Leer Ensayo Completo Control Interno (Ciclo De Nominas)

Control Interno (Ciclo De Nominas)

Imprimir Documento!
Suscríbase a ClubEnsayos - busque más de 2.242.000+ documentos

Categoría: Temas Variados

Enviado por: Rebecca 19 abril 2011

Palabras: 9184 | Páginas: 37

...

entos importantes del ciclo de nóminas podrían ser:

Solicitud de empleo

Contratos de trabajo

Informes de tiempo

Tarjetas de reloj

Autorización de ajustes de nómina

Autorización de pagos especiales

Recibos de pago

Cheques.

Bases usuales de datos

Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo, o bien, información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dé, se pueden clasificar como sigue:

Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.

Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.

Las bases usuales de datos para nóminas podrán ser las siguientes:

Archivo maestro de personal conteniendo nombres e información de referencia, tipos de retribución, prestaciones a empleados, etc.

Registros de salarios de empleados

Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.

Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de producción.

Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se enlaza con el ciclo de informe financiero.

Objetivos específicos de control interno del ciclo de nominas

Para efectos de este ciclo se han identificado 17 objetivos específicos de control interno, los cuales de acuerdo con los lineamientos establecidos en el boletín 3050 relativo al estudio y evaluación del control interno, han sido clasificados en cuatro clases como sigue:

De procesamiento y clasificación de transacciones

De verificación y evaluación

De salvaguarda física

Objetivos de autorización Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdo a las características y necesidades de cada empresa mismas que deberán ser evaluadas por el auditor. Estos objetivos para este ciclo son:

El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.

Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo a políticas establecidas por la administración.

Los procedimientos del ciclo de nóminas deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones

La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.

Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.

Todos los pagos relacionados con la nómina deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.

Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.

Los pagos y los ajustes relativos a nóminas deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.

Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal.

Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.

Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.

Objetivos de verificación y evaluación

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son:

Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nóminas y las transacciones relativas.

Objetivos de salvaguarda física

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Los objetivos para este ciclo son:

El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración. Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento

Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo de nóminas, es necesario identificar qué técnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe si dichas técnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.

Objetivos de autorización Objetivo 1:

Niveles planeados para el personal

Experiencia y habilidades

Edad, sexo y estado físico

Domicilio y ciudadanía

Afiliación sindical

Integridad personal

Educación

Restricciones legales

Políticas de la entidad acerca de conflicto de intereses y otras

Voluntad para viajar

Sueldo y prestaciones

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 1:

Políticas por escrito para la selección y contratación del personal.

Bases de datos como archivo maestro de personal, lista de funcionarios y directivos, etc.

Procedimientos específicos para añadir, cambiar o eliminar información de las bases de datos.

Técnicas para probar la confiabilidad de las bases de datos como las siguientes:

{text:list-item} {text:list-item} {text:list-item} {text:list-item} {text:list-item} {text:list-item}

La revisión periódica de que los cambios a las bases de datos se hicieron correctamente.

Conciliación de las cifras de control con los registros del computador.

Limitación del acceso a la información contenida en las bases de datos.

Uso de dígitos de verificación sobre los números del personal para el mantenimiento de los archivos.

Comprobación de validez de datos importantes (número del personal, adscripción, etc.).

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 1:

La empresa puede contratar personal que no esté autorizado y que pudiera resultar en:

Empleados sin preparación adecuada

Huelgas

Costos innecesarios de relocalización

Irregularidades o conflictos de intereses

Faltas al trabajo excesivas debidas a poca salud mental o física

Altos costos de jubilación, servicios médicos y otros planes de prestaciones al personal.

Multas o penalidades por omisión de cumplir requisitos legales.

La empresa puede tener un personal inadecuado o excesivo.

Objetivo 2:

Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

Las políticas establecidas por la administración para fijar sueldos y condiciones en la prestación de servicios subordinados, pueden especificar lo siguiente:

Retribuciones directas:

Fechas y frecuencia de pago de sueldos

Tipos autorizados de sueldos (tabulador de sueldos)

Políticas de tiempo extraordinario, turnos, jornadas de trabajo, etc.

