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Administración Por Proyectos

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Helena 19 abril 2011

Palabras: 2660 | Páginas: 11

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: es en la cual el trabajo real de campo se lleva a cabo. En la fase de implementación el equipo de proyecto debe estar listo y ejecutar las actividades del mismo. Se deben monitorear y evaluar los resultados alcanzados por las actividades realizadas y en esta fase se debe contemplar las posibles modificaciones que demande el proyecto.

En el proceso de administración por proyecto, el director o gerente tiene la oportunidad a lo largo de las tres fases de retroalimentar a su equipo a través de las reuniones que desarrolla con ellos para definir, planear e implementar el proyecto. Estas reuniones se llaman discusiones sobre la administración del proyecto, y es en ellas donde las habilidades de análisis, saber preguntar, saber escuchar, solucionar conflictos y lograr consenso, entre otras habilidades refuerzan el liderazgo del director o gerente del proyecto con su equipo de trabajo y permite desarrollar un desempeño excepcional. Estas habilidades son la clave para mantener el proyecto con éxito.

Universidad Nacional de Colombia

“Evolución de las organizaciones matriciales”

La administración por proyectos es entonces la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. También se dice que ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas. Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

Se considera también la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas, y técnicas a actividades de proyectos de manera que cumplan o excedan las necesidades y expectativas de partidos interesados de un proyecto. Cumplir o exceder las necesidades o expectativas de los partidos interesados invariablemente involucran balancear demandas que compiten entre sí, tales como:

• Alcance, tiempo, costo y calidad.

• Partidos interesados con diferentes necesidades y expectativas.

• Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas).

• ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto. El administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una organización. Mientras que el administrador de proyectos se encarga de propósitos específicos, el administrador general puede delegar responsabilidades y desempeñar mejor su trabajo dentro de toda la organización.

El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.

Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance. También debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.

Además, debe resolver las siguientes preguntas:

• ¿Qué se va a hacer?

• ¿Cuándo se va a hacer?

• ¿Por qué se va a hacer?

• ¿Cuánto dinero está disponible para hacerlo?

• ¿Qué tan bien se está haciendo el proyecto?

La posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales.

Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.

Internet:

• PROCEDIMIENTOS

El proceso de administración por proyecto contempla tres fases:

• Fase de Definición.

• Fase de Planeación.

• Fase de Implementación.

Fase de Definición

Muchos proyectos fallan debido a que se invierte muy poco tiempo en la formalización del propósito y los objetivos del proyecto. Muchos directores o gerentes de proyecto inician sus proyectos por la fase de planeación en lugar de iniciar por la fase de definición.

Cuando un equipo de proyecto inicia un plan con un enunciado formal del propósito y los objetivos, las oportunidades de éxito del proyecto aumentan considerablemente.

Los directores de proyecto y sus equipos debieran definir sus objetivos con resultados finales y restricciones. Por ejemplo, un resultado final podría ser: lanzar el nuevo producto con 25% más volumen que el competidor más cercano. Una restricción podría ser: el precio de venta al público no debe ser mayor de $ 15.00.

Muchos proyectos fallan debido a que se invierte muy poco tiempo en la formalización del propósito y los objetivos del proyecto.

La razón principal por la cual muchos directores o gerentes de proyecto instintivamente inician con la fase de planeación es que sienten que todos los que van a participar en un proyecto conocen e interpretan de la misma manera el propósito y los objetivos y creen que están perfectamente identificadas todas las actividades terminales requeridas para su ejecución y sobre todo piensan que todo mundo tiene plenamente identificados los recursos requeridos por el proyecto, y que desilusión cuando descubren que lo que para ellos era "obvio" no lo fue para ninguno de los integrantes del equipo de proyecto.

La fase de definición debe dejar respuestas muy claras en la mente de todos los integrantes del proyecto a las dos preguntas siguientes: ¿qué se quiere lograr con el proyecto? y ¿por qué se quiere hacer el proyecto?

Fase de Planeación

La fase de planeación después de haber definido el proyecto debe permitir asignar responsables de cada actividad terminal identificada en la fase de definición, debe permitirnos en conjunto con los responsables programar actividades en el tiempo y formar con ello el plan del proyecto. Este plan del proyecto debe protegerse anticipando los diversos problemas potenciales que el proyecto podría enfrentar en el futuro y estableciendo las acciones preventivas correspondientes, así como planeando las acciones contingentes más adecuadas.

