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Auditoria De Inventarios

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Categoría: Negocios

Enviado por: Rebecca 15 junio 2011

Palabras: 6333 | Páginas: 26

...

oportuno y registro en la contabilidad

* Costo-Mercado, el más bajo

Pasos en la verificación de inventarios y del costo de los productos vendidos.

I. Examinar los riesgos inherentes, entre ellos el fraude.

II. Examinar el control interno sobre los inventarios y sobre el costo de los productos vendidos

III. Realizar pruebas sustantivas de los inventarios y del costo de las transacciones de productos vendidos.

I. Examinar los riesgos inherentes, entre ellos el fraude.

En general, los inventarios representan un activo con riesgos inherentes significativos. Algunos se deben a los riesgos del negocio que enfrentan los directivos. Entre ellos el de las pérdidas atribuibles a una mala calidad del producto, a obsolescencia o hurto. He aquí otros factores que influyen en el riesgo de error material en los inventarios:

1. Los inventarios constituyen a menudo un gran activo circulante de una empresa y están expuestos a errores y fraudes.

2. La profesión contable cuenta con numerosos métodos alternos para evaluar los inventarios puede recurrirse a varios con diversas clases de inventarios.

3. El cálculo de valor del inventario incide directamente en el costo de los productos vendidos y tiene mayor impacto en la utilidad neta del año. Por tanto, si los ejecutivos están propensos a presentar informes financieros falsos, el fraude seguramente consiste en inflar el inventario.

4. La determinación de la calidad del inventario, de su estado y valor por naturaleza una tarea más compleja y difícil que en la mayor parte de los otros elementos de la posición financiera. Muchos artículos (como joyas preciosas, piezas electrónicas sofisticadas y la construcción en progreso) plantean problemas serios de identificación y de valuación.

Si los auditores descubren un riesgo de fraude en los inventarios, se cercioraran de que conocen los programas y los controles hayan sido implementados. Por último, diseñaran los procedimientos adecuados para resolver el riesgo.

II. Examinar el control interno sobre los inventarios y sobre el costo de los productos vendidos.

1. Conocer el control interno.

El examen del control interno puede consistir en llenar un cuestionario, en escribir memorandos descriptivos o en preparar diagramas de flujo que muestren la estructura organizacional, así como el flujo de materiales y documentos. Con este conocimiento del control interno el auditor se familiarizara con los procedimientos de: comprar, recibir, almacenar, enviar artículos, controlar la producción conocer el sistema de contabilidad de costos y registros del inventario.

Los auditores analizarán la protección física de los inventarios. Se comunicara a la gerencia cualquier deficiencia en las instalaciones de almacenamiento, en el servicio de custodia o en el manejo físico que pueda ocasionar perdidas a causa del clima o incendios, de inundaciones o hurtos.

Las siguientes preguntas indican los asuntos que deberá incluir el examen de controles del inventario y del costo de ventas:

* Se llevan registros del inventario perpetuo para todas las clases de existencias?

* Se verifican los registros respectivos mediante comprobación física al menos una vez al año.

* Incluyen los procedimientos del inventario físico utilizar etiquetas pre numeradas y se lleva un registro de ellas.

* Se investigan las diferencias entre el conteo físico y el inventario perpetuo antes de ajustar los registros de este último.

* Hay un departamento de compras encargado de adquirir todos los materiales, los insumos y el equipo.

* Existe un departamento de recepción que procede los embarques recibidos?

* Los materiales y los suministros se custodian en un departamento de almacén y se emiten solo al recibir las requisiciones debidamente apropiadas?

2. Evaluar el riesgo de control y diseñar más pruebas de de controles.

Basándose en el conocimiento del control interno, los auditores determinaran los niveles planeados y evaluados del riesgo de control de varias afirmaciones de los estados financieros. Para apoyarlos quizá necesiten diseñar más pruebas de control para obtener información adicional respecto a la eficacia operativa de los controles del cliente.

La evaluación del riesgo inherente y de control servirá para planear la naturaleza, la oportunidad y el alcance de las pruebas sustantivas de los inventarios. Al diseñar se debe de tener en cuenta los tipos de errores que podrían encontrar junto con las debilidades del control interno.

Evaluar el riesgo de control y diseñar más pruebas de de controles.

