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Definicion E Importancia De La Administracion

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Antonio 11 febrero 2011

Palabras: 14096 | Páginas: 57

...

IMPORTANCIA PARA LA SOCIEDAD: los organismos sociales deben vigilar que se satisfaga adecuadamente las necesidades de los diferentes sectores que reciben bienes y servicios. Tales servicios deben por lo tanto ser:

OPORTUNOS: es decir, que se presenten en el momento en que son esperados, con la duración indicada y en el lugar adecuado.

SEGUROS: se refiere a los bienes o servicios en los que se puede confiar plenamente.

SUFICIENTES: los bienes y servicios deben presentarse en la cantidad indispensable para cumplir con el propósito previsto.

ECONÓMICOS: consiste en que los bienes o servicios se paguen a un mínimo razonable de costo.

IMPORTANCIA PARA LOS INDIVIDUOS: Además de ser importantes para nuestra sociedad como un todo, la administración es vital para muchos individuos. Entre los que se benefician con una adecuada aplicación de la administración están:

PROPIETARIOS: personas que han invertido su capital en una empresa. El riesgo que corren se recompensa con la obtención de un lucro.

EMPLEADOS: son todas aquellas personas que prestan servicios, participan con su trabajo y esfuerzo, y el sueldo o salario es su retribución.

GOBIERNO: la administración pública se ve apoyada mediante la existencia de empresas, ya que éstas captan el pago de impuestos.

OTROS: aquí se incluyen a todas aquellas personas que tienen alguna relación con las empresas (profesionistas, trabajadores independientes, proveedores, bancos, sindicatos, etc).

IMPORTANCIA PARA LA OPERACIÓN: La administración ha de cumplir con sus objetivos, reuniendo, cambiando y operando recursos, con el propósito de obtener satisfactores para los grupos beneficiarios. Entre los recursos de operaciones que se requieren de la administración están:

PERSONAL: gente que aporta su esfuerzo físico o mental para dar vida operativa a los recursos del organismo social.

CAPITAL: recurso vital y factor indispensable para la adquisición de materiales y pagos de sueldos y salarios, a proveedores, impuestos, etc.

CRÉDITO: facilidad de obtener algún bien o servicio de manera inmediata, pagándose posteriormente.

MATERIALES: son bienes o insumos que al combinarse con la fuerza de trabajo y el capital genera un bien o servicio, listo para satisfacer un mercado de consumo, tales como materia prima, materiales auxiliares, etc.

EQUIPO: son los bienes tangibles que intervienen en la transformación de recursos materiales, tales como instalaciones, maquinaria, equipo, instrumentos, herramientas, etc.

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN:

✓ La administración sigue un propósito. Una condición de la administración es un objetivo, sea éste implícito o enunciado específicamente.

✓ La administración es un medio para ejercer impacto en la vida humana. El impacto sobre su ambiente es una característica vital.

✓ La administración está asociada con los esfuerzos de un grupo. El énfasis en el grupo descansa en el hecho fundamental de que una empresa cobra vida para alcanzar determinados objetivos, los que se logran con más facilidad por medio de un grupo y no por una sola persona.

✓ La administración se logra por, con y mediante los esfuerzos de otros. Consiste en hacer que las tareas se cumplan por, con y mediante los esfuerzos de los miembros del grupo.

✓ La administración es una actividad. La administración no es gente, es una actividad. Los individuos que administran pueden ser designados, como directores, gerentes, jefes, supervisores.

✓ La efectividad administrativa requiere ciertos conocimientos, aptitudes y prácticas. La habilidad técnica es importante para cumplir con un trabajo asignado. Sin embargo, se requiere otra especialidad al entrar al trabajo administrativo.

✓ La administración es intangible. Su presencia es evidente por el resultado de sus esfuerzos, procedimientos, empleados, espíritu de participación y adecuada producción de trabajo.

✓ Los que practican la administración no son necesariamente los propietarios. En otras palabras, administrador y propietario no necesariamente son sinónimos.