La fase de planeación debe responder muy claramente a las siguientes preguntas: ¿quién(es) será(n) los responsables de llevar a cabo las actividades? ; ¿cuándo se llevarán a cabo las actividades ? y ¿qué se hará si algo sale mal en las actividades?

Fase de Implementación

La fase de implementación es en la cual el trabajo real de campo se lleva a cabo. Las fases de definición y de planeación son fases que demandan trabajo de gabinete, son fases que nos permiten evaluar la viabilidad del proyecto antes de empezar a llevar a cabo actividades de campo del proyecto. Las fases de definición y de planeación son fases donde las aprobaciones y los compromisos ocurren. La fase de implementación es donde la actividad de ejecutar el proyecto se desarrolla.

En la fase de implementación el equipo de proyecto debe estar listo y ejecutar las actividades con el banderazo de salida, toda fase de implementación tiene un arranque. En la fase de implementación se deben monitorear y evaluar los resultados alcanzados por las actividades realizadas y en esta fase se debe contemplar las posibles modificaciones que demande el proyecto y repercutir estas modificaciones a las fases que queden afectadas.

Las preguntas que deben responderse son: ¿cómo realizaremos el proyecto?; ¿cuáles experiencias de este proyecto pueden ser usadas para otros proyectos? ; ¿qué debemos monitorear en este proyecto? , en caso de existir cambios en el proyecto ¿sabemos dónde realizarlos?

En la fase de implementación el avance se registra para asegurar que el proyecto está dentro de programa. Cuando se presentan problemas inevitables en el proyecto, los planes de contingencia nos permiten realizar los cambios y modificaciones más adecuados al proyecto.

Una vez que se ha realizado la última actividad del proyecto, la mayoría de los directores o gerentes de proyecto piensan que su responsabilidad ha terminado, sin embargo, falta uno de los más importantes pasos en la administración por proyecto, este paso es la evaluación y cierre del proyecto. En este paso es donde el director o gerente y su equipo analizan su desempeño y recapacitan sobre lo que han aprendido a lo largo del desarrollo del proyecto. Esta evaluación es un paso importante ya que permite prevenir errores que pudieran volverse a presentar en futuros proyectos. Se tiene también la oportunidad de reconocer los logros y contribuciones que tuvo el equipo de proyecto y se puede proporcionar retroalimentación efectiva y asesoramiento sobre el desempeño alcanzado.

En la fase de implementación se deben monitorear y evaluar los resultados alcanzados por las actividades realizadas y en esta fase se debe contemplar las posibles modificaciones que demande el proyecto.

En el proceso de administración por proyecto, el director o gerente tiene la oportunidad a lo largo de las tres fases de retroalimentar a su equipo a través de las reuniones que desarrolla con ellos para definir, planear e implementar el proyecto. Estas reuniones el proceso las llama discusiones sobre la administración del proyecto, y es en ellas donde las habilidades de análisis, saber preguntar, saber escuchar, solucionar conflictos y lograr consenso, entre otras habilidades refuerzan el liderazgo del director o gerente del proyecto con su equipo de trabajo y permite desarrollar desempeño excepcional. Estas habilidades son la clave para mantener el proyecto sobre rieles y promover la colaboración de todos los involucrados en él , asegurando con ello el éxito y el logro efectivo de todos los objetivos originalmente planteados.

• CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Los proyectos tienen un ciclo de vida que implica un crecimiento gradual conforme se establecen las necesidades y se desarrollan las características del trabajo, una completa implantación a medida de que se realice el trabajo y conclusión de las fases conforme se complete el trabajo el proyecto llega a su final. Este ciclo es invariable, aunque (como sucede con las personas no se conoce o no se respeta por completo).

"La administración de proyectos enseña que para alcanzar el objetivo deseado del proyecto se debe seguir un proceso especifico. No existe ninguna excepción a esta regla. El proceso se conoce como ciclo de vida".

La mayoría de las empresas no respetan el ciclo de vida del proyecto por diferentes razones estas pueden ser falta de conocimiento del ciclo de vida, brincarse algunas etapas por creerlas no importantes y hacer modificaciones al ciclo de vida de acuerdo al tipo y tamaño de la empresa.

