MAPA MENTAL EL DERECHO Y LOS ARCHIVOS

SEMANA 2

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

NOMBRE: Olga Cecilia Gama Peñaranda

FECHA: 07 de septiembre de 2011

ACTIVIDAD: 2

TEMA: Vocabulario Archivístico

1. CONSULTAR EL SIGNIFICADO DE:

Administración Documental: Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración Documental, da referencia a la generación de información y producción de documentos.

Casilleros: Mueble con varias divisiones para tener clasificados papeles u otros objetos.

Clasificación: Acción de ordenar o disponer por clases.

Conservación: Toda acción humana que mediante la aplicación de los conocimientos científicos y Técnicos, contribuye al óptimo aprovechamiento de los recursos existentes en el hábitat humano; propiciando con ello el desarrollo integral del hombre y de la sociedad.

Cronológico: Principio de secuencia útil que consiste en la ordenación de conceptos conforme a la ocurrencia dentro de un período temporal.

Documentación: Información o conocimiento que se consigue o proporciona sobre algo con un fin determinado.

Documento: Carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia.

Epistolar: Escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas que habitualmente toma la forma de carta.

Estructura Funcional: Es el conjunto de funciones armónica y gradualmente distribuidas en una entidad administrativa.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Facsímil: También llamado facsímile, es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada.

Filatelia: Afición a coleccionar y estudiar sellos de correos.

Flujo: Movimiento de personas o de cosas de un lugar a otras.

Flujograma: Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso. Además de la secuencia de actividades, el flujograma muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas.

Foliación: Es la numeración de todas y cada una de las hojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.

Folio: Hoja de un libro o cuaderno, particularmente cuando están numerados por hojas y no por páginas.

Franqueadora: Persona que paga el porte de una carta.

Franquicia: Se define como un sistema de colaboración entre dos partes jurídicamente independientes, vinculadas entre sí a través de un contrato mediante el cual una de las partes, la empresa franquiciadora cede, a cambio de cierta remuneración económica, el derecho a utilizar su marca comercial y su "saber hacer" empresarial, por un tiempo limitado y en un territorio determinado.

Gestión de Documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Minuta: Anotación que se hace de algo para recordarlo.

Original: Cualquier escrito que se tiene delante para sacar de él una copia.

Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Registrar: Mirar, examinar cuidadosamente. Anotar en libros de registro toda clase de documentos. Presentarse, matricularse.

Prescripción: Termino utilizado para dar por terminado un compromiso.

Preclusión: Plazo precaucional.

Plazo Precaucional: Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentración.

Archivo: Conjunto de registros que guardan relación.

Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del

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