1.2 ESCUELAS CLASICAS DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO:

|TEORÍAS ADMINISTRATIVAS |CREADORES |PRINCIPALES ENFOQUES |ÉNFASIS |

|Administración Científica |Federick Wilow Taylor |Racionalización del trabajo en el|En las tareas |

| |(1856-1915) |nivel operacional |Productividad |

| |Los Esposos Gibreth (Frank| |Aumento de la eficiencia en el nivel operacional|

| |y Lillian) (1868-1924), | | |

| |Henry L Gantt (1861-1919) | | |

|Teoría Clásica |Henri Fayol (1841-1925), |Organización Formal |En la estructura |

| |James D. Mooney, Lyndall | |Postuló las Ventajas de la división del trabajo |

| |F. Urwick (1891), Luther | |Menor tiempo en aprendizaje |

| |Gulick y otros. | |Mayor habilidad por la frecuente repetición de |

| | | |los mismos procesos |

| | | |Propicia la invención de herramientas y |

| | | |maquinaria para realizar los procesos. |

|Teoría Neoclásica |Henri Fayol (1841-1925), |Principios generales de la |En la estructura |

| |Mary Parket Follet |administración | |

| |(1868-1933) |Funciones del administrador | |

| | |Organización formal | |

|Teoría de la Burocracia |Max Weber (1864-1920) |Burocrática Racionalidad |En la estructura |

| | |organizacional | |

| | |Organización formal e informal. | |

| | |Análisis intraorganizacional y | |

| | |Análisis inteorganizacional | |

|Teoría de las Relaciones Humanas |George Elton Mayo |Organización formal e informal, |En las personas |

| |(1880-1949) |motivación Liderazgo | |

| |Robert Owen (1771-1858) |Comunicaciones y dinámica de | |

| | |grupos. | |

|Teoría del Comportamiento |Oliver Sheldon (1894-1951)|Estilos de administración |En las personas |

|Organizacional |Chester Bernard |Teoría de las decisiones | |

| |(1886-1961) |Integración de objetivos | |

| |Abraham Maslow |organizacionales e individuales. | |

| |Douglas Mc. Gregor | | |

|Teoría del Desarrollo | |Cambio organizacional planeado |En las personas |

|Organizacional | |Enfoque de sistema abierto. | |

|Teoría Estructuralista | |Análisis Intraorganizacional y |En el ambiente |

| | |análisis ambiental | |

| | |Enfoque de sistema abierto. | |

|Teoría de la Contingencia | |Administración de la tecnología |En la tecnología |

1.3 LAS FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR:

Muchos académicos y gerentes han descubierto que el análisis de la administración se facilita mediante una organización útil y clara del conocimiento como primer orden de clasificación del conocimiento se han usado las cinco funciones de los gerentes:

Planeación.

Organización.

Integración de personal.

Dirección.

Control.

Esta estructura se ha utilizado y ha sido sometida a prueba desde la primera edición de esta obra en 1955. Aunque existen diferentes formas de organizar, el conocimiento administrativo, la mayoría de los autores han adoptado esta estructura u otra similar, incluso después de experimentar a veces con otras formas de estructurar el conocimiento.

Algunos académicos han organizado el conocimiento administrativo en torno a los papeles de los administradores. En realidad, se han hecho alguna contribución valiosa ya que este enfoque también se concentra en los que hacen los administradores y son evidencia de planeación, organización, integración de personal, dirección y control. Sin embargo este enfoque basado en los papeles tiene ciertas limitaciones.

Aunque se ponen de relieve las tareas de los Administradores deben operar en el ambiente externo de una empresa, así como en el ambiente interno de los diversos departamentos dentro de una organización.

1.4 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN

Según Henry Fayol para que se logre una efectiva administración es necesario que se cumplan los siguientes priincipios:

División del Trabajo: Este principio tiene por objeto producir más y mejor con el mismo esfuerzo. Permite reducir el número de objetos sobre los cuales deben aplicarse la atención y el esfuerzo, así que se reconoce como el mejor medio de obtener el máximo provecho de los individuos y de los grupos.

