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Auditoria

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: tomas 11 junio 2011

Palabras: 17950 | Páginas: 72

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caja, auditoria de inventario, etc.

Auditoria detallada: En este tipo de auditoría se trata de investigar y analizar los sistemas de control interno y de contabilidad, establecidos en la empresa, así como establecer las pruebas selectivas para examinarlos, determinar los procedimientos de auditoría que se van a aplicar a cada una de las áreas e, igualmente, su extensión y oportunidad.

ACTIVO

Un activo es un recurso controlado por una entidad, identificado, cuantificado en términos monetarios y del que se esperan fundadamente, beneficios económicos futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad.

Recurso controlado por una entidad: Un activo es controlado por una entidad, cuando ésta tiene el derecho de obtener para sí misma, los beneficios económicos futuros que derivan del activo y de regular el acceso de terceros a dichos beneficios. Todo activo es controlado por una entidad determinada, por lo que no puede ser controlado simultáneamente por otra entidad.

Identificado: Un activo ha sido identificado, cuando pueden determinarse los beneficios económicos que generará a la entidad.

Lo anterior se logra cuando el activo puede separarse para venderlo, rentarlo, intercambiarlo, licenciarlo, transferirlo o distribuir sus beneficios económicos.

Cuantificado en términos monetarios: Un activo debe cuantificarse en términos monetarios confiablemente.

Beneficios económicos futuros: Representan el potencial de un activo para impactar favorablemente a los flujos de efectivo de la entidad u otros equivalentes, ya sea de manera directa o indirecta. Los equivalentes de efectivo comprenden valores a corto plazo, de alto grado de liquidez, que son fácilmente convertibles en efectivo y que no están sujetos a un riesgo significativo de cambios en su monto.

La capacidad de generar beneficios económicos futuros, es la característica fundamental de un activo. Este potencial se debe a que el activo interviene en el proceso productivo, constituyendo parte de las actividades operativas de la entidad económica; es convertible en efectivo o en otras partidas equivalentes; o bien, tiene la capacidad de reducir costos en el futuro, como cuando un proceso alterno de manufactura reduce los costos de producción.

Un activo debe reconocerse en los estados financieros, sólo cuando es probable que el beneficio económico futuro que generará, fluya hacia la entidad.

Derivado de operaciones ocurridas en el pasado: Todo activo debe reconocerse como consecuencia de operaciones que han ocurrido en el pasado; por lo tanto, aquellas que se espera ocurran en el futuro, no deben reconocerse como un activo, pues no han afectado económicamente a la entidad.

TIPOS DE ACTIVOS

Atendiendo a su naturaleza, los activos de una entidad pueden ser de diferentes tipos:

a. Efectivo y equivalentes;

b. Derechos a recibir efectivo o equivalentes;

c. Derechos a recibir bienes o servicios;

d. Bienes disponibles para la venta, o para su transformación y posterior venta;

e. Bienes destinados para su uso, o para su construcción y posterior uso, y

f. Aquellos que representan una participación en el capital contable o patrimonio contable de otras entidades.

Consideraciones adicionales

No todos los activos se adquieren generando un costo; existen las donaciones o adquisiciones a título gratuito que, al cumplir con la definición de un activo, se reconocen como tales.

Para reconocer un activo debe atenderse a la sustancia económica por lo que, no es esencial que esté asociado a derechos de propiedad legal o que tenga la característica de tangibilidad.

La vida de un activo está limitada por su capacidad de producir beneficios económicos futuros; por lo tanto, cuando esta capacidad se pierde parcial o totalmente, debe procederse a disminuir o eliminar el valor del activo, reconociendo en el estado de resultados un gasto en la misma medida. Cuando exista incertidumbre en cuanto a la baja de valor de un activo debe determinarse una estimación.

Una estimación representa la disminución del valor de un activo cuya cuantía o fecha de ocurrencia son inciertas y debe reconocerse contablemente, después de tomar en cuenta todo la evidencia disponible, cuando sea probable la existencia de dicha disminución a la fecha de valuación. Ejemplos de esto son, las estimaciones para cuentas incobrables y para obsolescencia de inventarios, así como la pérdida por deterioro en el caso de activos fijos e intangibles.

Un activo contingente es aquel surgido a raíz de sucesos pasados, cuya posible existencia ha de ser confirmada sólo por la ocurrencia o, en su caso, por la falta de ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro que no están enteramente bajo el control de la entidad. Por lo tanto, este tipo de activos no deben reconocerse dentro de la estructura financiera de la entidad, pues no cumplen esencialmente con las características de un activo.

CONTROL INTERNO

El propósito básico del control interno es el de promover la operación eficiente de la organización. El sistema del control interno consta de todas las medidas empleadas por una organización para:

1. Proteger los activos en contra el desperdicio, el fraude, y el uso ineficiente.

2. Promover la exactitud y la confiabilidad en los registros contables.

3. Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la compañía.

4. Evaluar la eficiencia de las operaciones.

Es decir, el control interno está formado por todas las medidas que se toman para suministrar a la administración la seguridad de que todo esté funcionando como debe.

El control interno también puede verse como un plan de organización, un conjunto de métodos y procedimientos que se adaptan en una empresa para salvaguardar sus activos, al obtener información financiera útil, promoverán la eficiencia operacional y la ejecución de las operaciones en congruencia con las políticas establecidas por la administración. Hay algunos elementos del control que es preciso ponderar para su impacto y relación con la contabilidad, si bien es cierto, el control interno como tal es una creación de los contadores, pues el control es una función administrativa claramente determinada. Esos elementos son los sistemas de información y comunicación que deben existir en la empresa para establecer un adecuado control. Recordamos que la contabilidad es un sistema de comunicación de información financiera. El control es un elemento de retroalimentación, dentro de un modelo que concibe a la empresa como un sistema.

Las decisiones que toma la administración se convierten en políticas de la empresa. Para ser efectivas estas políticas deben ser trasmitidas a toda la organización y ser respaldadas en forma consistente. Los controles internos ayudan a salvaguardar el cumplimiento de las políticas de la entidad.

El diseño e implantación de un sistema de control interno en la organización debe hacerse integralmente, es decir, enlazar los aspectos administrativos, contables y de comprobación interna. En este proceso debe tenerse presente la relación costo-beneficio de las medidas de control interno.

