Metodologia Para Realizar Una Auditoria Administrativa

METODOLOGÍA PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Introducción

La metodología para realizar la auditoría administrativa, tiene sus bases en la metodología para realizar estudios administrativos que aprendiste, en la asignatura de Administración, y que has aplicado en diferentes estudios administrativos en las materias que hasta ahora has cursado. Como podrás ver, lo que varía, en el desarrollo de este tema, es el objeto de estudio y algunos pasos.

El primer tema trata de la planeación de la auditoría administrativa, etapa en al que el auditor realiza la investigación preliminar, ésta le permitirá contar con información para determinar el área y los detalles a estudiar, así como elaborar el presupuesto y cronograma de actividades, siendo estos últimos la base del proyecto de la auditoría que llevarás a cabo.

Una vez efectuado lo anterior, en la segunda etapa obtendrás la información mediante la aplicación de las diversas técnicas que se explicarán en este tema como: la entrevista, la encuesta y la observación.

Después de haber obtenido tanto la información documental como la de campo, deberás analizarla y sistematizarla, para llevar a cabo la siguiente etapa que es la evaluación cuantitativa, la cual consiste en ponderar las funciones, determinar los factores y los grados a evaluar.

Tomando como base los resultados que arrojó la evaluación cuantitativa, podrás elaborar las conclusiones y recomendaciones, así como las observaciones que harás a la empresa, procediendo a elaborar el informe final de la auditoría.

Este informe lo deberás presentar a las autoridades de la empresa para su discusión y en su caso para diseñar el programa de implantación de las recomendaciones sugeridas.

En todo sistema, proceso o cambio organizacional que se implante, se debe llevar a cabo un seguimiento, última etapa de la metodología para realizar la auditoría administrativa. Finalmente, aprenderás que es necesario controlar y en su caso verificar que los cambios que se implanten como resultado de la auditoría administrativa se estén realizando en forma eficaz y eficientemente, de acuerdo con lo expuesto en el informe final.

2.1. PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA

La primera etapa para realizar la auditoría administrativa es la etapa de la planeación,

En esta etapa el auditor obtiene información que le permitirá definir el objetivo, el alcance, el programa de trabajo, el costo, los detalles a estudiar, entre otros aspectos de la auditoría, para ello, lo primero que necesitará el auditor es información general del área o empresa a auditar, ésta la obtendrá por medio de la investigación preliminar.

2.1.1. Investigación preliminar

Es la investigación preliminar un reconocimiento general del área o de la empresa a auditar, para determinar la situación administrativa y los estudios requeridos.

Esto implica tanto la revisión de la literatura relacionada con el problema como el contacto directo con la realidad a estudiar.

La investigación preliminar puede provocar una reformulación de la auditoría en términos más objetivos, dar una idea de la magnitud de la tarea propuesta, indicar algunos de los problemas que podrían surgir durante el estudio y proporcionar nuevos aspectos a considerar.

Por medio de la investigación preliminar conoceremos la ubicación, naturaleza y extensión de la auditoría, así como los conocimientos y habilidades que requieren los auditores que la llevarán a cabo, el tiempo, así como el personal y recursos materiales y financieros necesarios para realizarla.

Durante la investigación preliminar, deberemos recopilar los documentos necesarios para realizar la planeación de la auditoría, como son los manuales administrativos, como el manual de organización, el manual de calidad, manual o catálogo de puestos, manual de procesos, entre otros, así como documentos de carácter técnico con que cuente la empresa.

2.1.2. Entrevistas previas

Antes de dar inicio a la auditoría, con el propósito de contar con información de primera mano. El auditor se entrevistará, con el cliente, si la auditoría es externa, o con los jefes de área, si los auditores INTERNOS forman parte de la empresa.

En estas entrevistas el auditor complementará los datos de la investigación preliminar, acerca de las áreas que integran la organización, como están estructuradas, el personal con que cuentan, sus funciones, los procesos que llevan a cabo, su problemática, entre otros puntos a considerar, con esta información el auditor podrá elaborar un diagnóstico que le permita contar con elementos suficientes para determinar el área y los detalles a estudiar.