Descripción del error | Ejemplo | Debilidades o factores del control interno que aumentan el riesgo de error |

Error en los costos del Inventario | Fraude: Error intencional en los costos de producción asignados al inventario.Error intencional en los precios del inventario. | Ineficiencia del consejo de administración, del comité de auditoria, de la alta dirección no favorece a una conducta ética . |

| Errores:Es error asignar a costos directos de mano de obra, de materiales y costos indirectos de la planta a componentes del inventario.Precios equivocados del inventario. | Sistema ineficiente de contabilidad de costos, no actualizar los costos estándar oportunamente.Controles ineficaces de validación de entradas en las bases de datos de costos del inventario. Supervisión ineficaz del personal que introduce precios. |

Error en las cantidades del Inventario | Fraude:Los componentes se roban y los asientos no reflejan hurta.Se inflan sistemáticamente las cantidades del inventario colocados en lugares o visitados por auditores. | Ineficiencia del consejo de administración, del comité de auditoria, de la alta dirección no favorece a una conducta ética. |

| Error:Error del inventario por el personal que participa en el inventario físico. | Controles o supervisión de ineficaces de del inventario físico. |

Reconocimiento temprano ( tardío) de las compras “ problemas de corte” | Fraude:Registro intencional de las compras en el periodo subsecuente. | Ineficiencia del consejo de administración, del comité de auditoria, de la alta dirección no favorece a una conducta ética. |

| Error:Registrar compras del periodo actual en el subsecuente. | Métodos ineficaces no relación de compras con los datos de recepción. |

3. Realizar más pruebas de controles.

Las pruebas que se centren en la eficacia de los controles sirven para evaluar y determinar si los auditores pueden apoyar los niveles planeados y evaluados en el riesgo de controlen las afirmaciones concernientes al inventario y al costo de los productos vendidos.

Otras pruebas comunes:

Examinar los aspectos significativos de una muestra de transacciones de compras.

Se verifican procedimientos clave de control en el ciclo de compras de cliente.

* Seleccionar una muestra de las transacciones de compra.

* Examinar la requisición de compra y otras autorizaciones de cada elemento de la muestra.

* Examinar la factura correspondiente del proveedor, informe de recepción y cheque de pagado para cada compra de la muestra.

* En las facturas de los proveedores se analizan la aprobación de los pagos, el flete y los términos de crédito, la distribución de cuentas y recalculan las multiplicaciones y las sumas.

* Se comparan las cantidades y los precios de las facturas, la orden de compra y el informe de recepción.

* Se rastrean los asientos del registro de facturas al mayor general y cualquier otro aplicable.

Examinar el sistema de contabilidad de costos.

El auditor debe familiarizarse con el sistema de contabilidad de costos. Los registros de contabilidad de costos pueden controlarse con las cuentas del mayor general o independiente del sistema general de contabilidad.

Hay varios métodos para determinar el precio del producto terminado. Pero en cualquier sistema se deben identificar los tres elementos del costo, el costo de materiales, costo de mano de obra y costo indirecto de fabricación. Estos pueden ser costos reales o estándares. Los auditores pueden revisar las tarjetas de horas laboradas y consultar salarios.

4. Reevaluar el riesgo de control y diseñar pruebas sustantivas.

La descripción y las pruebas e control interno de los inventarios y del costo de productos vendidos ofrecen evidencias respecto a los puntos fuertes y débiles del sistema. Con esta información el auditor reevalúa el riesgo de control en las afirmaciones de los estados financieros concernientes al inventario y costo de los productos vendidos. La evaluación del riesgo inherente y de control sirve entonces para diseñar las pruebas sustantivas aplicables a las compras.

Política o procedimiento de control interno | Pruebas comunes de la Política o procedimiento de control interno | Existencia o realización | Integridad | Derechos y Obligaciones | Variación y distribución | Presentación y revelación |

Separar las funciones de compras y la custodia del Inventario. | Observar e investigar del desempeño de varias funciones | x | x | x | x | x |

Usar requisiciones y ordenes de compra prenumeradas, recibir informes e incluir la secuencia de los documentos | Observar e investigar el uso de documentos prenumerados e inspeccionar la evidencia del riesgo de secuencia. | | x | | | |

Establecer procedimientos para autorizar las transacciones de compra, para conciliar las facturas con las ordenes de compra y recibir informes, verificar la veracidad administrativa de las facturas de compra. | Observar e investigar los procedimientos de compras, verificar una muestra de las transacciones de compra inspeccionando la evidencia de autorizaciones y de conciliaciones comparando con ordenes autorizadas y con informes de recepción y calculando importes de la factura | x | | x | x | |