Para IMCP (Instituto Mexicano de Contadores Públicos), el control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adaptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificando la exactitud y confiabilidad se su información financiera, promover eficiencia operacional y provocar adhesión a las políticas prescritas por la administración.

Los directivos y supervisores pueden instrumentar controles de tres tipos básicos:

Pre control: También llamado a prior, este se realiza antes de que el trabajo sea ejecutado. El pre control elimina desviaciones significativas antes de que estas ocurran, se inicia en el momento de la planificación o programación.

Control Concurrente: Llamado también concomitante, de ejecución o control permanente, se ejerce en forma continua mientras dura el proceso. El control concurrente se relaciona con el desempeño humano y con áreas tales como el rendimiento del equipo de trabajo o de un departamento; para que la ejecución discurra conforme a lo programado.

Pos control: Consuntivo, a o retro-alimentario: este se centra en el desempeño organizacional pasado con el objeto de comparar el realizado con los objetivos previstos. El mayor defecto de este tipo de control es que el daño ya está hecho cuando el administrador ya tiene la información, peor si es un problema grave.

Características de un buen Control Interno.

El control interno es un factor extremadamente crítico en el logro de los objetivos generales, y su efectividad depende de la formación recibida. Para lograr resultados óptimos de los sistemas de control, los mismos deben poseer ciertas características que según Rodríguez (1995), son los siguientes:

✓ Deben ser oportunos: un control es oportuno cuando se dispone de él en el momento apropiado.

✓ Seguir una estructura orgánica: la función del control no puede sustituir una estructura organizacional. No se puede cambiar o rotar los niveles jerárquicos de información.

✓ Ubicación estratégica: No es posible fijar controles para cada aspecto de un organismo, aún cuando este sea de pequeña o de medianas magnitudes; por lo que es necesario establecer controles en ciertas actividades siguiendo un criterio estratégico.

✓ Un control debe ser económico: Este punto se refiere al aspecto de que cuando hay un control excesivo, este punto puede ser gravoso y ocasionar un efecto sofocante en el personal.

✓ Revelar tendencias y situaciones: Los controles que exponen la situación actual de una fase específica de una actividad son relativamente fáciles de preparar, que sólo son necesarios los controles que muestren periódicamente la actividad por controlar.

✓ Hacer resaltar la excepción: Existen dos razones de por qué un sistema de control efectivo acentúa la excepción a las normas del proceso. La primera es la cantidad de información producida, que aún en pequeñas empresas es tan extensa que hace difícil, si no imposible, determinar la importancia de toda la información. La segunda, cuando se resalta la excepción a los procesos de control de la información presentada al administrador, su atención se enfoca hacia aquellos aspectos que requieren una acción correctiva y no así a las verdaderas causas que conllevan a esta excepción.

Control Integral de Gestión.

Es a partir de los planes y estrategias generales, que se seleccionan y precisan los programas específicos que se llevaran adelante, se formulan en detalle los presupuestos pertinentes, se llevan a cabo tácticamente las operaciones programadas y presupuestas, se efectúan mediciones, mediciones y se analizan incesantemente el desempeño alcanzado, detectando, interpretando y tratando de corregir las desviaciones entre las metas, los resultados reales y los resultados planificados, programados, presupuestados estandarizados, o simulados (en términos cualitativos, monetarios y no monetarios).

Para ello la estructura organizacional del sistema de control de gestión debe estar inmersa en la estructura organizativa de la empresa, y permitir el control periódico tanto de los recursos ocupados por cada centro de responsabilidad como de la contribución de cada programa en marcha, a los objetivos y metas. Para lograr esto los administradores deben ponerse de acuerdo sobre el conjunto de resultados globales a encontrar, esto significa simplemente, lograr aumentar la productividad (calidad, eficiencia y efectividad), y la competitividad (creando ventajas competitivas sostenibles), como vías para lograr mayores niveles de rentabilidad y liquidez, manteniendo el riesgo bajo un cierto umbral consecuente con la rentabilidad, lo cual no es posible sin un adecuado manejo gerencial de lo tecnológico, lo económico, financiero, lo humano y lo político.

Controles Contables.

Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y fiabilidad de los registros financieros; y deben diseñarse de tal manera que brinden la seguridad razonable de que:

❖ Las operaciones se realizan de acuerdo con autorización de la administración.

❖ Las operaciones se registran debidamente para:

❖ Facilitar la preparación de estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

❖ Lograr salvaguardar los activos.

❖ Poner a disposición información suficiente y oportuna para la toma de decisiones.

❖ El acceso a los activos solo se permite de acuerdo con autorización de la

ACTIVO CIRCULANTE

El activo circulante es también denominado como activo corriente o activo comercial.

Está compuesto principalmente por aquellos elementos que permiten un ciclo cíclico de explotación de la empresa, es decir se refiere a inversiones cíclicas.

El activo circulante depende de decisiones a corto plazo por lo tanto los elementos de los que está compuesto se encuentran en actividad continua sin vincularse de manera permanente a la unidad económica.

El objetivo principal que persigue el activo circulante es generar el máximo beneficio posible de la explotación.

El activo circulante se convierte en liquidez a través de los procesos de venta y cobros normalmente a corto plazo.

Este activo puede constituir dos tipos de inversiones en la empresa, funcionales o anti funcionales. Las inversiones funcionales son normales, es decir cuando se cumplen los plazos de venta y cobro acordados. Las inversiones anti funcionales indican pérdidas.

El activo circulante se puede clasificar según el grado de disponibilidad de sus elementos en:

Disponible: agrupa aquellos elementos de liquidez instantánea, es decir, el dinero, por lo tanto incluye los elementos de tesorería.

Exigible: constituida por aquellos elementos patrimoniales que recogen derechos de cobro de la empresa y que esta puede exigir su conversión en disponibilidades líquidas respetando los plazos de pagos convenidos. Recogen los elementos referidos a clientes y deudores.

Realizable: recoge aquellos elementos cuya transformación en disponibilidades liquidas está supeditada a su realización.

