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Codificacion De Cuentas

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Kate 02 mayo 2011

Palabras: 17817 | Páginas: 72

...

a selección de un determinado método de codificación son: el sistema elegido deben cumplir con los procedimientos de información y prever si los códigos serán procesados manualmente o a través de un computado.

Todo este avance en los sistemas contables permite a las organizaciones obtener información muchos más rápido y confiables , así como procesarla y poder tomas decisiones oportunas, lo que permite poder adaptarse a los cambios más rápidos.

Definición de Código:

Conjunto de signos convencionales que permiten representar los datos para su manejo en la computadora.

Sistema de codificación

Los sistemas de codificación son aquellas son aquellos que identifican mediante el uso y símbolos como letras y/o números, elementos de un conjunto o subconjunto y los relacionas a otros elementos del mismo conjunto o subconjunto.

Características de los sistemas de codificación

Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características mínimas a fin de que sean adaptado como método de procesamiento para la información. Dentro de esas características podemos encontrar:

✓ Precisión del Código: La precisión del código significa que un sistema de codificación debe aceptar una codificación correcta para cada elemento de un conjunto. Por ejemplo: a cada persona que abra una cuenta corriente en un banco, debe asignársele un sólo código, y éste debe ser único para esta cuenta, por lo que no podrá ser utilizado en otra cuenta que abra el mismo cliente, o para otro cliente.

Ejemplo:

Correcto:

013-22481-R Juan García.

013-22482-T Carlos Hernández .

013-22483-O José Meza.

013-22484-W Juan García. (1)

Incorrecto:

013-22481-R Juan García.

013-22482-T Carlos Hernández.

013-22482-T José Meza (2).

013.22483-O Juan García.

✓ Flexibilidad: La flexibilidad significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presenta en los códigos contables, es la falta de flexibilidad de los códigos asignados, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de las empresas.

Ejemplos: Tomando el ejemplo de un código contable tenemos dos situaciones:

Correcto:

1-01-01-001 Cuentas por cobrar Banco Caribe.

1-01-01-002 Cuentas por cobrar Banco Provincial.

1-01-01-003 Cuentas por cobrar Banco Mercantil.

1-01-01-004 Cuentas por cobrar banco Latino.

Incorrecto:

1-01-01-1 Cuentas por cobrar Banco Caribe.

1-01-01-2 Cuentas por cobrar Banco Provincial.

1-01-01-3 Cuentas por cobrar Banco Mercantil.

1-01-01-4 Cuentas por cobrar banco Latino.

En este segundo ejemplo el código asignado a las cuentas bancarias por cobrar podrá llegar hasta el dígito 9 del último nivel del código, y en caso de que se requiere más números para incluir nuevas cuentas, no se tendrá espacio en la estructura del código.

✓ Conciso: Un código conciso establece que no se debe adicionar códigos que no tengan relevancia al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste a confusión.

Ejemplo:

Correcto:

FC-32458 Factura del proveedor A

FC-45849 Factura del proveedor B

FC-96749 Factura del proveedor X

FC-83835 Factura del proveedor Z

Incorrecto:

FC-32458 Factura del proveedor A

FC-45849 Factura del proveedor B

FC-96749-W Factura del proveedor X

FC-83835-O Factura del proveedor Z

En el código señalado como incorrecto, los caracteres finales W y O de los últimos proveedores, no agregan información que distingan alguna características adicional del elemento correspondiente.

✓ Significativo: Para que un código se considere significativo, el mismo debe indicar alguna características diferencial de los elementos que se están codificando. De esta forma, se podrá distinguir o diferenciar por el código, la transacción que se está procesando.

Ejemplo:

Correcto:

GI-83412 Efectos por pagar del proveedor M

GI-21225 Efectos por pagar del proveedor W

GI-38452 Efectos por pagar del proveedor X

GI-15238 Efectos por pagar del proveedor U

Incorrecto:

83412 Efectos por pagar del proveedor M

21225 Efectos por pagar del proveedor W

38452 Efectos por pagar del proveedor X

15238 Efectos por pagar del proveedor U

La simple enumeración no seña alguna características importantes de los elementos.

