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Sistemas De Informacion General


Enviado por   •  31 de Octubre de 2014  •  3.551 Palabras (15 Páginas)  •  309 Visitas

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MATERIAL DE APOYO

[SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL]

SESIÓN N° 04: SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1. TECNOLOGÍ AS DE INFOR M ACIÓN Y ESTR ATEGI A DE NEGOCIO

En un principio las empresas no se enfrentaban a grandes cambios en los productos y en el entorno. La

Planeación se realizaba para un período de estabilidad y crecimiento a largo plazo. Las estrategias estaban

concentradas en el crecimiento y la diversificación, no existía relación con la tecnología, ya que ésta no era

relevante para la toma de decisiones. A medida que fue masificándose el acceso a la tecnología las empresas se

vieron enfrentadas a nuevos escenarios con mayor competencia esto junto con el aumento de la exigencia de los

clientes llevo a las organizaciones a desarrollar mejores estrategias y a considerar en mayor medida el rol de las

tecnologías de información para el logro de los objetivos.

En la actualidad las tecnologías de información tienen gran impacto en las empresas, hoy muchos mercados están

cambiando a una velocidad que no era común hace unos pocos años, junto con el desarrollo de la tecnología;

además, los ciclos de vida de los productos son cada vez más cortos, la apertura mundial del comercio y la

globalización o regionalización del mismo, hace que sea difícil sostener ventajas que en otro tiempo eran

significativas. Por otro lado, es más difícil tener productos singulares. La tecnología está cada vez más disponible,

y la ingeniería inversa es difícil de evitar. Los proveedores de equipo transfieren tecnología a los competidores, al

venderles las máquinas que dan ventajas.

Andréu, Ricart y Valor identifican cuatro fases en la evolución del proceso de una organización al incorporar la

tecnología de la información (TI) a la implementación de sus sistemas de información (SI):

A. Inicio: Se introduce la informática en la organización, se caracteriza por la mecanización de pocos

procesos, generalmente administrativos, muy estructurados.

B. Contagio: Se produce una "expansión anárquica" de las aplicaciones informáticas, también se desarrollan

procesos diversos, además de los puramente administrativos. En esta etapa el área de SI es la que asigna

recursos y determina prioridades.

C. Control: Se intenta implantar algún tipo de control con objeto de evitar un crecimiento anárquico y sin

ningún tipo de integración. La dirección superior de la organización comienza a inmiscuirse en la

asignación de recursos y prioridades.

D. Interdependencia entre estrategia de la compañía – TI/SI: En esta etapa, se produce, por un lado, la

madurez de la aplicación de la nueva tecnología a los SI. Por otra parte, se trata de integrar TI/SI con la

estrategia de la organización, en el momento de su formulación.

El SI de una organización no puede ser independiente de su estrategia, ya que debe contribuir a ponerla en

práctica. Esta relación puede plantearse como dos estrategias diferenciadas. La aplicación de una u otra de estas

estrategias depende de cada situación:

 Diseñar el SI después de la estrategia de negocio, si se desea que sea un simple apoyo pasivo.

 Hacer en paralelo el diseño del SI y la estrategia del negocio, si el objetivo es que el SI sea un elemento

activo de la estrategia.

En el siguiente cuadro se resume la relación entre TI y estrategia:

ETAPA

TI BÁSICA

RELACIÓN TI - ESTRATEGIA

ETAPA 1

COMPUTADORA

NO EXISTE

ETAPA 2

SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASES

LAS

TI

SATISFACEN

LAS

DE DATOS

NECESIDADES IMPUESTAS POR

UNA ESTRATEGIA DETERMINADA

ETAPA 3

SISTEMAS INFORMÁTICOS Y DE

LAS TI INCLUYEN Y DAN FORMA A

TELECOMUNICACIONES

LA ESTRATEGIA

INTEGRADOS

2. L AS TECNOLOGÍ AS DE I NFORM ACIÓN EN LA ORG ANIZ ACIÓN.

La revolución de la tecnología de información (TI) tiene un gran impacto en las organizaciones. La nueva

generación de trabajadores, y en particular los administradores, conoce más acerca de los usos y beneficios de

los adelantos tecnológicos. Son muchas las organizaciones que utilizan las TI como recurso estratégico para

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[SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL]

mantener ventajas competitivas, desde adelantos en telecomunicaciones hasta aplicaciones de inteligencia

artificial permiten a las organizaciones distanciarse de sus competidores.