Los conceptos habituales de activo circulante, en que se clasifica son:

a. Efectivo en caja y Bancos: El efectivo mostrado como circulante debe estar sujeto a libre disposición y sin restricciones. En caso de que el efectivo o parte de él esté destinado a operaciones diferentes a las del ciclo financiero a corto plazo, no debe incluirse como circulante.

b. Inversiones temporales: El enunciado en el balance debe indicar la forma en que esté hecha la inversión, por ejemplo bonos, acciones, etc.; debe indicarse también el método de valorización: al costo, a costo, etc. Para ser presentadas como inversiones circulantes tienen que estar sujetas a liquidez más o menos inmediata.

c. Inventarios: Los inventarios representan inversiones destinadas a la venta o a la producción para su venta posterior. Así, por ejemplo productos terminados, refacciones, materias primas y materiales indirectos de producción que se consuman dentro del ciclo normal de operaciones. El costo puede determinarse de acuerdo al sistema y método que cada empresa en particular seleccione tomando en cuenta sus características. Los sistemas y métodos deben de ser aplicados en forma consistente a menos que se presenten cambios en las condiciones originales. Los inventarios pueden valuarse conforme a método de costo identificado, costo promedio, primeras entradas − primeras salidas PEPS, últimas entradas − primeras salidas UEPS y detallistas. Los inventarios que sean obsoletos, dañados o de lento movimiento deben valorizarse a su valor de realización.

d. Cargos diferidos a corto plazo: Los cargos diferidos a corto plazo representan erogaciones que deben ser aplicadas a gastos o costos de periodos futuros, por lo que tienen que mostrarse en el balance a su costo no devengado. Es decir, se acostumbra mostrar únicamente la cifra neta y no la cantidad original deducida de la parte ya devengada. Este grupo lo forman principalmente los pagos anticipados, como primas de seguros, rentas anticipadas, etc., que van a ser usados dentro del término de un año o en el ciclo financiero a corto plazo.

CONTROL INTERNO DEL ACTIVO CIRCULANTE

Efectivo: El control interno del efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas administrativas que permiten consistencia permanente en el tratamiento de todas y cada una de las operaciones que genera el efectivo en caja y bancos, con el fin de informar la exactitud de sus resultados.

Inventario: Se establece un sistema de control interno, con el fin de evitar errores, fraudes, descuidos, y desperdicios. Uno de los mejores medios de control, es el designar personas con distintas responsabilidades en los trabajos afines: hacer los pedidos, recibirlos, almacenarlos, hacer pagos, los registros de salida y de existencias. El sistema de control interno de inventario de mercancías debe proporcionar un método que obligue a cada persona que reciba mercancías, a responder por ella y que el saldo de la cuenta sea igual a la existencia.

Inversiones: Figurarán bajo el titulo de valores negociables en el grupo del activo circulante, aquellos valores susceptibles de una pronta y fácil convertibilidad en efectivo y siempre que representen una inversión temporal. También se incluirán bajo este título, aquellas inversiones que se hagan para cancelar pasivos circulantes. El control interno de las inversiones debe ser inspeccionado cuidadosamente los estatutos y poderes legalizados a este respecto.

CUENTAS POR COBRAR

De conformidad con el Boletín C-3 de la Comisión de Principios de Contabilidad las cuentas por cobrar se constituyen por todos los derechos exigibles de cobro originados por ventas, servicios prestados otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.

Las Cuentas por Cobrar son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes y servicios.

Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en: Provenientes de ventas de bienes o servicios

a. Documentos por Cobrar: Los documentos por cobrar son cuentas por cobrar documentadas a través de letras, pagarés u otros documentos, proveniente exclusivamente de las operaciones comerciales. Esta cuenta debe mostrarse rebajada de las estimaciones de deudores incobrables por este concepto y por los intereses no devengados por la sociedad.

b. Deudores Varios (neto): Corresponde a todas aquellas cuentas por cobrar que no provengan de las operaciones comerciales de la empresa, tales como cuentas corrientes del personal o deudores de ventas de activos fijos. La estimación de deudores varios incobrables debe ser rebajada para su presentación en el balance.

c. Documentos y Cuentas por Cobrar a Empresas Relacionadas: Documentos y cuentas por cobrar a empresas relacionadas, descontados los intereses no devengados que provengan o no de relaciones comerciales y cuyo plazo de recuperación no excede de un año a contar de la fecha de los estados financieros.

ALCANCE Y LIMITACIONES

Los aspectos fundamentales relativos al estudio evaluación del control interno y los procedimientos de auditoría que se mencionan en este boletín, se refieren básicamente a empresas industriales y comerciales, no contemplan aquellos procedimientos de auditoría particulares que podrían ser requeridos, en ciertos casos, en empresas con características peculiares, tales como ciertas entidades de servicios, constructoras, extractivas, instituciones de crédito, de seguros, etc.

OBJETIVO

El objetivo del presente boletín es establecer los procedimientos de auditoria recomendados para el examen de los rubros de ingresos y cuentas por cobrar, los cuales deberán ser diseñados por el auditor en forma específica en cuanto a su naturaleza, oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.

PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR

CONTROL INTERNO

El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa.

1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar.

2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar.

3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.

5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.

6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda.

7. Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas.

8. Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques).

9. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores.

10. Controlar el efectivo recibido de proveedores.

11. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.

12. Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras, etc.)

13. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR

❖ Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas.

❖ Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos).

❖ Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.

❖ Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.

❖ Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.

PROCEDIMIENTOS

1. Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.

2. Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.

3. Comprobar físicamente la existencia de títulos en empresas relacionadas.

4. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas.

5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a empresas relacionadas.

6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio particular y laboral, etc.

7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estén legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario.

8. Verificar datos de los avales en caso que existieran, nombre, RUT, domicilio, etc.

9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente los documentos.

10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido enviados a notaría, a bancos e instituciones financieras.

11. Verificar qué cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas.

12. Examinar las autorizaciones para la venta que originó el respectivo documento por cobrar.

13. Examinar la boleta de venta que originó el documento por cobrar, chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden.

14. Examinar las facturas de clientes, así como otros documentos justificativos de las cuentas por cobrar.

15. Seleccionar un número de documentos por cobrar de clientes y/o otros deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables.

16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas.

17. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los propios trabajadores de la empresa.