2.1.3. Determinación del área a estudiar

Una vez recabada la información preliminar y realizado el diagnóstico administrativo, el auditor está en posibilidad de determinar el área a estudiar, "puede ser desde luego, toda la empresa o bien puede concretarse a la revisión de una función específica, o bien un departamento o sección, lo ideal es que la revisión abarque toda la empresa, con el objeto de formarnos una idea más clara de los problemas desde su origen.

Existen revisiones que comprenden una o más áreas. En estos caso, es conveniente examinar, además, aquellas funciones que tengan una relación directa con las demás áreas auditadas. Hay varios criterios para determinar el área: existen casos en los cuales se toma como base para la auditoría el proceso administrativo; en otras, la revisión se hace con base en las funciones de la empresa; o en los niveles jerárquicos y, por último, combinaciones de los anteriores."

2.1.4. Determinación de los detalles a estudiar

Una vez definida el área a estudiar, con base en el diagnóstico y su experiencia profesional, el auditor determinará los detalles a estudiar definiendo cuáles son los factores de mayor importancia que hay que examinar, por ejemplo, si se va hacer una revisión del control interno, de los procesos, y/o de las áreas funcionales, cuestionándose por qué es necesario estudiar cada uno de estos elementos, también es importante considerar las causas que dieron origen a la auditoría en el momento de determinar los detalles a estudiar. Una vez definido el alcance, las áreas y los detalles a estudiar, de la auditoría se define el tiempo para llevarla a cabo.

2.1.5. Determinación del tiempo a invertir

Dependiendo del objetivo que se haya determinado para la auditoría y del alcance de la misma se procederá a elaborar el programa de trabajo, mediante la elaboración de un cronograma, el cual deberá incluir todas y cada una de las actividades que llevará a cabo el auditor, el responsable de cada una de las actividades, el responsable de la auditoría, así como asignar cada una de las actividades, el tiempo estimado en el que se van a realizar cada una.

El cronograma, además de determinar el tiempo del proyecto, nos permitirá darle seguimiento a la auditoría, mediante el registro de los tiempos reales de cada una de las actividades.

2.1.6. Evaluación del control interno

Como ya aprendiste al inicio de esta materia el concepto, la importancia, el proceso y la evaluación del control interno, en este momento es cuando vas a aplicar esos conocimientos, para realizar la auditoría administrativa es necesario considerar:

El establecimiento del control para evaluar sistemáticamente. La operación del control para medir los resultados reales contra los previstos. La interpretación de resultados para conocer las causas que producen

desviaciones. Y, por último la retroalimentación para decidir sobre las medidas de

corrección. En este caso, la auditoría debe revisar: los registros del control, los reportes, el procedimiento para renovar y actualizar los seguros, las normas y políticas de la empresa en materia de seguros, los sistemas y personal de la supervisión, la capacidad del personal, lugar de existencia física de las pólizas, etc.

2.2. OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Una vez definido el objetivo, alcance, el tiempo, el presupuesto, y determinado el personal que llevará a cabo la auditoría administrativa, hemos terminado la etapa de planeación, y lo que prosigue es dar paso a la etapa de obtención de información, en esta etapa el auditor levantará información con el objeto de examinar y evaluar como se está aplicando el proceso administrativo, si se han alcanzado, como y en que medida los objetivos, las políticas, los diferentes procesos que se llevan a cabo en la empresa, entre otros detalles a estudiar.

La información que se levante, debe ser suficiente, confiable, válida y sistemática, de tal manera que le permita al auditor, llegar a conclusiones y elaborar recomendaciones con bases sólidas.

A continuación se explicarán las diferentes técnicas que el auditor puede aplicar en la obtención de información.

2.2.1. Entrevistas y cuestionarios

Las entrevistas y los cuestionarios son técnicas que nos permiten recopilar información de campo.

• Entrevistas: "consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Para ello el auditor elaborará una guía de entrevista, la cual contendrá preguntas básicas sobre la información que se desea obtener de determinada área o puesto de la empresa, la base del diseño de cada entrevista dependerá del objetivo que el auditor quiera alcanzar y la información que desea obtener.

• Cuestionarios: "se emplean para obtener información deseada en forma homogénea. Están constituidos por series de preguntas, escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos y temáticas

2.2.2. Observación directa

El auditor al levantar la información debe tener especial cuidado en lo que se refiere a los hallazgos que puede recopilar a través de la observación. Estos datos los debemos sistematizar, es decir, registrar, si no pueden perder su validez, El registro de la observación lo podemos llevar a cabo, por ejemplo, en una auditoría de instalaciones por medio de lista de checado o checklíst, en donde escribiremos mediante una lista, el nombre de cada una de los elementos a auditar de las instalaciones de la empresa para ir "palomeando" el estado físico en que se encuentran las instalaciones.