Retribuciones indirectas:

Autorización por escrito para el pago de días festivos, vacaciones, enfermedad, gratificaciones o sobresueldos, seguros, participación en los resultados, pensiones, planes de adquisición de acciones al personal, etc.

Determinación de la frecuencia y límites de los beneficios anteriores

Otros aspectos:

Retenciones al personal (Impuesto Sobre la Renta, cuotas de seguridad social)

Prestaciones legales al personal (cuotas de seguridad social, cuotas para vivienda, aportación para ahorro, etc.)

Anticipos de sueldos, préstamos al personal, reembolso de gastos a comprobar, etc.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 2:

Políticas por escrito donde se expongan claramente los criterios de nóminas, como pueden ser:

Al personal con sueldos mayores de una cantidad fijada se les pagará quincenal o mensualmente; a todos los demás se les pagará por semanas.

Todos los sueldos deben ser aprobados por personal autorizado.

Forma de pago del tiempo extra al personal que tiene un horario determinado y límites para el caso del personal supervisor o directivo.

Los ajustes periódicos que se efectúen a los sueldos deben ser aprobados por personal autorizado.

Los anticipos de sueldos y préstamos al personal deben estar limitados a una cantidad fijada.

Procedimientos para participar de las prestaciones al personal (antigüedad, responsabilidades adquiridas, etc.).

Las retenciones opcionales (caja de ahorros, seguros, canasta de productos, comidas, etc.), deben ser aprobadas por personal autorizado y por el interesado.

Determinación por personal autorizado de los pagos por tiempo extra, enfermedades, etc.

Bases para datos como archivos maestros de personal, horario autorizado, días festivos, retenciones, deducciones, etc.

Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar información de las bases de datos, como los siguientes ejemplos:

Comparación de totales de información sobre nóminas producidos mediante la computadora, con registros de control preparados a mano.

Comparación periódica de los contratos colectivos o individuales con los archivos maestros del personal.

Revisión periódica de la información contenida en archivos maestros de personal por personal autorizado de nóminas.

{text:list-item} {text:list-item} {text:list-item} {text:list-item} {text:list-item}

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 2:

Puede pagarse al personal cantidades no autorizadas e inaceptables para la administración, ocasionando:

Costos excesivos de nómina

Infracciones en casos de salario mínimo, contratos colectivos, etc.

Estructuras salariales que causen descontento o huelgas.

Cuentas de anticipo a empleados que resulten incobrables.

Irregularidades en el manejo de nóminas.

Pueden infringirse leyes o disposiciones laborales que generen multas o pasivos contingentes.

Puede distraerse efectivo retenido a empleados.

Pueden retenerse cantidades no autorizadas al personal.

Objetivo 3:

Las distribuciones de cuentas, y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

Como ejemplos de las distribuciones y ajustes ya mencionados tenemos los siguientes:

Correcciones al salario bruto o neto

Pagos por terminación de servicios

Pagos especiales (por ejemplo cheques preparados a mano en un sistema de computadora)

Corrección a importes de distribuciones de mano de obra o a las aplicaciones a las cuentas respectivas

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 3:

Exposiciones claras de los criterios y políticas establecidas.

Uso y aprobación de formas prenumeradas estándar para llevar a cabo los ajustes de sueldos.

Investigación de ajustes que excedan una cantidad determinada.

Informes regulares y análisis periódicos de las tendencias en las cantidades y tipos de los ajustes.

Revisión por funcionario autorizado, de que se hayan tomado los descuentos relativos al preparar los cheques.

Aprobación de los cargos a las cuentas por pagar al personal que no sean por pagos, por un ejecutivo independiente al manejo y control de dichas cuentas.

En un ambiente de PED:

Conciliación de las cifras manuales de control de los ajustes aprobados con los totales según informes de ajustes preparados por la computadora.

Uso de contraseñas en las terminales, para limitar el acceso a los archivos de la computadora.

