Procedimiento De Bodega
Enviado por robertito_hugo • 10 de Agosto de 2011 • 8.193 Palabras (33 Páginas) • 3.790 Visitas
1 OBJETIVO
Los objetivos del presente Manual de Normas y Procedimientos de Bodega son garantizar la aplicación de Normas Técnicas de Control y los procedimientos administrativos que regulen las acciones sobre los artículos resguardaos en Bodega, así como regular las acciones sobre despacho, recepción, almacenamiento y toma de inventario físico.
El presente Procedimiento, ha sido diseñado con el fin de que el personal de bodega y los trabajadores involucrados en los procesos, dispongan de las herramientas técnicas y metodológicas para utilizarlas debidamente en su diario laborar y obtener los mejores resultados. Concretamente los objetivos se resumen en:
Establecer las Normas y Procedimientos que aseguren el adecuado registro, almacenamiento, entrega y otros movimientos del Inventario. De su conservación, seguridad, manejo y control.
Efectuar controles internos que verifiquen las existencias físicas de los existencia almacenados, garantizando la toma física de los inventarios.
Establecer mecanismos para determinar y asegurar niveles mínimos de existencias.
2. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de la Dirección Administrativa y del Departamento de Servicios Generales garantizar la correcta implementación de las Normas, Procedimientos y Formas establecidas en el presente Manual, el cual además contará con el asesoramiento y asistencia técnica de la Dirección de Desarrollo Organizacional.
3. DEFINICIONES
No Tiene
4. RECEPCIÓN DE BIENES
Las funciones de recepción, almacenamiento, despacho, registro, deben ordenarse internamente de tal manera que al desarrollo de las actividades sean fluidas, ordenadas, y registradas en el Sistema de Inventario de Bodega.
El Responsable de Servicios Generales y el Coordinador de Bodega son las personas que deben asumir responsabilidad y la obligación de cumplir y hacer cumplir las Normas y Procedimientos de Bodega.
La Dirección Administrativa debe enviar al Departamento de Servicios Generales una copia de la orden de compra sea la solicitud de compra del Nivel Central ó de los Centros de Formación Profesional,
El Responsable de Servicios Generales deberá efectuar control interno sobre las adquisiciones antes de darle entrada a Bodega. Con excepción de los productos que se entregan directamente a los Centros de Formación Profesional.
El oferente al proceder a la entrega de materiales debe presentarse en el Departamento de Servicios Generales ó en el Centro de Formación Profesional para que el Responsable de ese Departamento ó la persona designada en el Centro de Formación Profesional para tal fin proceda a cotejar la factura de los productos a entregar contra la orden de compra.
El Responsable de Servicios Generales ó la persona designada para ello, en los Centros de Formación Profesional debe emitir solvencia para que la Bodega proceda a la recepción de los materiales. Si lo facturado no está completo se indicará plazo de entrega en la solvencia.
No se aceptará el pedido si al cotejar el Responsable de Servicios Generales, decide que el pedido está incompleto, ó es de baja calidad debe reportar el caso a Adquisiciones para su debido reclamo ó cancelación del proceso. Notificando a la Dirección de Contrataciones del Estado.
La Dirección de Adquisiciones debe tramitar con el oferente nota de crédito y descuento cuando este no hubiere cumplido con el tiempo estipulado en la solvencia.
El Coordinador de la Unidad de Bodega deberá recibir los productos una vez, que Servicios Generales le emita la solvencia al Proveedor indicando que la orden de compra coincide con la factura, que todo está correcto ó solvencia indicando plazo de entrega por productos faltantes conforme a la orden de compra.
En Bodega deben recibir los productos con los documentos:
Copia de orden de compra.
Facturas del Proveedor en original cuando la adquisición es compra al contado y copia cuando es compra al crédito.
Solvencia.
Detalle de la distribución conforme a la solicitud de compra.
La Unidad de Bodega debe introducir los datos en el sistema para emitir y sellar la Entrada a Bodega. Bodega remite a la Dirección de Adquisiciones para efectos de pago y archivo, los documentos:
Copia de orden de compra
Factura ( s ) originales
Solvencia emitida por Servicios Generales.
Entrada a Bodega en original
Todo formulario de entrada o salida debe estar prenumerado y el que se invalide o anule debe estar completo en original y sus copias, adjuntándolo al reporte de Contabilidad para su control. El formato prenumerado entrada a Bodega, debe ser el documento que ampara cualquier entrada a Bodega originada por: compras – devolución – donaciones y otras causas
La codificación de los artículos nuevos que ingresan a Bodega debe ser realizada por el Coordinador de Bodega en el sistema automatizado de Bodega, en el caso de los activos fijos nuevos, la codificación deberá realizarla el Departamento de Control de Existencia.
Se establecerán existencias mínima y máxima de productos de consumo regular, materiales y suministros a fin de programar y efectuar oportunamente las adquisiciones.
5. ALMACENAMIENTO
5.1 Las existencias físicas deben almacenarse de manera ordenada y sistemática a fin de facilitar su ubicación, despacho y el recuento selectivo.
5.2 Los artículos como insecticidas, detergentes y productos químicos deben ubicarse a regular distancia de los productos para consumo humano, para evitar contaminación.
5.3 La papelería y otros productos que puedan ser dañados por agua o humedad, deben ser colocados en los estantes o polines.
5.4 El Coordinador de Unidad de Bodega debe tomar las medidas preventivas contra
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