaciones.

2. Recursos humanos revisa días disponibles:

 Acceso rápido a la información.

 Se garantiza la exactitud en días disponibles.

3. Jefe directo aprueba vacaciones:

 Se lleva mayor control de los empleados activos y los que están en vacaciones.

4. Recursos humanos descuenta vacaciones

 Mejor control del pago final al empleado.

 Se garantiza mayor exactitud y consistencia en los cálculos efectuados con nueva tecnología.

5. Se le comunica al empleado el resultado

 Se mejora la comunicación.

 Se integran diferentes áreas de la organización

EJERCICIO 4

Capítulo 2-Productividad

Instrucciones y enunciado del ejercicio.

En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que se le proporcionan. Compare luego los resultados obtenidos.

1) Inversión de Q300.00 de mano de obra y Q700.00 de materiales y se producen 300 unidades o piezas.

R/ 300/300+700 = 0.32.

2) Inversión de Q700.00 de mano de obra y Q400.00 de materiales y se producen 150 unidades o piezas.

R/ 150/700+400 = 0.13663 (0.14)

3) Inversiones:

a. Mano de Obra Q170,000.00

b. Costos Administrativos Q125,000.00

c. Materiales Q600,000.00

d. Servicios Diversos Q30,000.00

e. Combustible Q10,000.00

Unidades producidas en el periodo 200,000 unidades.

R/ 200000/170000+765000 = 0.214.

4) Inversiones:

a. Recurso Humano Q300,000.00

b. Costos Administrativos Q22500

c. Materiales de Oficina Q300000

d. Servicios Diversos Q50000

Servicios vendidos en el periodo 870000

R/ 870000/300000+575000 = 0.994.

5) El número de llamados recibidos mensualmente es de 200. Estas son llamadas que deben ser atendidas y resueltas por el personal de la empresa. Los recursos utilizados en el sistema manual son los siguientes:

• Papel y fotocopias Q240.00 mensuales

• Persona responsable del proceso Q3250.00 mensuales de sueldo (incluye prestaciones)

• Espacio (Q100.00 m mensual) se utilizan 4 m de archivo, el valor total por espacio es de Q400.00 mensuales.

• Llamadas telefónicas, debido a que las llamadas son recibidas por los clientes no hay ningún costo por este recurso. También se realizan llamadas internas para darle seguimiento a los problemas, pero estas tampoco tienen costo.

R/ 200/3250+640 = 0.05

Automatización de Procesos Administrativos I Ejercicios Cap. 1-2 Comparación de resultados obtenidos Ejercicio No. 1 Ejercicio No. 2 Ejercicio No. 3

Productividad = 0.30 Productividad = 0.14 Productividad = 0.21

Se puede observar que en el ejercicio 1 la productividad es más elevada en relación con el ejercicios 2, debido a que se utilizaron menos recursos y se producen más unidades. El indicador de producción del ejercicio 1 es menor que el ejercicio 3, pero éste último tiene datos de una empresa mucho más grande y automatizada, o sea, más unidades producidas y más recursos.

Ejercicio No. 4 Ejercicio No. 5

Productividad = 0.99 Productividad = 0.05

Se puede observar que, aunque en los ejercicios 4 y 5 se habla de diferente unidad (Servicios vs. Llamados), el indicador de producción del ejercicio 5 es menor por tener un sistema manual.

EJERCICIO 5

Capítulo 3-Información Y Comunicación

Instrucciones y enunciado del ejercicio:

Defina cada paso dentro del ciclo de la información para los procesos siguientes:

1. Generación de los informes mensuales del IVA al fisco

 Recopilar todos los gastos hechos durante el mes.

 Procesar todos los datos en un computador y posteriormente guardarlos.

 Distribuir el resultado del IVA a pagar a las personas interesadas.

 Se analizan todos los reportes generados mensualmente para verificar ganancias y pérdidas.

2. Recepción y Distribución de documentos en la organización

 Recopilar información con la secretaria de todos los documentos recibidos y enviados en la organización.

 Generar un reporte diario de cuanta documentación entra y sale de la oficina.

 Se distribuye la información del reporte a todo el personal involucrado.

 El personal que solicito la información analiza de qué forma se puede archivar todos los documentos recibidos y al mismo tiempo como puede ser efectiva la distribución de documentación dentro de la organización.

3. Generación de Informes de Inventario

 Recopilar la clase de productos que se manejan dentro de la organización.

 Generar un reporte de la cantidad de productos existentes.

 Enviar el resultado al personal correspondiente.

 Verificar cuales son los productos que se venden con mayor facilidad y cuáles son los que no tienen una buena rentabilidad.

4. Facturación para cursos matriculados en línea.

 Verificar los cursos que se van a impartir.

 Colocar en la página electrónica de la institución los cursos que van a ser impartidos, los horarios y el costo de los mismos.

 Distribuir la dirección de la página electrónica para poder acceder y así poder realizarlos pagos.

 Se envía la factura electrónica por medio del correo electrónico.

5. Generación del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera.

 Recopilar todos los flujos de dinero en efectivo que recibió la gerencia.

 Procesar todos los gastos que se realizaron y de cuanto efectivo se dispone del total obtenido, mediante un reporte general.

 Distribuir la información obtenida al personal que la solicito.

 Mediante el reporte obtenido se tomaran decisiones para mejoras de la organización.

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