Comprobación de validez de los campos de datos importantes y verificación de límites en cuanto a importes y número de ajustes preparados.

Firmas manuscritas en los cheques no preparados por la computadora.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 3:

Las cuentas de nómina pueden presentarse incorrectamente como consecuencia de ajustes o reclasificaciones incorrectas.

Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la administración.

Pueden procesarse ajustes no autorizados para aumentar o disminuir cantidades pagadas al personal.

Pueden efectuarse pagos duplicados.

Objetivo 4:

Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo a política establecidas por la administración.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 4:

Uso de firmas mancomunadas.

Segregación de las funciones de preparación y firmas de cheques.

Política para evitar la firma de cheques en blanco o al portador.

Designación del personal autorizado para firmar por parte del consejo de administración.

Utilización de cuentas bancarias para el uso específico de nóminas.

Utilización de los servicios bancarios para el ensobretado y pago de la nómina.

Apertura de cuentas bancarias al personal para el depósito de sus ingresos por nómina.

Los cajeros que manejen efectivo para el pago de la nómina estén afianzados.

Establecer límites para el importe de los cheques de nómina.

Pueden efectuarse desembolsos de efectivo al personal por cantidades equivocadas o en forma fraudulenta.

Pueden hacerse pagos duplicados.

Pueden alterarse los cheques en forma fraudulenta.

Pueden efectuarse desembolsos de efectivo sin el conocimiento de la administración.

Objetivo 5:

Los procedimientos del ciclo de nóminas deben de estar de acuerdo a políticas establecidas por la administración.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 5:

Claras exposiciones de los procedimientos; por ejemplo:

Manuales de políticas.

Manuales de procedimientos.

Rutinas de entrenamiento.

Requisitos de supervisión.

Documentación de sistemas y programas.

Verificación periódica de las aprobaciones requeridas de la gerencia y usuarios para:

Nuevos sistemas y procedimientos, y

Cambios en sistemas, procedimientos y programas.

Verificación periódica de las aprobaciones que se requieren para transferir responsabilidades, cambios en las formas, cambios en los sistemas de archivo, etc.

En un ambiente de PED:

Verificación periódica de las pruebas, aprobaciones y documentación de los cambios a los programas.

Comparación periódica de los procedimientos reales de procesamiento con la documentación y la autorización respectiva.

Pruebas periódicas de razonabilidad que comparen los resultados del procesamiento con resultados calculados de antemano (ejemplo: comparación de los gastos de nómina registrados por un departamento de fabricación con los importes determinados mediante referencia a: (a) tipo promedio de jornal por hora y el total agrupado de horas trabajadas que muestran las tarjetas de reloj o (b) los tipos de destajo (por piezas) según el contrato colectivo y las piezas producidas según el informe de producción.

Acceso restringido a las áreas de procesamiento, a los programas y a la documentación de los mismos.

Segregación de funciones entre los operadores de computadora y los programadores de sistemas y de aplicaciones.

Procedimientos documentados y políticas obligatorias de las pruebas que deben efectuarse de los programas y de los sistemas.

Procedimientos que requieran que los programas del computador y todos los cambios sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de procesamiento de datos y el jefe del departamento usuario.

Sistemas programados en el computador que limiten el acceso a los programas únicamente a personas autorizadas, y que registren e informen todos los cambios a los programas a una persona independiente de la que efectúa el cambio.

Revisión periódica de los nuevos sistemas y de los programas.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 5:

Pueden existir reorganizaciones y cambios en las asignaciones del personal de los departamentos que reduzcan la segregación de funciones.

Pueden llevarse a la práctica procedimientos que nulifiquen las técnicas de control interno establecidas (ejemplo: pueden eludirse los requisitos de usar formas o modelos aprobados para ajustar los tipos de salarios, aumentándose así la posibilidad de cambios no autorizados de dichos tipos de salarios).

Pueden efectuarse modificaciones a los programas para nulificar controles, cambiar las políticas contables o reducir la salvaguarda física sobre los activos.