Establecer un control del mayor para las existencias de materias primas, de productos en proceso y terminados, conciliar periódicamente con los registros de producción. | Inspeccionar los registros contables y de producción, así6 como algunas conciliaciones. | x | | x | x | x |

Establecer controles para el sistema de contabilidad de costos que acumula los costos correctos del inventario atendiendo a la orden de trabajo o al costo del proceso, ejemplo una revisión independiente de la acumulación de costos. | Inspeccionar la evidencia de las revisiones independientes de la acumulación de costos, calcular de nuevo el costo de los materiales consultando las requisiciones y las facturas de compra, los registros de mano de obra consultando los registros de tiempo y nómina y las tasas de aplicación de los costos indirectos. | | | | x | |

Analizar las variaciones respecto a los costos estándar y darles seguimiento | Inspeccionar los informes de inventarios y examinar la evidencia de seguimiento de las variaciones. | x | x | | x | |

Utilizar registros perpetuos para controlar inventarios | Investigar procedimientos del inventario perpetuo y verificar los registros consultando las facturas de compra, los informes de recepción y registros de producción. | x | x | | x | x |

Utilizar procedimientos apropiados para realizar el inventario físico. | Revisar las Instrucciones del Inventario y observar el proceso con que se efectúa. | x | x | x | x | |

Establecer controles físicos adecuados sobre las existencias. | Observar e investigar las políticas y los procedimientos e control físico. | x | | x | | |

III. Aplicar pruebas sustantivas al inventario y al costo de las transacciones de productos vendidos.

1. Conseguir listas de Inventarios y conciliarlas con el libro mayor.

El auditor obtendrá una cédula de listas de inventarios que conciliará en el mayor general y con los mayores auxiliares correspondientes. El objetivo en este paso consiste en cerciorarse de que los libros del inventario coincidan con el contenido de los estados financieros.

Objetivo de la auditoria:

Veracidad Administrativa.

2. Evaluar la planeación del inventario físico por parte del cliente.

Para hacer un inventario eficiente y adecuado se requiere una rigurosa planeación previa. Y si se formulan procedimientos se facilitará un conteo completo y bien controlado. El primer paso es seleccionar un empleado a menudo el contralor como encargado de la toma de inventario físico.

Al planear el inventario físico el cliente debe de tomar en cuenta:

* Una fecha adecuada.

* Suspender la producción de determinados procedimientos de la planta.

* Separar los productos obsoletos o defectuosos.

* Establecer el control del proceso de conteo empleando tarjetas u hojas.

* Lograr el corte adecuado en las transacciones de ventas y de compras.

* Contratar los servicios de ingenieros u otros especialistas que determinen la cantidad o la calidad de determinados productos o materiales.

Una vez ideado el plan se documenta y se comunica a través de instrucciones de instrucciones escritas al personal que levantara el inventario. Esta planeación se le entrega a los auditores que juzgaran su idoneidad, se incluyen instrucciones formuladas por el responsable del inventario (contralor). Al evaluar las instrucciones los auditores atenderán a la naturaleza y materialidad de los inventarios.

Objetivo de la auditoria:

Existencia.

Integridad.

Derechos.

Valuación.

3. Observar la realización del inventario físico y hacer conteos de prueba.

No compete a los auditores efectuar, controlar ni supervisar el levantamiento de inventario físico. Pero si les compete observar su realización. La observación incluye entre otras cosas:

* Determinar si todo el inventario utilizable esta dentro del conteo.

* Que los empleados cumplan las instrucciones escritas.

* Estar atentos ante una inclusión de mercancía obsoleta o dañada.

* Averiguar si el cliente controla debidamente las tarjetas del inventario.

Los auditores anotarán el número serial del último documento de recepción y de embarque emitido antes del inventario. Y si hay embarques o recepciones durante el conteo se eximirán y se harán conciliaciones pertinentes.

Durante la observación los auditores cuentan selectivamente algunos componentes del inventario En los documentos de trabajo se incluirá un numero representativo de los conteos de prueba para compararlos con la lista terminada de existencias.

Al comparar los conteos de prueba con las tarjetas existenciales, los auditores están atentos no solo a cantidades si no también en números de piezas, descripciones, unidades de medida y en otros aspectos del componente. Si hay errores de inmediato los empleados del cliente que están realizando el inventario harán de nuevo el conteo y las correcciones

Si por algún motivo los auditores no pueden estar presente en el inventario los auditores pueden expresar que no es posible obtener suficiente información fidedigna sobre los inventarios para expresar una opinión sobre la veracidad.

