TIPOS Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

TIPOS Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

1. Introducción al concepto de Organización

Podemos definir una Organización como el conjunto de sistemas, estructuras, procesos de dirección, tecnología y estrategias. Es un concepto mucho más amplio que el de estructura organizativa, ya que incluye, además de la estructura formal de la empresa, el diseño de los procedimientos de trabajo, el estilo de funcionamiento real u organización informal y los procesos de selección, incorporación a la cultura y desarrollo del personal.

La función de Organización es la disposición de los factores, colaboraciones y/o recursos con que cuenta la empresa para alcanzar los objetivos fijados. La necesidad de disponer de forma sistemática del conjunto de los medios que componen la empresa, lleva a la función de organizar.

Dichos recursos, colaboraciones o medios disponibles se pueden agrupar en la siguiente tipología:

 Personas

 Recursos Económicos o Presupuesto asignado

 Medios informáticos

 Características de la ubicación física

 Manuales o documentación interna que facilite la ejecución de las tareas de los diferentes puestos

 Otros medios materiales

Con los medios indicados por la función de planificación y la disposición adoptada para estos medios por la función de organización, se precisan realizar acciones que conduzcan a la empresa a la consecución de los objetivos de calidad de servicio y de rentabilidad. Todo ello constituye en sí mismo la función de dirigir, como se verá en el Capítulo 4.

En cuanto a la Organización, se han de definir las funciones de los diferentes puestos de trabajo para evitar choques entre las personas y falta de coordinación en el trabajo. De ahí surge la necesidad de que para cada puesto de trabajo se definan las funciones a desarrollar. La descripción de las funciones de un puesto de trabajo suele sintetizarse en un documento generalmente denominado Manual de Funciones.

En general, un Manual de Funciones tiene la siguiente estructura:

 Identificación

 Nombre y código del puesto

 Nombre de la persona que ocupa el puesto

 Nivel de la estructura

 Dependencia jerárquica y funcional

 Descripción básica

 Funciones específicas

Si el Manual de funciones recoge <<qué>> debe hacer cada puesto de trabajo, el Manual de procedimientos recoge la descripción literal y gráfica de los distintos procesos que se llevan a cabo en la empresa según las diferentes actividades que realice (producción, aprovisionamiento, administración, facturación, etc.) Contiene por tanto la informacion relativa a:

 Cómo realizar un proceso

 Qué puestos de trabajo ejecutan los distintos procedimientos

2. Introducción al concepto de Organización

El éxito de muchas empresas y su grado de penetración en el mercado responde a la capacidad de diferenciarse de su competencia, lo que exige la creación de estructuras organizativas ágiles, flexibles y con un enfoque claro de servicio al cliente. Es decir, el diseño de la estructura organizativa es un factor clave a la hora de implantar una estrategia de negocios y de adecuar los recursos de la organización para poder explotar las ventajas competitivas.

2.1. Problemas organizativos y factores influyentes

Existen multitud de aspectos que inciden sobre la organización, dando lugar a problemas como:

 Fuerte crecimiento del nivel de actividad que no ha sido acompañado por el adecuado dimensionamiento de las funciones de apoyo (administrativo, financiero, de sistemas de información, etc.), generando cierto desorden y carencias en el control y en la información.

 Cambios cualitativos en el negocio de las empresas y/o en las propias demandas del mercado en cuanto a productos, distribución, etc., que no han sido acompañados de los correspondientes cambios en la estructura organizativa.

 Sistemas de información inadecuados que no proveen a la dirección de la información oportuna y fiable que facilite la toma de decisiones, bien por no estar suficientemente informatizada, o bien por estarlo sin la suficiente sistematización y planificación.

 Personas poco formadas, escasamente motivados, y/o no identificados con los objetivos básicos de la empresa.

La síntesis metodológica de los factores que han de considerarse al diseñar el modelo organizativo es una tarea difícil a pesar de las múltiples teorías existentes y una extensa bibliografía, por tratarse de un área con una fuerte dosis de componente abstracto. Sin embargo, las consecuencias de los problemas organizativos son objetivas, concretas y reales.

En el entorno actual en que se mueven las empresas existen numerosas fuerzas que ejercen presión sobre éstas. Frente a ellas, las organizaciones tienen que anticiparse a los cambios y saber gestionarlos con flexibilidad y capacidad de adaptación. Veamos alguna de estas fuerzas y su nivel de influencia.

 Tecnología: en el creciente rito de cambio amenaza a las posiciones e inversiones actuales

 Competencia: En los sectores más importantes está surgiendo un número creciente de competidores eficaces

 Exceso de oferta: la capacidad de oferta de la mayoría de los productos y servicios excede a la demanda

 Consumidores: al tener más ofertas, los clientes esperan un mayor valor, calidad y servicio.

2.2. El diseño de la Organización

La primera tarea de la alta dirección de una empresa es el diseño, la creación y el funcionamiento de organizaciones que funcionen con eficacia. Los directivos tienen un limitado conjunto de instrumentos para influir en los esquemas del comportamiento organizativo (tomar decisiones, nombrar personas) pero el arma más poderosa es el diseño de la

...