Las organizaciones se han visto obligadas a realizar cambios de diseño y métodos de operación a causa de

nuevas TI; antes por ejemplo, la toma de decisiones era muy tardada porque la información y las propuestas

tenían que pasar por muchas etapas en la organización antes de que se pudiera decidir o sucediera cualquier

cosa. Las TI de hoy traspasan varias de esas etapas e incluso permiten la eliminación de algunas de ellas.

Los administradores que tenían como función servir de puntos de reunión y difusión de información han dejado de

ser necesarios; y las organizaciones siguen reduciendo el número de administradores de primera línea e

intermedios debido a que las TI aceleran mucho de las funciones de comunicación, coordinación y control

tradicionalmente desempeñadas por ellos. Los administradores que continúan en sus puestos se han visto

liberados de la mayoría de sus tareas rutinarias y ahora pueden asumir mayor responsabilidad sobre la planeación

táctica y la toma de decisiones.

Actualmente las organizaciones necesitan más trabajadores intelectuales que le permitan garantizar la

satisfactoria integración de los sistemas de información, y son sus habilidades las que permiten producir e

implementar la tecnología adecuada y brindar instrucciones para su eficaz y eficiente uso.

Todos estos cambios en el diseño de las organizaciones y en la composición de la fuerza de trabajo suelen derivar

en la descentralización de las decisiones tácticas, pero en una mayor centralización de las decisiones y controles

estratégicos. Sin embargo, las TI pueden provocar efectos nocivos sobre las organizaciones si no se manejan

adecuadamente, siendo los principales errores los siguientes:

 Dejarse llevar por “modas” tecnológicas conducentes simplemente a hacer las cosas como antes, pero con

la nueva tecnología, lo cual puede resultar altamente ineficiente.

 Cambiar el modo de hacer las cosas simplemente porque una nueva tecnología exige hacerlas de otro

modo, sin pensar si desde la perspectiva de los sistemas de información el cambio tiene sentido.

3. EL PROC ESO DE DECISIÓN ESTR ATÉGIC A Y L AS NECESI D ADES DE INFORM ACIÓN .

La información no sólo es un recurso más de la empresa, sino que ha pasado a ser considerado como un factor

estratégico más, activo de mayor valor, que se debe tener en cuenta para el diseño de la estrategia empresarial.

Las empresas operan en un medio incierto, ya sea por lo imprevisible de su entorno social o por su entorno

cambiante. La estrategia da la posibilidad de disminuir la incertidumbre y así contribuir a la toma de decisiones,

transformando los inputs en vista al logro de los objetivos, la información pasa a ser la base de la toma de

decisiones, y para tener un carácter rentable y económico deberá ajustarse a las oportunidades en el tiempo, y a

la estructura de la empresa.

La alta dirección al fijar sus objetivos generales debe realizar un diagnóstico estratégico basándose en un análisis

interno y externo que muestre los factores estratégicos del entorno general y competitivo. Por otro lado, cada

trabajador de la empresa, debe conocer cuál es la parte de la estrategia que le corresponde, las tareas que debe

desempeñar, en qué orden debe realizarlas así como los planes que la complementan.

La informática puede transformar la información en organización, a través de soportes de la información y

esquemas para la organización, codificación, manipulación y recuperación del conjunto de datos. Al ser un soporte

material de la información puede ser propia como cualquier otro medio de producción, otorgando poder a la

empresa y creando una desventaja a la competencia.

4. SISTEM AS DE INFORM AC IÓN

Según Andreu, Ricart y Valor (1991), se entiende por sistema de información: “Conjunto integrado de procesos,

principalmente formales, desarrollados en un entorno usuario-computador, que operando sobre un conjunto de

datos estructurados de una organización, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información

necesaria para la operatividad habitual de la organización y las actividades propias de la dirección de la misma”.