1. Factibilidad.

En esta etapa se conocen los recursos financieros con los que se cuentan para el proyecto, se establecen presupuestos totales y se hace una organización preeliminar. Se aplican estudios de factibilidad para saber si se puede resolver el problema o no; al término de esta etapa hay una decisión formal de continuar o no continuar con el proyecto.

2. Diseño.

Es muy parecida a la etapa de factibilidad en la que se refiere a la organización y a la administración pero en esta se detalla mejor el presupuesto, la calendarización y el financiamiento que le otorgan al proyecto.

3. Producción.

Se realiza en todas las actividades concernientes a la creación del proyecto. Hay que decir que esta etapa se caracteriza por ser totalmente diferente a las demás ya que las anteriores la fase de factibilidad y la fase de diseño son orgánicas y de carácter evolutivo, mientras que la fase de producción es de alto grado mecanicista.

4. Culminación y puesta en marcha.

Culminación y puesta en marcha: En esta etapa se hacen pruebas finales al proyecto realizado. También se da mantenimiento periódicamente verificando que no tenga fallas lógicas.

• ALCANCES Y LIMITACIONES

-LIMITACIONES DE UN PROYECTO

Las limitaciones en un proyecto son factores que probablemente coartarán las opciones de un jefe de proyecto.

Normalmente, las tres limitaciones principales son:

• Programación:

Medición del tiempo y secuencia de las tareas dentro de un proyecto. Una programación se compone principalmente de tareas, dependencias entre tareas, duraciones, delimitaciones e información del proyecto en función del tiempo. Por ejemplo, una fecha de finalización o una fecha límite.

• Recursos

Se refiere a las personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto, como un presupuesto predefinido.

• Ámbito

Es la combinación de todos los objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo necesario para llevarlos a cabo, por ejemplo, el requisito de que se desarrollen tres modelos de un producto.

Un cambio en una de estas limitaciones normalmente afecta a las otras dos y puede influir en la calidad global. Por ejemplo, reducir la duración del proyecto (programa) puede aumentar el número de trabajadores necesarios (recursos) y reducir el número de funciones que se pueden incluir en el producto (ámbito). El jefe de proyecto debe determinar si este equilibrio es aceptable. Este concepto se denomina "las triples limitaciones de la administración de proyectos" o "el triángulo del proyecto".

-ALCANCES DE UN PROYECTO

La primera tarea en el proceso de planeación de un proyecto es la definición de su alcance, es decir, la delimitación del trabajo a realizar para cumplir con los objetivos y desarrollar los entregables del proyecto. El alcance describe las fronteras de un proyecto, lo que el proyecto entregará y también lo que no entregará, describe los límites del mismo y lo que el proyecto va a entregar, qué información se necesita y qué partes de la organización se verán afectadas. Si se analizan las razones por las que un proyecto falla, comúnmente es el resultado de dos problemas.

Ya sea que el Gerente de Proyecto no dedicó el tiempo suficiente para definir el trabajo del proyecto y/o no se llevó a cabo un buen proceso formal de gestión de alcance (cambios). Es decir, aún si el Gerente del Proyecto hizo un buen trabajo al definir el alcance, la otra parte difícil viene cuando se debe gestionar el proyecto para cumplir con dicho alcance. Sin una apropiada definición del alcance en el proceso de definición del Proyecto, no se tendrá la oportunidad de gestionar efectivamente el alcance del mismo. Antes de iniciar el proyecto, es indispensable que el trabajo está entendido y que los responsables, tanto de la ejecución del proyecto como quienes recibirán los resultados del mismo, posean una visión clara de los resultados esperados, cuando se terminará, cuanto va costar, quién hará el trabajo, como se dará por terminado el trabajo, y cuales serán los beneficios.

La definición de su alcance es una herramienta vital para el Gerente del Proyecto, cuanto más grande el proyecto la importancia de dejar esta información explícitamente estipulada aumenta.

En definitiva, un proyecto en el que no se realiza una definición del alcance en forma correcta, es un proyecto condenado a grandes problemas en su planificación, ejecución y control, por lo que su probabilidad de éxito se reduce considerablemente.