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El procedimiento para la caja chica es el siguiente:

1. Establecer el Fondo con que se inicia según las politicas y necesidades de la empresa.

2. Fijar como política, que una vez que el Fondo se haya gastado al 50% se debe solicitar un nuevo reembolso, para evitar que la Caja Chica se agote.

3. Según lo anterior, el valor de este reembolso, es por el total de vales que en ese momento se tengan a mano y que junto con el nuevo reembolso, el Fondo tendrá de nuevo el valor inicial.

4. Los documentos de soporte deben identificar el Beneficiario del pago, e igual la razón social o nombres y apellidos a quien se efectuó el pago.

5. Para aquellos casos de pagos en efectivo a personas naturales, se debe limitar el valor del reembolso. Ejemplo: se puede fijar que por caja menor no se pueden desembolsar efectivo superior a $50.000 o que el desembolso no represente mas del 10 % del Fondo de Caja Menor, si esto no es asi, se debe pedir un cheque para tales gastos.

6. Todos los soportes deben tener un numero de documento y en el caso de los vales de caja menor asignar una prenumeración, a efectos de Auditoría.

7. El Arqueo de caja menor, debe ser sorpresivo, y lo debe realizar el auditor o contador, o un delegado del Departamento de Contabilidad.

8. En dicho Arqueo empezará por identificar:

8.1 Total de monedas y Billetes por denominación especifica

8.2 Totalizar los vales que se encuentren en ese momento

8.3 Efectuar la suma y conteo de todo lo anterior.

8.4 El resultado de sumar los vales + el dinero de la Caja Chica, debe ser igual al valor del Fondo.

8.5 En caso de encontrar alguna inconsistencia, se deberá anotar en el Arqueo de Caja Menor, y lo deberá firmar tambien junto con el Responsable de la Caja Chica.

8. 6 Adicionalmente, se verificará el numero de veces por mes o por semana que se solicita reembolso de Caja Chica, con el objeto de hacer las recomendaciones del caso.

9. Copia del Arqueo de Caja Chica, reposará en el Departamento de Contable y otra copia en el Departamento de Auditoria.

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