18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores de la empresa.

19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido debidamente calculados.

20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo.

21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compañías de seguros, verificar las condiciones de la póliza y monto asegurado ante un determinado siniestro.

22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores. Se refiere a los casos en que, después de haber realizado una compra de mercaderías y haberla pagado, tal mercancía resultó defectuosa o llegó con algún faltante, y el proveedor atenderá el reclamo mediante una nota de crédito.

23. Verificar las notas de créditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los documentos que respalden la devolución.

24. Verificar si existen depósitos en garantía de cumplimientos de contratos, por ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depósito garantizado que el objetivo de tal contrato será cumplido.

25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garantía citada en el punto anterior.

26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que todavía deban del capital que suscribieron.

27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades, una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercadería o de la prestación del servicio. A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que será cobrado en el momento en que sea recibida la mercadería o el servicio que ha comprado.

28. Checar que el monto a cuenta de anticipos a proveedores corresponda con los documentos que respalden esta situación.

DEUDORES INCOBRABLES

1. Verificar la ubicación física de documentos incobrables.

2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos.

3. Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la estimación de deudores incobrables.

4. Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las disposiciones legales.

5. Revisar en el Mayor la cuenta Estimación de Deudores Incobrables.

6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por concepto de inflación y/o corrección monetaria sean calculados y registrados.

7. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a cancelar una deuda.

8. Comprobar que esta situación aparezca en los registros contables.

PRUEBAS SUSTNTIVAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Las pruebas sustantivas las debemos plantear con un alcance inversamente proporcional a los resultados o ausencia de las pruebas a los controles. Es decir, si los resultados de las pruebas a los controles fueron satisfactorios (positivos) el alcance de nuestras pruebas sustantivas debe ser menor, pero si los resultados de las pruebas a los controles no fueron satisfactorios (negativos) o no realizamos pruebas a los controles, el alcance de nuestras pruebas sustantivas debe ser mayor. Para estos casos es necesario que el Auditor utilice su juicio profesional para determinar si obtuvo evidencia suficiente y adecuada que le permita concluir si las cifras auditadas son razonables.

El objetivo global en la auditoría del ciclo de ventas, cuentas por cobrar y recaudos es evaluar si los saldos de las cuentas relacionadas se presentan de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas.

En el ciclo de ventas, cuentas por cobrar y recaudos, identificamos las siguientes transacciones:

a. Ventas (de contado y a crédito).

b. Entradas de efectivo.

c. Devoluciones y descuentos sobre las ventas.

d. Provisión de cuentas por cobrar de difícil recuperación.

e. Eliminación de cuentas incobrables.

Una forma sencilla de plantear el tipo de pruebas y el alcance de las mismas es identificar que riesgos en los estados financieros se pueden materializar.

Uno de los riesgos con mayor probabilidad de ocurrencia en el ciclo de ventas, cuentas por cobrar y recaudos es la sobre estimación de activos e ingresos, con el fin de mostrar unos estados financieros atractivos a terceras partes (Bancos, Inversionistas, Accionistas, etc.).

Otro riesgo que puede ocurrir es que la administración de la compañía esté interesada en subestimar sus ingresos con el fin de evadir impuestos (Vender sin IVA, pagar un menor Impuesto de Renta, etc.)

INVENTARIOS Y COSTO DE VENTAS

El rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como materia prima, producción en proceso (materia prima, mano de obra y gastos indirectos) artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o las refacciones para el mantenimiento, que se consuman en operaciones normales, incluyendo tos inventarios en tránsito, así como los anticipos a proveedores. Esta inversión general mente representa uno de los renglones más importantes del activo de las empresas y determinante del costo de ventas, y consecuentemente, de los resultados del ejercicio.

El costo de ventas representa el monto de los distintos recursos (materia prima, mano de obra y gastos indirectos) que intervienen en la adquisición o producción de los bienes o servicios vendidos.

ALCANCE Y LIMITACIONES

Los aspectos fundamentales relativos al estudio y evaluación del control interno y los procedimientos de auditoría que se mencionan en este boletín, se refieren básicamente a empresas industriales y comerciales y no contemplan aquellos procedimientos de auditoría particulares que podrían ser requeridos en ciertos casos, en empresas con características peculiares tales como las de servicios, constructoras, extractivas, agropecuarias, etc.

OBJETIVOS

El objetivo del boletín es establecer los procedimientos de auditoría recomendados el examen de los rubros de inventarios y costo de ventas, los cuales deberán ser diseñados por el auditor en forma específica en cuanto a su naturaleza oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.

INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO

El Concepto de inmuebles maquinaria y equipo es un término genérico que representa en la información financiera las inversiones permanentes en bienes tangibles de trabajo; también conocido como activo fijo en las empresas comerciales e industriales.

OBJETIVOS DE AUDITORÍA

Los objetivos de la auditoría de inmuebles, planta y equipo, y de las cuentas relacionadas, son similares de otras cuentas de activo. El auditor debe obtener evidencia competente y suficiente, que consiste en datos contables básicos y en información corroborada, que le ofrezca una seguridad razonable de que:

• Los inmuebles, la planta y el equipo registrados en las cuentas existen y son propiedad de la compañía o los tiene bajo arrendamiento.

• Las adiciones y las ventas relacionadas con la cuenta son válidas, fueron debidamente autorizadas y se han registrado correctamente.

• No se han cargado a gastos partidas importantes que debieron ser capitalizadas, o viceversa.

• El costo u otra base de registro de los inmuebles, la planta y el equipo, es adecuada.

• Se han aplicado métodos correctos de depreciación, en forma consistente con el año anterior, a todas las partidas de inmuebles, planta y equipo que deban ser depreciados.

• Los inmuebles, planta y equipo comprometidos como garantía colateral se han identificados y revelado, y se han hecho también todas las demás revelaciones necesarias.

