Sistema De Informacion Gerencial

Lea atentamente la siguiente lectura y aplique Ud. Soluciones utilizando sistemas de información gerencial – 5 ptos.

En la antecámara los clientes hacían cola frente al cajero, esperando impacientemente mientras el personal buscaba el registro contable descolocado. Otro cliente se quejaba sobre una aparentemente arbitraria forma de calcular los intereses y las multas correspondientes.

En el departamento de créditos varios supervisores de crédito están revisando los registros contables para ver qué clientes han pagado y cuáles no lo han hecho.

Posteriormente, si sucediera que ellos pasaran por el negocio de un cliente moroso para conversar con respecto a un préstamo que está atrasado, los supervisores de crédito no contarían con los detalles específicos sobre la cuenta del cliente. Dos oficiales de crédito se encuentran reunidos con clientes. Uno de los clientes reclama que ha pagado su préstamo desde hace varias semanas y que aún se encuentra a la espera de la aprobación de un nuevo préstamo. El segundo reclama que a pesar de haberse aprobado su préstamo, tendrá que esperar más de una semana para obtener el contrato y los documentos correspondientes perdiendo la oportunidad de comprar la maquinaria usada que necesitaba.

En la parte posterior de la sala, los supervisores del departamento de créditos, ocupados como siempre en tratar de resolver asuntos urgentes, no tienen la menor idea del desempeño de su departamento o de su personal.

En el departamento de créditos las pilas de papeles se acumulan por todas partes. El personal auxiliar está reconciliando los saldos de las cuentas de ahorros con el mayor general, mientras que otros están calculando los intereses en las libretas de ahorros. Los contadores están reconciliando las cuentas bancarias de hace varios meses, tratando de preparar un balance de comprobación para la siguiente reunión del directorio una tarea imposible de completar a tiempo.

En la oficina del director ejecutivo los gerentes se encuentran participando en la sesión operativa semanal. El gerente financiero anuncia que la cuenta corriente de la institución no cuenta con los fondos suficientes y que tendrán que suspender el desembolso de los préstamos por una semana. El gerente de operaciones presenta la nueva propuesta para el proyecto que se encuentra en proceso de elaboración gran parte de la información requerida por el donante de fondos no puede obtenerse o no se encuentra al día. El director ejecutivo presenta la información solicitada por el nuevo miembro del directorio para la reunión siguiente información financiera y operacional actual versus presupuestada, número de clientes por tamaño de préstamo y un reporte de la cartera en riesgo. Cuando preguntó cómo podrían obtener esta información para el viernes, todos levantaron los hombros.

La organización puede contar con personal capacitado y motivado, pero si éste carece de información no podrá desempeñarse al nivel de su potencial. Un buen sistema de información puede revolucionar el trabajo del personal de campo, permitiéndoles realizar un mejor seguimiento de su cartera y continuar sirviendo a sus clientes, todo esto mientras continúan trabajando con un creciente número de clientes. Puede permitir a los supervisores un mejor control del trabajo bajo su responsabilidad, proporcionar una mejor asistencia a su personal

y determinar las áreas que requieren mayor atención de su parte.

También puede ayudar a la gerencia a orquestar el trabajo de toda la institución, al permitir el monitoreo de la salud de la institución a través de un número escogido de indicadores y al informar sobre decisiones operacionales críticas y estratégicas.

A medida que un mayor número de instituciones de micro finanzas incrementa sus actividades, los gerentes están tomando consciencia de la necesidad de mejorar sus sistemas de información. Para muchas instituciones, los aspectos método- lógicos, el desarrollo del personal y aún el financiamiento no pueden considerarse más como los aspectos críticos que limitan el crecimiento de las mismas. En cambio, con frecuencia la necesidad más apremiante es la de contar con un sistema que permita realizar el seguimiento de la situación de sus carteras de una manera precisa y oportuna. El grado de confiabilidad que puedan tener esos sistemas puede representar la diferencia entre el éxito y el fracaso de las operaciones crediticias —y por lo tanto de toda la institución.

Un sistema con un desempeño aceptable, operando bajo un volumen medio de actividad puede colapsar si es alimentado con mayor cantidad de información.

Los sistemas manuales pueden terminar con la acumulación de grandes volúmenes de información no procesada. Los sistemas de gestión de la cartera que emplean hojas de cálculo pueden volverse difíciles de manejar conforme crece la hoja de cálculo. Una institución que no está preparada para un crecimiento rápido, eventualmente reducirá la calidad de sus servicios y pondrá en peligro la salud financiera de la institución. Sin embargo, una institución que desarrolle un sistema capaz de producir información precisa, oportuna y completa sobre sus

Operaciones, en particular con respecto a su cartera de préstamos, podrá consolidar su desempeño financiero y expandir la clientela atendida. La elaboración de un sólido sistema de información gerencial es una de las tareas más importantes que enfrentan las instituciones de micro finanzas, en especial aquellas en crecimiento.

Se debe establecer un buen sistema de información gerencial (SIG) para una institución de microfinanzas. Los aspectos por tratarse son numerosos, complejos y están muy interrelacionados. Establecer un buen sistema de información puede requerir la reestructuración de la institución, la modificación de las responsabilidades del personal (incluso de las calificaciones del mismo), el rediseño de los procesos operativos y de los flujos de información, la racionalización de las políticas financieras, la inversión en tecnología informática y mucho más. La información es la base del funcionamiento de cualquier institución, por lo

tanto no debe sorprender que la introducción de un nuevo sistema de información pueda impactar el mismo centro de la institución.

La enormidad de esta tarea explica el por qué muchas instituciones de microfinanzas tienen un sistema deficiente — no han sido capaces de dedicar la energía y atención que se requiere para elaborar un buen sistema. Sin embargo, los gerentes de instituciones que han llevado a cabo esta inversión — quienes ahora cuentan con el acceso a información confiable y oportuna — declaran

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