4. Revisar el corte de fin de año de las transacciones de compras y de ventas.

En corte preciso de las compras es uno de los factores más importantes cuando se verifican la existencia y la integridad del inventario de fin de año. Ya que si el ultimo día llega mercadería y se incluye en el inventario, pero la factura llega y se registra como hasta el siguiente mes hay un error, y caso contario llegue antes la factura se registre la compra a fin de mes pero la mercadería se registra en el inventario el mes siguiente es un error también.

Los auditores deben verificar con una prueba las facturas de compras y los informes de recepción durante varios días antes y después de la fecha del inventario.

Otro método es verificar si las facturas de compras con los informes de recepción de embarques recibidos al final del periodo, y determinar si se registraron en el mismo periodo.

Objetivo de la auditoria:

Existencia.

Integridad.

Derechos.

Veracidad administrativa.

5. Conseguir una copia del inventario físico terminado, verificar su veracidad administrativa y vigilar los conteos de prueba.

Al verificar multiplicaciones y los totales en la lista final, quizá descubran errores en los inventarios físicos. Cotejan el inventario físico terminado con los conteos de prueba revisan si hay tarjetas alteradas o ficticias, concilian las secuencias de los números de tarjetas en las listas del inventario físico.

Otra prueba de veracidad administrativa del inventario físico es conciliar los conteos con el libro de inventarios.

Objetivo de la auditoria:

Existencia.

Integridad.

Derechos.

Veracidad administrativa.

6. Evaluar los criterios y los métodos con que se fijan los precios del inventario.

Los auditores deben de determinar el si los criterios y los métodos con que se fija el inventario concuerdan con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Por medio de tres preguntas:

Que método de fijar para fijar precio utiliza el cliente?

En esta hay varios sistemas de fijación de precios, Peps , identificación especifica, primedio ponderado, y costo estándar .

El UEPS, no es un método aceptado en las NIC.

Es el método igual que el empleado en años anteriores?

Si hubiese un cambio debe de haber una justificación y una nota. Y los auditores incorporaran en su informe un párrafo explicativo sobre la ausencia de uniformidad entre dos años.

El método escogido por el cliente ha sido aplicado uniforme y fielmente en la práctica?

Esta se refiere a la aplicación congruente y exacta del método de Valuación,

Objetivo de la auditoria:

Valuación.

7. Verificar los precios de los inventarios.

Se verifica fácilmente utilizando las facturas de compra. Los procedimientos de verificación de valores que se asignan a los productos en proceso a los productos terminados, no son tan simples y sencillos como los que se asignan a la materia prima o mercancías que tenemos las facturas con el precio. Se verifica el precio consultando el registro de contabilidad de costos de material directo acumulado, de mano de obra directa y de costos indirectos.

La regla del costo o valor de mercado menor.

Los inventarios no deben mantenerse en un volumen mayor del valor neto realizable. La regla de costo o valor de mercado menor es un medio común para medir alguna perdida en el inventario.

Objetivo de la auditoria:

Valuación.

8. Efectuar métodos analíticos.

Los errores materiales del inventario pueden detectarse mediante métodos analíticos que verifican la verosimilitud general de las cifras. Si el cliente tiene vario almacenes, se puede realizar comparando utilidades por almacén, otra prueba útil es calcular la rotación del inventario, Una disminución en la rotación indica la posibilidad de obsolescencia o de volúmenes excesivos de existencias.

Si se analizan los registros de inventarios perpetuos también se pueden detectar productos obsoletos.

La comparación de transacciones puede revelar variaciones inusuales en las cantidades adquiridas.

Objetivo de la auditoria:

Existencia.

Integridad.

Derechos.

Valuación.

9. Determinar si algunos inventarios han sido pignorados y revisar los compromisos de compra y de venta.

Al verificar las existencias los auditores determinan si algunos productos han sido pignorados o si están sujetos a gravámenes. Se descubre la pignoración para obtener préstamos bancarios, cuando se confirman los saldos y los adeudos bancarios.

Casi siempre hay acceso fácil a los compromisos de compra ya que esta información es indispensable para que se mantenga el control diario de la posición del inventario y del flujo de efectivo.

Las cantidades de compromisos se revisaran a la luz de la demanda actual y futura , si las cantidades parecen excesivas según criterios el auditor deberá buscar información más amplia a esta fase de operaciones. No es necesario incorporar estos compromisos a los estados financieros.