✓ Operabilidad: La operabilidad de un sistema de codificación implica que los códigos definidos pueden ser manejados fácilmente por un sistema mecanizado de cómputo. Debe tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente códigos que sean de fácil operabilidad.

Ejemplo

Correcto:

1-01-01-001 Cuentas por cobrar Banco Caribe.

1-01-01-002 Cuentas por cobrar Banco Provincial.

1-01-01-003 Cuentas por cobrar Banco Industrial.

1-01-01-004 Cuentas por cobrar Banco Latino.

Incorrecto:

1-01-A235 Cuentas por cobrar Banco Caribe.

1-01-W531 Cuentas por cobrar Banco Provincial.

1-01-X380 Cuentas por cobrar Banco Industrial..

1-01-B201 Cuentas por cobrar Banco Latino.

Aun cuando en este último ejemplo el operador podría operar con los códigos, los mismos no representan características significativas de los elementos, por lo cual el código asignado es de difícil operación; tanto las letras como los números asignados al último elemento del código, no muestra un significado especifico.

Métodos de Codificación:

1- Secuencial o de Orden Númerico: El método de codificación secuencial consiste en la asignación consecutiva de un número a una lista de elementos a partir de un número predeterminado.

Ventajas: Útil en listas cortas.

Desventajas: No se pueden formar para clasificar los elementos.

Ejemplo:

Código Nombre del Elemento

001 Cuentas por cobrar Eduardo Díaz

002 Cuentas por cobrar Raúl Castro.

003 Cuentas por cobrar Adriana García.

004 Cuentas por cobrar Victor Bolívar.

2- Por bloques: El método por codificación por bloques representa una derivación del secuencial, ya que bajo esté método los códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígitos consecutivos que identifiquen algunas características del elemento a codificar.

Ventajas: Útil en el procesamiento de listas cortas.

Desventajas: Pueden presentarse problemas de flexibilidad.

Ejemplo:

Código Nombre del elemento Explicación

01 Televisor 12 pulgadas 01 al 06

02 Televisor 16 pulgadas Televisores

. . .

. . .

. . .

06 Televisor 23 pulgadas

07 Licuadoras 2 velocidades 07 al 12

08 Licuadoras 4 velocidades Licuadoras

. . .

. . .

12 Licuadoras 12 velocidades

13 Nevera 20 pies 13 al 19

14 Nevera 21 pies Neveras

. . .

. . .

19 Nevera 26 pies

3- Por grupos: El método de codificación por grupo, es otra derivación de la codificación secuencial y consiste en la asignación de un código subdividido en clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez un mayor número de posiciones, y que sirven para identificar un grupo de funciones o características homogéneas.

Ventajas: facilidad de expresión.

Rapidez en el procedimiento de datos.

Desventajas: si no es definida adecuadamente la estructura del código, pueden presentarse problemas de expandibilidad y confusión en su uso.

Ejemplo

Código Nombre del elemento

2-000-000-000 Pasivo

2-001-000-000 Pasivo Circulante.

2-001-001-000 Pasivo por pagar proveedores

2-001-001-000 Pasivo por pagar ferretería El Chavo

4- Nemotécnico: El método de codificación nemotécnico efectúa una combinación de números y letras, para identificar por varias características a cada uno de los elementos. Su aplicación es sumamente útil para aquellas empresas que manejan una gran variedad y cantidad de ítems, tales como las ventas de repuestos de vehículos o los inventarios de una ferretería. Su objetivo es identificar el código con los elementos que representan y facilitar su aprendizaje y memorización.

Ventajas: Sumamente útil cuando los ítems a manejar son numerosos.

