Funciones De Asistente Administrativo

Funciones de un asistente administrativo

Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.

Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.

Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.

Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.

Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.

Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.

Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.

Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc.

Realiza registro contable.

Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.

Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.

Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.

Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.

Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.

Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.

Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.

Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.

Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos.

Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia.

Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.

Lleva control de la caja chica.

Brinda apoyo logístico en actividades especiales.

Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.

Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.

Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.

Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.

Atiende e informa al público en general.

Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes.

Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor.

Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.

Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades

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