Importancia Del Archivo - Administracion Documental

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO

El archivo es importante para la comunidad y el estado porque nos permite conocer datos de suma importancia para la comunidad en general, como por ejemplo el número de habitantes en cada municipio, ciudad, departamento e incluso en el país entero y los datos personales de cada uno de los individuos, no importa su edad, sexo, raza ni condición social.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, ya que expresan en forma original el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia radica en comprender el valor que tienen para:

Todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los ciudadanos. Con un archivo bien organizado el funcionario no tendrá que partir de cero o invertir su tiempo en búsquedas infructuosas, elevando los costos de operación, atraso, confusión y en general una deficiente administración.

Para la Comunidad y el Estado: los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del estado y de este con otro estados. Su existencia, desempeño y desaparición, son siempre demostrables a través de los documentos.

Nuestra relación con el archivo comienza desde los primeros minutos de vida, pues al nacer cada niño es registrado en la clínica con unos datos únicos como lo es su nombre, fecha, hora y sala donde nació, así como los datos personales de su madre, este es solo el comenzar de su relación con el archivo porque más adelante viene una cantidad de procedimientos que lo ligaran obligatoriamente con el archivo, tratare de mencionar algunos procedimientos que nos involucran inevitablemente con el archivo.

Cuando nace un bebé, los padres debemos organizarnos para realizar una serie de trámites administrativos en el Registro Civil, en la Seguridad Social y en el Ayuntamiento, los cuales son necesarios para convertir al bebé recién nacido en un ciudadano con todos sus derechos y deberes.

REGISTRO CIVIL: Es obligatorio. Debe realizarse entre las 24 horas y los 8 días siguientes al parto. En caso de fuerza mayor, hay 30 días. Se puede inscribir al recién nacido en el Registro Civil del lugar de nacimiento o bien en el del domicilio de los padres.

SEGURIDAD SOCIAL: Hará falta llevar el Libro de Familia debidamente rellenado, por lo que este trámite hay que hacerlo después de haber realizado la inscripción en el Registro Civil. Muchas empresas se encargan de hacerlo para su personal trabajador.

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