Autoridad – Responsabilidad: Autoridad consiste en el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer. No se concibe la autoridad sin la responsabilidad, que acompaña al ejercicio del poder. La sanción de los actos de la autoridad forman parte de las condiciones de una buena administración.

Disciplina: Consiste esencialmente en la obediencia, aplicación, energía, comportamiento y respeto de los acuerdos. Estos términos fijan modalidades de disciplina, que es el respeto de los convenios que tienen por objeto la obediencia, la continuidad, la actividad y los signos exteriores con que se manifiesta el respeto. Ella se impone tanto a los más altos jefes, como a los trabajadores más modestos.

Unidad de Mando: Para la realización de una tarea, un trabajador debe recibir órdenes de un solo jefe. Desde el momento en que dos jefes ejercen su autoridad sobre el mismo hombre, se deja sentir un malestar, si la causa persiste, aumenta la confusión.

Unidad de Dirección: Cada actividad debe tener un dirigente y un plan específico de trabajo. Es necesario que las actividades que realice cierta persona tengan un objetivo que cumplir, y para el logro del mismo se debe actuar con un programa específico que guíe y ayude que se logren efectivamente las tareas; evitándose así las confusiones y los conflictos.

Subordinación del interés particular al interés general: Este principio es de gran importancia, debido a que los intereses individuales no deben prevalecer contra el interés general de la empresa. Es decir, dos intereses de orden diverso; pero igualmente respetables, se contraponen; y es necesario buscar la manera de conciliarlos, para que se dé esta conciliación, es necesario que tengan la firmeza y el buen ejemplo de los jefes, que existan convenios equitativos como sea posible y por último, que tengan una atenta vigilancia.

Remuneración del personal: Es lo que constituye el precio de un servicio prestado; para que ésta sea justa, se debe tratar de dar satisfacción al personal y a la organización que hace el pago.

Centralización: Si la toma de decisiones y la responsabilidad están centralizadas, entonces la autoridad y las actividades formales están concentradas cada vez en menos gerentes. Se dice que este principio no es un sistema administrativo bueno o malo en sí, pudiendo ser adoptado o abandonado según la voluntad de los dirigentes o la influencia de las circunstancias; pero existe en mayor o menor grado.

Jerarquía: Pretende establecer conscientemente una jerarquía que ordene qué puestos realizan determinadas actividades y qué relaciones de subordinación habrán de existir. La jerarquía tiene por objeto canalizar la dirección de las actividades e interacciones de los empleados.

Orden: Debe tener por resultado, evitar las pérdidas de materiales y de tiempo. Para que este propósito sea alcanzado es necesario, no solamente que las cosas estén en su lugar, bien arregladas, sino también que el lugar haya sido elegido de manera que facilite todas las operaciones tanto como se posible. Si esto no se cumple, el orden es solo aparente. Es decir, un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar; esto es de orden material. Por otra parte, también existe orden social, que es, un lugar para cada persona y cada persona en su lugar.

Equidad: Consiste en dar un trato amable, donde exista la justicia para los subordinados y así mismo todos sean tratados de la misma manera.

Estabilidad del personal: Esto significa que se debe lograr la permanencia de los empleados tanto en un puesto determinado como en la empresa.

Iniciativa: para que una empresa logre llegar a sus más grandes metas, es importante, que dentro de ella tenga hombres y mujeres con iniciativa, con la inteligencia suficiente para concebir un plan y asegurarse de que tenga éxito.

Unión de personal: La armonía y la unión del personal de una empresa constituye una gran fuerza para ella. En consecuencia, es indispensable realizar los esfuerzos necesarios que lleven a establecerlas.

1.5 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

✓ Si observamos cómo se desarrolla la vida de todo organismo social -y principalmente la de aquellos que, como la empresa, forma el hombre libremente- podemos distinguir dos fases o etapas principales. La comparación con lo que ocurre en la vida de los organismos físicos podrá aclararnos mejor estas dos fases.

✓ La primera etapa. Se refiere a la estructuración o construcción del organismo. En ella, partiendo de una célula, se van diferenciando los tejidos y órganos, hasta que se llega a integrar el ser en toda su plenitud funcional, apto ya para el desarrollo normal de las actividades o funciones que le son propias o específicas.