Otra definición menos compleja considera al sistema de información como un conjunto de componentes

interrelacionados que recuperan, procesan, almacenan y distribuyen información para soportar la toma de

decisiones, la coordinación y el control de una organización. También se plantea como un proceso permanente de

recolección, procesamiento, presentación, interpretación, uso y aplicación de la información en la toma de

decisiones, redefinición de objetivos, recursos y estructuras de la organización.

Es así como las organizaciones son consideradas esencialmente como canales para el flujo de información, ideas

e influencias, con el propósito de tomar decisiones y ejecutar acciones.

Según Daniel Cohen, un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí, con el fin

de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

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[SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL]

Los elementos que se requieren para el funcionamiento del sistema de información son: el componente físico

(computadoras y sus complementos), programas (manejo de datos), el recurso humano (alimentación de datos y

utilización de los resultados), datos e información.

Un sistema de información desarrolla cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento de

datos y salida de información.

A. Entrada de información: proceso en el cual se toman los datos requeridos para procesar la información,

las entradas se pueden hacer manual o automáticamente. En la primera el usuario aporta la información

directamente y en la segunda, los datos provienen de otros sistemas.

B. Almacenamiento de la información: es un

proceso en el cual se guarda la información en

archivos que pueden ser recuperados en

cualquier momento.

C. Procesamiento de la información: permite la

transformación de los datos fuentes en resultados

por la aplicación de mecanismos o indicadores

que soporten la toma decisiones.

D. Salida de información: es la capacidad de un

sistema para sacar la información procesada

hacia otro sistema o usuario.

Ilustración 7: SISTEMA DE INFORMACIÓN

4.1. EVOLUCIÓN DE LOS SIS TEM AS DE INFORMACIÓN

Los sistemas de información han evolucionado según las estrategias empleadas por cada empresa. Sus

necesidades y cambios han variado a través del tiempo, según lo han requerido las circunstancias y

hechos.

En la década de los cincuenta los SI eran diseñados para realizar operaciones elementales, pero vitales,

como un pago eficiente de cheques.

A finales de la década de los sesenta los sistemas administrativos se utilizaban en seguimiento y control; y

en los años setentas se crearon para planeación y simulaciones.

Aproximadamente desde 1985 la información se utilizaba para labores de gestión y se conocían los

Sistemas de Soporte a las Decisiones (SSD), se realizaban programación para usuarios finales,

planeación estratégica, administración de recursos de información y se organizaban centros de

información. Así, las empresas comenzaron a planear y administrar la información estratégicamente, como

si se tratara de otros recursos como el capital, recursos físicos y el trabajo.

En los años noventa, ayudan a la creación y difusión del conocimiento y la información mediante los

nuevos sistemas de trabajo del conocimiento. Surge la arquitectura para una institución totalmente

enlazada, existiendo una central de computadoras por las cuales fluye la información desde y hacia las

computadoras de escritorio, almacenando la información y traspasándola de un lugar a otro. La

arquitectura de la información fluye a lo ancho de la empresa.

Los cambios que se han producido en las últimas décadas se consideran como una revolución de la

información en la que se requiere una administración capaz de emplear la TI de importancia según

requiera la organización, considerando la dirección y la naturaleza del negocio, para lograr una

disminución de costos, creación de nuevos productos y reforzar las negociaciones con los proveedores.

4.2. IMP ACTO QUE GENERAN LOS SISTEM AS DE INFO RM ACIÓN EN L A EMPRES A

Las organizaciones generan inevitablemente influencia sobre la tecnología y los SI, ya que cada una

requiere cumplir sus objetivos específicos y necesidades básicas de funcionamiento. A medida que

transcurre el tiempo se van integrando nuevas ideas, tendencias e ideologías que transforman a la

sociedad, crean nuevos gustos, se producen cambios impredecibles, la transmisión de información y

entrega de servicios debe ser más rápida, etc. Por esto, las instituciones deben ir adaptándose a las

nuevas condiciones que se le imponen, tanto interiores como exteriores influyendo a una modificación

constante de los SI que poseen para no desaprovechar importantes oportunidades que pueden decidir el

futuro de la organización.