Pueden efectuarse alteraciones en el flujo de la información para ocultar datos a las personas que han de recibirlos, o bien facilitar estos datos a personas que no deben recibirlos (ejemplo: datos confidenciales de la nómina de ejecutivos pueden comunicárseles a subordinados).

Pueden perderse datos cuando se llevan a cabo conversiones a nuevos sistemas.

Pueden en algunos casos no procesarse transacciones.

Las transacciones pueden procesarse incorrectamente por una persona a quien no corresponde dicha función.

Pueden no realizarse procedimientos de control (ejemplo: el empleado de nómina y el gerente de personal, pueden pensar cada uno, que el otro debe ser quien lleve el control establecido sobre los lotes de datos).

Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones

Objetivo 6:

Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 6:

Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar solicitudes de uso de mano de obra.

Uso y control de formas prenumeradas (ejemplo: órdenes de producción, solicitudes para desembolso capitalizabas).

Archivos de firmas autorizadas para aprobar la utilización de mano de obra.

Inspección periódica de las formas usadas para ver y comprobar que estén completas y autorizadas.

Aprobación de funcionario autorizado de cada una de las diferentes aplicaciones de mano de obra (ejemplo: mejoras capitalizables, obras de mantenimiento y reparación importante).

Designación por parte de la administración o consejo de administración de las personas que pueden firmar ciertos documentos a nombre de la empresa (ejemplo: contratos con el sindicato obrero).

Comparación de los detalles importantes de cada uso de mano de obra que se propone, con políticas establecidas por la administración. Esta comparación puede hacerse manualmente o con técnicas de validación de computadora, por ejemplo:

Comparación de órdenes de producción con el archivo maestro de productos antes que comience la producción.

Comprobación mediante referencia a la orden de producción para determinar si el tipo de mano de obra o las horas solicitadas cumplen las políticas de la administración.

Limitación del acceso a los archivos o datos de personal basados en la computadora.

Informes por excepción de los usos de mano de obra propuestos que no son aceptados.

Disposición del trabajo de modo que permita visibilidad máxima a los supervisores.

Supervisión estrecha de empleados y archivos.

Auditorías internas periódicas.

Revisión de los convenios importantes por los abogados consultores.

Hojas de control de asistencia.

Informes de tiempo improductivo.

Sistemas de programación de actividades del personal.

Análisis de variaciones presupuestarias por departamento y de variaciones en eficiencia de mano de obra.

Utilización de órdenes de trabajo específicas para labores de mantenimiento y reparación.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 6:

Puede utilizarse mano de obra con fines no autorizados (ejemplo: construirse una adición a la casa de un funcionario).

Puede usarse mano de obra en forma ineficiente (ejemplo: nivel equivocado de capacidad o efectuar primero tareas de menor prioridad).

Puede emplearse mano de obra para proyectos capitalizables, mantenimiento y reparaciones, no autorizados.

Objetivo 7:

La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 7:

Informes de tiempo y de asistencia (ejemplo: tarjetas de tiempo, hojas de control de asistencia, boletas de trabajo, distintivos usados para entrar y salir de las áreas de trabajo).

Supervisión adecuada de la utilización de la mano de obra, ya sea por horas, piezas o días.

Aprobación previa del tiempo extra, cambios de turno, cambios de departamento, etc.

Entrenamiento del personal en los procedimientos de control de tiempos.

Conciliación de las horas de asistencia con las horas laboradas, ya sea por empleado o por departamento.

Conciliación de las horas de mano de obra estándar para las piezas producidas con las informadas en las tarjetas de tiempo.

Observación del registro de la entrada y la salida de los empleados para prevenir que se procesen tarjetas de tiempo de empleados ausentes.

Revisión y seguimiento de los informes por excepción de “horas pagadas pero no cargadas”.

Revisión y seguimiento de las variaciones con el presupuesto de gastos de mano de obra, especialmente en las cuentas de gastos indirectos de fabricación.