Objetivo de la auditoria:

Valuación.

Presentación.

10. Determinar si algunos inventarios han sido pignorados y revisar los compromisos de compra y de venta.

Uno de los factores más importantes en la presentación de estados consiste en mencionar el método o métodos con que se fija el precio del inventario.

Otros aspectos importantes de mencionar son:

* Cambios en el método de valuar inventarios. Indicando el efecto y la justificación monetaria.

* Las clasificaciones del inventario. Ejemplo: Producto en proceso, producto terminado y materias primas.

* Los detalles de los acuerdos relacionados con la pignoración del inventario.

* Deducción de la valuación de la estimación para perdidas del inventario.

* Existencia y condiciones de los compromisos de compra del inventario.

Objetivo de la auditoria:

Presentación.

Aplicación práctica de una prueba sustantiva.

Evaluar la planeación del inventario físico por parte del cliente.

Como auditores vamos a juzgar su idoneidad, y vamos a evaluar las instrucciones de una compañía que realizará inventario al final de un periodo.

PROCEDIMIENTOS

PROGRAMACION DEL INVENTARIO

Paso 1

La Gerencia General y contabilidad dispondrá la oportunidad en que deba realizarse el Inventario General, que de preferencia deberá ejecutarse en la segunda quincena del mes de Setiembre de cada año.

PREPARACION DE INVENTARIO

Paso 2

El Contador General comunicará mediante Memorándum dirigido a Recursos humanos y al supervisor de bodega la ejecución del inventario con indicación de la fecha, hora, así como las demás instrucciones que se consideren necesarias.

Paso 3

El supervisor de bodega procederá a:

Se preparará la bodega para la toma de inventario, poniendo especial énfasis en el orden y limpieza.

Designará al personal que deberá atender al equipo de inventario.

Adoptara las acciones pertinentes para contar con medios adecuados para la realización eficiente del inventario.

Paso 4

El Dpto. de Contabilidad, teniendo en cuenta la planificación efectuada sobre los inventarios a realizarse dispondrá de:

* El nombramiento del encargado del inventario de la bodega así como la conformación de los grupos para el proceso de inventario.

* Entregará al personal de inventario la Hoja de Instrucciones para la Toma de Inventario

* Entregará al equipo de inventario las fichas de toma de Inventario

* Coordinará con el encargado de bodega la movilidad y la entrega de útiles de inventario y otros elementos necesarios para efectuar la labor.

Paso 5

El jefe del Dpto. de Contabilidad cursará con la anticipación pertinente, un memorándum de nombramiento y notificación a los jefes de equipo con la finalidad de que estos se encuentren listos para efectuar la labor requerida.

Paso 6

El Supervisor de bodega verificará que el proceso informatizado de información de la bodega, se encuentre debidamente al día, lo que permitirá verificar la existencia de la bodega según registros.

Paso 7

El Contador general y el Supervisor de bodega se reunirá con el personal que efectuará la toma de inventario y explicará los mecanismos, procedimientos y demás instrucciones necesarias para efectuar la labor debiendo absolver las dudas que pudiera tener el equipo de inventario. En esta reunión previa se designará los grupos de trabajo así como la estrategia y forma de efectuar la labor en la bodega. Se entregará asimismo el material de trabajo necesario para la labor de campo a realizar.

EJECUCION DE INVENTARIO

Paso 8

En el día, lugar y hora señalados se reunirán el supervisor de bodega con el Contador General y personal a su cargo en la bodega por inventariar, con la autorización correspondiente, dejando copia de la misma al supervisor de bodega.

Paso 9

El Supervisor de bodega en su caso dará las instrucciones necesarias sobre el movimiento de bodega con el objeto de poder efectuar la labor sin ningún tipo de complicaciones. En este paso el bodeguero encargado deberá transportar los materiales pendientes de entrega a la zona de despacho debiendo estos corresponder a los de las notas de salida del corte documentario. En el caso de los materiales pendientes de ingreso a la fecha del corte documentario, deberán ser internados y ubicados en el lugar que les corresponda. En caso de que el inventario se efectúe en movimiento antes de proceder al ingreso o salida de un material, el bodeguero deberá comunicar al jefe de equipo para que este proceda a controlar e inventariar los materiales que se procesan, debiendo este, en todos los casos anotar su visto en los documentos de almacén y anexo de corte documentario. El bodeguero intervendrá en el inventario solo para indicar el lugar donde se encuentran ubicados los bienes y para aclarar aspectos requeridos por el equipo inventariador.

