Series Y Subseries

Identifica el fondo o los fondos documentales de la entidad donde laboras, establece si son abierto, cerrados y/o acumulados y determina el tratamiento que se le (s) debe dar si son varios:

Los fondos documentales de la entidad donde laboro son abiertos y acumulados y se manejan de la siguiente manera:

Fondos abiertos: deben ser tratados tal como lo estipula la ley 594 del 2000 ley general de archivo.

* La organización de los archivos de gestión debe basarse en la tabla de retención documental debidamente aprobada.

* La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

* Se identificará el expediente mediante un rótulo, el cual deberá contener el nombre de la respectiva unidad administrativa, identificación del área y grupo, series y subseries, número de carpetas y/o libros, y caja y fechas extremas.

* La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. el documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

* Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

2-Elabora un cuadro resumen de las Agrupaciones documentales hasta las subsecciones.

Fondo Documental: Alcaldía de Trujillo Valle del Cauca

Secciones | Subsecciones

Despacho Alcaldesa * Oficina Jurídica * Control Interno

Secretaría de Gobierno y Convivencia Ciudadana * Inspección de Policía y Transito * Comisaría de Familia * Archivo * Centro Micro empresarial

Secretaría Financiera * Tesorería * Contabilidad

Secretaría de Planeación, Vivienda y Desarrollo Umata *Sisben

Secretaría de Salud, Educación y Cultura y Turismo Biblioteca *Hogar Vida del Anciano

Secretaría de Infraestructura y Servicios Públicos * Matadero

3 Elige una División Administrativa analiza tres de sus funciones y establece las series, subseries, unidades documentales (especifica si son simples o complejas) y tipos documentales que las conforman.

Fondo Documental: Alcaldía de Trujillo Valle del Cauca

Sección: Secretaría de Gobierno y Convivencia Ciudadana

Subsección: Inspección de Policía y Transito

Serie: Actas

Subserie: Actas de Conminación

Unidad Documental: Acta de Conminación (compleja)

Tipos Documentales: Informe Secretarial

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