Se debe destacar que los SI abarcan a la organización por completo ayudando con la toma de decisiones

de rutina y estratégicas. Son los directivos y trabajadores quienes toman las decisiones sobre los SI,

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[SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL]

deciden sobre el diseño, determinan quién construye y opera los sistemas y proporcionan los argumentos

para construirlos. Igual que cualquier producto como automóviles, servicios, comida, etc. requieren de un

conjunto de personas especializadas, materiales únicos y cuidados especiales; los SI también necesitan

unidades operativas especializadas, especialidades de la información y un gran conjunto de otros grupos

de apoyo.

Los directivos y las instituciones en general toman las decisiones claves, las que determinan cómo los

servicios de tecnología han de ser dados, como se compone el departamento de SI; quienes serán

especialistas internos y externos de SI; que tecnología de hardware y software se utilizará.

4.3. SISTEM AS DE INFORM AC IÓN Y TECNOLOGÍ AS DE INFORM ACIÓN

Los sistemas de información (SI) y las Tecnologías de información (TI) son ampliamente utilizados en un

alto porcentaje de organizaciones en el mundo, ya sean empresas privadas y públicas, grandes o

pequeñas, de producción y de servicios, nacional o internacional; organismos gubernamentales,

instituciones, en fin, todo tipo de organización tiene hoy en día un SI automatizado.

Todas estas organizaciones tienen objetivos y utilizan distintas estrategias para la consecución de estos.

En los organismos gubernamentales, se está poniendo un especial énfasis en el desarrollo de SI y TI, para

uso interno y para la sociedad. En las empresas privadas y públicas, independiente de la magnitud de

ésta, los directivos deben considerar la tecnología que poseen, la que existe en el mercado, la que posee

la competencia, o, la que pueden desarrollar, para alinear con la estrategia determinada en la planificación

estratégica.

En los distintos tipos de empresas las TI juegan distintos papeles, según la importancia y el uso que a

éstas se le den, en algunas empresas son utilizadas como una herramienta útil y efectiva para disminuir

costos de producción, o como apoyo a la administración, e incluso como apoyo a la toma de decisiones de

la alta gerencia; pero se debe destacar que en todos estos casos dichos sistemas tienen carácter de

apoyo.

Actualmente, algunas empresas están utilizando SI y TI como

estrategia de negocio, es decir, se han enfocado estos conceptos

hacia la consecución de los objetivos de la empresa.

Debido al papel que juegan las TI en la organización, éstas deberán

ser consideradas como necesidades de negocio o de cumplimiento

de objetivo, más que como herramientas de apoyo, ya que estas

últimas ya forman parte del funcionamiento habitual de la empresa.

Al ser consideradas las TI como una necesidad de negocio pasan a

cumplir una importante función en el desarrollo competitivo de las organizaciones, ya que acompañadas

de una buena gestión pueden hasta cambiar la estructura de la industria, diferenciándose de la

competencia, o creando nuevos productos, estableciendo nuevas barreras de entrada, etc.

4.4. CL ASIFIC ACIÓN DE LOS SISTEM AS DE INFORM AC IÓN

A. DESDE UNA PERSPECTIV A FUNCIONAL:

Se describen a los diferentes sistemas de información desde la perspectiva funcional, es decir

enfocándose en las funciones que cumplirá, antiguamente referidos a los departamentos que

cumplían determinadas funciones. En estos tenemos:

i.

SISTEMAS DE VENTAS Y MARKETING:

La función de ventas y marketing es vender los productos o servicios de la organización. A

marketing le corresponde identificar los clientes para los productos o servicios de la

empresa, determinar qué necesitan o desean, planear productos y servicios para

satisfacer las necesidades, así como anunciar y promover estos productos o servicios. A

ventas le atañe contactar clientes, vender productos y servicios, tomar pedidos y llevar el

registro de las ventas. Estas actividades se pueden considerar como procesos de negocio,

que son apoyados por los sistemas antes mencionados.

ii.

SISTEMAS DE MANUFACTURA Y PRODUCCIÓN:

La función de manufactura y producción es producir los bienes y servicios de la empresa.

Los sistemas de manufactura y producción están relacionados con la planeación, el

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desarrollo y el mantenimiento de las instalaciones de producción; el establecimiento de las

metas de producción; la adquisición, almacenamiento y disponibilidad de los materiales de

producción; así como la programación de equipos, instalaciones, materiales y mano de

obra requeridos para obtener productos terminados. Los sistemas de información de

manufactura y producción apoyan estas actividades.

iii.