Paso 10

Seguidamente se procederá a efectuar el corte documentario debiendo firmar el jefe de equipo todas las notas de ingreso y salida que se encontrasen en proceso de trámite anotando en un documento denominado Corte de Inventario la relación de los documentos antes señalados y demás ocurrencias necesarias previas al inicio de la labor de conteo. Dicho documento será suscrito por el Contador general , jefe de equipo y Supervisor de la bodega.

Paso 11

Una vez concluido el corte documentario, el encargado de bodega procederá a ingresar al sistema informatizado las notas de ingreso y salida de de la bodega por tramitar que figuran el en documento Corte de Inventario. El jefe de equipo procederá a verificar el ingreso de esta información en el aplicativo de inventario, procediéndose a imprimir el listado oficial de toma de inventario el cual será emitido en los siguientes ejemplares:

_ Original: Jefe de equipo

_ Copia: Supervisor de bodega

Los listados en mención serán desglosados una vez concluido el proceso físico de inventario.

Paso 12

Una vez concluido el corte documentario físico el personal inventariador procederá a ubicarse en los stands o zonas asignadas procediendo el conteo de los materiales de acuerdo a lo indicado en el instructivo recibido.

Paso 13

El inventario será al “ barrer “ y se realizará por parejas, donde uno contará y otro apuntará en las hojas de trabajo en filas debidamente ordenadas consignando los nombres de los inventariadores y la fecha en cada una de las hojas. El proceso de anotación deberá contener el código del ítem, la cantidad encontrada y el código de ubicación de ser el caso. Seguidamente la persona que cuenta anotará en la tarjeta de control visible la fecha de inventario, el término inventario en la descripción, la cantidad inventariada y un visto que evidencie la labor efectuada. En el caso de no existir o encontrarse deteriorada la tarjeta de control visible, recomendará al bodeguero para que la sustituya.

Al término del día se entregarán las hojas de trabajo al jefe de equipo quien las custodiará hasta el día siguiente.

Paso 14

Una vez concluida la labor de conteo de los materiales el personal inventariador suscribirá todas las hojas de trabajo procediendo a entregar el supervisor de bodega dichos documentos. El supervisor de bodega podrá ir requiriendo hojas de trabajo terminadas a medida que transcurre el inventario con la finalidad de ir adelantando su trabajo de centralización de datos.

Paso 15

El jefe de inventario o el jefe de equipo en su caso procederán al traslado de los datos contenidos en las hojas de trabajo al listado de control de inventario en original y copia siguiendo el procedimiento que se detalla:

a) Se verificará la cantidad inventariada con el saldo que figura en el listado.

b) En caso de encontrarse diferencia, inmediatamente se efectuará el reconteo en presencia del jefe de inventario y el jefe de de bodega.

c) De persistir la diferencia esta será refrendada por el jefe de inventario y el bodeguero en la línea correspondiente del listado.

Paso 16

Terminada la labor de verificación, al final de los listados deberán suscribirlos necesariamente el supervisor de bodega haciendo un resumen de los faltantes y sobrantes.

Se procederá seguidamente a desglosar el listado en original y copia entregando al encargado de la bodega el ejemplar que le corresponde.

Paso 17

Al finalizar el proceso de inventario físico el equipo de inventariadores entregará al Contador General. Toda la documentación de trabajo,base de constatación del inventario será archivada.

RESULTADO DE INVENTARIO

Paso 18

El Contador General en función a los papeles de trabajo elaborará un informe de inventario que será entregado a la Gerencia General, y la gerencia de Recursos Humanos y Servicios Generales para que esta determine el destino de las diferencias de inventario previo análisis e instancias que correspondan en estos casos.

Paso 19

El supervisor de bodega será notificado para que proceda a procesar las diferencias de inventario en sistema con las correspondientes Notas de Ingreso y Salida por diferencias de Inventario. El Departamento de Contabilidad de igual forma procederá a contabilizar y procesar en el registro de sistema valorado de bodega dichas diferencias contra una cuenta denominada variaciones de inventario positivas o negativas según sea el caso.

Paso 20

La Gerencia General y Gerencia de Recursos humanos en función al resultado de inventario, solicitará al supervisor bodega un informe que determine las causas de las variaciones. Deberá tener en cuenta los criterios que se detallan a continuación:

Sobrantes de Inventario:

Determinar su origen, principalmente por las siguientes causas:

a) Documento fuente no registrados en el sistema informático.

b) Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo comprobante de salida.

c) Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.

