MAPA CONCEPTUAL SERIES Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ESTUDIANTES

DANIEL ALFONSO GAVIRIA PINEDA

PROFESORA

GABRIELA ARAGON BARRETO

ACTIVIDAD 2 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

PROGRAMA

CURSO VIRTUAL ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SINCELEJO - SUCRE

2014

INTRODUCCIÓN

La obligatoriedad de la elaboración de la Tablas de Retención Documental (Titulo V, Art. 24 de la ley 594 de 2000), es una de las más importantes estrategias utilizadas por el Archivo General de la Nación para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la nación y, por ende, la memoria de los pueblos y regiones de Colombia. Las TRD son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e históricos de las entidades del Estado. (Acuerdo 39 de 2002).

Las Tablas de Retención Documental son un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las dependencias de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase del archivo y se define su destino final.

Con la elaboración de las Tablas de Retención Documental en las Instituciones públicas o privadas, se pretende no solo cumplir con una obligación de ley, sino que este instrumento sirva para optimizar la gestión documental de la institución, hacer cada vez más efectiva la respuesta a las peticiones de los ciudadanos, propender por la transparencia y de paso, contribuir con la protección del patrimonio documental de la empresa, la región y del país.

A continuación se presenta una descripción técnica de la elaboración sistemática en lo atinente a las Tablas de Retención Documental.

ARCHIVO DE GESTION: Está a cargo de toda la documentación que se utiliza permanente a todo manejo y consultas administrativas por las dependencias u oficinas productoras de la documentación. Su movimiento o gestión se realiza para dar respuesta los asuntos iniciados, por ejemplo; informes, estadísticas, registros o testimonios de actividades administrativas.

ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no están frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto reconsulta por las propias oficinas y particulares.

ARCHIVO HISTÓRICO: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente Comité de Archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, ciencia y la cultura.

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia a la vez a todos los soportes documentales y al proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital, producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

CONSERVACIÓN TOTAL: Conjunto de documentos o series que son transferidas al Archivo Histórico para su conservación permanente.

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Serie de procesos técnicos encaminados a la ejercer control sobre las unidades de conservación en los archivos, con el fin de conservarlas en buen estado.

DEPURACIÓN: Operación por la cual se separan los documentos que tiene valor permanente de los que no lo tienen.

DIGITALIZACIÓN: Es el proceso técnico mediante el cual, un documento textual se convierte en imagen digital

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Destrucción de documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal fiscal o contable y que no tiene valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

FONDO ACUMULADO: Documentos reunidos por una entidad en el trascurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización.

INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL: Instrumento que describe la relación

Sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se ocupa de mantener los documentos en el orden secuencial original en que se fueron acumulando desde su iniciación.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se ocupa de conservar los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece.

Como ejemplo presento a continuación y luego de un trabajo exhaustivo técnico legal las Tablas de Retención Documental realizadas en LA PERSONERIA MUNICIPAL DE SINCELEJO:

OFICINA PRODUCTORA DESPACHO DEL PERSONERO MUNICIPAL

CODIGO SERIE SUBSERIE RETENCION EN ARCHIVO DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

A GESTION A CENTRAL CT E M/D S

1.00 PETICIONES 1 5 x Una vez transcurrido el termino de tiempo en el Archivo Central se procede a Eliminación

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