SISTEMAS FINANCIEROS Y CONTABLES:

La función de finanzas es administrar los activos financieros de la empresa como el

efectivo, las acciones, bonos y otras inversiones, con el fin de maximizar su rendimiento.

Finanzas también se encarga de administrar la capitalización de la empresa (buscando

nuevos activos financieros en acciones, bonos u otras formas de deuda). Para determinar

si la empresa está consiguiendo el mejor rendimiento de sus inversiones, la función de

finanzas debe obtener una cantidad considerable de información de fuentes externas de la

empresa.

La función de contabilidad es mantener y administrar los registros financieros de la

empresa, ingresos, desembolsos, depreciación, nómina, para dar cuenta de sus flujos de

fondos. Finanzas y Contabilidad comparten problemas relacionados cómo dar seguimiento

a los activos financieros y los flujos de fondos de una empresa. Los sistemas financieros y

contables dan soporte a dichas actividades.

iv.

SISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS:

La función de recursos humanos es atraer, desarrollar y mantener la fuerza de trabajo de

la empresa. Los sistemas de información de recursos humanos apoyan actividades como

identificar empleados potenciales, llevar registros completos de los empleados existentes y

crear programas para desarrollar las aptitudes y habilidades de los empleados.

Los sistemas de recursos humanos ayudan a la Alta dirección a identificar los

requerimientos de recursos humanos (habilidades, nivel educativo, tipos de puestos,

número de puestos y costo) para cumplir los planes de negocios a largo plazo de la

empresa. La gerencia intermedia utiliza sistemas de recursos humanos para supervisar y

analizar el reclutamiento, colocación y remuneración de los empleados. La gerencia de

operaciones emplea sistemas de recursos humanos para dar seguimiento al reclutamiento

y colocación de los empleados de la empresa.

B. DESDE UNA PERSPECTIV A DE USUARIO:

Debido a las limitantes que existen en la perspectiva funcional ya que en dicha clasificación no

muestra de qué forma ayudan los sistemas de información a los gerentes en sus actividades para

conducir la empresa, se propone la perspectiva que examine los sistemas en términos de los

diversos niveles de administración y los tipos de decisiones que apoyan.

Cada uno de estos niveles tiene diferentes necesidades de información según sus distintas

responsabilidades y se pueden considerar como componentes principales de información.

i.

SISTEMAS DE NIVEL OPERATIVO:

Los gerentes de operaciones necesitan sistemas que den seguimiento a las actividades y

transacciones elementales de la organización, como ventas, recepciones, depósitos de

efectivo, nómina, decisiones sobre crédito y el flujo de materiales de una fábrica. Un TSP

consiste en un sistema computarizado que ejecuta y registra las transacciones ordinarias

cotidianas que se requieren para la conducción de la empresa, como captura de órdenes

de ventas, reservaciones hoteleras, nómina, mantenimiento de los registros de empleados

y el embarque de pedidos.

Su propósito principal es responder las preguntas rutinarias y dar seguimiento al flujo de

transacciones en la organización.

Las tareas, los recursos y las metas se predefinen y estructuran en el nivel operativo. Por

ejemplo, la decisión de otorgar crédito a un cliente la toma un supervisor de nivel más bajo

de acuerdo con los criterios predefinidos. Todo lo que se debe determinar es si un cliente

cumple con los criterios.

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ii.

SISTEMAS DE NIVEL ADMINISTRATIVO:

La Gerencia intermedia necesita sistemas que le ayuden con las actividades de

supervisión, control, toma de decisiones y administración. La principal pregunta que

ayudan a responder estos sistemas es la siguiente: ¿Todo está funcionando bien?

En este nivel tenemos los Sistemas de información gerencial (MIS) y Sistemas de apoyo a

la toma de decisiones (DSS).

iii.

SISTEMAS DE NIVEL EJECUTIVO:

Los directores requieren sistemas que aborden aspectos estratégicos y tendencias de

largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Se ocupan de preguntas

como: ¿Qué tan bien están desempeñando nuestros competidores? ¿Qué productos

debemos estar elaborando dentro de cinco años? ¿Qué nuevas adquisiciones podrían

protegernos de las variaciones cíclicas?

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