Cuando los sobrantes tengan su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en bien similar entregado. En este caso se procederá a realizar el ajuste correspondiente el mismo que será verificado por el jefe de inventario.

Faltantes de inventario:

En este caso se determinará lo siguiente:

a) Faltantes por merma: Tratándose de bienes sólidos o líquidos que por su

naturaleza se volatilizan, será aceptada siempre y cuando esté dentro de la

tolerancia establecida.

b) Faltantes por negligencia o sustracción: El bodeguero o servidor a cargo

de la custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida.

c) Faltantes por volumen de movimiento: En estos casos se determinará los

que corresponden a instrumentos de medida y/o en cantidad dentro de márgenes aceptables.

Paso 21

En razón a los informes mencionados y a otros elementos de juicio que considere conveniente procederá a determinar el destino de las diferencias.

Paso 22

La Gerencia de Recursos humanos y contabilidad tomará medidas que el caso amerite debiendo en todo caso comunicar al Departamento de Contabilidad el resultado del destino de las diferencias para que este proceda a contabilizar según corresponda.

Paso 23

El departamento de contabilidad informará a la Gerencia General el resultado del inventario para su conocimiento y fines consiguientes.

Procedimiento de toma de inventarios:

INSTRUCCIONES PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ALMACENES

A SER ENTREGADO AL PERSONAL QUE CONFORMA EL EQUIPO DE INVENTARIO

Para la toma de inventario general se seguirá los siguientes pasos:

1.- El personal inventariador previamente a la ejecución del inventario, se reunirá con el supervisor de bodega con la finalidad de recibir instrucciones y absolver dudas sobre la realización del trabajo de campo. En esta reunión se le entregará el material de trabajo necesario e instructivo que le permita llevar eficientemente la labor encomendada.

2.- El personal inventariador se presentará ante su jefe de equipo en el día, lugar y hora señalado

Portando el material entregado por el supervisor de bodega para la ejecución del trabajo. En este paso el supervisor de bodega procederá a asignar las zonas de trabajo que deberá cubrir el grupo de trabajo así como otras indicaciones necesarias antes de proceder a efectuar el inventario.

3.- El personal de inventariadores deberá anotar los datos de cabecera de las fichas de inventario en todas las hojas que le sean entregadas las mismas que constituyen papeles de trabajo del inventario realizado y que servirán como sustento del trabajo realizado.

4.- El inventario será al barrer y se realizará por parejas, donde uno contará y otro apuntará en las fichas de inventario en filas debidamente ordenadas consignando la fecha que corresponda al inventario.

5.- El proceso de conteo involucrará las acciones de contar, medir, pesar y otras acciones que permitan la constatación física de los ítems inventariados. En caso de dudas respecto al conteo se solicitará la presencia del encargado de almacén para absolver las interrogantes.

6.- El proceso de anotación deberá contener el código del ítem, la cantidad encontrada y el código de ubicación de ser el caso. Seguidamente la persona que cuenta anotará en la tarjeta de control visible, en el campo de descripción: “Inventario de fecha......... ” y así mismo anotará la cantidad inventariada y un visto que evidencie la labor efectuada. En el caso de encontrarse deteriorada la tarjeta de control visible, recomendará al almacenero para que la sustituya.

Al término del día se entregarán las Fichas de inventario al jefe de bodega quien las custodiará hasta el día siguiente.

7.- En el caso de bienes inventariados que tuvieran diferencias los inventariadores procederán al reconteo en presencia del jefe de inventario y almacenero para confirmar o corregir el trabajo efectuado.

8.- Una vez concluida la labor de conteo de los materiales el personal inventariador suscribirá todas las fichas de inventario procediendo a entregar al jefe de equipo dichos documentos. El jefe de equipo podrá ir requiriendo dichas fichas terminadas a medida que transcurre el inventario con la finalidad de ir adelantado su trabajo de centralización de datos.

9.- Al finalizar la labor de inventario determinada por el jefe de equipo, el personal inventariador procederá a devolver el material que se le entregó para la realización de su trabajo debiendo los mismos firmar el descargo correspondiente.

FICHA DE TOMA DE INVENTARIO EXISTENCIAS

Datos del personal de inventario

Página Nº

Fecha:

Apellidos y Nombres:

Apellidos y Nombres:

Código

Código Ítem Und. Cantidad

Observaciones

Contado por Anotado por Supervisor de bodega

INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS DICIEMBRE 20…..