Desventajas: La codificación de los ítems pueden ser engorrosa y compleja.

Ejemplo:

Código Nombre del elemento

NT670151 Neumático tubular tamaño 650 x 15 banda blanca

NT670152 Neumático tubular tamaño 650 x 15 sin banda

NT670181 Neumático tubular tamaño 650 x 18 banda blanca

. .

. .

PFDCF750 Pastillas de freno delantero camión ford 750

PFTCF800 Pastillas de freno trasero camión ford 800

5- Alfabético numérico: Bajo el método de codificación alfabético numérico, se asigna un código alfabético tomando en cuenta el nombre del elemento de la lista y una codificación numérica, que tiene en cuenta las demás características de los elementos de la lista.

Ventajas: Útil en el procesamiento de listas cortas.

Desventajas: Puede presentarse problemas de expansibilidad si la estructura del código no es adecuadamente definida.

Ejemplo: Un ejemplo de una codificación alfabético numérico lo representan las placas de los carros como por ejemplo:

XEH-301

LVA-203

VEC-100

Código contable: es el conjunto de dígitos que permite la identificación de fondo y de la cuenta contable que afecte una operación, la unidad responsable y la función.

Características de un código contable

← Flexibilidad: significa que un código contable debe estar diseñado de tal forma que permita, posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. Estas características es sumamente importante cuando surgen nuevos requerimientos de información aplicables a los negocios.

← Adecuada clasificación: una adecuada clasificación indica que un código contable debe estar clasificado de acuerdo a las normas contables que establece la profesión.

← Jerarquización: La jerarquización de un código contable debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin de presentar la información hasta el nivel de detalle que sea requerido.

← Claridad en los descripciones: Uno de los aspectos importantes para el diseño del código de cuentas, es la claridad en las descripciones y denominaciones de las cuentas contables, con el objetivo de asociar y establecer una relación directa entre la descripción de la cuenta y su naturaleza.

Sistema de codificación contable:

Propósito:

Se sabe que para registrar contablemente las operaciones realizadas por un ente, es necesario preestablecer un plan que indique el nombre que daremos a las cuentan en donde registraremos las operaciones efectuadas. Existen varios procedimiento para registrar las operaciones. En el denominado procedimiento manual no es necesario que las cuentas que componen el plan de cuentas estén codificadas. No obstante para mejorar su efectividad casi siempre se suele codificar. En el registro contables de operaciones por medios de procedimientos computarizados es imprescindible codificar todas las cuentas que formen un plan de cuenta.

En la preparación y codificación de un plan de cuenta para registrar operaciones por procedimientos computarizados deberá ser muy cuidadoso. Pero todo este proceso es de vital importancia para el mejor manejo de la información desde todos los puntos de vistas porque:

← Proporciona la información de forma adecuada y de acuerdo a las necesidades de la empresa.

← Expresa individualmente cada una de las operaciones del negocio.

← Permite una adecuada diferenciación entre cuentas reales y cuentas nominales.

← Proporciona la clasificación adecuada de cada uno de los grupos que constituyen tanto las cuentas reales como las nominales.

Elaboración de un sistema de codificación:

Para diseñar un código de cuentas se debe de seguir una serie de pasos mínimos de manera que al asignar un código de cuentas, cumpla con las características que ya anteriormente fueron mencionadas.

Para elaborar un sistema de codificación contable se debe tomar en cuenta:

1- Clasificación de las cuentas:

Para poder entender mejor el sistema de codificación de datos en primer lugar vamos a definir alguna cuentas básicas para el entendimiento de este sistema.

-Activos es el conjunto de bienes tangibles o intangibles que posee una empresa. Se considera activo a aquellos bienes que tienen una alta probabilidad de generar un beneficio económico a futuro y se pueda gozar de los beneficios económicos que el bien otorga. Eso no significa que sea necesaria la propiedad ni la tenencia. Los activos son un recurso o bien económico propiedad de un negocio, con el cuál se obtienen beneficios. Los activos de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa.