✓ La segunda etapa. Es aquella en la que, ya totalmente estructurado el organismo, desarrolla en toda su plenitud las funciones, operaciones o actividades que le son propias, en toda su variada, pero coordinada complejidad, que tiende a realizar la vida de ese organismo.

✓ Cosa semejante ocurre en un organismo social: en su primera etapa, partiendo de la iniciativa de uno o pocos hombres, todo se dirige a la estructuración de ese organismo social; cuando esta debidamente estructurado, hay una segunda etapa, que consiste en la operación o funcionamiento normal del mismo, para lograr los fines propuestos.

✓ Para efectos de una mejor comprensión de este tema se exponen a continuación algunos criterios de diversos autores acerca de las etapas del proceso administrativo, que realizó José A. Fernández Arena.[1]

✓ Henry Fayol. Etapas: Previsión, organización, comando, coordinación y control.

Koontz & O'Donnell. Etapas: Planeación, organización, integración, dirección y control.

G. R. Terry. Etapas: Planeación, organización, ejecución y control.

Agustín Reyes Ponce. Etapas: Previsión, planeación, organización, integración, dirección y control.

Burt K. Scanlan. Etapas. Planeación, organización, dirección y control.

✓ De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso administrativo, podemos concluir que, cuatro son las etapas básicas para su estudio y conformación de sus dos principales fases; fase mecánica, compuesta por la planeación y la organización, en donde se da respuesta a los cuestionamientos de ¿Qué se va a hacer? y ¿Cómo se va a realizar? respectivamente; la otra fase, la dinámica cuya implantación dentro de la organización, nos permite ver con mayor claridad lo que al momento se esta haciendo y así mismo poder evaluar tales acciones.

Con el propósito de clarificar la existencia de estas fases del proceso administrativo, enseguida se presenta el significado de cada una de ellas.

Planeación. Implica seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones necesarias para cumplirlos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones; esto es, de la elección de cursos futuros de acción a partir de diversas alternativas.

Organización. Es la parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignación de todas las tareas necesarias para el cumplimiento de las metas, asignación que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esas tareas.

Integración de Personal .Implica llenar y mantener ocupados los puestos contenidos por la estructura organizacional. Esto se lleva a cabo mediante la identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, la realización de un inventario del personal disponible y el reclutamiento, selección, ubicación, ascenso, evaluación, planeación profesional, compensación y capacitación tanto de los candidatos a ocupar puestos como de los ocupantes de éstos en un momento dado, a fin de lograr la eficaz y eficiente realización de las tareas.

Dirección. Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración. Todos los administradores coincidirían en que sus problemas más importantes son los que resultan de los individuos y en que los administradores eficaces deben ser al mismo tiempo líderes eficaces. Puesto que el liderazgo implica seguidores y las personas tienden a seguir a quienes les ofrecen medios para la satisfacción de sus necesidades, anhelos y deseos, es comprensible que la dirección suponga motivación, estilos y enfoques de liderazgo y comunicación.

Control. Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de estas. En pocas palabras, el control facilita el cumplimiento de los planes.

1.6 DEFINICIPON E IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

CONCEPTOS:

✓ La planeación es el proceso básico de que nos servimos para escoger nuestras metas y determinar cómo las vamos a alcanzar. (James A. Stoner)

✓ La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, las secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números, necesarios para su realización (Reyes Ponce)

✓ La planeación consiste en todas aquellas actividades relacionadas con decisiones sobre los objetivos y cómo esos objetivos serán logrados. La planeación es la función primaria de la gerencia: los gerentes efectivos planean antes de actuar en vez de comprometerse a objetivos vagamente concebidos y esperar que las cosas salgan bien. (Mario Sverdlink, J. Clifton, Andrew J. Dubin & Henry L. Sisk

1.7 TIPOS DE PLANES Y PROCESO DE PLANEACIÓN

PREGUNTAS BÁSICAS DE LA PLANEACIÓN

Para que sea efectivo el proceso de planeación, el gerente constantemente debe cuestionar los planes existentes. Las respuestas a las preguntas siguientes proporcionan la sustancia para mejorar el proceso. Es decir, toda planeación se relaciona con las interrogantes que siguen, las cuales deben considerarse a la hora de planear.