CORTE DOCUMENTARIO

INVENTARIO DE SUMINISTROS BODEGA

En la fecha del Corte Documentario, se han encontrado los siguientes documentos no tramitados en el registro del sistema informático de la bodega

Nota de Ingresos

NRO. FECHA ITEM DESCRIPCIÓN U.M CANTIDAD

Nota de Salida

NRO. FECHA ITEM DESCRIPCIÓN U.M. CANTIDAD

Dichos documentos serán ingresados en la fecha, para a proceder a la emisión del listado definitivo que servirá de base para la Toma del Inventario. San José........ Setiembre 20………

................................ ................................ ..........................................

SUPERVISOR DE BODEGA CONTADOR GENERAL

ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS

SETIEMBRE 20…..

BODEGA

En la .......................................................................... a los ................ días del mes de Setiembre

20....., se reunieron las siguientes personas: ...................................................., Responsable del

Inventario, Sr................................................., Jefe de Bodega con la finalidad de dar inicio al

Inventario de Suministros y Repuestos, programado por la Alta Dirección de nuestra Empresa, con el fin de realizar el Inventario General.

El Inventario será llevado a cabo por las siguientes personas:

- Sr. ..................................................

- Sr. ................................................. .

- Sr. .................................................

- Sr. .................................................

- Sr. .................................................

- Sr. .................................................

El Inventario será efectuado, siguiendo los métodos y procedimientos establecidos.

El Inventario tendrá una duración de un día; para lo que, el personal del Área de bodegas está en la obligación de prestar las mayores facilidades para llevar a cabo dicha actividad. En conformidad a la presente se suscribe el presente documento:

.......................................... .. ................................ ........................................

SUPERVISOR DE BODEGA CONTADOR GENERAL

ACTA FINAL DEL INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS

BODEGA:

En la ............................................., a los ............. días del mes de Setiembre de 20…......., se reunieron las siguientes personas : .............................................., Responsable del Inventario, Sr........................................................,Supervisor de con el objeto de dar por finalizado el Inventario de Suministros.

En dicho Inventario se siguieron las instrucciones pre-establecidas que se mencionan en el Acta de Inicio de Inventario. El personal comprometido para tal efecto cumplió con su objetivo, habiéndose realizado el curso del Inventario según lo programado con los respectivos papeles de trabajo. En señal de conformidad de las existencias encontradas, así como de los faltantes y sobrantes que han sido verificados, se suscribe el presente documento. Forma parte de la presenta acta el Informe Nro.............., respecto al resultado del inventario , el mismo que será elevado a la Gerencia de Administración y Finanzas para los fines pertinentes.

......................................... ................................ ......................................

CONTADOR GENERAL.

Introducción

A través del presente trabajo vamos a enfocarnos en todos los aspectos relacionados con la auditoria de Inventarios y específicamente dar a conocer el proceso que se debe realizar para llevar a cabo la auditoria de Inventarios.

Se va a definir del concepto de inventarios, objetivos de la auditoria, los tres pasos a seguir:

* Examinar riesgos inherentes, entre ellos el fraude.

* Examinar el control interno sobre los inventarios y sobre el costo de los productos vendidos

* Realizar pruebas sustantivas de los inventarios y del costo de las transacciones de productos vendidos.

Por último haremos la Aplicación práctica de una prueba sustantiva.

Conclusiones.

El presente trabajo ha sido de gran importancia ya que nos ha permitido poder recopilar todo un marco teórico de información sumamente valiosa, cuyo objetivo es servirnos de herramienta o guía para aplicar dentro de las funciones laborales de auditoria, con miras al crecimiento de nuestro conocimiento y desempeño profesional.

Se han podido refrescar todos aquellos aspectos relevantes que se deben de considerar dentro de la planeación para elaboración de una auditoria de inventario.

Y hemos podido poner en práctica un ejemplo práctico sobre una prueba sustantiva, permitiéndonos demostrar lo aprendido en la realización de este proyecto.

UNIVERSIDAD AMERICANA

Auditoria I

PROFESORA:

INGRID VILLALOBOS

AUDITORIA DE LOS INVENTARIOS Y DEL COSTO DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS.

ESTUDIANTES:

Hazel Chinchilla Gutiérrez.

Edwin Mora

Michael Díaz Segura.

San José, Costa Rica

Noviembre, 2009