En un ambiente de PED:

Uso de dígitos de verificación sobre los códigos de los empleados, de los departamentos, horas trabajadas, claves de los productos, cantidades producidas, etc.

Control de datos de mano de obra que registran simultáneamente la mano de obra de la producción y el tiempo trabajado para efectos de la elaboración de las nóminas.

Limitación del acceso a la información contenida en las bases del computador mediante el uso de contraseñas o controles físicos sobre las terminales en líneas.

Tarjetas de mano de obra o de trabajo a destajo prenumeradas y controladas, para comprobar su incorporación en las nóminas.

Revisión y aprobación por el supervisor encargado del área de producción de los cargos efectuados por concepto de mano de obra.

Análisis de las variaciones de la mano de obra con relación a los costos estándar.

Formas de control para reprocesar de nuevo un artículo.

Aprobación por escrito de las horas de tiempo extra como una condición para el procesamiento de la nómina.

Verificación de que todas las tarjetas de control de tiempo de los empleados sean entregadas en cada periodo de nómina.

Revisión de los informes de eficiencia (ejemplo: informes que comparen las horas realmente trabajadas por cada empleado con las horas esperadas o estándar).

Revisión de los informes de reproceso, gastos de mantenimiento y mano de obra indirecta.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 7:

Puede pagarse a los empleados por horas no trabajadas o producción no realizada.

Puede no pagarse a los empleados horas realmente trabajadas o producción realmente efectuada.

Puede no reconocerse el diferencial por horas de tiempo extra o por cambio de turno.

Pueden manejarse incorrectamente los cortes de distribución de nómina y las acumulaciones de nómina al final del periodo.

La administración puede tener información inadecuada para evaluar el trabajo y eficiencia de los empleados.

Objetivo 8:

Los elementos que intervienen usualmente en el cálculo de los pasivos relacionados con la nómina incluyen lo siguiente:

Percepción bruta:

Salario

Comisiones

Horas trabajadas a destajo o piezas producidas

Diferencial por horas de tiempo extra y por cambio de turno

Pago de incentivos o premios

Vacaciones, pago por enfermedad y días festivos, pensiones, participación en las utilidades y gratificaciones

Deducciones:

Impuestos

Préstamos

Pensiones alimenticias

Deducciones voluntarias (ejemplo: seguros, fondo de ahorro, etc.)

Costos a cargo de la empresa:

Cuotas del Seguro Social, aportaciones al INFONAVIT, etc.

Contribuciones para pensiones, jubilaciones, etc.

Distribuciones contables:

Pasivos (sueldos por pagar, impuestos por pagar, etc.)

Activos (inventarios, cuentas por cobrar a empleados, etc.)

Gastos (clasificación departamental y cuentas relacionadas con la operación del personal)

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 8:

Procedimientos documentados de distribución de cuentas.

Tablas de impuestos sobre sueldos actualizadas.

Planes para deducciones voluntarias y respaldadas con formas de autorización firmadas.

En un ambiente de PED:

Uso de dígitos de verificación sobre los códigos de los números del empleado, del departamento, del proyecto y de la cuenta.

Pruebas en busca de tarjetas de reloj duplicadas.

Pruebas o verificación de límites, comprobar la razonabilidad de horas trabajadas en exceso, tipos de salario más altos de los esperados y deducciones que excedan al pago bruto o a cierto porcentaje del mismo.

Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar de las bases de datos y técnicas para proteger la información contenida en dichas bases de datos.

Conciliación de las horas a pagar según las tarjetas de reloj con los registros cronológicos de asistencia, planes de ejecución, etc.

Inspección periódica del registro de nómina y de la documentación original conexa (ejemplo: tarjetas de reloj, formas para deducciones, tablas de impuestos, etc.), por auditores internos.

Revisión y seguimiento de los informes por excepción de “horas de nómina pagadas pero no cargadas”.

Políticas establecidas para el reembolso de gastos de viajes y gastos de representación.

Políticas establecidas para informar y controlar el tiempo de vacaciones.

