Manual De Procedimientos Administrativos

Determinar como el uso de manuales de procedimientos podran contibuir a la optomoizacion del departamento de compras de la universidad de carabobo

1. Introducción

2. Objetivo general

3. Justificación de la investigación

4. Marco teórico referencial.

5. La necesidad de conocer todo y algo mas

6. Marco Conceptual

1. Introducción

La globalización, la competitividad y la excelencia de una organización son los tópicos más sobresalientes de estos últimos tiempos, se trata del entorno del siglo XXI. Estos existen paralelamente a una realidad concreta y preocupante, cuya característica principal describe crisis en diversas áreas específicas en lo que respecta a economía política y finanzas.

Venezuela no escapa a esa realidad, sin embargo hoy por hoy ser competitivo y alcanzar la excelencia es mas que un reto, una necesidad. Hoy cuando el fenómeno de la inflación a hecho estragos en muchas economías del mundo, cuando cada vez resulta más costoso crear y formar para las instituciones productos de buena calidad, es cuando estas instituciones están obligadas a optimizar sus procesos y a minimizar sus costos.

En estos momentos de crisis económica, es cuando las organizaciones tienen que poner en marcha todas las habilidades técnicas para lograr soportar la resecion económica, que nos afecta a todos. La Universidad De Carabobo no escapa a esta crisis, por lo que la gerencia debe comprometerse a lograr cambios en la institución y revisar a fondo en que departamento recae esta responsabilidad, es obvio que las compras afectan en grado sustancial los presupuestos asignados, pero toda la comunidad universitaria tiene que velar por el aprovechamiento máximo de los recursos.

Las necesidades han aumentado en los últimos años y es preciso lograr adecuar el funcionamiento administrativo del Departamento de Compras y Suministros de la UC; para ello es necesario evaluar el proceso actual, ya que desde hace algún tiempo no se adecuan a los nuevos requerimientos, en consecuencia en la actualidad el departamento no cuenta con un adecuado sistema de información, que logre agilizar los procesos para así disminuir los costos de los equipos e insumos que allí se tramitan. Los proveedores tratando de proteger su inversión, cotizan los artículos frecuentemente con un sobreprecio para proyectarlos a futuro y no perder el valor del dinero en el tiempo. Cuando una institución u organización invierte es para ganar no para perder utilidades o valores económicos, esto sólo hace que la compra no sea ni atractiva ni ventajosa para ninguna de las partes que intervienen en ella.

Desde este punto de vista la Universidad de Carabobo pierde o agota el presupuesto pagando mas por algo que vale menos, las compras deben representar un buen negocio para ambas partes (ganar-ganar)

Esta situación llevó a la gerencia a tratar de solucionar el problema dividiendo el departamento en dos secciones para así agilizar el proceso y evitar la carga excesiva de trabajo que había sobre el personal que allí labora, para hacerlo más eficiente, pero no se entrenó el personal ni se adecuaron los procedimientos de una forma técnica, como lo describe el manual de políticas y procedimientos de ( Martín G. Álvarez Torres, año 1998) en donde se expone: "...Los manuales de sistemas y procedimientos son las mejores herramientas para administrar una organización". Sirve para trasmitir completa y efectivamente la cultura organizacional a todo el personal de nuevo ingreso y documenta la experiencia acumulada por la organización a través de los años en beneficio de sí misma.

Esto ha traído como consecuencia adicional por una parte, un proceso relativamente lento y por otra, el deterioro del entusiasmo e iniciativa de los trabajadores, quienes representan uno de los factores más importantes de nuestra Institución, dado que sirven de engranaje principal con las relaciones externas de la Universidad de Carabobo.

Al no aprovechar al máximo o no dársele la debida importancia a las herramientas técnicas que son ofrecidas por distintos autores, asesores etc., las instituciones u organizaciones quedan sometidas a las experiencias y buenas costumbres que están presentes en muchos de los elementos que conforman la Institución, pero esto no es suficiente si queremos que la organización madure y acumule experiencias que sirvan de base para futuras generaciones de personal, para con ello lograr optimizar la calidad y el servicio que presta el Departamento de Compras y Suministros de la UC.

Por lo anteriormente expuesto, nos encontramos con el hecho de que muchos de los trabajadores tienen ideas para aportar en beneficio de la organización, las cuales en algunos casos se desarrollan pero como no se cuenta con técnicas de información y documentación adecuados y organizados, pueden terminar al cabo del tiempo no aplicándose correctamente o sencillamente olvidándose, lo cual es perjudicial para la institución, causando mas retraso y esfuerzos en lograr metas o soluciones que alguien en alguna oportunidad ya las había observado y criticado e incluso hasta propuesto soluciones.

En estos momentos el mismo personal se da cuenta que es necesario un cambio para adecuar los procesos a los nuevos tiempos, y así lograr el propósito de la institución que es el de servir de pilar fundamental en la formación de profesionales universitarios, en virtud de un mejor aprovechamiento de los recursos y servir de ejemplo a otras instituciones y organizaciones tanto publicas como privadas. Todo esto nos lleva a plantearnos la siguiente pregunta de investigación.

¿Cómo la buena aplicación de manuales de procedimientos, podrá contribuir a la optimización en el proceso de compras en la Universidad de Carabobo para poder cubrir cabalmente con todas las necesidades de la institución, a un menor costo?

2. Objetivo general

Determinar como el uso de los manuales de procedimientos podrán contribuir a la optimización del proceso de compras en la Universidad de Carabobo.

Objetivos específicos:

-Describir la influencia que tiene el uso de manuales de procedimientos sobre el proceso de compras de la Universidad De Carabobo.

-Determinar el posible ahorro que implicaría la agilización del proceso de compras en la UC.

-Identificar el tipo de manuales y procedimientos que se adapte al Departamento De Compras

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