Foro: ¿Por Qué La Mayoría De Los Proyectos No Acaban A Tiempo, Tienen Sobre Costos Y Entregan Una Funcionalidad Por Debajo De Lo Esperado?

Foro: ¿Por qué la mayoría de los proyectos no acaban a tiempo, tienen sobre costos y entregan una funcionalidad por debajo de lo esperado?

Competencias: con esta actividad se pretende que el participante desarrolle las habilidades necesarias para identificar las principales causas de porqué los proyectos no son exitosos, y proponga mecanismos para que a partir de las lecciones aprendidas futuros proyectos no sufran la misma suerte.

Descripción/Preguntas del foro: se han hecho estudios año con año respecto de la efectividad de la aplicación de las mejores prácticas de dirección y administración de proyectos, sondeando a varios miles de proyectos alrededor del mundo, sin embargo la mejora no parece sortear un límite de proyectos exitosos superior al 40% en el mejor de los años. Lo cual hace que nos preguntemos: si más y más personas aplican metodologías probadas de gestión de proyectos, ¿por qué no hay mayor éxito?

En un mundo globalizado como en el que vivimos, los retos para realizar proyectos de gran magnitud, con tecnología cada vez más avanzada, al menor costo y en el tiempo más corto posible, han sido y serán cada día más grandes y complejos. Todo proyecto, como instrumento prospectivo que es, implica necesariamente un riesgo. En consecuencia, se puede decir que todos los proyectos, independientemente de su tipo y magnitud, tienen altas probabilidades de fracaso.

Antes de mencionar las principales causas que llevan a los proyectos a fracasar. Es decir, no se implementan, están fuera de plazo, están fuera de presupuesto, o no cumplen con las expectativas de los interesados. Debemos comprender que los proyectos ‘no terminan mal… parten mal’.

Existen factores que influyen como:

• Que no estén claros los objetivos: esto es razonable al principio de un proyecto de tamaño medio y de mediana complejidad. Esta situación es normal al inicio, pero a medida que se avanza en la definición del alcance de éste, no existe ninguna razón de peso para mantener los objetivos poco claros o ambiguos.

• Que no exista una identificación de los stakeholders y su nivel de responsabilidad: los más peligrosos son los indiferentes. Todas las personas o instituciones que se vean afectadas por el proyecto tendrán un grado de participación en el éxito o fracaso de éste. Sin la colaboración y compromiso de los interesados los proyectos se resienten.

• Una débil planificación o ausente: el juego fundamental de la gestión de proyecto es una adecuada planificación que comienza con la misión del proyecto, es decir, por qué existe. Con la definición clara de sus objetivos y metas. La identificación de los principales riesgos. La explicitación de supuestos y restricciones. El PMBOK, pone el acento en la planificación (nueve capítulos dedicados a la planificación y gestión de proyectos).

• Un control débil: generalmente le resulta difícil al gerente general y al patrocinador saber el estado de avance del proyecto. La razón es que no aplican las técnicas y herramientas adecuadas para su control. Estas existen hace más de 20 años.

• Poca motivación a la hora de trabajar en equipo: esta situación se da por una clara ausencia de liderazgo y a su vez, un espíritu de trabajo en equipo.

• Inadecuada administración y planificación de los riesgos: toda iniciativa está envuelta en una atmósfera de incertidumbre en donde los riesgos, tanto con efectos positivos como negativos, están presentes y deben ser identificados y gestionados (mitigados) por el director del proyecto.

• Ausencia de un procedimiento robusto para la gestión de cambios: los cambios se van ejecutando a medida que se van produciendo, sin analizar el impacto para el proyecto. La consecuencia: el proyecto está fuera de control.

• Mala comunicación: un adecuado plan de comunicaciones resulta crítico para el proyecto. El plan debe destacar el medio a utilizar,

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