Aprobación por un funcionario responsable de los pagos de incentivos y gratificaciones.

Ejemplo de riesgos si no se logra el objetivo 8:

Puede pagarse a un empleado el tiempo trabajado por otra persona.

Pueden calcularse erróneamente los reembolsos de gastos.

Puede omitirse el registro de pasivos por impuestos sobre sueldos o que tales impuestos se anoten por importes incorrectos.

Pueden presentarse incorrectamente los inventarios, las propiedades y los gastos debido a la distribución incorrecta de la nómina y los costos relativos.

Pueden pagarse vacaciones no autorizadas.

Objetivo 9:

Ejemplos de las técnicas para lograr el objetivo 9:

Uso de formas prenumeradas y controladas (ejemplo: tarjetas de reloj, cheques de nómina y formas de anticipos para viajes).

Cancelación de la documentación original para prevenir pagos duplicados.

Procedimiento establecido para anular cheques.

Uso de máquina protectora de cheques.

Comprobación del importe del cheque contra la cuenta por pagar.

Verificar que el importe del cheque coincida con documentación consistente entre sí.

En un medio de PED, establecimiento de un programa del computador que informe por excepción cheques cuyos montos excedan una cifra determinada.

Verificación de la distribución contable del pago por auditores internos en forma periódica e inesperada.

Control contable sobre los sueldos no cobrados.

Conciliación del total de los cheques firmados con el total neto a pagar según el registro de nóminas.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 9:

Pueden efectuarse desembolsos por cantidades equivocadas o en forma fraudulenta.

Pueden hacerse pagos duplicados.

Pueden alterarse los cheques en forma fraudulenta.

Pueden efectuarse desembolsos por servicios no recibidos.

Objetivo 10:

Objetivo 11:

Los pagos y los ajustes relativos a nóminas deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.

Los objetivos 10 y 11 están íntimamente relacionados entre sí y por lo tanto, las técnicas y los riesgos si no se logran los objetivos, son similares.

Ejemplos de las técnicas para lograr los objetivos 10 y 11:

Procedimientos documentados de proceso, corte y cierre de fin de periodo.

Clasificaciones de cuentas documentadas.

Comparación de los resultados reales con los presupuestados y análisis de las variaciones.

Arqueos periódicos de formas prenumeradas y su conciliación con los controles establecidos para tal efecto.

Revisión y seguimiento de los informes regulares de datos pendientes de procesar, como tarjetas de reloj.

Conciliación de las horas y cantidades a pagar con las horas y cantidades distribuidas. (Nota: esto puede lograrse por medio de una cuenta transitoria).

Conciliación de las cuentas bancarias de nómina que funcionan como fondo fijo.

Investigación de cheques pendientes muy antiguos.

Conciliación de efectivo desembolsado con el pago bruto.

En un ambiente de PED:

Sistemas de escritura simultánea o sistemas comparables basados en la computadora en que se preparan al mismo tiempo mediante una forma (ejemplo: un cheque de nómina), el registro en auxiliares (el registro de nómina y el de salarios acumulados) y en los mayores respectivos.

Totalizar por lotes y registrar los documentos de entrada (número de documentos de nómina e importes) y conciliación de los totales de lotes con el total resultante del registro de nómina o archivo actualizado.

Investigación de las interrupciones en la secuencia numérica de las formas esenciales presentadas para resumirse (por ejemplo: tarjetas de reloj).

Conciliación de las formas importantes utilizadas con las anotadas.

Revisión y seguimiento de los archivos de cuentas en suspenso que controlan los datos rechazados hasta que se subsanan y se les da nueva entrada.

Fechas predeterminadas para controlar la oportunidad y los cortes del procesamiento y producción de informes periódicos en la computadora.

Totales de control e identificación de las fechas, encabezamientos, etc., en los informes.

Dígitos de comprobación en los números del empleado.

Anexos (cédulas) de informes de producción y registros cronológicos de la computadora.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 10 y 11:

El registro en las cuentas de mayor puede ser incompleto o inexacto.