Son seis las preguntas básicas de la planeación:

1) ¿PORQUÉ DEBE HACERSE? Estimula al gerente a analizar cuidadosamente y a incluir solo las actividades necesarias en los planes a corto plazo.

2) ¿QUÉ ACCIÓN ES NECESARIA? Identifica los tipos específicos y las secuencias de actividades necesarias para alcanzar el objetivo u objetivos.

3) ¿DÓNDE TENDRÁ LUGAR? Aquí se designan las instalaciones físicas o el lugar para llevar el plan a la práctica.

4) ¿CUÁNDO TENDRÁ LUGAR? Se enfatiza la oportunidad apropiadas y la disponibilidad de instalaciones para ejecutar el plan. Las fechas de iniciación y terminación definitivas son obligatorias para maximizar la eficiencia en la puesta en práctica.

5) ¿QUIÉN LO HARÁ? Se designan las responsabilidades individuales para la variedad de actividades requeridas del grupo que formulo el plan.

6) ¿CÓMO SE HARÁ? Obliga al gerente a revisar en forma sistemática y a meditar en todo el proceso, comprobando la integridad del plan y la dirección adecuada hacia los objetivos declarados.

Herramientas y técnicas de Planeación:

Las técnicas para formular planes y para presentarlos, explicarlos, discutirlos, etc., suelen ser las más abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administración. Las más usadas son las siguientes:

a) Manuales de objetivos y políticas, departamentales, etc.

b) Diagramas de proceso y de flujo, que sirven para representar, analizar, mejorar y/o expresar un procedimiento.

c) Gráficas de Gantt, que tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan de manera coordinada.

d) Programas de muy diversas formas, pero especialmente los presupuestos no financieros, presupuestos financieros y pronósticos.

Los sistemas conocidos con los nombres de: PERT (Program Evaluation and Review Technique), CPM (Critical Path Method), y RAMPS ( Resource Allocation and Multi Project Scheduling), todos los cuales suelen conocerse con el nombre genérico de Técnicas de trayectoria critica porque buscan planear y programar en forma gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades simultáneas, que tienen el mismo fin y el mismo origen, poniendo énfasis principalmente en la duración, costo, etc. De aquella secuencia de operaciones que resulte más larga y costosa ya que de nada servirá acordar otras secuencias necesarias y colaterales a la primera si ésta detiene y dificulta el avance general.

1.8 PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

PROCESO DE LA PLANEACIÓN

Para una empresa el proceso de la planeación consiste en el seguimiento de los pasos que en secuencia lógica, se deben realizar para llegar al logro del objetivo.

a) DETECCIÓN DE LAS NECESIDADES: Es el verdadero punto de partida de la planeación, y consiste en hacer un examen preliminar de las posibles oportunidades futuras, para saber donde se encuentra, de acuerdo con los puntos fuertes y débiles, comprender qué problema se desea resolver.

b) ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS: Este paso consiste en establecer los resultados para toda la empresa y para cada unidad de trabajo subordinado tanto para el corto como para el largo plazo.

c) DESARROLLO DE PREMISAS: Es establecer, difundir y obtener consenso para utilizar premisas críticas de planeación como son: pronósticos, políticas básicas o ya existentes.

d) DETERMINACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN: Este paso consiste en buscar y examinar cursos alternativos de acción, en particular de aquellos que no resultan inmediatamente evidentes.

e) EVALUACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN: Este paso consiste en evaluar y ponderar las alternativas a la luz de premisas y las metas previamente fijadas.

f) SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN: Este es el paso donde se adopta el plan, el punto real de la toma de decisiones.

g) FORMULACIÓN DE PLANES DERIVADOS: En este paso se diseñan los planes que apoyarán o respaldarán al plan básico.