También el auditor puede registrar las observaciones mediante unas tarjetas "cédulas", en donde asientan las observaciones y hallazgos que va levantando.

2.2.3. Otras técnicas para obtener información

El auditor puede obtener información acerca de la empresa o área auditada mediante la utilización del intranet, ese sistema de información mediante la utilización de redes de web con que cuentan algunas empresas, donde el auditor puede acceder a información sobre: la operación de la empresa, capital, mano de obra, proveedores, clientes, acreedores, servicio al cliente, entre otros.

2.3. Evaluación cuantitativa

El auditor cuando diseña las entrevistas, los cuestionarios, las cédula o las listas de checado, con las que levantara la información, predeterminara indicadores para llevar a cabo una evaluación, ya no sólo cualitativa sino cuantitativamente

A continuación se explicará la ponderación de funciones, mediante la cual, el auditor podrás llevar a cabo la evaluación cuantitativa de las evidencias y hallazgos encontrados.

2.3.1. Ponderación de funciones

La ponderación de funciones es la asignación que se hace a cada una de ellas de un valor que técnicamente se conoce como peso, a fin de establecer su importancia relativa con la influencia de la eficiencia de la empresa. No todas las funciones tienen la misma importancia en las empresas. La ponderación de funciones establece la relación existente y la importancia de cada una de ellas. Por ello se entenderá como peso la importancia que una función tiene, en relación con las demás de la empresa, expresada en porcentaje. No se trata de establecer la importancia que en absoluto pueda tener cada función; sino la relación que guarde respecto a las demás, al ser comparadas con

ellas. El peso o importancia que se asigne a una función sobre las demás, vale exclusivamente para una empresa y puede ser diferente en otras.

Por ejemplo, la ponderación de funciones puede ser:

Ventas

Finanzas 25 %

Producción 20 %

Personal 15 %

2.3.2. Factores a evaluar

"Dentro de cada función habrá diversos factores por evaluar, y para su determinación habrá que tomar en cuenta la naturaleza, importancia y condiciones de cada empresa.

Así encontramos factores que apenas si tienen importancia en una función y que pueden ser preponderantes en otra. Algunos factores básicos a evaluar son:

• Objetivos y planes

• Políticas y prácticas

• Estructura orgánica

• Sistemas y procedimientos

• Métodos de control

• Medios de operación

• Potencial humano y elementos físicos empleados

2.3.3. Determinación de puntos entre los factores a evaluar

Los pesos señalados para las funciones podrían servir directamente para medir la eficiencia de cada una de ellas. Pero con el objeto de dar mayor amplitud al juicio de los auditores administrativos y mayor flexibilidad a la auditoría, se sugiere la utilización de puntos. Entendemos por punto, una unidad sin valor y arbitrariamente escogida que sirve para medir con mayor precisión la importancia de los factores o categorías por evaluar, de cada función específica de la empresa. Cuando decimos que un factor o categoría tiene más puntos que otro, queremos dar a entender que es más importante para la obtención de la eficiencia en su función y en qué proporción vale más. La cantidad de puntos que se asigna a cada factor o categorías a evaluarse, y el que corresponda a cada función, generalmente varía de una empresa a otra, ya que estos factores tienen una influencia diferente en cada empresa.

Por ejemplo los puntos a evaluarse serían:

• Ventas 40% de importancia (40x10)= 400 puntos

• Finanzas 25 % de importancia (25x10) = 250 puntos

• Producción 20% de importancia (20 x10) = 200 puntos

• Personal 15 % de importancia (15 x 10) = 150 puntos

2.3.4. Determinación de grados

"Los factores o categorías evaluar propuestos anteriormente corresponden a aspectos cualitativos y su representación numérica variará de acuerdo a una escala de valores, cuya validez irá de acuerdo con la investigación realizada y el criterio utilizado en la determinación de grados. Entendemos por grado, cada uno de los números convencionales representativos de una escala de valores. Se puede aceptar que ciertos grados correspondan a un estado de eficiencia, y que los grados superiores corresponden a una elevada eficiencia en la forma de operar una función.

