Proceso Administrativo

Proceso Administrativo

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales seefectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman unproceso integra

Planificación

La planificación es el proceso metódico diseñado para obtener unobjetivo determinado. Otras definiciones, más precisas, incluyen "Laplanificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futurodeseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos yexternos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982)

Existen diferentes herramientas y técnicas para abordar laplanificación de unproyecto, las cuales permiten definir el curso de acción aseguir, que será tomado como base durante la ejecución del mismo.

Si bien la planificación define las acciones a seguir, durante laejecución puede existir necesidad de cambios respecto de lo definidooriginalmente, los mismos servirán de punto de partida para un nuevoanálisis y una nueva planificación de ser requeridoOrganización

Organización

Es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo de, la autoridad y losrecursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estospuedan alcanzar las metas de la organización. Es una función pre ejecutivade la administración que se complementa con la dirección.

La organización tiene como fin primordial, el ordenar los esfuerzos ycrear la estructura adecuada de acuerdo a los objetivos de una unidadadministrativa, es decir determinar la posición relativa de cada una de lasunidades que integran dicha estructura, así como señalar las atribuciones,obligaciones, grado de autoridad y responsabilidad de cada una de ellas, y lomás importante, el conjunto de labores a desempeñar y la utilización de losmejores medios para llevar adelante el trabajo. Se dice que es una funciónpre ejecutiva, por necesitar de acción ejecutiva o de la dirección para cumplir sus propósitos. La calificamos de objetiva, porque una vez creada unaorganización, esta permanece como una cuestión real, aparentementeestática, porque en esencia es dinámica como la dirección, es por ello quelos elementos de subjetivismo que influyen grandemente en la función dedirección, no están presentes en la organización

La organización se descompone en tres operaciones básicas:a

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Estructurar: Esta operación crea la armazón adecuada, es la que leda forma o reforma una unidad administrativa, canalizando los esfuerzos deacuerdo con el objetivo, adecuando la organización con el tipo de trabajo quedebe realizarse.

b.- Sistematizar: Es el complemento de la estructuración, ya que es laque señala la forma como debe realizarse ese conjunto de actividades ylabores que la estructura ha precisado. Es decir, las hace más eficientes yproductivas evitando la dispersión de esfuerzos y mal uso de los recursoshumanos y materiales.

c.- Instalar: Toda organización necesita una sede o asiento de susoperaciones o funciones la cual es muy importante no solo por su necesidadindiscutible, sino por la influencia que el ambiente tiene en la productividad.

ManualesPor manual debemos entender la colección sistemática de losprocesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas.

El concepto de un manual es de suyo empírico, variable, y fácil decomprender: “significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fácilde manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementosadministrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que sepretende entre cada grupo humano en la empresa (Agustín Reyes Ponce

El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala elprocedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o decualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas.Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un métodoestándar para ejecutar algún trabajo. (Graham Kellogg

Importancia de los manuales

En nuestros días, es un requisito de suma importancia que lasempresas de gran tamaño posean varios manuales de procesos. Laverdadera orientación consiste en establecer una guía de trabajo, oficial yracional, formalizando la aprobación del conjunto de instrumentosadministrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a través de unmanual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organización seadiluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas quegeneralmente, lo combaten de todas las formas posibles porque loconsideran innecesario

Finalidad de Manuale s

1.Proporcionar a todo funcionario recién admitido la orientaciónadecuada para que se integre perfectamente a la compañía o grupo

2.Suministrar información a todo el personal para el buendesempeño de sus funciones y desarrollo continuo así como también buscar el desarrollo técnico funcional y técnico del funcionario.

3.Mantener una fuerza de trabajo que satisfaga cuantitativa ycualitativamente las necesidades de las instituciones de corto, mediano ylargo plazo.

4.Educar continuamente el desempeño de todos los de todos losfuncionarios con fines de transparencia, promociones, capacitación yconocimientos de forma general en la calidad del potencial humano.

5.Facilitar a los empleados condiciones materiales adecuadas aldesempeño de las respectivas funciones.6.Aprovechar al máximo la cualidades y habilidades individuales.

Funciones de los Manuales

Los manuales representan un enorme avance de la funciónadministrativa de organización en una institución, empresa adaptándolos dereglas adecuadas para hacer su buen funcionamiento. Están funciones son:

a.Facilitar el acceso a la información de forma organizada,sistemática de y con criterios por la cual constituyen un instrumento deconsulta permanente para todas las personas de la empresa o institución.

b.Estandarizar y unificar el desempeño de las personas. Estasdeben trabajar de acuerdo con las normas de servicio que estén en elmanual. Permite que los trabajadores ejecuten de manera uniforme yconstante.

c.Agilizar el funcionamiento de la empresa o institución, haciendoque las personas no pierdan el tiempo en verificar las cosas. En síntesis, losautores consideran que los manuales constituyen una herramientafundamental para el trabajo

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