PASOS METODOLIGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

NOMBRE: Myreya Orejarena Plata

FECHA: Mayo 25 de 2011

ACTIVIDAD: SEMANA 2,3 y 4

TEMA: PASOS METODOLIGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN

DOCUMENTAL

PASOS METODOLIGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

A PARTIR DE LA INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD

1. IDENTIFICA EL FONDO O LOS FONDOS DOCUMENTALES DE LA ENTIDAD DONDE LABORAS, ESTABLECE SI SON ABIERTOS, CERRADOS Y/O ACUMULADOS Y DETERMINA EL TRATAMIENTO QUE SE LES DEBE DAR SI SON VARIOS.

RESPUESTA. LOS FONDOS DOCUMENTALES DEL DEPARTAMENTO DE POLICIAL CALDAS, INSTITUCIÓN ÙBLICA DONDE LABORO SON ABIERTOS Y ACUMULADOS Y SE TRATAN DE LA SIGUIENTE MANERA:

FONDOS ABIERTOS. DEBEN SER TRATADOS TAL Y COMO LO ESTIPULA LA LEY 594 DEL 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVO.

• LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DEBE BASARSE EN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEBIDAMENTE APROBADA.

• LA APERTURA E IDENTIFICACIÓN DE LAS CARPETAS DEBE REFLEJAR LAS SERIES Y SUBSERIES CORRESPONDIENTES A CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

• SE IDENTIFICARÁ EL EXPEDIENTE MEDIANTE UN RÓTULO, EL CUAL DEBERÁ CONTENER EL NOMBRE DE LA RESPECTIVA UNIDAD POLICIAL, IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA Y GRUPO, SERIES Y SUBSERIES, NÚMERO DE CARPETAS Y/O LIBROS, Y CAJA Y FECHAS EXTREMAS.

• LA UBICACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS RESPONDERÁ A LA CONFORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES, LOS TIPOS DOCUMENTALES SE ORDENARÁN DE TAL MANERA QUE SE PUEDA EVIDENCIAR EL DESARROLLO DE LOS TRÁMITES. EL DOCUMENTO CON LA FECHA MÁS ANTIGUA DE PRODUCCIÓN, SERÁ EL PRIMER DOCUMENTO QUE SE ENCONTRARÁ AL ABRIR LA CARPETA Y LA FECHA MÁS RECIENTE SE ENCONTRARÁ AL FINAL DE LA MISMA.

• LOS TIPOS DOCUMENTALES QUE INTEGRAN LAS UNIDADES DOCUMENTALES DE LAS SERIES Y SUBSERIES, ESTARÁN DEBIDAMENTE FOLIADOS CON EL FIN DE FACILITAR SU ORDENACIÓN, CONSULTA Y CONTROL.

• LAS CARPETAS Y DEMÁS UNIDADES DE CONSERVACIÓN SE DEBEN IDENTIFICAR, MARCAR Y ROTULAR DE TAL FORMA QUE PERMITA SU UBICACIÓN Y RECUPERACIÓN, DICHA INFORMACIÓN GENERAL SERÁ: FONDO, SECCIÓN, SUBSECCIÓN, SERIE, SUBSERIE, NÚMERO DE EXPEDIENTE, NÚMERO DE FOLIOS Y FECHAS EXTREMAS, NÚMERO DE CARPETA Y NÚMERO DE CAJA SI FUERE EL CASO.

• NO DEBEN UTILIZARSE LAS CARPETAS A-Z COMO MEDIOS DE CONSERVACIÓN (COMO ARCHIVO INACTIVO).

• LA FOLIACIÓN DEBERÁ REALIZARSE EN CADA DOCUMENTO EN SU PARTE SUPERIOR DERECHA CON NÚMEROS ARÁBIGOS (1, 2, 3, ETC.), CON ESFERO DE TINTA NEGRA INSOLUBLE.

• CADA EXPEDIENTE NO DEBE CONTENER MÁS DE DOSCIENTOS CINCUENTA (250) FOLIOS.

• LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEBE EJECUTARSE A TODOS LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS Y/O RECIBIDOS EN LA DEPENDENCIA O UNIDAD A PARTIR DEL AÑO 2.001.

• LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS DEBERÁN EFECTUARSE DE CONFORMIDAD CON LO ESTIPULADO EN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, PARA ELLO SE ELABORARÁ UN PLAN DE TRANSFERENCIAS Y SE SEGUIRÁ LA METODOLOGÍA Y RECOMENDACIONES QUE SOBRE EL PARTICULAR HAGA EL JEFE DEL ARCHIVO CENTRAL, DILIGENCIANDO EL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO, REGULADO POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

• LAS CAJAS QUE SE UTILICEN PARA LA TRANSFERENCIA SE IDENTIFICARÁN ASÍ: CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA CUANDO SE TRATE DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS, FONDO, SECCIÓN, LEGAJOS IDENTIFICADOS CON SU NÚMERO RESPECTIVO, LIBROS CUANDO SEA DEL CASO, IDENTIFICADOS CON EL NÚMERO QUE LE CORRESPONDA, NÚMERO CONSECUTIVO DE CAJA, NÚMERO DE EXPEDIENTES EXTREMOS Y FECHAS EXTREMAS DE LOS MISMOS.

• LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DEBEN TENER ORGANIZADA, IDENTIFICADA E INVENTARIADA TODA LA DOCUMENTACIÓN PRODUCIDA, CUMPLIENDO CON LOS PRINCIPIOS DE ORDEN ORIGINAL Y DE PROCEDENCIA, EN ACATAMIENTO AL ACUERDO 042/2002 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

• SE DEBERÁ ELABORAR EL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO, EL TESTIGO DOCUMENTAL Y DEMÁS HERRAMIENTAS QUE APROBADAS POR EL COMITÉ DE ARCHIVO SE DARÁN A CONOCER PAULATINAMENTE EN EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

• EL ALMACENAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS SERÁ EN CARPETAS DOBLE CARA SIN PLASTIFICAR CON GANCHO PLÁSTICO Y EN CAJAS DE CARTÓN X 200, QUE SERÁN UBICADAS EN ESTANTERÍAS FIJAS O RODANTES ADECUADAS PARA TAL EFECTO.

FONDOS ACUMULADOS. ESTOS ARCHIVOS SON LA DOCUMENTACIÓN EXISTENTE EN EL COMANDO DE DEPARTAMENTO DE POLICIA CALDAS DEL AÑO 2000 HACIA ATRÁS, Y SON DOCUMENTOS QUE SE ENCUENTRAN ARCHIVADOS SIN NIGUN CRITERIO ARCHIVISTICO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL, SIMPLEMENTE SON CARPETAS QUE TIENE SUS TITULOS O MARCAS YA SEA DE OFICIOS SALIDOS, OFICIOS LLEGADOS, ACTAS DE INSTRUCCIÓN E.T.C

ESTOS DOCUMENOS SON REVISADOS, ARCHIVADOS QUITANDOLE TODOS LOS OBJETOS METALICOS QUE TENGAN, AMARRADOS Y GUARDADOS EN CAJAS DE CARTON U OTRO MATERIAL, PASANDO ASI A SER EL FONDO ACUMULADO DEL DEPARTAMENTO DE POLICIA CALDAS.

2. ELABORA UN CUADRO RESUMEN DE LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES HASTA LAS SUBSECCIONES.

RESPUESTA.

FONDO DOCUMENTAL:

DEPARTAMENTO DE POLICIA CALDAS.

SECCION:

SECRETARIA

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