Pueden presentarse problemas de registro y control de tiempo.

Los informes pueden ser inexactos con respecto a la clasificación de las transacciones.

Objetivo 12:

Ejemplos de las técnicas para lograr el objetivo 12:

Conciliación en forma regular y periódica los saldos de auxiliares de nóminas con saldos del mayor u otros totales de control.

Revisión de la aplicación correcta de los códigos en los documentos fuente.

Revisión de la aplicación contable a las cuentas correctas del personal.

Rotar las labores del personal de contabilidad.

En un ambiente de PED:

Pruebas de validación para comprobar los asientos contables que afecten cuentas relacionadas con nóminas.

Formar lotes y conciliar los totales de entradas (ejemplo: los totales del registro de nómina y los cheques de nómina emitidos con los totales de procesamiento y los nuevos saldos).

Controles de los programas para prevenir o detectar el pase de transacciones duplicadas y omisión de transacciones aceptadas.

Rutina de comprobación de etiquetas de archivos de computadora (fecha y versión) para reducir la posibilidad de pasar la versión equivocada de un archivo maestro o usar el archivo de actividades erróneo.

Limitación del acceso a los archivos de nómina en línea a personal autorizado mediante el uso de contraseñas.

Revisión de los informes de “era y es” de los registros de nómina y de la situación de las cuentas auxiliares.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 12:

Los movimientos pasados a los registros auxiliares pueden no concordar con los movimientos pasados al mayor.

Las operaciones con el personal pudieran pasarse incorrectamente en sus auxiliares.

Pueden tomarse decisiones en base a información incompleta o inexacta que se encuentre en un auxiliar.

Objetivo 13:

Objetivo 14:

Los asientos contables de nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

Los objetivos 13 y 14 están íntimamente relacionados entre sí y por lo tanto, las técnicas y los riesgos si no se logran los objetivos, son similares.

Ejemplos de técnicas para lograr los objetivos 13 y 14:

Preparación de un catálogo de cuentas conteniendo una descripción de cada cuenta, así como instrucciones de qué conceptos deben afectar las mismas.

Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificación de cuentas.

Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificación de cuentas y analizar las variaciones importantes entre los saldos reales y los presupuestados.

Comparaciones de periodo a periodo de los montos de asientos contables recurrentes.

Revisión y aprobación de cada asiento contable por personal supervisor que no tenga participación activa en su preparación.

Registro de asientos contables uniformes y otro control que pueda proporcionar certeza razonable de que se prepararon todos los asientos contables requeridos.

Uso de formas prenumeradas de asientos contables y la verificación correspondiente de que todos los asientos fueron registrados en el periodo.

En un ambiente de PED:

Conciliación de los registros cronológicos manuales con los asientos contables producidos por el computador (ejemplo: comparación de los totales de pagos mensuales, según el departamento de personal, con los cargos aplicados por el computador a las cuentas de funcionarios y empleados).

Comparación de los números de cuentas en cada asiento contable, con el archivo maestro mecanizado y rechazo e informe de los errores.

Comprobación mediante el computador de las partidas duplicadas.

Preparación automática de los asientos contables por un sistema basado en el computador.

Comprobación de la validez y/o verificación de los campos de datos de cada asiento contable.

Ejemplo de riesgos si no se logran los objetivos 13 y 14:

Los estados financieros podrían no ser preparados en forma oportuna

Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a uno o más de los siguientes factores:

Omisión en el registro de transacciones (ejemplo: el registro de cheques de un día) en las concentraciones para respaldar los asientos contables.

Omisión en el registro de un asiento contable.

Codificaciones incorrectas.

Asientos contables duplicados.

Cortes incorrectos.

Objetivo 15:

La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.

Las bases que sirven para el control y pago del impuesto sobre productos de trabajo, cuotas al IMSS, y amortizaciones por créditos al INFONAVIT que son retenidos al personal.

