Procedimientos Administrativos Y Manuales De Normas Y Procedimientos

Procedimientos Administrativos y manuales de normas y procedimientos

En toda organización para que funcione correctamente, es importante que se cuente con información, la cual debe fluir entre las mismas personas que comprenden dicha organización. La información y las operaciones que realiza una persona son organizadas a través de procedimientos administrativos, definiéndose estos, como una serie de planes que establecen un método habitual de manejar actividades futuras; son básicamente guías de acción que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. Según Melinkoff, R(1990), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores".(p. 28).

En relación a esto se puede indicar que los procedimientos administrativos constituyen la realización de una serie de labores orgánica, guardando una sucesión cronológica en la manera de efectuar esas labores.

Elementos de los Procedimientos Administrativos. Chiavenato (1995), señala que los procedimientos administrativos están conformados por los siguientes elementos básicos:

• Unidad Orgánica: Es el lugar o ámbito donde se inicia, circula y finaliza el procedimiento administrativo.

• Formulario: Es un instrumento que contiene impreso datos fijos, ubicados proporcionalmente en cuanto a espacio y líneas, con la finalidad de que en él se inserten datos variables y obtengan de ellos información en forma breve y ordenada; permite formalizar todas las operaciones que se realizan en la organización.

• Tareas Administrativas: Está referida a la participación que tiene cada persona o equipo en un formulario, cuando éste llega a la unidad que interviene de acuerdo a la secuencia.

De igual forma, se puede mencionar dos tipos de procedimientos: Los lineales, donde la ejecución de actividades siempre son iguales y los ramificados se identifican porque las pautas de ejecución de actividades o pasos están sujetas a criterios.

Con respecto a los manuales, ellos son documentos que sirven de consulta a cada uno de los niveles de una organización, por cuanto presenta información ordenada y sistemática de la misma, así como los lineamientos e instrucciones que se consideran necesarios para el mejor desenvolvimiento de cada una de sus áreas. Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.

Existen gran variedad de ellos, entre los que se destacan el Manual de Norma y Procedimientos, el cual es un instrumento que registra el detalle de las actividades que se deben ejecutar para llevar a cabo un procedimiento, básicamente informa al personal de una organización sobre quién, cómo y dónde se deben realizar dichas actividades. Dicho manual es de suma importancia, por cuanto reúne el proceso administrativo de una organización con la finalidad de orientar al personal.

Los Manuales de normas y procedimientos, ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad

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