Metodos De Valuacion De Control Interno
Enviado por • 3 de Diciembre de 2012 • 1.498 Palabras (6 Páginas) • 933 Visitas
CAPITULO VII
7. MÉTODOS DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
La evaluación del control interno, así como el relevamiento de la información para la
planificación de la auditoría, se podrán hacer a través de diagramas de flujo,
descripciones narrativas y cuestionarios especiales, según las circunstancias, o se
aplicará una combinación de los mismos, como una forma de documentar y evidenciar
la evaluación.
En ciertas oportunidades la realización de un diagrama puede llegar a ser más útil que la
descripción narrativa de determina operación, en otras y según sea el componente, la
existencia de cuestionarios especiales puede ayudar de manera más efectiva que el
análisis a través de alguna otra fuente de documentación.
Al analizar la documentación de sistemas, se debe verificar si existen manuales en la
organización que puedan llegar a suplir la descripción de los sistemas realizados por el
auditor. Dependerá de cada una de las situaciones que se presenten el elegir uno u otro
método de documentación y especialmente identificar aquellas oportunidades en donde,
utilizando el material que facilite el ente, se pueda llegar a obtener la documentación
necesaria para evidenciar la evaluación del sistema de información, contabilidad y
control. 1
7.1. CUESTIONARIOS
El objetivo de formular estos programas guías de procedimientos básicos de auditoría
financiera, gestión, etc., deben ser realizados de acuerdo a condiciones particulares de
cada empresa y según las circunstancias, es el de indicar los pasos de las pruebas de
cumplimiento, cuya extensión y alcance depende de la confianza en el sistema de
Control Interno.
1
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, “Manual de Auditoria de Financiera” Página 129
Estos cuestionarios permiten realizar el trabajo de acuerdo con las Normas de Auditoría
Generalmente Aceptadas, para evaluar el Control Interno y para:
Establecer un plan a seguir con el mínimo de dificultades.
Facilitar a los asistentes su labor y promover su eficiencia y desarrollo
profesional.
Determinar la extensión de los procedimientos aplicables en las circunstancias.
Indicar a los supervisores y encargados, las pruebas realizadas y las no
aplicables o pendientes de efectuar.
Servir de guía para la planeación de futuras auditorías.
Ayudar a controlar el trabajo efectuado por los asistentes.2
En conclusión un cuestionario consiste en una serie de instrucciones que debe seguir o
responder el auditor. Cuando se finaliza una instrucción, deben escribirse las iniciales en
el espacio al lado de la misma. Si se trata de una pregunta, la respuesta (que suele ser
normalmente “si” o “no” o “no aplicable”) se anota al lado de la pregunta.
El cuestionario hace preguntas específicas y normalmente una respuesta negativa
señalar la existencia de una deficiencia en el sistema. Este mismo cuestionario puede
utilizarse durante varios años codificando las respuestas de forma que se pueda
identificar el año al que corresponden; esto permitirá al auditor detectar cualquier
cambio en el sistema de control interno de la empresa.
7.1.1. VENTAJAS
3
2
ESTUPIÑAN, Gaitán Rodrigo. “Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales”. Ecoe
Ediciones Cía. Ltda. 2da. Edición Página 187
3
REEVE, Jhon, CASHIN, James A., NETWIRT, Paúl D, LEVY, Jhon F. CATCHIN James. “Manual de
Auditoria 1” Centrun Madrid. 1988 Páginas 287 – 288.
Guía para evaluar y determinar áreas críticas.
Disminución de costos.
Facilita administración del trabajo sistematizando los exámenes.
Pronta detección de deficiencias.
Entrenamiento de persona inexperto.
Siempre busca una respuesta.
Permite preelaborar y estandarizar su utilización
7.1.2. DESVENTAJAS
No prevé naturaleza de las operaciones.
Limita inclusión de otras preguntas.
No permite una visión de conjunto.
Las preguntas no siempre abordan todas las deficiencias
Que lo tome como fin y no como medio
Iniciativa puede limitarse
Podría su aplicación originar malestar en la entidad. 4
7.2. DESCRIPCIONES NARRATIVAS
Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características
del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades,
departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que
intervienen en el sistema.
Normalmente, este método es utilizado conjuntamente con el de gráficos, con el
propósito de entender este último en mejor forma, ya que los solos gráficos muchas
veces no se entienden, haciendo indispensable su interpretación de manera descriptiva.
4
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, “Manual de Auditoria de Gestión”. Página 60
En la primera auditoría que realiza el auditor, dentro de los papeles de trabajo
“permanentes” o de carácter histórico para resumir y entender el control interno
existente utiliza primariamente estos dos métodos y ya cuando requiere evaluar de
manera más extensa utiliza el método de cuestionarios.5
7.2.1. VENTAJAS
Aplicación en pequeñas entidades
Facilidad en su uso
Deja abierta la iniciativa del auditor
Descripción en función de observación directa.
7.2.2. DESVENTAJAS
No todas las personas expresan sus ideas por escrito en forma clara, concisa y
sintética.
Auditor con experiencia evalúa.
Limitado a empresas grandes.
No permite visión en conjunto
Difícil detectar áreas críticas por comparación.
Eventual uso de palabras incorrectas origina resultados inadecuados.6
7.3. DIAGRAMAS DE FLUJO
5
ESTUPIÑAN, Gaitán Rodrigo. “Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales”. Ecoe
Ediciones Cía. Ltda. 2da. Edición Página 217
6
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, “Manual de Auditoria de Gestión”. Página 60
Los diagramas de flujo son la representación gráfica de la secuencia de las operaciones
de un determinado sistema. Esa secuencia gráfica en el orden cronológico que se
produce en cada operación.