Con el fin de preparar la mecánica de los datos de la auditoría par cada una de las preguntas formuladas, se propone la escala siguiente:

APRECIACIÓN GRADOS DE CUMPLIMIENTO

Excelente 5 o 50 90 a 100

Buena 4 o 40 80 a 89

Regular 3 o 30 60 a 79

Deficiente 2 o 20 40 a 59

Mala 1 o 10 O a 39

El valor de cada grupo servirá para ponderar los puntos asignados a cada factor, según su realización más o menos mala o buena.

2.4. Informe

Al finalizar la auditoría administrativa el auditor tiene que elaborar un informe, en el cual se plasme el objetivo de la auditoría, el alcance, la metodología que se aplicó, recursos empleados en el transcurso de la misa, los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones, propuesta y en su caso programa de implantación entre otros elementos.

La clasificación que propone el maestro Benjamín Franklin para el informe de auditoría es la siguiente:

2.4.1. General

El informe general incluye.

• Responsable: Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe.

• Introducción. Breve descripción de por qué surgió la necesidad de aplicar la auditoría, mecanismos de coordinación y participación empleados para su desarrollo, duración de la revisión, así como el propósito y explicación general de su contenido.

• Antecedentes. Exposición histórica de la organización, es decir, los cambios, y sucesos de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en le decisión de llevar a cabo la auditoría.

• Técnicas empleadas. Instrumentos y métodos utilizados para la obtención de resultados en función del objetivo.

• Diagnóstico. Definición de las causas y consecuencias del estudio, mismas que justifican los cambios o modificaciones posibles.

• Propuesta. Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, y resultados esperados.

• Estrategia de implantación. Explicación de los pasos o etapas previstas para obtener y aplicar los resultados.

• Seguimiento. Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos o recomendaciones planteadas.

• Conclusiones y recomendaciones. Concentrado de los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para la consecución real de las propuestas.

• Apéndices o anexos. Gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo, que se consideren elementos auxiliares para la presentación y fundamentación del estudio.

2.4.2. Ejecutivo

El informe ejecutivo contiene:

• Responsable: Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe.

• Período de revisión. Tiempo que comprendió el examen.

• Objetivos. Propósitos que se pretenden lograr con la auditoría.

• Alcance. Profundidad con la que se examinó la organización.

• Metodología. Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados con el fin de captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría.

• Síntesis. Relación de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados.

• Conclusiones. Concentrado de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de atracción.

2.4.3. Aspectos relevantes

Este rubro se incluye en el informe con el objeto de contemplar los aspectos que reflejan los obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas durante la auditoría, así como la fundamentación de cada observación así como sus causas y efectos, consecuencias de las observaciones. Algunas de estas observaciones relevantes son: falta de concordancia entre misión, objetivos, metas, estrategias, políticas y programas en relación con las condiciones establecidas, y / o la inobservancia del marco normativo aplicable

2.5. Seguimiento

"Las observaciones que se producen como resultado de la auditoría deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino también a evitar su recurrencia, el seguimiento aporta elementos de crecimiento a la organización lo que hace posible: Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones, se lleven a la práctica en los términos y fechas establecidos conjuntamente con el responsable del área función, proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los resultados esperados.

Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las recomendaciones, y al finalizar la revisión, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como estas se atendieron

2.5.1. Lineamientos generales

A continuación se mencionarán los lineamientos que se seguirán en la implantación y seguimiento de las recomendaciones: Definir las áreas en que se comprobará la implantación de los cambios propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la auditoría y las sugerencias o comentarios del titular de la organización. Considerar la participación de especialistas, cuando se estime que la aplicación de las recomendaciones así lo requiere. Realizar, con la amplitud necesaria las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la adopción de las sugerencias del auditor. Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de estas propuestas en los términos y fechas establecidos. Brindar el apoyo a las áreas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentación de tales recomendaciones. Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas

2.5.2. Acciones específicas

Para examinar el grado de avance en la puesta en práctica de los cambios sugeridos y sentar bases para una auditoría de seguimiento, se requiere que el auditor verifique como se efectúa, lo cual puede visualizar desde dos perspectivas: Las recomendaciones se han implantado conforme al programa y si tal implantación se ha realizado fuera de éste.

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