Algunos de estos objetivos se pueden satisfacer mediante los procedimientos seguidos en relación con otros aspectos de la auditoría o de las pruebas de otras cuentas de balance. Por ejemplo, la pignoración de inmuebles, planta y equipo, de esta forma se descubre por lo general por lectura y el análisis de los documentos de préstamos y las actas de Junta Directiva o de otros grupos de administración. Los bienes adquiridos bajo arrendamiento se pueden determinar cuándo se leen las actas y se analizan las cuentas de gastos por arrendamientos o alquileres. Análogamente, la existencia continua de los inmuebles, la planta y el equipo registrados en las cuentas se puede determinar, aunque muchas veces no se específica o explícitamente, a medida que el auditor recorre las instalaciones cuando observa los inventarios físicos y realiza otras tareas de auditoría. Típicamente, los auditores revisan los cargos a las cuentas de reparaciones y mantenimiento en busca de partidas que debieron ser capitalizadas y comprueban los cálculos y el resumen de la depreciación.

La determinación del costo u otra base de registro de los inmuebles, planta y equipo presenta normalmente pocos problemas, ya que la mayoría de los activos se adquieren en forma individual mediante operaciones con efectivo., sin embargo es importante estar a alerta a los cambios ocurridos en las leyes o en las condiciones comerciales generales que pudieran hacer que resulte imposible recuperar los costos residuales de los bienes mediante los ingresos o ventas normales.

EXISTENCIA Y PROPIEDAD DEL ACTIVO

Se debe de llevar a cabo un examen inicial en el cual se deben de buscar las evidencias de que los activos tangibles existentes y son realmente propiedad de la Institución, si la manera de manejar la documentación es la adecuada las evidencias van a estar en los archivos y podrá ser consultada, sin embargo estos documentos suelen perderse, aunado al hecho de la renovación de generaciones de Gerentes.

El siguiente paso es el de conocer los procedimientos de la Institución para llevar a cabo registros detallados y comparar periódicamente esos registros con los activos mismos, y en aplicar pruebas de sustancia a la adiciones, retiros y distribuciones seleccionadas durante el año, si la empresa verifica en forma adecuada la actitud de sus registros detallados, y si se ha evaluado y sometido a prueba los controles de la existencia física y la posesión legal de inmuebles, planta y equipo, y se encontró que son satisfactorios, los procedimientos de sustancia se pueden limitar a revisiones de las adiciones y retiros importantes en cuanto a las distribuciones periódicas, si la compañía compara periódicamente sus registros detallados con los activos reales, pero los controles específicos no han sido evaluados y sometidos a prueba, se pueden aplicar los procedimientos que se indican a continuación:

• Revisar los procedimientos de la Empresa para la inspección física y comparación.

• Estudiar la conveniencia de observar esos procedimientos.

• Revisar las medidas para investigar las discrepancias detectadas y para proponer los ajustes necesarios a los registros.

CONTROL INTERNO

✓ Autorización del método de valuación.

✓ Aprobación de la administración para adquirir, vender, etc.

✓ Segregación adecuada de las funciones de adquisición.

✓ Existencia de procedimientos para comprobar que se haya recibido y registrado adecuadamente los bienes.

✓ Existencia de archivos de documentación.

✓ Registros adecuados para el control de anticipo a proveedores o constructores.

✓ Existencia de registros individuales.

✓ Información sistematizada sobre cifras actualizadas.

✓ Conciliación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.

IMPORTNCIA RELATIVA Y RIESGO DE AUDITORIA

El auditor debe considerar entre otros elementos la importancia relativa de estos activos en relación con los estados financieros en su conjunto, así como los riesgos de auditoria

La planeación de las pruebas de auditoría debe incluir el análisis de los factores o condiciones que puede influir en la determinación del riesgo de auditoría.

Dichos factores se pueden relacionar tanto al riesgo de error inherente, como el riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien que el auditor no los descubra.

Ejemplos de factores:

❖ Naturaleza, monto y características.

❖ Las políticas en cuanto al monto y naturaleza de las partidas a ser capitalizadas.

❖ Estimaciones.

❖ Cambios en los métodos de depreciación de los activos.

❖ Falta de conteos físicos.

❖ Falta de identificación física de los activos, etc.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

Planeación:

El auditor deberá efectuar una planeación adecuada para alcanzar sus objetivos en la forma más eficiente

Características para la planeación de inmuebles, maquinaria y equipo:

• Método de actualización.

• Método de depreciación.

• Políticas de capitalización.

• Reglas particulares de valuación y presentación

Dichas características deberán incluir:

✓ La forma en que opera la empresa.

✓ Sus condiciones jurídicas.

✓ Sistemas de información (manual o PED).

✓ Políticas de riesgo.

✓ Estructura y calidad de la organización.

✓ Segregación de funciones.

✓ Definición de líneas de autoridad y responsabilidad.

✓ Existencia de auditoría interna.

REVISIÓN ANALÍTICA

Para conocer la importancia relativa del rubro de inmuebles, maquinaria y equipo dentro de la estructura financiera, identificar cambios significativos o transacciones no usuales el auditor deberá aplicar los siguientes procedimientos:

▪ Comparación de cifras a costos históricos y actualizados.

▪ Análisis de razones financieras.

▪ Comparación de cifras.

Obtener explicaciones de variaciones importantes.

ESTUDIO Y EVALUACION PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO

a. Se debe llevar a cabo el estudio y evaluación del C.I. contable existente.

b. La localización de controles clave para el manejo del activo fijo.

c. Calculo de depreciación.

d. Calculo de actualización

Habiéndose determinado la confianza que se puede depositar en el sistema de control interno contable el auditor está en posición de definir los procedimientos de auditoría.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Finalidad: Proporcionar seguridad razonable del Control Interno.

Naturaleza: Necesarias, oportunidad y alcance.

Diseño: En función de las circunstancia particulares de cada entidad.

VERIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

➢ Cotización y pedido autorizado.

➢ Recepción del bien.

➢ Segregación de funciones.

➢ Existencia de formas de control.

➢ Riesgos y archivo, etc.

EXISTENCIA E INTEGRIDAD

❖ Examen de las adquisiciones.

❖ Inspección física.

❖ Verificación de los bienes en proceso.

❖ Comprobación de bienes en poder de terceros.

❖ Comprobación de existencias de terceros en poder de la empresa

VALUACION

Para el examen de la valuación deberá efectuarse lo siguiente.

a. Revisar que los métodos de registro hayan sido aplicados consistentemente.

b. En el caso de construcciones o instalaciones realizadas por la empresa se revisarán los conceptos de las órdenes de trabajo.

c. Verificar la determinación de la actualización del costo histórico, de su depreciación acumulada y su correspondiente efecto en los resultados del ejercicio.