En la elaboración de diagramas de flujos, es importante establecer los códigos de las
distintas figuras que formarán parte de la narración gráfica de las operaciones.
Para la elaboración de los flujogramas se deben observar los siguientes aspectos:
Los procedimientos deben describirse secuencialmente a través del sistema
Describir los documentos que tengan incidencia contable
Demostrar como se llevan los archivos y como se preparan los informes con
incidencia contable
Demostrar el flujo de documentos entre las distintas unidades de la organización
Identificar el puesto y quién efectúa el procedimiento
Para identificar los controles principales, el auditor recogerá toda la información
pertinente relacionada con las transacciones, como la documentación y formatos.
Los flujogramas permiten al auditor:
Simplificar la tarea de identificar el proceso
Orientar la secuencia de las actividades con criterio lógico, pues sigue el curso
normal de las operaciones.
Unificar la exposición con la utilización de símbolos convencionales con las
consiguientes ventajas para el usuario.
Visualizar la ausencia o duplicación de controles, autorizaciones, registros,
archivos.
Facilitar la supervisión a base de las características de claridad, simplicidad,
ordenamiento lógico de la secuencia.
Comprobar el funcionamiento del sistema en aquellos pasos que no estén
debidamente aclarados, con el objeto de que el diagrama esté de acuerdo con el
funcionamiento real.
Verificar el flujograma levantado con la normatividad pertinente para determinar
el grado de concordancia con las disposiciones legales y reglamentarias.
Demostrar a las autoridades las razones que fundamentan nuestras observaciones
y sugerencias, para mejorar los sistemas o procedimientos.
SIMBOLOGIA EN LOS FLUJOGRAMAS
Para utilizar uniformemente esta técnica, es necesario conocer la siguiente simbología:
SIMBOLO
DENOMINACION
Operación: representa toda acción de elaboración,
modificación o incorporación de información.
Control: representa la acción de verificación.
Inicio: en el círculo se indica el número que identifi-
ca cada subprograma. En el interior del símbolo se
indicará el nombre del sistema o subsistema. Se lo
graficará solo al inicio de la flujogramación de un
sistema o subsistema.
Registro: contiene entrada y salida de operaciones,
Son libros auxiliares o principales.
Conector Interno: relaciona dos partes del flujo-
grama entre subsistemas. Sirve para referenciar
Información que ingresa y sale del flujograma.
Cuando ingresa se grafica al margen izquierdo y
cuando sale se debe mencionar el lugar donde con-
tinua el gráfico en el mismo flujograma.
Frecuencia de Tiempo: representa una condición
de tiempo para la ejecución de las operaciones
en
días, meses, años. Se grafica al lado izquierdo de la
operación. Dentro del símbolo debe precisarse el
tiempo.
Línea de Referencia: representa la circulación de
la información hacia otro nivel. Se utiliza para rela-
cionar documentos con el registro.
Conector Externo: representa la relación de una
Información de un proceso entre subsistemas o sis-
temas. En la parte superior se indica el sistema.
Finalización: se utiliza para indicar la conclusión
del Flujograma del sistema.
Demora: representa una detención transitoria.
Archivo Transitorio: representa el almacenamiento
de información bajo diversas situaciones. (T) Tem-
poral, (P) Permanente, o (X) destrucción. Las letras
deben escribirse dentro del símbolo.
Alternativa o Decisión: en el trámite puede originar
distintos cursos de acción o de decisión. Debe escri-
birse la numeración correlativa como si fuera una
operación más.
Documento: representa un elemento portador de la
Información, originado o recibido en el sistema.
Debe graficarse el número de copias del documento
e identificar su nombre.
Traslado de línea de flujo: representa el desplaza-
miento teórico de la información, indica el sentido
de circulación.
Conector de Página: enlaza una parte del proceso
con otra en una página diferente. 7
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CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, “Manual de Auditoria de Gestión”. Páginas 129 – 130 -
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7.3.1. VENTAJAS
Evalúa siguiendo una secuencia lógica y ordenada
Observación del circuito en conjunto.
Identifica existencia o ausencia de controles
Localiza desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo.
Permite detectar hechos, controles y debilidades
Facilita formulación de recomendaciones a la gerencia.
7.3.2. DESVENTAJAS
Necesita de conocimientos sólidos de control interno
Requiere entrenamiento en la utilización y simbología de los diagramas de flujo.
Limitado el uso a personal inexperto.
Por su diseño específico, resulta un método más costoso.8
7.4. MATRICES
El uso de matrices conlleva el beneficio de permitir una mejor localización de
debilidades de control interno. Para su elaboración, debe llevarse a cabo de los
siguientes procedimientos previos:
Completar un cuestionario segregado por áreas básicas, indicando el nombre de
los funcionarios y empleados y el tipo de funciones que desempeñan.
Evaluación colateral del control interno.
7.5. COMBINACIÓN DE MÉTODOS
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CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, “Manual de Auditoria de Gestión”. Página 60
Ninguno de los métodos por si solos, permiten la evaluación eficiente de la estructura de
control interno, pues se requiere la aplicación combinada de métodos. Ejemplo: el
descriptivo con cuestionarios, los flujogramas con cuestionarios, etc. 9
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