h) EXPRESIÓN NUMÉRICA DE LOS PLANES A TRAVÉS DEL PRESUPUESTO: Consiste en convertir al plan en un documento numérico llamado presupuesto, que presente las cantidades requeridas para llevarlo a cabo.

| | |

|PARA LA SOCIEDAD |PARA LOS INDIVIDUOS |

| | |

|OPORTUNOS |PROPIETARIOS |

| | |

|SEGUROS |EMPLEADOS |

| | |

|SUFICIENTES |GOBIERNO |

| | |

|ECONÓMICOS |OTROS |

| | |

PARA LA OPERACIÓN

✓ PERSONAL

✓ CAPITAL

✓ CRÉDITO

✓ MATERIALES

✓ EQUIPO

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN

| | |

|Sigue un propósito |Es una actividad. |

| | |

|Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. |La efectividad administrativa requiere ciertos conocimientos, aptitudes y |

| |prácticas |

|Está asociada con los esfuerzos de un grupo. | |

| |Es intangible. |

|Se logra por, con y mediante los esfuerzos de otros. | |

| |Los que practican la administración no son necesariamente los propietarios|

| | |

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN

| | |

|División del Trabajo |Centralización |

| | |

|Autoridad – Responsabilidad |Jerarquía |

| | |

|Disciplina |Orden |

| | |

|Unidad de Mando |Equidad |

| | |

|Unidad de dirección |Estabilidad del Personal |

| | |

|Subordinación del interés particular al interés general |Iniciativa |

| | |

|Remuneración del Personal | |

| |Unión de Personal |

| | |

DEFINICION DE ADMINISTRACION.

La administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Es necesario ampliar esta definición básica. Como administración, las personas realizan funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

La administración se aplica en todo tipo de corporación.

Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporación.

La meta de todos los administradores en todos los niveles de corporación.

La administración se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia.

La organización es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o más, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. Según esta definición, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como también lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de policía y los organismos de los gobiernos locales, estatales y federal. Las personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores (aunque en ocasiones se les llama gerentes, en particular en organizaciones no lucrativas

CONCEPTO DE ORGANIZACION

¿PARA QUE LAS TEORIAS DE ADMINISTRACION?

Por Alexis Codina

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"No hay nada más práctico que una buena teoría". Lenin (1918) Peter Drucker (1956).

"Las teorías de dirección son indispensables. La práctica sin la teoría es un ejercicio peligroso, no menos arriesgado que una teoría inadecuada".- Makridakis.

Los gerentes se caracterizan por ser gente práctica, disponen de poco tiempo y tienen que tomar decisiones constantemente, muchas veces guiados más por la experiencia y la intuición que por el análisis de información sistematizada.

Minztberg, en su investigación "cronómetro en mano" sobre lo que hicieron cinco gerentes generales durante dos semanas, que fue la base de la formulación de su teoría sobre los "roles directivos", encontró que "… sus actividades se caracterizan por la brevedad, variedad y discontinuidad, están fuertemente orientados hacia la acción y no les gustan las actividades reflexivas…". Años después, Kotter hizo una investigación parecida llegando a conclusiones similares "…el trabajo de los que dirigen se caracteriza por una gran variedad, mucha intensidad y poco tiempo para pensar …".

Makridakis se lamenta de que "…la tarea aislada más importante que normalmente se descuida en la dirección es aprender…". Según Stoner "…los directivos se impacientan al estudiar teorías, que piensan son cosas del pasado…". Por estas razones, es comprensible su reacción hacia las teorías. Son muy sinceros en reconocerlo, cuando vas a impartirles algún programa de desarrollo directivo te dicen: "Profe, nosotros no queremos teoría, lo que necesitamos son cosas prácticas".

Con mucho respeto trato de explicarles que las teorías no son elucubraciones de especialistas para hacerles la vida difícil a los gerentes. Hago referencia a la cita que encabeza este trabajo y les comento que me llamó la atención que coincidieran dos pensadores de ideologías tan diferentes: Lenin, fundador del primer estado socialista del mundo y; Peter Drucker, el principal ideólogo del "management" del capitalismo desarrollado.