AVALUOS PRACTICADOS POR EL PERSONAL DE LA EMPRESA

En los casos en que la empresa practique sus avalúos, el auditor deberá comprobar:

➢ Los elementos objetivos que soporten la razón habilidad de las cifras de su estudio.

➢ Que exista personal que posea un conocimiento profundo de los activos a revaluar en lo tocante a so costo, tecnología y estado físico.

➢ En términos generales, observar los procedimientos anotados para el caso de la revisión de los avalúos practicados por perito independiente.

➢ Verificar que cuando existan indicios de que los valores actualizados de los activos fijos sean excesivos en proporción con su valor de uso.

➢ Comprobar que la utilidad o pérdida resultante de ventas o retiros de activos haya sido correctamente registrada.

➢ Investigar con el personal adecuado de la empresa, sobre posibles movimientos importantes que físicamente hayan ocurrido en el activo fijo para verificar que se hayan registrado.

➢ Comprobar que el tratamiento de las herramientas y moldes, adaptaciones o mejoras y reparaciones mayores, se hayan efectuado de acuerdo con las políticas contables establecidas y en forma consistente.

➢ Revisar el cálculo de la depreciación y su correcto registro.

➢ Revisar los cargos a resultados por mantenimientos y reparación, para comprobar que no incluyan partidas de activo.

➢ Comprobar que los bienes estén adecuadamente protegidos y asegurados.

EDIFICIO

Al principio del ejercicio se carga:

1. Del precio de costo de los edificios existentes.

Durante el ejercicio

2. Del precio de costo de los edificios que se adquieran.

3. Del precio de costo de las construcciones de los edificios que se hagan.

4. Del precio de costo de las adiciones o mejoras que se hagan.

Durante el ejercicio se abona:

1. Del precio de costo de los edificios que se vendan.

Al terminar el ejercicio

2. Del importe de su saldo, para saldarla.

DEPRECIACION

La depreciación es la disminución en el valor de mercado de un bien, la disminución en el valor de un activo para su propietario, o la asignación del costo de uso o demerito de un activo a lo largo de su vida útil.

Los costos y gastos totales de adquisición de inmuebles, se registran en libros como tal por que benefician a periodos futuros.

GENERALIDADES

El boletín 5150 dice que los inmuebles son bienes tangibles que tienen por objeto:

➢ El uso o usufructo.

➢ Prestación de servicios

La adquisición es con propósito de utilizarlos y no venderlos en el lapso de las operaciones.

OBJETIVO DEL BOLETIN

❖ Establecer los procedimientos de auditoría.

OBJETIVOS DE AUDITORÍA

✓ Comprobar que existan y estén en uso.

✓ Verificar que sean propiedad de la empresa.

✓ Verificar su adecuada valuación.

✓ Comprobar que las depreciaciones se hayan calculado.

✓ Comprobar la consistencia en el método de valuación.

✓ Determinar los gravámenes que existan.

✓ Comprobar su adecuada presentación y revelación en Estados. Financieros.

CONTROL INTERNO

El estudio y evaluación del C. I. se efectúa conforme al boletín 3050. El cual debe cumplir los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasificación, salvaguarda física y verificación y evaluación.

IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO RELATIVA

▪ Determina la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos en el rubro de inmuebles.

▪ La planeación de las pruebas incluye un análisis de factores que influyan en la determinación del riesgo de auditoría.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

• Planeación y supervisión del trabajo de auditoría.

• Planeación: El auditor debe obtener información de las características de los inmuebles como “métodos de actualización, de depreciación, políticas de capitalización, reglas de valuación y presentación con aplicación consistente.

• También dichas características incluyen: sistemas de información, políticas de registro, calidad de organización, segregación de funciones, definición de líneas de autoridad y responsabilidad, existencia de auditoría interna, etc.

• Con esto se podrá determinar el alcance o posibles limitaciones que pueden afectar su trabajo y opinión.

REVISION ANALITICA

¤ Comparación de cifras a costos históricos.

¤ Análisis de razones financieras.

¤ Comparación de cifras con la información de empresas del ramo.

EXISTENCIA E INTEGRIDAD

Para la verificación de la existencia e integridad deberá efectuarse lo siguiente:

a. Examen de adquisiciones.

b. Inspección física.

c. Que los bienes en proceso se encuentren inconclusos y no se estén utilizando.

VALUACIÓN

a) Revisar los métodos de registro.

b) Revisar los conceptos de construcción o instalación.

c) Verificar la determinación de la actualización del costo histórico, de su depreciación acumulada y su correspondiente efecto en los resultados del ejercicio.

COSTOS ESPECIFICOS DE REPOSICION

Avalúos practicados por perito independiente. Boletín 5050

• Verificar que los valores actualizados sean en proporción al valor actualizado.

• Que todas las bajas de edificios sea registrada.

• Revisar el cálculo de la depreciación y su correcto registro.

TERRENOS

Al principio del ejercicio se carga:

1. Del precio de costo de los terrenos existentes.

Durante el ejercicio

2. Del precio de costo de los terrenos que se adquieran.

Durante el ejercicio se abona:

1. Del precio de costo de los terrenos que se vendan.

Al terminar el ejercicio

2. Del importe de su saldo, para saldarla.

NIF´S APLICABLES A TERRENOS

En el boletín C-6 de las NORMAS DE INFORMACIÓN FINANCIERA aplica en los principios de la contabilidad relativos a inmuebles, maquinaria y equipo, (también conocidos como ACTIVO FIJO) de las empresas comerciales e industriales, no incluyendo en este ramo a las industria extractivas, empresas de servicios públicos, agropecuarias y pesqueras. Tampoco a las instituciones de crédito, de seguros y de organizaciones auxiliares.

EN ADQUISICIÓN DE TERRENOS

Los inmuebles son bienes tangibles que tienen por objeto:

❖ El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad.

❖ La prestación de servicios a la entidad, a su clientela o al público en general.