-Pasivos: Son las deudas u obligaciones que tiene la entidad con una persona o una organización ajena a la misma.

-Capital o patrimonio: Esta constituido por aquellas cuentas que representan la inversión, según libro de los propietarios de la empresa.

-Ingresos: Es todo lo que percibe la empresa por sus operaciones normales y en algunos casos por actividades extraordinarias.

-Gastos: Se denomina gasto o egresos a las partidas que disminuyen el capital de la empresas y que son necesarias para el desenvolvimiento normal de la empresa.

-Cuentas de orden: Son aquellas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones.

En la codificación de un plan de cuenta para contabilidad general existen ciertas reglas comunes que es conveniente respetar. Deberán definirse los grupos, las cuentas principales, la sub- cuentas y las cuentas auxiliares para codificarlas en forma sistemática, respetando la uniformidad de los campos o niveles de forma que exista una clara separación entre los grupos de cuentas.

2- Identificación de los niveles y subniveles o jerarquización:

Niveles: Son los números de agrupaciones que se especifican entre todos los dígitos, a fin de diferenciar cada una de las clasificaciones que requieren los estados financieros, de manera que sean elaborados de acuerdo a las normas de contabilidad y los sistemas de información de la empresa.

Subniveles: Son niveles que se desprenden de los niveles principales con el fin de especificar un poco más las clasificación de las cuentas cuando así lo requiera.

En los sistemas computarizados de contabilidad la estructura del código de cuentas suelen tener de dos a cinco niveles y de seis a doce dígitos, de acuerdo con la naturaleza de la empresa y al desglose de los análisis requeridos.

En primer lugar tenemos el código de cuentas de 6 dígitos de 2 niveles:

El presente boceto para un plan de cuentas de una pequeña empresa ( no industrial) sera codificado en base a 2 niveles y se compondrá de un total de 6 dígitos. La estructura jerárquica y el contenido de sus niveles será el siguiente:

Nivel 1 2

Longitud xxx xxx (1 Grupos y cuentas principales)

(2 Cuentas Auxiliares)

A) Primer nivel: El primer nivel constará de 3 dígitos cada uno de ellos tendrá el siguiente significado:

Dígitos 1 2 3 (1 Grupos básicos)

(2 Sub- grupos)

(3 Cuentas principales)

En la contabilidad es normalmente aceptado la formación de los grupos básicos siguientes: Activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, cuentas de orden etc.

En una empresa pequeña o mediana los sub-grupos básicos podrían ser:

Ejemplo con 2 dígitos:

1 Activos 4 Ingresos

1. Circulante 4.1ventas

2. Inversiones

3. Activos fijos 5 Costos

4. Cargos diferido 5.1 Costo de venta

9. Otros Activos

6 Gastos operacionales

2 Pasivos 6.1 Gastos de ventas

1. Circulante 6.2 Gastos de administración

2. Largo plazo

3. Apartados 7 Otros ingresos y egresos

4. Créditos diferidos 7.1 Otros ingresos

9. Otros pasivos 7.2 Otros egresos

3 Patrimonio 9 Cuentas de orden

1. Capital 9.1 Cuentas deudoras

5. Reservas 9.2 Cuentas acreedoras

Ejemplo con 3 dígitos:

