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Cartas Comerciales Conceptos Y Modelos

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Rebecca 05 junio 2011

Palabras: 18813 | Páginas: 76

...

solicitaron y los datos que ellos necesitan.

Ejemplo:

Almacén Palacio de Seda 3ª.Av. 2-56, zona 1 – Tel: 2345678

Guatemala, enero 28, 2001

Señor Julio Morales Paz Distribuidora “La Montaña” 3ª.Av. 3-18, zona 7, Guatemala

Respetable señor:

Recibimos su solicitud de precios, con fecha 25 de enero, la cual fue hecha en base al catalogo H-2000-B. A continuación le detallamos la información que usted nos solicito. - 1 docena de blusas marca Rosario, color blanco, talla 14 Q50.00 c/u. – 1 docena de faldas marca Perla, color negro, talla 16 Q80.00 c/u. – 100 juegos de manteles de lino, color variado, para 6 personas Q60.00 c/u.

Al elaborar su pedido, lo deberá hacer con ocho días de anticipación, cancelando en efectivo el 50% del total y cancelar el otro 50% al momento de recibir la mercancía; además el transporte corre por cuenta de la empresa. Atentamente,

Rafael Calderón Propietario

CC: 1 Archivo EM

Es la que nos sirve para solicitar el envío de una mercancía y debe llevar los siguientes datos: cantidad, clase de articulo, marca, calidad, estilo, talla, color, precio, numero de catalogo para facilitar la identificación del articulo.

Se debe indicar todos los datos que se consideren necesarios para evitar posibles equivocaciones, también es necesario indicar como se pagara, si con cheque o en efectivo; si es cheque coloque el numero de este, por cual banco será girado y la cantidad. Además se indicara la forma de transportar dicha mercancía.

Algunas cartas comerciales emplean sistema de rayado similar al de las facturas, para que sea mas ordenado y det6allado cada articulo y adjuntar la carta.

Sin embargo, un pedido puede hacerse a través de una carta o por medio de un formato impreso.

Ejemplo:

Distribuidora “LA MONTAÑA” 3ª. Av. 3-18, zona 7 –Tel: 3456789

Guatemala, febrero 5 del 2001

Señor Rafael Calderón Almacén Palacio de Seda 3ª. Ave. 2-56, zona 1 Guatemala

Estimado señor:

Solicitamos a usted enviarnos, a mas tardar el 12 de febrero, los siguientes artículos disponibles en su catalogo H-2000-B.

1 docena de blusas marca Rosario, color blanco, Talla 14, código 22 Q50.00 c/u Q600.00 1 docena de faldas marca Perla, color negro, talla 16, código 632 Q80.00 c/u Q960.00 100 juegos de manteles de lino, color variado, para 6 personas, código 246 Q60.00 c/u Q6000.00

Q7560.00…………………………….TOTAL

Adjuntamos cheque No. 5321 por Q4000.00 a cargo del Banco Unido Guatemalteco, el cual cubare el 50% del valor del pedido. Al momento de recibir el mismo cubriremos el saldo.

Atentamente,

Julio Morales Paz

Propietario

CC: 1 Archivo JM/eve

Esta carta da respuesta a la carta de pedido y en ella se manifiesta como será enviado el pedido, cuando y con quien, haciendo referencia al numero de pedido y fecha del mismo, así como numero de factura que el pedido tiene asignado.

Algunas empresas utilizan nota de envío, que es un formulario ya impreso que se hace en duplicado o triplicado y se utiliza para acreditar el envío de las mercaderías, la nota de envío será firmada por el comprador, quedando así confirmado que fue recibido a entera satisfacción. Esta carta se adjunta al envío, el cual puede ser por vía aérea, marítima o terrestre.

Ejemplo:

Almacén PALACIO DE SEDA 3ª. Ave. 2-56, Zona 1 – Tel: 2345678

Febrero 8 del 2001

Señor Julio Morales Paz Distribuidora “La Montaña” 3ª. Ave. 3-18, Zona 7 Guatemala

Estimado señor:

Hemos recibido su carta de pedido con fecha 5 de febrero, así mismo, su cheque No. 5321 por Q4000.00 a cargo del Banco Unido Guatemalteco, el cual ya fue abonado a su cuenta.

Dicho pedido será enviado el 12 de febrero, por medio de nuestro transporte y el señor José Estrada le entregara el mismo, así como su factura No. 8910. Le recordamos que puede entregar al señor Estrada el saldo pendiente.

Es para nosotros un gusto servirle y esperamos tener la oportunidad de atenderle nuevamente.

Atentamente,

Rafael Calderón

Propietario

CC: 1 Archivo RC/em

Esta carta surge cuando al revisar el pedido que hemos solicitado, observamos que el mismo no ha seguido las instrucciones de embalaje, la mercadería esta deteriorada, incompleta o cambiada, de tal forma que es necesario hacer un reclamo en forma inmediata y sin faltar a las reglas de cortesía, aunque el error haya causado molestias, ya que lo que se pretende s resolver nuestra situación.

En las cartas de reclamo es necesario anotar lo siguiente: - Referencia del envío, número y fecha de la factura. - Explicar en que consistió el error e indicar la forma en que se desea sea enmendado el error.

Como iniciar las cartas de reclamo: - En referencia a su envío de fecha… - Ignoramos el motivo del retraso…. – Sentimos manifestarle que el envío No…

Ejemplo:

Almacén EL GERANIO 3ª. Ave. 3-18, zona 6 - Telefax: 223-4566

Guatemala Febrero 15, 2000

Señor Jonás Condres Jefe del Departamento de Envíos Fabrica El Universo 11 calle 9-11, zona 5

Estimado Señor:

Sentimos manifestarle que al revisar el envío No. 6776, factura No. 366, ambas con fecha 15 de febrero, observamos confusión en el tipo de mercadería que nos enviaron.

Según nuestra carta de pedido No. 65, con fecha 1 de febrero, solicitamos lo siguiente:

100 vestidos de seda, colores variados, talla 8, código 100., y nosotros recibimos: 100 vestidos de Charly, colores variados, talla 14, código 101.

Por lo que, solicito se efectúe el cambio respectivo a mas tardar el 17 de febrero a las 10:00 a.m., ya que debe de hacer una entrega especial el mismo día a las 11:00 a.m.

Agradecemos su respuesta favorable lo mas pronto posible.

Atentamente,

Leonel Santisteban

Gerente de Ventas CC: 1 Archivo Leslie Santos, Secretaria

El hecho de recibir una carta de reclamo, es un llamado de atención para la empresa, por lo que, resolver el problema, corregir el error con diplomacia, eficiencia y rapidez es necesario y al mismo tiempo lograr tener un cliente satisfecho.

Como iniciar una carta de ajuste:

- Lamentamos el descuido involuntario en nuestro envío de fecha… - Enterado de que nuestra remesa de fecha… - Discúlpenos con la falta de atención a su pedido… - Con el portador le llegaran las mercaderías que faltaron en nuestro envío… - Hemos llamado la atención a nuestro encargado del despacho por el error cometido en… - Lamentamos enterarnos… - Le agradecemos la información oportuna.

Ejemplo:

Fabrica EL UNIVERSO 11 Calle 4-11, zona 5 - Telefax: 575-2526

Guatemala Febrero 16, 2000

Señor Leonel Santisteban Almacén El Geranio 3ª. Ave. 3-18, zona 6

Respetable señor:

Lamentamos el descuido involuntario de nuestro envío No. 6776 con fecha 15 de febrero, y le agradecemos nos haya comunicado sobre el asunto.

Le informamos que el pedido correcto llegara mañana 17, a las 10:00 A.M., por transportes Maribel, tal como lo indico.

Hemos dado a este asunto cuidadosa atención, y revisado su carta de pedido y en efecto, en nuestro departamento de empaque hubo confusión, por lo que el 17 de febrero el portador de la presente hará entrega del pedido correcto, con el propósito de que pueda cumplir con sus compromisos y al la vez usted quede satisfecho con nuestro servicio.

Reiteramos nuestro deseo de que continúe adquiriendo nuestros productos y esperamos en el futuro brindarle la mejor atención.

Atentamente,

Jonás Londres

Jefe del Departamento de envíos

CC: 1 Archivo en

Esta carta se elabora con el propósito de solicitar diferente tipo de información, de tal forma que existen solicitudes de información sobre reservaciones, servicios, precios, empleo, de vacaciones, liquidaciones, licencias, permisos.

A través de este tipo de carta, lo que se pretende es mostrar interés y requerir información sobre los servicios que una empresa le puede proporcionar a otra.

Cualquier tipo de solicitud debe ser breve y especifica, de preferencia con detalles sobre que se esta basando para enviar la misma.

Ejemplo:

Empresa LA CIBERNETICA 17 Ave. 7-70, zona 6 Proyectos 4-4 - Telefax: 369-91221

Guatemala, febrero 5 del 2000

Señores Las Computadoras 2000 16 Ave. 40-37, zona 16 Ciudad, Guatemala

Estimados señores:

Solicitamos a ustedes nos envíen un técnico en reparación de computadoras modelo JK-1000-L marca Yupy, para nuestro Departamento de Computo.

Debido a la importancia de que nuestras computadoras estén en perfecto estado y servirle a nuestros clientes con prontitud y eficiencia, nos urge envíen a mas tardar el 8 de febrero, a sus técnicos.

Agradecemos de antemano y sobre todo su pronta respuesta.

Atentamente,

Julio Parlón

Gerente General

CC: 1 Archivo Eve.

Esta carta se elabora cuando el mismo texto se debe dar a conocer a varias personas.

Las cartas circulares pueden redactarse por diferentes motivos, entre otros:

- Cambio del nombre de la empresa o de la razón social. - Fallecimiento o retiro de uno de los socios. - Ofertas de productos. - Ingreso de un nuevo socio. - Cambio de local (aviso). - Disposiciones nuevas que se debe hacer a la clientela. - En una institución educativa, sesión de padres de familia.

La circular lleva membrete, no lleva destinatario, de la fecha se pasa al número de circular, y de ahí al saludo, luego al cuerpo de la carta, la despedida y la firma.

Ejemplo:

Fabrica NEW SHOES 13 Avenida 3-45, zona 17

Guatemala, febrero 1 de 2000

Circular No.= 2-25-2000

AL PUBLICO EN GENERAL

Les comunicamos por medio de esta circular, que la Fabrica New Shoes, de la 13 Ave. 3-45, Zona 17, de esta capital, se traslado a: 4ª. Ave. N14-56, zona 1 Villa Canales. Tel: m3456789.

Atentamente,

Jorge Morales

Gerente Administrativo

Fabrica New Shoes

CC: 1000 copias ebm

Para realizar su misión de una manera completa, la carta de cobro tiene por objeto obtener el pago de la deuda.

Esta carta cumple mejor su contenido cuando se hace en serie, es decir, no solo una carta de cobro para el mismo cliente, sino dos o tres cartas de insistencia en las que se va graduando la presión.

En cada carta, debe utilizarse argumentos, en espera de que uno de ellos pueda dar resultado eficaz evitando siempre el tono sarcástico.

Como iniciar las cartas de cartas de cobro:

- Su saldo pendiente con nuestra empresa asciende… - Creemos que un olvido involuntario ha motivado el atraso en sus pagos… - Favor de cancelar su cuenta… - Le rogamos pasar a cancelar factura No. … - Le comunico que su saldo pendiente es de… - Le recordamos que su saldo a la fecha es…

Ejemplo:

Fabrica de Tejidos LA MANZANA ===================== 3ª. Ave. 3-46, zona 7 – Tel. f346-6770 - Ciudad, Guatemala

Guatemala, febrero 24 de 2001

Señor Mario Morales Propietario del Almacén El Mundo de Telas 4ª. Calle 4-56, Zona 10 Guatemala

Respetable señor:

Creemos que un olvido involuntario es el motivo del atraso en sus pagos, por lo que le recordamos pasar a cancelar lo antes posible, para que no se le agregue a su cuenta un interés del 20%.

Favor de girar cheque a cargo del Banco Central, para así cancelar su deuda.

Atentamente,

Carlos Flores

Gerente de Ventas

CC: 1 Archivo CF/mg

Cuando un pedido se hace telegráficamente o en forma verbal es conveniente confirmarlo por escrito para asegurarse, tanto el comprador como el vendedor del pedido que se ha hecho.

Como iniciar una Carta de Confirmación de Pedido:

- Confirmo a Ud. mi pedido telefónico de hoy…

- Para mayor seguridad le estoy confirmando mi solicitud verbal referente a…

- Confirmamos nuestro pedido telegráfico…

- Hoy sostuvimos una platica acerca de… lo que confirmo a usted…

- Tengo el gusto de dirigirme a usted para confirmarle…

Ejemplo:

Puerto Barrios, Marzo 28 de 2010

Referencia E.P.S.T. -206-2010

Señor Melville y Cía. Ltda. 9ª. Calle No. 8-58, zona 2 Ciudad de Guatemala

Señores:

Confirmamos nuestro pedido formulado por medio telegráfico, consistente en un “acondicionador de aire American”. Serie P10-85/900, cuyo precio según catalogo es de Q.1, 900.00 (un mil novecientos quetzales exactos).

Adjunto enviamos cheque No. 72345 contra Banco de Occidente, por la cantidad de novecientos quetzales exactos (Q. 900.00), abono al mismo. Su cancelación total la realizaremos tal como se acordó por vía telefónica, para el 30 de abril de 2010.

Nos comunicaremos nuevamente, al momento de la cancelación total.

Empresa Portuaria Santo Tomas de Castilla

Erick Gustavo Enríquez

Jefe de Compras

CC: 1 Archivo L.Y.P.C.

Son aquellas en que se avisa el envío de un giro o cheque para saldar una cuenta. Es importante anotar en estas el número de documento, el nombre de la persona o institución encargada de hacer el pago, la cantidad en letras y en números y la indicación de que con tal documento queda cancelada nuestra cuenta pidiendo a la vez que se sirvan avisarnos al recibo del mismo.

Como iniciar una Carta de Cancelación:

- Con nuestro cheque No. … a cargo del Banco de Londres quedara cancelada nuestra cuenta.

- Acompañamos a esta un giro por valor Q.… con el cual se cancela factura…

- Nuestro saldo de Q.… quedara cancelado con el giro postal que le enviamos.

Ejemplo:

Almacén “El Paje” 3ª.Ave. 3.18, zona 6 – Telefax: 223-4566

Guatemala, 15 de febrero de 2010

Señor Ramón Reyna Jefe del departamento de Ventas Fabrica El Universo 11 calle 9-11, zona 5 Ciudad Guatemala

Estimado señor:

Con nuestro cheque No. 903 con un monto de Q2000.00 (dos mil quetzales exactos), a cargo del Bank of America, quedaría saldada mi cuenta No. 105 que tenia con su prestigiosa empresa.

Le pido sírvase avisarnos al recibo del mismo y si encuentra algún inconveniente con mas razón.

Agradecemos su pronta respuesta favorable lo mas pronto posible.

Atentamente,

Leonel Santisteban

Propietario

CC: 1 Archivo L.Y.P.C.

El Objeto de estas cartas es establecer nuevamente un intercambio comercial, con personas con las cuales las habíamos tenido anteriormente y que fueron canceladas por algún motivo, como: quiebra, viaje, por no haber mercado para esos artículos, venta del negocio, etc.

Como Iniciar una Carta de Renovación de Relaciones:

- Nuevamente nos ponemos a sus ordenes en…

- Deseamos reiniciar nuestro intercambio comercial…

- Hemos iniciado nuevamente el negocio de los artículos que Uds. Producen…

- Con el deseo de renovar nuestras relaciones comerciales…

- Me interesa comerciar nuevamente con Uds.…

Ejemplo:

Comercial LA ESTRELLA 5ª. Ave. 15-21, zona 11 – Tel: 234-4328 –

Guatemala, 3 de marzo de 2010

Señor Ernesto Padilla Propietario Almacén El Buen Pastor 5ª. Calle 9-30, zona 2 Ciudad

Estimado señor:

Nuevamente nos ponemos a sus órdenes en la venta de trajes de baño para el verano, informándole que tenemos estilos nuevos y muy vendibles para dama, caballero, niños, y también para los más pequeños de la casa.

Esperamos que preste atención a nuestro llamado ya que para nosotros seria un gusto volver a renovar nuestras relaciones comerciales con Uds. Y servirle como se lo merece.

Agradecemos su fina atención y esperamos su pronta respuesta favorable.

Atentamente,

Jorge de la Hoz

Gerente de Ventas

CC: 1 Archivo L.Y.P.C.

Es un documento difícil de redactar, y no por su contenido en sí, sino por lo duro del hecho que supone hacerse. El hecho de despedir a un trabajador no es para nada un asunto fácil, no sólo por lo traumático de la situación, sino por el hecho de que pudieran ocasionarse posteriores acciones legales que en algunos casos, conllevan a una huelga o a la paralización de todo el personal de la empresa en honor y en amistad de la persona despedida.

En el mejor de los casos, el despido ya ha sido advertido previamente con el empleado, ya se han tratado los temas importantes y ya se ve que el resto de la plantilla lo ha aceptado. Entonces, por tanto la Carta de Despido no es más que puro formalismo.

Ejemplo:

Empresa KÇNTEX S.A. 18 CALLE 3-23, ZONA 1 – TELEFONO: 440-0987

En Barcelona, a 15 de octubre de 2008

Estimado Sr. Augusto Gómez:

Por la presente carta, el grupo de dirección de la empresa KÇNTEX S.A. le comunica, que ha tomado la decisión irrevocable de proceder a la finalización de su contrato profesional, en base a las facultades que a la misma se le atribuyen en el artículo 103 del Estatuto laboral, para proceder a un despido disciplinario.

Nos vemos obligados a tomar esta decisión en base a lo siguientes motivos: Hacer sus necesidades en el sofá del despacho del director.

Debe usted saber que dicha falta está tipificada como causa justificada de despido, en el artículo 104 del convenio laboral atribuible a esta citada empresa y sancionable con un despido a través del artículo

44 del mismo contexto legal.

Por ello podrá usted, hacer contra a la referida sanción, y recurrir ante el Juzgado de lo Social en un plazo de 10 días laborables contando a partir de hoy, sin perjuicio del recibo de la liquidación que por saldo y finiquito le corresponde, y que podrá encontrar a su disposición en la oficina de entrada de esta empresa.

Sin otro motivo que añadir,

Atentamente,

Fdo.: Conjunto de dirección de KÇNTEX

CC: 1 Archivo Elena Vides, secretaria

Si se ha cometido un error es conveniente dar una disculpa al cliente, a fin de no perder la relación con el. No olvide que en asuntos de negocios “el cliente es primero”. Además, reconocer nuestros errores y tratar de enmendarlos es de personas sinceras y conscientes.

Frases para iniciar una Carta de Disculpa:

- Sírvase disculpar el retraso…

- Ruego a usted excusarme por no haber asistido…

- Estoy apenado por ______ y le ruego excusarme…

- Siento no haber cumplido con _______ y le pido me disculpe.

- Le estoy presentando mis excusas por….

Se emite cuando se incurre en errores como:

- Equivocación de pedido

- Retraso en entrega de pedidos, etc.

Ejemplo:

El mundo de los Juguetes 13 calle 35-45, zona 13 – Teléfono: 432-1560

Guatemala, febrero 29, 2009

Señores Organizadores XV Seminario de Contadores y Auditores Públicos Oficina No. 233 2do. Nivel 6ª. Avenida 12-45 zona 1

Respetable Licenciado Román Vélez:

Recibí la invitación al seminario anual, preparado por el Instituto de Contadores y Auditores Públicos para el mes de noviembre próximo y cuya dirección usted preside.

Según agenda adjunta, los temas a desarrollar son como siempre de interés para todos los adscritos; sin embargo, aunque predomina mucho entusiasmo por asistir, surgieron compromisos profesionales y tendré que ausentarme del país por diez días, lapso en el cual se llevara a cabo dicho evento. Sírvase disculparme por no participar y formulo el deseo sincero que todo sea un éxito.

Agradeceré tenernos presente en otros eventos que programen.

DE LEON-HERNANDEZ, OFICINA DE AUDITORIA

Lic. Oscar Alfredo Peña Orozco,

Director

CC: 1 Archivo RM

Ninguna de las cartas que se escriben con fines comerciales carece de importancia, pero la relación que existe entre las ventas y las utilidades de la empresa hace que la carta de ventas destaque por encima de todas las otras. El éxito de la campaña de publicidad depende en gran parte del conocimiento que se tenga de los cuatro factores importantes que contribuyen al mismo, son ellos:

a) El consumidor; b) el anuncio y su técnica; c) el producto; d) el mercado.

Se envían estas cartas al posible comprador tratando de interesarlo en el objetivo de la misma. Las ventajas del producto que se ofrece no deben exagerarse por cuanto un engaño al cliente puede ocasionar la cancelación de sus relaciones con nuestra casa. Recordemos que un buen anuncio es aquel que mira el producto con ojos del consumidor y nunca debe verse desde el punto de vista del vendedor.

Ejemplo:

Almacén El Mundo de los Juguetes 18 calle 3-23, zona 1 – teléfono: 440-0987

Guatemala, 23 de enero de 2010

Señor Mario Morales Propietario del almacén El Juguetón de Calidad 4ª. Calle 4-56, zona 10

Respetable señor:

Le informamos que a nuestra empresa han ingresado nuevos productos que esperamos a usted le interese comercializar, en especial a ingresado a nuestro almacén un conjunto de accesorios para muñecas barby como usted nos había solicitado, así también una edición limitada de casas de juego para las mismas. Este producto es de plástico muy resistible, o si lo prefiere tenemos algunas en existencia de madera, esperamos le interese y lo invitamos a que por sus propios ojos vea y confirme lo que le comentamos sobre el producto. Agradeciendo su fina atención y esperando una pronta respuesta favorable,

Atentamente,

Julio Cesar Chacón

Gerente de Ventas

CC: 1 Archivo JB

El modelo de carta de venta no es más que un tipo de carta orientado al marketing y a la óptima oferta de un producto que se va a comercializar, sea a través de Internet o en el mercado tradicional. La finalidad de una carta de venta es la de alcanzar al cliente e inducirle a que tome acción, de modo que elija nuestro producto por encima del resto. En caso negativo, la carta de ventas también puede conseguir una afiliación para seguir recibiendo nuevas promociones, por lo que el cliente no pierde su valor y puede llegar a efectuar su compra en un futuro próximo.

Las cartas de venta se utilizan hoy en día de forma masiva a través de Internet. Sobre todo han proliferado las páginas personales de gente anónima que vende su producto. El resultado final de esta proliferación son las enormes cantidades de páginas de aterrizaje que podemos llegar a encontrar para un solo producto.

Se extiende con el objeto de hacer constar la venta de algo y el valor del mismo. Y esta carta es una de las dos clases de carta de pago, y la otra clase es la de sustitución del recibo.

Ejemplo:

La Casa del Toro 6ª. Avenida 19-44, zona 1 Tels.: 223-2231 675-0921

Guatemala, 8 de febrero 2005

José Arana Bel toné 12 calle 3-34, zona 1 Ciudad

Estimado señor:

Por la presente hago constar que VENDI al señor Julián Samayoa Toj, un toro negro Cebú, de tres años de edad, de kmi propiedad y marcado en la pata trasera con el fierro RS., por la cantidad de DOSCIENTOS CINCUENTA QUETAZALES EXACTOS, que declaro haber recibido a mi entera satisfacción.

Atentamente,

Josué Alvarado

Propietario

CC: 1 Archivo JB