REGLAS DE VALUACION

✓ De acuerdo a los principios de contabilidad, las inversiones de inmuebles deberán valuarse al costo de adquisición o al de valor equivalente.

✓ El costo de adquisición incluye el precio neto pagado por los bienes, más todos los gastos necesarios para tener el activo en lugar y condiciones que permitan su funcionamiento.

✓ Cuando han sido adquiridos por canje o cambio deberán ajustarse las cuentas de acuerdo a l valor en cantidad de dinero entregado a cambio.

✓ Cuando han sido adquiridas sin costo o a un costo inadecuado, deberá designarse un costo por avalúo, cargándose en su cuenta de activo fijo.

✓ Cuando algún bien se halla adquirido como cobro a un deudor de la empresa, el costo que debe asignársele es aquel que se desembolso para adquirirlo en el mercado. En la misma fecha que se hubiera recibido el bien. Cualquier diferencia originaria utilidad o perdida.

REGLAS PARA VALUACION APLICABLES A LOS CONCEPTOS QUE INTEGRAN EL ACTIVO FIJO

Los terrenos deberán valuarse al costo erogado con objeto de adquirir su posesión.

Se debe incluir el precio de adquisición del terreno, honorarios y gastos notariales, indemnizaciones o privilegios pagados por la propiedad a terceros y todo el impuesto que genere.

Además son incluidos los costos de demolición, limpia, desmonte, drenaje, calles cooperaciones y costos sobre las obras de urbanización.

DEPRECIACIONES

En virtud de este rubro los terrenos no sufren ningún demerito o desgaste, por el contrario, su valor aumenta con el transcurso del tiempo, debido principalmente a la plusvalía y a otros fenómenos económicos.

OBJETIVO DEL BOLETIN

En el boletín 5150 de las NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA, establece los procedimientos de auditoría recomendados para el examen del rubro de inmuebles, los cuales deberán ser diseñados por el auditor de acuerdo a su naturaleza, oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA

¤ Comprobar que existan y estén en uso.

¤ Verificar que sean propiedad de la empresa.

¤ Definir políticas para definir aquellos gastos por conservación o reparación.

¤ Comprobación periódica del los bienes y su resguardo o aseguramiento.

¤ Información oportuna al departamento de Contabilidad

IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO DE AUDITORIA

➢ Falta de identificación física de los activos.

➢ Existencia de obligaciones por contratos para la adquisición de los activos.

➢ Existencia de activos en poder de terceros o recibidos de terceros.

➢ Activos vendidos o no dados de baja de la contabilidad.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

De acuerdo al boletín 3040 de la “Comisión de Planeación y Supervisión del Trabajo de Auditoria”, el auditor debe obtener la información sobre las características del activo, tales como la localización y el uso que se le da.

ESTUDIO Y EVALUACION PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO

En este solo es la verificación de la buena custodia de los documentos que avalen la propiedad del activo, que todos los documentos estén en orden y al día con respecto a actualizaciones de pagos de tenencia y consumos que se tengan. Para dar así paso a las pruebas de cumplimiento en este proceso, en el cual se verifica documento por documento la acreditación de la propiedad.

EXISTENCIA E INTEGRIDAD

• Examen de adquisición investigando si representan activos nuevos.

• Inspección física para comprobar que los bienes existan y comprobar distancias, localización, y uso.

EDIFICIOS

Al principio del ejercicio se carga:

1. Del precio de costo de los edificios existentes.

Durante el ejercicio

2. Del precio de costo de los edificios que se adquiera.

3. Del precio de costo de las construcciones de los edificios que se hagan.

4. Del precio de costo de las adiciones o mejoras que se hagan.

Durante el ejercicio se abona:

1. Del precio de costo de los edificios que se vendan.

Al terminar el ejercicio

2. Del importe de su saldo, para saldarla.

DEPRECIACION

• La depreciación es la disminución en el valor de mercado de un bien, la disminución en el valor de un activo para su propietario, o la asignación del costo de uso o demerito de un activo a lo largo de su vida útil.

• Los costos y gastos totales de adquisición de inmuebles, se registran en libros como tal por que benefician a periodos futuros.

GENERALIDADES

El boletín 5150 dice que los inmuebles son bienes tangibles que tienen por objeto:

➢ El uso o usufructo

➢ Prestación de servicios

La adquisición es con propósito de utilizarlos y no venderlos en el lapso de las operaciones.

OBJETIVO DEL BOLETIN

¤ Establecer los procedimientos de auditoría

OBJETIVOS DE AUDITORÍA

❖ Comprobar que existan y estén en uso.

❖ Verificar que sean propiedad de la empresa.

❖ Verificar su adecuada valuación.

❖ Comprobar que las depreciaciones se hayan calculado.

❖ Comprobar la consistencia en el método de valuación.

❖ Determinar los gravámenes que existan.

❖ Comprobar su adecuada presentación y revelación en Edos. Financieros.

CONTROL INTERNO

El estudio y evaluación del C. I. se efectúa conforme al boletín 3050.

Debe cumplir los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasificación, salvaguarda física y verificación y evaluación.

IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO RELATIVA

a) Determina la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos en el rubro de inmuebles.

b) La planeación de las pruebas incluye un análisis de factores que influyan en la determinación del riesgo de auditoría.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

❖ Planeación y supervisión del trabajo de auditoría.

❖ Planeación: el auditor debe obtener información de las características de los inmuebles como “métodos de actualización, de depreciación, políticas de capitalización, reglas de valuación y presentación con aplicación consistente.

❖ También dichas características incluyen: sistemas de información, políticas de registro, calidad de organización, segregación de funciones, definición de líneas de autoridad y responsabilidad, existencia de auditoría interna, etc.

❖ Con esto se podrá determinar el alcance o posibles limitaciones que pueden afectar su trabajo y opinión.

REVISION ANALITICA

✓ Comparación de cifras a costos históricos.

✓ Análisis de razones financieras.

✓ Comparación de cifras con la información de empresas del ramo.

EXISTENCIA E INTEGRIDAD

Para la verificación de la existencia e integridad deberá efectuarse lo siguiente:

a. Examen de adquisiciones.

b. Inspección física.

c. Que los bienes en proceso se encuentren inconclusos y no se estén utilizando.

