Ensayo Sobre Gestión Documental

El presente ensayo esta basado en el artículo “La Corrupción en el marco de la Gestión Documental escrito por el Dr. Carlos Albero Zapata, a través de su lectura he ampliado mi visión sobre esta problemática tan grave que aqueja a nuestro país y de la cual tenía poco conocimiento.

Es evidente la cantidad de casos puntuales que cita el Dr. Zapata como el que presenta la revista Cambio en febrero del 2001 acerca de una operación ilegal del puerto carbonífero de Barranquilla, por parte de una firma perteneciente a un exministro del estado, la firma Atlantic Coal de Colombia venía operando sin permiso, y le fue otorgada una autorización por parte de la Superintendencia de puertos según resolución 0978 de agosto de 1998.

Otro caso de corrupción es el de la Armada Nacional, también publicado por la revista cambio el 18 de septiembre de 2000, en el cual no se cumplen los requisitos para asignar los contratos y los procedimientos de pago, manifestando tener déficit fiscal, aportando actas en las cuales constaban que se habían recibido las obras y los bienes contratados a satisfacción.

Podemos ver el caso de CAJANAL a finales de los años 80, según investigaciones realizadas por la revista Cambio publicada el 7 de agosto del 2002 en que abogados a través de documentación falsa conseguían fallos de pensiones.

Estas y muchas otras entidades como el error de la DIAN que certifico que el Banco del Pacifico se encontraba al día en sus impuestos cuando no era así

Tristemente este flagelo hace parte de la realidad de nuestro hermoso país ya que funcionarios inescrupulosos se han aprovechado de situaciones como desorganización, duplicación de documentos, etc.

Por los casos anteriormente citados y por esta triste realidad que vivimos actualmente en muchas empresas públicas y privadas es que el gobierno ha implementado de forma obligatoria la Ley 594 del 2000 en su titulo V, a través de esta medida las empresas se han visto obligadas a implementar acciones concretas al respecto; pero desafortunadamente un estudio realizado por transparencia Colombiana, según artículo publicado por el periódico el Tiempo el 15 de octubre del 2002 de 146 empresas evaluadas solo 4 de ellas presentan niveles óptimos en su gestión, estas entidades son BANCOLDEX, Banco de la República, Hospital Militar y Comisión de Regulación de Telecomunicaciones.

Vemos como el Banco de la República evita un gran desfalco que querían hacer 13.5 millones de dólares con el Chance Manhatan Bank, a través de unos télex falsificados los cuales no se pudieron comprobar por la transparencia con que el Banco de la República maneja su sistema de Gestión Documental, este aporto pruebas con cuales tuvieron que retribuir a la nación el mencionado dinero con las costas e intereses respectivos.

Para poder combatir este flagelo que azota nuestra nación es necesario tomar acciones concretas como disponer de instrumentos eficaces para combatirla, según el observatorio de integridad de transparencia por Colombia, informa que persisten problemas de calidad, dispersión y disponibilidad de la información solicitada a las entidades de los gubernamentales de nuestro país.

Desde el punto de la archivística la gestión de datos se define como “el conjunto de las operaciones relativas a la concepción, el desarrollo, la implementación y la evaluación de los sistemas administrativos necesarios”

La gestión de documentos basa sus planteamientos en el control sobre producción, uso y disposición del documento a lo largo del ciclo de vida, en esta gestión documental confluyen tres componentes importantes como son gestión administrativa, gestión de información y gestión documental.

El papel de los archivistas es fundamental para un buen desarrollo de estas políticas de ley, ellos deben ser personas con un alto grado de ética, compromiso y moral, ya que un personal calificado permite una labor impecable con archivos bien organizados reducirá de manera radical los casos de corrupción.

También se puede evidenciar como los archivos bien organizados han jugado un papel decisivo contra la corrupción y se han convertido en un instrumento eficaz para los organismos de control como son la Procuraduría, la Contraloría, la Fiscalía y el sistema judicial.

La ética debe ser a corto plazo un código respetado y asumido por todos los profesionales de la ciencia de la información y la archivística, este debe ser construido en consenso para poder tener sentido de pertenencia y apropiarse de él.

Como conclusión me queda la importancia que tienen los procesos de gestión documental para todo tipo de entidades tanto publicas como privadas, al igual que me motiva para prepararme mejor cada día y ser una excelente profesional comprometida y con mi participación activa, evitar que ese tipo de situaciones se sigan presentando.

Ma. Yaneth Giraldo K.

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