¿Qué son las teorías?

Las teorías no son más que generalizaciones de la práctica, interpretaciones que hacen especialistas sobre lo que sucede. En lo que se refiere a las teorías de administración Stoner ofrece la siguiente definición: "Grupo coherente de supuestos que se presentan para explicar la relación entre dos o mas hechos observables y proporcionar una base sólida para predecir futuros eventos".

En esta, y en cualquier otra definición, se pueden destacar tres aspectos: los "supuestos", que es el "marco teórico", los sistemas conceptuales de los que parte el que formula la teoría para la interpretación de lo que ha observado (o estudiado); los "hechos observables", que son los eventos que cualquier otra persona puede comprobar y; finalmente, las "predicciones", que expresa la posibilidad de que la teoría nos ayude a pronosticar lo que podrá pasar en el futuro.

No siempre las teorías cumplen todos estos aspectos. A veces, los "supuestos" no son convincentes ni compartidos por todos; los "hechos" que se han tomado como base no son fácilmente "observables". La posibilidad de que nos sirva para "predecir el futuro" es el aspecto más cuestionable, en un mundo que se caracteriza por la celeridad de los cambios.

En el caso de las teorías sobre la administración, Weirich, cercano colaborador de Koontz, autor del primer texto utilizado para la enseñanza de la administración, ya fallecido, destaca que hasta los años cincuenta los aportes principales no procedían de académicos sino de especialistas empíricos. Sólo en las últimas cuatro o cinco décadas es que se ha producido "…un verdadero diluvio de investigaciones y trabajos procedentes de recintos académicos…". Weirich se lamenta de la enorme variedad de enfoques sobre el análisis administrativo, la gran cantidad de investigaciones y el considerable número de opiniones divergentes que han dado como resultado "….una terrible confusión acerca de qué es administración, qué son la teoría y la ciencia de la administración…".

A pesar de esto, que Koontz llamó "la selva de las teorías administrativas", todos los especialistas consideran que la administración es una mezcla de ciencia y de arte. El arte está dado en la habilidad para hacer las cosas adecuadas, en función de una situación y momento determinados. "Aún así – destaca Weirich- los administradores trabajarán mejor si hacen uso de los conocimientos organizados acerca de la administración, que es lo que constituye la ciencia".

¿Por qué estudiar administración?

A la pregunta ¿Por qué estudiar administración? Robbins responde:

Primero, porque todos tenemos un interés permanente en el mejoramiento de la forma en que se administran las organizaciones, porque interactuamos con ellas todos los días de nuestra vida. Las organizaciones bien administradas satisfacen mejor a sus clientes y todos somos clientes, plantea Robbins.

Segundo, Porque cuando usted empiece a hacer su carrera, en algún momento podrá tener que administrar algo o será administrado por alguien.

En resumen, nos interesa conocer estas cosas: 1-como cliente de las organizaciones; 2-como sujeto potencial del proceso (administrador) y 3-como posible objeto (ser administrado).

En estas respuestas sencillas se puede identificar la administración como, los procesos a través de los cuales se organizan y dirigen los recursos y las personas para producir bienes y servicios, en lo cual todos estamos involucrados de alguna manera.

Los factores que intervienen, los procesos que se ejecutan, las interrelaciones que se establecen y los posibles efectos de todo esto son las cosas que se expresan en las teorías de administración que, por supuesto, están influidos por la interpretación del que la formule.

Sobre la necesidad de la dirección Carlos Marx, en El Capital, dijo:

"Todo trabajo directamente social o colectivo en gran escala requiere en mayor o menor medida una dirección que establezca un enlace armónico entre las diversas actividades individuales y ejecute las funciones generales que broten de los movimientos del organismo productivo total, a diferencia de los que realizan los órganos individuales. Un violinista sólo se dirige él mismo, pero una orquesta necesita un director".

¿Para qué estudiar las teorías de administración?

A la pregunta ¿Por qué estudiar teoría de la administración,? Stoner responde que, al menos, por cuatro razones, que se resumen a continuación.

Las teorías guían las decisiones administrativas.