Las bases que sirven para el control y pago de los impuestos a cargo del patrón (1% sobre remuneraciones, aportaciones al INFONAVIT, cuotas al IMSS)

Gastos que por su naturaleza son no deducibles o que bien deben capitalizarse para efectos del impuesto sobre la renta.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 15:

La existencia de procedimientos documentados para preparar, concentrar e informar la información de impuestos requerida.

Revisión de las transacciones importantes por personal conocedor de los requisitos fiscales (ejemplos: contadores, abogados y especialistas de impuestos).

Catálogo de cuentas, instructivo para su manejo y otros criterios para facilitar la clasificación, concentración y obtención automática de la información de impuestos requerida.

Políticas por escrito relativas a documentación requerida fiscalmente para justificar los gastos.

Revisiones por parte de auditores internos.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 15:

Usar datos erróneos en los cálculos de los impuestos.

Pagar multas y recargos.

Pagar impuestos en exceso.

Objetivos de verificación y evaluación

Objetivo 16:

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 16:

Manuales de procedimientos y políticas, gráficas de organización y otra documentación que:

Listen las cuentas, informes, actividades, políticas y procedimientos que deben verificarse y evaluarse; cuando van a ser verificados y por quién será supervisada la actividad.

Describan cómo debe ejecutarse la verificación y evaluación.

Describan cómo deben documentarse los resultados de la revisión y a quién deben comunicarse.

Técnicas utilizadas para descubrir errores e irregularidades:

Conciliación de saldos y movimientos registrados, contra los saldos y movimientos informados por terceros (ejemplo: conciliación de estados de cuenta bancarios con las cuentas de nóminas).

Actuación oportuna sobre las quejas del personal

Conciliación de los saldos del mayor con los auxiliares, ya sea manualmente o a través del computador.

Verificación periódica de los registros de nóminas con la documentación de respaldo (ejemplo: prueba de los asientos en los auxiliares del personal).

Comparación de los importes contabilizados con transacciones posteriores o con importes prestablecidos (ejemplo: examen de pagos posteriores en busca de pasivos no registrados, comparación de los pagos reales con los pagos presupuestados, etc.).

Verificación periódica de los saldos en libros mediante confirmaciones con el personal.

Técnicas para evaluar los saldos:

Análisis de índices, tendencias y variaciones.

Comparación de los resultados y análisis de las tendencias de la industria en materia de sueldos.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 16:

Los informes preparados para la administración pudieran presentar información errónea.

Las decisiones importantes que pudiera tomar la administración podrían basarse en información errónea.

Algunos errores e irregularidades en la salvaguarda física, autorización y procesamiento de transacciones pudieran pasar inadvertidos y no ser corregidos.

Objetivos de salvaguarda física

Objetivo 17:

El acceso a los registros de personal, nóminas, formas y documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 17

Cajas fuertes, gabinetes cerrados con llave, biblioteca segura de cintas y discos magnéticos, almacenaje externo de reserva para registros y archivos del computador, así como para programas y otra documentación relativa

Segregación de responsabilidades y restricción al acceso:

Segregación de las funciones de administración de personal con las funciones de pagos y contabilidad de nóminas.

Segregación de las actividades de preparación, firma y envío o entrega de cheques.

Acceso restringido en los archivos del computador mediante el uso de contraseñas o cerraduras en las terminales.

Auditorías internas periódicas de cumplimiento.

Seguros y fianzas de fidelidad, incluyendo la cobertura de pérdida de registros y documentos.

Archivo de firmas del personal autorizado.

Disposición de lugares de trabajo que permitan la visibilidad máxima a los supervisores.

Tomar precauciones para la protección razonable contra incendios, explosión y la destrucción de mala fe de los registros y las instalaciones de procesamiento.

Los programas del computador pudieran alterarse por personas no autorizadas.

Los programas para el proceso de información, particularmente los del computador, pudieran perderse o destruirse, lo cual podría resultar en:

Incapacidad para informar, o,

CONCLUSION

BIBLIOGRAFIA