Fondo Acumulado

FONDO ACUMULADO: Definición. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad.

CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA INSTITUCIÓN

Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD). Es decir, desde la última reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas TRD que se aplicarán en ese mismo período puesto que la documentación producida por la entidad reflejará las diferentes actividades y servicios prestados durante la última etapa de vida institucional. Igualmente, la documentación generada durante el período comprendido entre la creación de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la última reestructuración corresponde al concepto de fondos acumulados.

Si la última reestructuración de la entidad fue en el año 2000, esta fecha es el punto de partida tanto para elaborar las TRD de la institución y aplicarlas del 2000 hasta la fecha y a la vez será el punto de partida hacia atrás para elaborar las TVD. Sin embargo, las TRD son un referente para la asignación de tiempos de retención y para la disposición final. Para las entidades en proceso de liquidación, fusión y privatización que no posean Tablas de Retención Documental o que no las hayan aplicado a toda su producción documental será un fondo acumulado.

Igualmente, se considera como parte de los fondos acumulados aquella documentación producida por entidades que antecedieron o se fusionaron al ente que actualmente la custodia.

CÓMO ABORDAR LA ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS

La labor de organización de los fondos acumulados requiere por lo menos de tres momentos: el establecimiento del nivel de organización de la documentación y la reconstrucción de la historia institucional, la elaboración de un Plan Archivístico Integral y la ejecución de dicho plan enmarcado en las normas y principios archivísticos.

El establecimiento del nivel de organización se logra mediante la elaboración de un diagnóstico, para lo cual se dispone de un formato que permite la recolección progresiva de datos sobre la administración, estado de conservación y nivel de organización de la documentación. El conocimiento previo de estos aspectos facilita la labor de organización tanto en la etapa de planificación del trabajo como en la etapa de ejecución del mismo.

El formato de diagnóstico que se ha implementado para la organización de los fondos acumulados tiene preguntas afines con aquel que se presenta en la reciente publicación del Archivo General de la Nación: “Pautas para diagnóstico integral de archivos” (JAIMES, GARCÍA, 2003). Esta etapa corresponde a una labor previa al establecimiento del nivel de organización documental.

PARA QUE NO SE FORMEN LOS FONDOS ACUMULADOS SE NECESITA DE UNA ORGANIZACIÓN En el proceso de organización del fondo acumulado es muy importante respetar el origen o procedencia y el orden natural u original de los documentos que componen dicho fondo. Esta tarea permite conocer la información que produjo la entidad en cada etapa de su vida institucional.

Primera etapa: Análisis situacional. En esta etapa inicial del proceso se levantará el diagnóstico del FA para determinar el estado actual de la organización de la documentación, sus características físicas de conservación y el volumen documental.

Segunda etapa: Compilación de la información institucional Para alcanzar esta etapa se recurrirá:

- Identificación y análisis de los actos administrativos sobre la creación y evolución orgánico –funcional de la Entidad la reglamentación específica que aplica al cumplimiento de las

Funciones.

- Análisis de la evolución del organigrama institucional.

- Identificación de manuales de funciones y procedimientos.

- Identificación de la reglamentación interna de la entidad, referente a la

Gestión documental y a la administración de archivos institucionales.

- Conocer eficaz de la Entidad, tanto retrospectivamente como actual o

Vigente.

- Identificación y análisis de los libros de registro y control de documentos.

- Conocimiento de las investigaciones e informes de la subdirección científica

Tercera etapa: Inventario Documental Se debe levantar un inventario en su estado natural del fondo documental Acumulado. El inventario debe recoger información sobre asuntos, dependencias, Autores, fechas de producción de los documentos, tipos de unidades de conservación, soportes de almacenamiento, volúmenes de documentos entre otros.

Realizar el inventario de los libros, material audiovisual,

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