FUNDAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

FUNDAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Actividad de aprendizaje

¿Qué es un documento electrónico de archivo?

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada que preste servicios públicos en razón de sus actividades o funciones haciendo uso de medios electrónicos.

Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona o entidad pública o privada que preste servicios públicos, en el transcurso de su gestión y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.

Un documento electrónico se convierte en documento de archivo cuando toma parte en una transacción de una determinada organización.

¿Qué es un archivo electrónico?

Es un conjunto de datos que se almacenan bajo un determinado formato; puede ser guardado en el disco duro de la computadora o en algún otro medio de almacenamiento como disquete, disco compacto, unidad ZIP, o en un sistema digital conectado al servidor.

¿Consideras que todos los documentos electrónicos que se generan y se reciben en las unidades administrativas deben ser considerados documentos de archivo?

No, las características que debe reunir un documento para ser considerado parte del archivo no varían al cambiar de formato. No es el soporte lo que conlleva la consideración o no de un documento como documento de archivo, sino sus características de origen y de función. Para que el documento sea considerado documento de archivo se debió haberse creado como resultado de la actividad de la empresa.

Un documento electrónico se convierte en un documento de archivo cuando toma parte en una transacción de la organización.

¿Crees que el cambio de formato papel a formato electrónico supone también un cambio en el proceso de organización documental?

La organización de los documentos electrónicos no debe variar como las que se utiliza en formato papel.

Los expedientes mixtos o híbridos son el conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en parte como expediente físico.

La gestión de documentos electrónicos requiere sistemas de Archivo que cumplan con las siguientes funciones:

• Organizar racionalmente los directorios

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