VALUACIÓN

a) Revisar los métodos de registro.

b) Revisar los conceptos de construcción o instalación.

c) Verificar la determinación de la actualización del costo histórico, de su depreciación acumulada y su correspondiente efecto en los resultados del ejercicio.

COSTOS ESPECIFICOS DE REPOSICION

Avalúos practicados por perito independiente. Boletín 5050.

¤ Verificar que los valores actualizados sean en proporción al valor actualizado.

¤ Que todas las bajas de edificios sea registrada.

¤ Revisar el cálculo de la depreciación y su correcto registro.

ACTIVO DIFERIDO

Está integrado por valores cuya posibilidad de recuperar está condicionada habitualmente, por la duración del tiempo, es el caso de inversiones realizadas por la empresa y que en un lapso se convertirán en gastos. Se pueden mencionar en este concepto los gastos de instalación, las primas de seguro, etc.

Representa erogaciones que deben ser destinadas a gastos o costos de periodos futuros, por lo que deben mostrarse en el balance a su costo no devengado, es decir, se acostumbra mostrar únicamente la cifra neta y no la cantidad original.

La porción de ciertas partidas de gastos que es aplicable a ejercicios o periodos posteriores a la fecha de un balance general.

Es decir, debe designarse con el nombre de cargos diferidos o gastos diferidos, ya que no se trata sino de gastos específicos cuya aplicación se aplaza por no corresponder al ejercicio que se concluye. En oportunidades se incluye el activo congelado dentro del activo diferido, así como otras partidas en activo cuya realización no puede esperarse sino después de un tiempo largo.

Se pueden mencionar como ejemplo: la capitalización de rentas en función de un contrato de arriendo por el que las rentas pueden ser aplicadas como tales o a cuenta del precio de compra del inmueble, a opción del arrendatario respectivo.

Otro ejemplo son los gastos de organización pagados previamente y que se amortizan o difieren en varias anualidades, los fondos para atender la amortización de bonos, las reclamaciones tributarias, las cuentas incobrables que deban amortizarse en varias anualidades y los depósitos de garantía, son cuentas del activo diferido.

El auditor debe prestar atención en este componente del activo, ya que en él se encuentran todos los gastos pagados por anticipado hechos por la empresa y que en un momento pueden traerle a la misma un beneficio futuro

OBJETIVOS DE AUDITORIA PARA GASTOS DIFERIDOS

GENERALIDADES

Obtener suficiente evidencia acerca de:

1. Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los próximos ejercicios periodos, por los cuales se ha contraído una obligación o desembolsado fondos.

2. Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos están adecuada e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes.

3. Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos están registradas o atribuidas al periodo adecuado.

4. Los montos de esta cuenta están debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los términos de la transacción y las normas contables.

5. Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación de acuerdo a las normas contables.

ESPECÍFICOS

A. Obtener certeza de la realidad de los valores registrados.

B. Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se han expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensión de estos saldos y transacciones que afectan la cuenta.

C. Verificar que los plazos de amortización que se manejaron durante el periodo sean los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro.

GASTOS DIFERIDOS

❖ Intereses

❖ Seguros

❖ arrendamientos

❖ honorarios

❖ servicios

❖ bodegajes

❖ comisiones

PROGRAMA DE AUDITORIA

Para validar la información que la empresa suministra, con respecto a los Gastos Diferidos, se debe fijar el siguiente programa de auditoría desarrollando los puntos que describimos a continuación:

PRUEBAS SUSTANTIVAS

1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación:

a. Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.

b. Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.

2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

1. Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de amortización de los cargos diferidos.

2. Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga aspectos dudosos, para comprobar así la veracidad de saldos y transacciones.

3. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

4. Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este componente.

5. Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan políticas para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa.

6. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.

La cuenta diferida está constituida por gastos pagados por anticipado los cuales evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA GASTOS DIFERIDOS

A. Preparar un análisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando la base y determinando la corrección de los costos de las acumulaciones y las cancelaciones.

B. Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas inusuales o significativas.

C. Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco comunes.

D. Examinar los asientos del registro de seguros en el año comprobarlos contra las facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones.

E. Examinar las pólizas de seguros en vigor al fin de año; anotar quien, qué y por cuanto está asegurado y la importancia de cualquier cláusula especial; comparar las partidas pendientes con el registro.

F. Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones.

G. Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estén de acuerdo al saldo registrado en libros

H. Buscar activos de esta categoría no registrados:

❖ Examinando documentos no anotados.

❖ Examinando documentos posteriores a la fecha del balance.

❖ Examinando los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre.

I. Preparar cédula de diferidos.

J. Investigar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicación para ellos.

K. Investigar la existencia de saldos crédito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo.

PASIVO

El pasivo representa los recursos de que dispone una entidad para la realización de sus fines, que han sido aportados por las fuentes externas a la entidad, derivado de transacciones o eventos económicos realizados, que hacen nacer una obligación presente de transferir efectivo, bienes o servicios virtualmente ineludibles en el futuro, que reúnan los requisitos de ser razonablemente identificables y cuantificables en unidades monetarias.

CARACTERÍSTICAS DEL PASIVO

✓ Deben representar deudas y obligaciones presentes.

✓ Estas deudas y obligaciones deben pagarse en el futuro, ya sea mediante entregas de efectivo, instrumentos financieros, bienes o servicios.

✓ Son virtualmente ineludibles, pues hay muchas posibilidades de pagarlos.

✓ Provienen de operaciones o eventos económicos realizados.

✓ Deben reunir los requisitos de ser identificables y cuantificables en unidades monetarias

Pertenecen a una sola entidad económica.

CLASIFICACIÓN DEL PASIVO

El pasivo con base en su grado de exigibilidad se clasifica en: Circulantes o a Corto Plazo y No Circulantes o a Largo Plazo.

Un deuda u obligación tiene un grado de exigibilidad proporcionalmente inversa al plazo de que se dispone para pagarla (menos tiempo, mayor grado de exigibilidad; más tiempo, menor grado de exigibilidad).

Reglas de Valuación:

❖ Compra de mercancías o servicios, surgen en el momento de tomar posesión de las mercancías o recibidos los servicios.

❖ Registrar los pasivos deduciendo los descuentos comerciales, pero