El estudio de la teoría contribuye a la comprensión de los procesos sobre los cuales trabaja el que dirige. Con este conocimiento, puede elegir el curso de acción mas adecuado. Las teorías, como generalizaciones de la práctica, permiten predecir qué sucederá en determinadas situaciones. "Con este conocimiento – concluye Stoner- podemos aplicar distintas teorías a situaciones diferentes..".

Las teorías conforman nuestro concepto de administración.

El estudio de las teorías sobre la administración permite identificar de dónde provienen las ideas acerca de las organizaciones y la gente que las integra. La teoría de la administración científica, que fue la base de la organización de la producción en cadena, en la primera planta de la Ford, donde el hombre era virtualmente una extensión de la máquina, partía de considerar que el trabajador era una pieza más, que su función se limitaba a la utilización de sus energías físicas. Estudios posteriores, que dieron origen a las teorías de las ciencias del comportamiento, reconocieron que la productividad estaba influida por la interacción entre la gente y que su participación en el proceso de producción podía elevarse si, además de sus energías físicas, aplicaban sus mentes y participaban en los procesos de decisión.

Las teorías ayudan a comprender el ámbito de los negocios.

Cuando se estudia la evolución de las teorías sobre la administración se comprende como estas son producto de los cambios que se han producido en el entorno en el que se mueven las organizaciones, influido por factores tecnológicos, económicos, sociales y políticos. Este conocimiento ayuda a comprender por qué determinadas teorías son adecuadas para determinadas circunstancias. Esto explica por qué el enfoque taylorista, que prevaleció en los primeros años del siglo XX, era válido en una situación en la que escaseaba la mano de obra calificada. Pero, que sería contraproducente, en condiciones de una fuerza de trabajo con niveles de calificación y expectativas superiores.

Las teorías son fuente de nuevas ideas.

Las teorías dan la oportunidad de considerar diferentes maneras de ver y hacer las cosas. Deben asumirse, por tanto, como estímulos al pensamiento. Stoner nos alerta de que ninguna teoría predomina en este campo. Por el contrario, el enfoque ecléctico, la costumbre de tomar principios de distintas teorías según lo requieran las circunstancias, es algo muy común en la teoría y la práctica administrativa. "Por tanto- concluye Stoner- es necesario mantener la mente abierta y familiarizarse con cada una de las principales teorías que en la actualidad coexisten".

Con independencia de las limitaciones que pueda presentar una teoría, siempre nos ofrece la posibilidad de comprender fenómenos, interpretar acontecimientos y procesos que, si no existiera la teoría, nos resultaría mas difícil explicarnos.

Dos de los temas que trabajo en programas de desarrollo directivo, motivación y liderazgo, son de los más prolíficos en la cantidad de teorías que se han generado. Algunas, con una base amplia de evidencias e investigaciones, otras con menos "consistencia científica". No obstante, es difícil prescindir de alguna cuando se estudian estos temas. A Maslow le critican que su teoría sobre la "Pirámide de necesidades" no tiene suficientes evidencias empíricas que la sustenten. Sin embargo, nadie que trabaje el tema de motivación puede prescindir de analizarla.

Cuando trabajo alguno de estos dos temas, después de analizar las formulaciones de las teorías principales, los grupos tratan de identificar ¿qué nos puede servir de cada una de estas teorías en nuestro medio?. Siempre llegamos a dos conclusiones:

1-Ninguna de las teorías nos sirve para interpretar, en forma completa, nuestras realidades.

2-En todas las teorías hay "algo que nos sirve". Ninguna de las teorías, incluyendo la de Maslow, se desecha completamente.

La conclusión principal que puede extraerse de todo esto es que, con independencia de las limitaciones que puedan presentar y la insatisfacción con que nos dejen para comprender algunas cosas, las teorías sobre la administración no son "abstracciones ni cosas del pasado". Son interpretaciones sobre los procesos de administración que ayudan a entender muchas cosas. En el peor de los casos, contribuyen a desarrollar la cultura profesional sobre una de las actividades más importantes en cualquier sociedad.

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IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION