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Departamentalizacion Y Organigramas

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: John0099 23 junio 2011

Palabras: 10989 | Páginas: 44

...

…………………..15

CRITERIOS PARA SU ELABORACIÒN……………………………..16

CAPITULO VI CLASIFICACIÒN……………………………………..17

TIPOS……………………………………………………………………...19

FIGURAS USADAS………………………………………………………21

COLOCACION DE FIGURAS………………………………………….23

ESQUEMAS………………………………………………………………26 CONCLUSIONES………………………………………………………..30

REFERENCIAS BIBLIOGRÀFICAS………………………………….31

INTRODUCCIÒN

El siguiente trabajo tiene como objetivo dar a conocer lo que es el proceso de la departamentalización , sus funciones, ventajas y desventajas de su aplicación, tipos, así como los procesos internos que deben observarse para llevarlo a cabo; su importancia en las empresas a la hora de la toma de decisiones y en la organización o reorganización de la estructura administrativa de las mismas.

También se tratara todo lo concerniente a los organigramas, sus funciones, características, ventajas y desventajas, la clasificación, tipos e importancia, así como una breve descripción de los símbolos y signos de mayor uso en ellos.

Cada organización tiene su forma específica de clasificar y agrupar las actividades de trabajo, este proceso de agrupar individuos en unidades o departamentos que realicen actividades similares o tengan alguna relación lógica se denomina departamentalización. Y he aquí la relación que guardan entre si estos conceptos, ya que los organigramas son las herramientas utilizadas para mostrar la estructura formal de una organización, los departamentos o unidades, los puestos jerárquicos o de autoridad, y como estos se relacionan con el tipo de actividad o función de la empresa.

En toda organización, este proceso surge como parte de las necesidades personales y grupales de los miembros de las empresas e influye de forma significativa en su desempeño .

CAPITULO I

LA DEPARTAMENTALIZACIÒN

Para comenzar a hablar sobre lo qué es la departamentalización, debemos partir de un concepto básico, lo que significa; ¿Qué es un departamento y cómo funciona?

Se considera departamento, a la unidad administrativa que se emplea para dividir una empresa según las actividades y sus funciones, procurando organizar el trabajo en unidades sociales o agrupamientos humanos deliberadamente constituidos.

En base a esto podemos decir que la departamentalización es el proceso mediante el cual se divide a una empresa o entidad en diferentes departamentos ò unidades, mediante la agrupación de trabajadores según las funciones y actividades específicas actuando con mayor o menor grado de autonomía. Esta división es una consecuencia lógica del crecimiento de las organizaciones. , ya que cada mando puede dirigir a un número limitado de empleados. Al crear diversos departamentos, un jefe superior puede controlar a cierto número de jefes intermedios y cada uno de estos, a otros de rango inferior; así se origina una estructura que llega hasta los niveles operativos básicos.

CRITERIOS PARA LA DEPARTAMENTALIZACIÒN

A la hora de departamentalizar es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:

• Listar todas las funciones de la empresa.

• Clasificarla.

• Agruparlas según un orden jerárquico

• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligaciones entre las funciones y los puestos.

• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán tener relación con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa así como las funciones involucradas.

Departamentalización por funciones:

Mediante esta forma de división, la empresa se descompone en departamentos que realizan una función específica, este tipo de organización se interesa en los supuestos donde lo primero es la especialización.

Coordinación

Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo

Jerarquización y Departamentalización

Jerarquización:

Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre sí con precisión.

Reglas.

Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza.

1. Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los mínimos e indispensables.

2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÒN

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

1º Listar todas las funciones de la empresa.

2º Clasificarlas.

3º Agruparlas según un orden jerárquico.

4º Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

5º Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.

6º Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de departamentalización más usuales son:

1. Funcional.

Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.

2. Por producto.

Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

3. Geográficas o por territorio

Este modo de estructurar la empresa es muy común en entidades que prestan servicios en distintas áreas geográficas y que por lo tanto, tienen numerosos puntos de ventas y de atención al cliente. Se trata por lo general de compañías comerciales y de servicios, como por ejemplo; bancos, grandes almacenes, empresas de mensajería con diferentes centros de entrega y búsqueda de productos.

4. Por clientes

Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo

En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo ;así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.

6. Por Secuencia:

Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA DEPARTAMENTALIZACIÒN

Mediante los siguientes cuadros comparativos podremos establecer de forma clara y sencilla las ventajas y desventajas de la departamentalización en algunos de sus tipos.

Por función empresarial

|ventajas |desventajas |

| | |

|. Es reflejo lógico de las funciones |.Se resta énfasis a los objetivos generales de la compañía. |

|. Se mantiene el poder y prestigio de las funciones |.Se reduce la coordinación entre funciones |

|principales. |. La responsabilidad de las utilidades se concentra |

|.Se sigue el principio de la especialización ocupacional. |exclusivamente en la cima. |

|. Se simplifica la capacitación. |.Lenta adaptación a nuevas condiciones |

| | |

|.Se cuenta con medios para un riguroso control desde la cima.| |

Territorial o geográfica

|Ventajas |Desventajas |

| | |

|.Se delega responsabilidad a niveles inferiores. |.Se requiere de mas personal con capacidad de gerentes |

|.Se hace énfasis en mercados y problemas locales. |generales . |

|.Se mejora la coordinación en una región. |Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales |

|.Se aprovechan las economías de las operaciones locales. |económicos y puede |

|.Mejor comunicación directa con los intereses locales. |.requerirse de servicios como personal |

|.Proporciona un campo de capacitación |Y compras en el nivel regional. |

| |.Se complica el control por parte de la |

| |Alta dirección. |

| | |

Por cliente

|Ventajas |Desventajas |

|. | |

| | |

| |.Se dificulta la coordinación de los |

|.Se ponen en práctica las habilidades especiales. |Departamentos. |

|.Se usa tecnología especializada. |. La responsabilidad de las utilidades |

|.Se obtiene ventajas económicas. |Recae en la cima de la jerarquización. |

| | |

|.Se simplifica la capacitación. |.Modelo inconveniente para el |

| | |

| |desarrollo de gerentes. |

Por Producto

|Ventajas |Desventajas |

|.Se concentra la atención y el esfuerzo en líneas de |.Se requiere mas personal con habilidades de gerentes |

|productos. |generales |

|.Se facilita el uso del capital, instalaciones habilidades|.Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales |

|y conocimientos especializados |económicos. |

|.Permite el crecimiento y diversidad de productos y |.Se acentúa el problema de control por parte de la dirección|

|servicios | |

|.Se mejora la coordinación de actividades funcionales. | |

|.La responsabilidad de utilidades recae en el nivel | |

|divisional | |

|.Proporciona un campo de capacitación medible para | |

|gerentes generales. | |

CAPITULO II

LOS ORGANIGRAMAS

En una empresa la disposición en la que se encuentran los elementos es su estructura, por lo que el primer paso para organizarla es la descripción de puestos de trabajo, asi como la asignación de las responsabilidades. Posteriormente tendrá lugar el establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinación, mediante la determinación de niveles de jerarquía a escalones de autoridad.

La estructura de una empresa es uno de los elementos clave de la organización por tanto es importante conocer cuales son las clases de organigramas que hay para saber cuales son los organismos y cargos que componen la estructura organizacional de una empresa

Partiendo de este conocimiento se puede decir que los organigramas son una carta grafica de organización que representa la estructura formal de una empresa, en otras palabras es la radiografía de la empresa y muestra su esqueleto o constitución interna.

Los organigramas son la representación grafica de la estructura orgánica de una institución o una de sus áreas y debe reflejar en forma sistemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación.

A continuación mencionamos otras definiciones:

George Terry (1970) define los organigramas “como un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una estructura organizacional, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los canales de supervisión, y la autoridad relativa de cada empleado al cumplir su funciones específica.”

Para Benjamin Franklin (1726),” un organigrama es la representación gráfica de una estructura orgánica de una institución, o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sì los órganos que la competen.”

Koontz Harold, (2003) manifiesta” toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar en forma gráfica, puesto que un diagrama simplemente señala las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad”

Otro autor expone su concepto de esta forma, “El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de una organización, poniendo de manifiesto, el acoplamiento entre las diversas partes que lo componen.”

Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva esencialmente lo mismo, únicamente te diferencian en su forma y especificación, todas son coincidentes y se desprenden de la concepción administrativa de Henry Fayol.

Por lo tanto podemos concluir en que los organigramas son instrumentos útiles de organización, que nos revelan ; (a) la división de funciones, (b) los niveles jerárquicos, (c ) las líneas de autoridad y responsabilidad, (d) los canales formales de la comunicación ,( e) la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, (f) los jefes de cada grupo de empleados,(g) y las relaciones que existen entre los diversos cargos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.

Los organigramas tienen alcances mayores y otros propósitos, como lo son las relaciones públicas, para formar personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de los cargos, entre otros.

Los organigramas muestran:

* Un elemento (figura)

* La estructura de la organización.

* Las relaciones entre las unidades estructurales.

* Los puestos de Mayor y aún de menor importancia.

* Las comunicaciones y sus vías.

* Las líneas de supervisión.

* Los niveles y estratos jerárquicos.

* Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.

* Las unidades de categoría especial.

Tomando en cuenta todo estos elementos nos damos cuenta de que los organigramas nos permiten tener una idea uniforme acerca de una organización, y que se encarga de hacerlo con fidelidad, pues en caso contrario distorsionaría la visión general y el análisis particular pudiendo provocar decisiones erróneas a quien lo utiliza como instrumento de precisión.

Estos instrumentos tienen doble finalidad;(a) desempeñan un papel informativo al permitir que los integrantes de la organización y las personas vinculadas a ella conozcan a nivel global sus características generales.(b) como instrumentos de análisis estructural al poner de relieve con la eficacia propia de las representaciones graficas, las particularidades esenciales de la organización representada ,a demás, sirven para:

* Descubrir y analizar defectos o fallas de organización.

* Reflejar los cambios realizados.

* Comunicar la estructura organizativa

CAPITULO III

OBJETIVO Y FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS

En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una organización, sus relaciones, las características de la dependencia o entidad y sus funciones básicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas:

• .Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.

• .Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una dependencia o entidad.

• .Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la Organización.

• .Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control.

• .Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.

• .Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la

Empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.

Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:

.Los cargos existentes en la compañía.

.Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.

.Como la autoridad se le asigna a los mismos.

Melinkoff (2077) señala que “la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condición de reflejar hasta donde sea posible la organización con sus verdaderas implicaciones y relaciones, además de sus estratos jerárquicos. (a)Cuando las líneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los niveles jerárquicos superiores a los inferiores. (b)Cuando se desplazan en sentido horizontal señalan que existe especialización y correlación. (c)Cuando las líneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro, indican mando sobre. (d) Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indica una relación de apoyo (la cual está colocada al lado de la unidad principal).

Las líneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinación entre las diversas unidades administrativas de la organización. (d)Las líneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha, indican continuidad de la organización, esto quiere decir que existen más unidades semejantes que no están expresadas dentro de la estructura. Para representar alguna relación muy especial o específica se utiliza la línea quebrada o con zigzagueos.

FUNCIONES

Para la ciencia de la Administración:

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.

Para el área de organización y sistema:

Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.

Para el área de administración de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.

Objeto

El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran gráficamente las funciones departamentos o posiciones de la organización y cómo están relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a otras mediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de comunicación.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS ORGANIGRAMAS

Ventaja

El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes:

* .Obliga a sus autores aclarar sus ideas.

* .Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.

* .Muestra quién depende de quién.

* .Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles.

* .Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.

Desventajas

No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:

Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.

No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.

Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.

Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.

LIMITACIONES

Si bien es cierto que uno de los elementos mas importantes de la organización lo constituyen sus recursos humanos y las relaciones informales que entre individuos y grupos se producen, el intentar la representación gráfica de dichas relaciones, dinámicas y subjetivas, forzaría a que los organigramas se tornaran complejos, de aquí que una de las limitaciones de éstos es que expresan únicamente las relaciones formales entre los órganos que integran las dependencias o entidades.

Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y mucho menos las relaciones de comunicación que existen entre los diversos órganos que componen la dependencia. Al plasmar tan solo la estructura formal de la dependencia pueden los organigramas presentar información incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta conveniente señalar que, si lo que se requiere realizar es un análisis minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de información en instrumentos complementarios

Contenido de los Organigramas

Estos son sus principales contenidos:

.Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compañía y la actividad que se defina.

• Nombre del funcionario que formuló las cartas.

• Fecha de formulación.

• Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización, etc.).

• Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales)

• Requisitos

Precisión.

En los organigramas, los órganos de la dependencia y sus interrelaciones deben

Aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos.

Vigencia.

Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualización, así como también el nombre de la unidad responsable de su elaboración.

Uniformidad.

Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las líneas y figuras utilizadas en el diseño

Criterios para la elaboración de los organigramas

Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización... Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

1. Títulos de descripción condensada de las actividades.

2. Nombre del funcionario que formuló las cartas.

3. Fecha de formulación.

4. Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)

5. Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).

Los organigramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organigrama, va el nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título: organigrama; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración.

Entre las técnicas reales para la elaboración de un organigrama se deben considerar:

* Los datos que deben recogerse,

* Las fuentes de información,

* Los métodos de recogerlos.

* Lo primero que debe determinarse es el tipo de organigrama que se va a elaborar y el área de la institución que vaya a representarse para recoger sólo la información que a ambas cosas se ajuste.

Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente información:

Información sobre unidades

El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución. ésta será una cifra de control.

Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.

Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que comprenden cada puesto:

Información sobre relaciones:

Debe precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones tienen cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.

Información sobre funciones o labores:

Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organigrama ¿Organización futura o actual?

La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:

Planeación de una organización nueva.

Representación de una organización existente.

Planeación de la organización

En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de información las constituyen los estudios y proyectos realizados.

Fuentes de información

En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser:

. Los archivos de la institución.

. Los empleados y funcionarios,

. Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo. Métodos de recolección de datos (a) Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.). (b)Cuestionarios escritos. (c)Entrevistas con jefes y empleados. (d)Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora)

Registro de datos

Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su análisis, y su tabulación en su caso.

Análisis de datos

La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e interpretación. Ya una vez analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en condiciones de proceder a la elaboración del organigrama.

CAPITULO IV

CLASIFICACIÒN DE LOS ORGANIGRAMAS

Los organigramas se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su ámbito, por su contenido y por su presentación.

Por su naturaleza

Micro administrativo

Corresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.

Macro administrativos

Involucran a más de una organización.

Mezo administrativos

Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o más organizaciones de un mismo sector.

Por su ámbito

Generales

Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características, por lo tanto, presentan toda la organización y sus interrelaciones; se llaman también carta maestra.

Específicos

Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización, por lo tanto, representan la organización de un departamento o sección de una empresa.

Por su contenido

Integrales

Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización así como sus relaciones de jerarquía o dependencia

Funcionales:

Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades .De puestos, plazas y unidades

Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas

Por su presentación:

Verticales

Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización.

Horizontales

Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por líneas se disponen horizontalmente.

Mixtos

La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

De Bloque

Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios más reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los últimos niveles jerárquicos seleccionados para el gráfico.

Circulares:

El organigrama circular es elaborado en círculos concéntricos que representan los diversos niveles jerárquicos trazados en líneas de puntos o cortadas. Las líneas gruesas representan los canales de comunicación existentes entre los órganos o cargos. Dichos órganos se representan en rectángulos o círculos. A medida que se aproximan al centro, los niveles jerárquicos son gradualmente mas elevados, en el centro se encuentra el órgano cúpula de la empresa.

Escalar

Este modelo de organigrama es poco conocido. Las características principales del mismo son, entre otras que no utiliza lo recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas que las unen. Además, en un espacio pueden colocar organigramas suplementarios de cada una de las unidades principales, si se desea.

Diseño de los organigramas

Los elementos gráficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura orgánica, así como las relaciones existentes entre ellos, son:

• Figuras para representar los órganos.

• Líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre ellos.

• El elemento gráfico esencial en el diseño del organigrama son las líneas de conexión, ya que representan las relaciones entre los órganos y la naturaleza de éstas. En el siguiente apartado, se señalan algunas de las principales reglas para el diseño de los organigramas, debiéndose tener siempre encuentra que no existen normas rígidas, puesto que el propósito, el contenido y el ámbito de cada organigrama, influyen de manera significativa en la representación gráfica

Figuras usadas en los organigramas

Las unidades administrativas se representan por rectángulos y las relaciones por líneas. Los organigramas estructurales consisten en cierto número de rectángulos que representan personas, puestos u otras unidades, los que están colocados y conectados por líneas, las cuáles indican la cadena de mando (la jerarquía de los empleados); de tal manera pueden expresar grados de autoridad y responsabilidad y clase de la relación que los liga. Los organigramas funcionales incluyen, además, un texto que expresa las principales funciones o labores de las unidades.

Las etiquetas o descripciones de los rectángulos indican las diferentes funciones o áreas de responsabilidad. La gráfica indica el criterio con que se han dividido las actividades; por ejemplo, aplicando un criterio funcional. (Agrupación de los segmentos de trabajo). La gráfica indica no sólo a los gerentes y subordinados individuales, sino también toda la jerarquía gerencial. Todos los empleados que están bajo las órdenes de un mismo individuo se encuentran en un idéntico nivel gerencial, sin importar el sitio del organigrama donde aparezcan.

Representación de las unidades

Para representación de las unidades conviene usar siempre rectángulos. No es recomendable el uso de círculos, rombos, elipses u otras figuras geométricas que hacen más difícil la comprensión del organigrama.

No es necesario hacer unos rectángulos más grandes que otros para destacar la importancia de alguna unidad. Ésta se la da su colocación en el organigrama y su relación con las demás unidades. En el diagrama, además de anotar el nombre del órgano dentro del rectángulo que lo represente, conviene que esté identificado con un número. En caso de que no quepa el nombre completo en el rectángulo, se abreviará y se escribirá completo al pie del diagrama.

En los organigramas complementarios y analíticos, en que se representan todos los puestos, conviene anotar en el ángulo inferior derecho interno del rectángulo, el número de plazas que integra el puesto.

Forma

Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Además, en función de la facilidad para su lectura, se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, así como utilizar rectángulos para representar las unidades.

Dimensión

Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones

Semejantes.

Colocación de las figuras

La ubicación de las figuras en el gráfico debe apegarse a las siguientes consideraciones:

En diferente nivel jerárquico:

La disposición de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización, los cuales varían según su naturaleza, funciones, sector, ámbito, contenido y presentación.

Numeración empleada en la estructura orgánica.

Se deben presentar primero las unidades sustantivas u operativas, y a continuación las adjetivas o de apoyo.

Normalmente las unidades sustantivas o de apoyo son a las que se les asignan las funciones derivada del instrumento jurídico de creación, en tanto que a las unidades adjetivas o de apoyo, las funciones de orden administrativo y de carácter técnico para soportar a las sustantivas.

Participación o secuencia de actividades

Cuando la distribución de unidades administrativas se hace conforme al procedimiento general de trabajo de la organización o en relación con los procedimientos establecidos para atender en forma particular todas y cada una de las funciones, de acuerdo con las prioridades establecidas.

Según la cobertura de funciones. Cuando para el acomodo en el gráfico se considera, adicionalmente a los criterios citados la posible sustitución de órganos o funciones.

Líneas de conexiones

Son las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgánica, las cuáles se representan por medio de líneas.

Relación principal de autoridad (relación lineal)

Es aquella en que la transmisión de la autoridad y responsabilidad correlativas a través de una sola línea, establece una relación de subordinación entre las diversas unidades que aparecen en el gráfico de la organización.

Recomendaciones:

Utilizar un trazo más grueso para las líneas que interconectan las figuras rectangulares, que el que utiliza para trazar estas últimas. Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad, además de crear la impresión de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.

Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a él por una sola línea.

1. Evitar todos los trazos y tramos injustificados.

2. Mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en todo el organigrama.

3. La importancia o jerarquía de un órgano no se amplifica marcando más Líneas.

Representación de las relaciones con los órganos desconcentrados

Relación con comisiones

Intersecretariales

Este tipo de mecanismo se integra con representantes de diferentes instituciones oficiales. Cuando forman parte del gráfico de la organización, se les ubica adscrito al titular en un rectángulo de trazo discontinuo ligado perpendicularmente a la línea de mando por una línea de coordinación.

Comisiones internas

Estas comisiones se incluyen en el organigrama, en dependencia jerárquica directa del órgano rector de sus actividades, y su presentación se hace mediante un rectángulo y línea de trazo discontinuo.

Relación de subordinación

Se representa en los organigramas verticales, mediante una línea que sale de la parte inferior del rectángulo del órgano o de los órganos inferiores.

Relación de representación personal

La relación entre jefe y ayudante se representa en los organigramas verticales mediante una línea horizontal que parte del lado del rectángulo del jefe a un lado del rectángulo del ayudante. Esta relación sólo aparece en los organigramas complementarios y analíticos. En los organigramas generales o esquemáticos, los ayudantes se incluyen en el rectángulo del jefe. La relación entre ayudante y subordinado que sólo aparece en los organigramas analíticos, se representa mediante líneas oblicuas de puntos que unen la parte inferior del rectángulo del ayudante a la parte superior de los rectángulos de los subordinados, si el organigrama es vertical.

Relación de mando especializado

Si el organigrama es vertical, esta relación se representa mediante una línea oblicua de puntos que une la parte inferior del rectángulo del órgano especialista con la parte superior de los rectángulos de los subordinados. Sólo se representa en los organigramas analíticos.

Relación de revisión

Su representación en el organigrama dependerá de las facultades de que gocen los órganos de revisión ya que éstos pueden actuar como órganos asesores, como

Ayudantes o como órganos de mando especializado. Su colocación será en el lugar que les corresponda según el jefe inmediato de quien dependan.

Relación de servicio

Esta relación entre el órgano que presta el servicio y el que lo recibe, es una relación especial que no se representa en el organigrama. Sí se representa la relación lineal entre el órgano que presta el servicio y el jefe de línea del cual depende.

ESQUEMAS

ORGANIGRAMA VERTICAL

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

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ORGANIGRAMA MIXTO

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ORGANIGRAMA CIRCULAR

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CONCLUSIÒN

El organigrama es la gráfica que muestra la relación de los departamentos de una empresa, a través de las líneas de autoridad. Es el esquema de la organización; el cual se simboliza con rectángulos que indican las diferentes áreas de la empresa.

Es el modelo bidimensional de la estructura organizativa, que permite su fácil visualización así como la interpretación de la posición resultante en dicha división, de acuerdo con el propio código de la organización.

Nos proporciona una fiel representación de la división del trabajo, y la visualización rápida de los siguientes aspectos:

• Las posiciones dentro de la organización.

• Cómo se agrupan las unidades.

• Cómo fluye entre ellas la autoridad.

También nos permite establecer las relaciones dentro de lo definido como organización informal; aunque la elección del tipo de organigrama depende de la finalidad y de la clase de presentación que se pretende. En cuanto al grado de detalles y de precisión, el organigrama clásico es decididamente el más adecuado.

Nos ayuda como instrumento de análisis ya que detecta las fallas estructurales y fallas de control en la departamentalización a través de análisis periódicos, actualizándolos se puede llevar el control de una unidad que excede a su capacidad o nivel, y en cualquiera de estos casos se recomienda la modificación de la estructura en sentido vertical u horizontal. Para evitar la relación de dependencia confusa, pues a veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de actualizar los organigramas se descubren dobles líneas de mando.

REFERENCIAS BIBLIOGRÀFICAS:

Terry, G. (1961).Principio de la Administración. México. Editorial Santa Ana .Pág.58

Melincoff, R.V. (1969). La Estructura de la Organización .Caracas. Editorial cobo. Pág.135-136

Arbaiza, L. (2008). Economía y Capital Humano .Perú .Editorial ESAN .Pág.83-85

Louffat, E. (2008). Organigramas, Manuales Organizacionales .Perú. Editorial ESAN .Pág. 77

Medios electrónicos:

http://www.Monografias.com/trabaj12/organ/organi.shtml.(consulta