1 ACTIVOS 2 PASIVO

11 CIRCULANTE 21 CIRCULANTE

110 Caja Principal 211 Efectos por pagar

111 Bancos 212 Pagaré bancarios

112 Efectos por cobrar 213 Cuentas por pagar

113 Efectos descontados 214 Impuestos por pagar

114 Cuentas por cobrar 215 Cuentas diversas por pagar

115 Provisiones incobrables

116 Inventarios 22 LARGO PLAZO

119 Activos prepagados 221 Hipotecas

221 Efectos por pagar

12 INVERSIONES

121 Terreno 23 APARTADOS

122 Edificios 231Apartados prestaciones sociales

123 Carteras valores

24 CREDITOS DIFERIDOS

13 ACTIVOS FIJOS 241 Intereses cobrados por anticipados

131 Terrenos

132 Inmuebles 25 OTROS PASIVO

133 Depreciació acumulada inmueble 251 Depósitos recibidos en garantía

134 Equipos de oficina

135 Depreciación acumulada equipo de oficina 3 PATRIMONIO

136 Equipo de reparto 31 Capital

137 Depreciación acumulada equipo de reparo 311 capital social

312 capital no pagado

14 CARGOS DIFERIDOS

141 gastos de constitución 32 SUPERAVIT

142 Mejoras de inmuebles alquilados 321 Utilidades no distribuidas

322 Revalorización de activos

15 OTROS ACTIVOS

151 Fondos de prestaciones sociales

B) Segundo nivel: El segundo nivel se empleara para el control de las cuentas auxiliares. Como la logística de esté nivel es de 3 dígitos cada cuenta principal del 1er nivel podrá tener un máximo de 999 cuentas auxiliares.

|1 |Activo |

|11 | CIRCULANTE |

|110 | CAJA |

|110101 | Caja principal 1 |

|110102 | Caja principal 2 |

|110201 | Caja Auxiliar 1 |

|110202 | Caja Auxiliar 2 |

|111 |BANCOS |

|111101 | Banco Venezuela (oficina central) |

| |(cuenta corriente N° 1-324-245) |

|111105 | Banco Venezuela (oficina central) |

| |(Cuenta nómina N° 1-482-832) |

|111108 | Banco Venezuela (Oficina Bello Monte) |

| |(Cuenta corriente N° 4-248-580) |

|111201 | Banco Unión (Oficina Principal) |

| |(Cuenta corriente N° 1-8245-3245) |

|.............................|................................................................................................................ |

|112 |EFECTOS POR COBRAR |

|112001 | Ramón González |

|112002 | Evaristo Perdomo |

|112003 | Almacen universal, S.A |

|.............................|.............................................................................................................. |

|.. | |

|112999 | José Ambrola |

|13 |ACTIVOS FIJOS |

|134 | EQUIPO DE OFICINA |

|134001 | Copiadora canon ZX – Serial A4256 |

|134102 | Computadora “MM” Serial X2345 |

|135 |DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPO DE OFICINA |

|135001 | Depreciación Copiadora canon ZX – Serial A4256 |

|135002 | Depreciación Computadora “MM” Serial X2345 |

|2 |PASIVO |

|21 | CIRCULANTE |

|211 | EFECTOS POR COBRAR |

|211001 | La abeja, S.A. |

|211002 | Industrias Unidas, S.A. |

|211003 | Angel García M. |

|3 |PATRIMONIO |

|31 | CAPITAL |

|311 | CAPITAL SOCIAL |

|311001 | Capital social ( Acciones comunes serie A) |

|312001 | Capital no pagado (Pendiente de pago acciones comunes, serie A) |

|32 |RESERVA |

|321 | RESERVAS VOLUNTARIAS |

|321001 | Reservas voluntarias |

|322 | RESERVAS ESTATUTARIAS |

|322001 | Reservas estatutarias |

Código de cuenta de 12 dígitos:

Aquí se presenta un código que constará de 12 dígitos agrupados en 4 niveles con significados siguientes:

Nivel 1 2 3 4

Longitud xxx xx xxx xxxx (1 Grupos)

(2 Sub-cuentas)

(Controles geográficos)

(Cuentas auxiliares)

A) Primer nivel: Estará formado de 3 dígitos, cada uno de los cueles tendrá el significados siguiente:

Digitos: 1° 2° 3° ( 1° Grupos básicos)

(2° Sub-grupo)

3° Cuentas mayor general)

Ejemplo:

|1 |ACTIVOS |

|11 | Circulante |

|111 | Efectivo en caja y bancos |

|13 | INVERSIONES LAGO PLAZO |

|131 | Inversiones Empresas del grupo |

|135 | Otra inversiones |

| | |

|14 |ACTIVOS FIJOS |

|141 | Activos fijos |

|142 | Depreciación acumulada Activo fijos |

|145 | Activos fijos en contrucción |

| | |

|4 |INGRESOS |

|41 | VENTAS |

|411 | Ventas directas producto terminado propios |

|412 | Ventas a distribuidores |

|413 | Ventas productos distribuidos |

|416 | Ventas de sub-productos |

| | |

|42 |INGRESOS POR SERVICIOS PRESTADOS |

|421 | Ingresos por servicios prestados |

| | |

|5 |COSTOS |

|51 | COSTO DE VENTA |

|511 | Productos terminados propios |

|513 | Productos distribuidos |

|516 | Sub- productos |

|52 |COSTO SERVICIOS PRESTADOS |

|521 | Costo servicios prestados |

| | |

|53 |COSTO DE PRODUCCIÓN |

|531 | Materia prima |

|532 | Mono de obra directa |

|533 | Gastos de fabricación aplicados |

|534 | Gastos de fabricación reales |

|528 | Desviaciones en gastos de fabricación |

B) Segundo nivel: El segundo nivel tendrá una longitud de 2 dígitos y servirá para analizar las cuentas principales de mayor general de acuerdo con su origen o naturaleza.

Ejemplo: En el primer nivel, como se recordará, los dígitos: 1 1 1, identifican el EFCTIVO EN CAJAS Y BANCOS. Esta identificación es insuficiente si deseamos saber cuanto efectivo tenemos en cajas y cuantos en los bancos. Pues bien, para este análisis aplicaremos los dos dígitos que forman el segúndo nivel del presente boceto de codificación.

Supongamos hemos acordado que, para el análisis de la cuenta general efectivo en caja y bancos, los dos dígitos que forman el segundo nivel tendrán el significado siguiente:

11 Efectivo y cheques en cajas principales

12 Efectivo y cheques en cajas principales (Moneda extranjera)

13 Fondo fijo de caja auxiliares

20 Bancos nacionales (Cuentas corrientes)

21 Banco nacionales ( Cuentas diversas)

50 Bancos exterior (cuenta corriente) (Moneda extranjera)

51 Banco exterior ( cuenta diversas) ( Moneda extranjera)

C)Tercer nivel: El 3er nivel tendrá una longitud de 3 dígitos. En principio se aplicará para el control de ubicaciones geográficas pero de acuerdo con la naturaleza de las cuentas que controle podrán tener otros objetivos.

Ejemplo: Vamos a suponer que la empresa para la cual estamos preparando el boceto del presente código, tienen su cede principal en Caracas, una planta industrial en Charallave y oficinas, almacenes y tiendas en ventas directas al público en Caracas, Maracaibo, Maracay, y Puerto la Cruz. Las ciudades de han divididos en un máximo de seis zonas. En cada zona no puede haber mas de una oficina, almacén o tienda. Para efectos de ubicaciones geográficas se acordó que, el primer dígito la ciudad, el segundo la zona y el espacio de el tercer dígito se cubriría con un cero (no tendría significado) nos quedaría el significado siguiente:

1 1 0 Caracas – zona 1

2 1 0 Maracaibo – Zona 1

3 1 0 Maracay – Zona 1

4 1 0 Puerto la cruz – Zona 1

5 1 0 Charallave – Zona 1

9 0 0 Exterior

D) Cuarto nivel: El cuarto nivel tendrá una longitud de cuatros dígitos y se empleará para el control de cuentas auxiliares o de detalles. Es decir, cada sub-cuenta podrá tener 9999 cuentas auxiliares (cuatro dígitos). Seguidamente vamos a codificar el nivel.

Ejemplo: Vamos a codificar a niveles de cuentas auxiliares, tres cuentas de primer nivel.

114 Cuentas por cobrar

11410 Comerciales – clientes

11410111 Caracas – Zona 1, Vendedor 1

114101111342 Angel García R. Clientes N° 1.342

141 Activos Fijos

14140 Equipos de oficina

14140112 Caracas – Computadora – Depto. Ventas

141401110001 Computadoras IBM S/36, serial JH – 3425683

611 Gastos ventas

61130 Publicidad

61130210 Maracaibo – Zona 1

611302101200 publicidad en vidriaras y tiendas

3- Definición del formato del código contable: Tendrá un impacto en la calidad y detalle de la información que se vaya a generar. El formato debe seguir una serie de pasos mínimos con el objeto de confeccionar la estructura de las cuentas.

4- Descripción, denominación o titulo de las cuentas:

1) Cuentas reales:

✓ Activos

Circulante

Inversiones permanentes

Activos fijos

Cargos diferido

Otros activos

✓ Pasivos

Circulante

A largo plazo

Créditos diferidos

Otros pasivos

2) Cuentas Nominales:

✓ Ingresos

Principales

Secundarios

✓ Egresos

Costos

Gastos operacionales

Otros egresos o egresos extraordinarios

5- Documentación de un código de cuentas: Esté debe de tener presente en todo momento las normas, de carácter contable y principios emitidos por todos los cuerpos colegiados de la profesión, a fin de asignar una correcta clasificación y tratamiento de las transacciones contables.

Conclusión

Despúes de haber estudiado el sistema de codificación contable podemos decir que:

← Un código son un conjunto de signos convencionales que permiten representar los datos para su manejo en la computadora.

← Los sistemas de codificación son aquellas son aquellos que identifican mediante el uso y símbolos como letras y/o números, elementos de un conjunto o subconjunto y los relacionas a otros elementos del mismo conjunto o subconjunto.

← Las características básicas de un sistema de codificación son

-La precisión del código: significa que cada elemento debe aceptar una sola codificación correcta.

-Flexible: debe permitir más elementos en caso de ser necesario.

-Conciso: no se debe de adicionar códigos que no tengan relevancia para identificar elementos. -Significativo: cada elemento debe indicar alguna característica diferencial de la codificación.

-Operabilidad. Debe facilitar el manejo de los códigos por un sistema de computo.

← Los sistemas de codificación se clasifican en:

– Secuencial: que consiste en la asignación consecutiva de un número a una lista de elemento.

– Por bloques: los códigos se asignan secuencialmente, pero por bloques consecutivos.

– Por grupos: codificación secuencial que subdivide clasificaciones sucesivas.

– Memotécnico: combinación de números y letras para identificar por varias características a cada uno de los elementos.

– Alfabético numérico: se asigna un código alfabético junto a un código numérico que tiene en cuenta las características del elemento a códificar.

← Un código Contable :es el conjunto de dígitos que permite la identificación de fondo y de la cuenta contable que afecte una operación, la unidad responsable y la función.

← Las características de un código contable son:

– Flexibilidad: un código contable debe permitir agregar nuevas clasificaciones o detalles.

– Adecuada clasificación: un código contable debe de estar clasificado de acuerdo con las normas contables.

– Jerarquizado: el código contable debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos que conforman los estados financieros.

← La elaboración de un sistema de codificación consta de 5 pasos necesarios:

1. La clasificación de las cuentas.

2. La identificación de los niveles y subniveles o jerarquización.

3. Definición del formato del código contable.

4. Descripción, denominación o Títulos de las cuentas .

5. Documentación de un código contable.

Bibliografía

← CARACORA. Fernando, Sistemas y procedimientos contables. Editorial Mac Graw Hill. Venezuela 1996.

← REDONDO A, Curso práctico de contabilidad general y superior. Editorial Centro contable venezolano. 2002.