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Diagnostico Situacional De Una Empresa

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Sara 27 abril 2011

Palabras: 3693 | Páginas: 15

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ue operará la empresa, y que le sirva para hacer frente a las contingencias que se presenten con las mayores garantías de éxito, así como reducir al mínimo los riesgos y aprovechar al máximo las oportunidades. Se pretende abarcar más mercado, por la aceptación del producto que distribuye, pero a la fecha no se cuenta con estrategias claras que indiquen la ruta a seguir por lo que no ha sido posible la expansión; contando únicamente con la publicidad que se transmite en la visita a los clientes. A la fecha cuenta con más de 19 estilos de calzado, los cuales se entregan a las zapaterías entre 2 y 3 semanas luego de vendido al crédito el producto. El envío se realiza a través del transporte extraurbano terrestre. El cobro se realiza entre 40 y 85 días después de la entrega por los mismos vendedores, aceptando efectivo o cheque. Los tres vendedores con que cuenta la empresa, visitan de 120 a 150 clientes por mes, con una venta promedio de 5,200 pares al mes. Dicha labor ha permitido al gerente cubrir los costos de operación de la empresa y obtener un margen de ganancia que le permite satisfacer sus necesidades.

DIAGNOSTICO SITUACIONAL INTERNO

Antecedentes

La empresa fue fundada en el año 2000, el propietario trabajó como vendedor

rutero por 7 años desempeñándose como uno de los mejores trabajadores de su empresa, recibiendo altas comisiones y viajes como premios por ventas,

adquiriendo experiencia para formar su propio negocio. Luego de trabajar como asalariado, decidió fundar su propia empresa, habiéndose enterado de otros compañeros colegas vendedores que mandaban a maquilar sus líneas de productos y contrataban personal para su distribución. La empresa inició sus operaciones formalmente en el año 2002, orientada a servir al consumidor directo, habiendo diseñado un sistema de ventas al crédito mediante un pago inicial como enganche y dos pagos mensuales. Este sistema únicamente le permitió realizar ventas basadas en la confianza y conocimiento previo de las personas, algunas de las cuales fueron atendidas por referencias de otros clientes.

Fue hasta el año 2004 que el propietario contrató mano de obra independiente, creando estilos de calzado para dama como sandalias de tacón corrido y sin tacón, este producto poco a poco se posicionó en las preferencias de los consumidores de la costa Caribe, por lo que con una demanda incrementada se vio en la necesidad de contratar a dos jefes de producción, quienes se encargaban de elaborar el diseño, comprar el material, así como verificar el trabajo de los obreros y pagarles.

Ese mismo año se decidió constituir la empresa como Sociedad Anónima, por lo que se solicitaron los servicios de un Abogado que elaboró la escritura de la

sociedad; registrándola en su protocolo y posteriormente llevándola al Registro

Mercantil para iniciar los trámites respectivos. Para nombrar al Representante Legal y/o Gerente General, el abogado solicitó la Cédula de Vecindad y Número de Identificación Tributaria (NIT) al propietario, el cual fungiría en ese puesto. Luego se elaboró el acta de nombramiento de Representante Legal y Gerente General y se llevó la misma al Registro Mercantil, realizando los trámites correspondientes. De igual manera se procedió a inscribir la empresa en el Régimen de Seguridad Social, descontándose la cuota laboral correspondiente a los trabajadores posteriores a la inscripción.

La empresa fue inscrita con la Razón Social de CALZADO MIS PIES, donde la

Se encuentra ampliado sus actividades, contratando mano de obra y adquiriendo su propia materia prima como mayorista, asimismo ha diversificado los estilos de calzado, contando a la fecha con más de 19 modelos. Este producto poco a poco ha logrando posicionarse en los gustos y preferencias de los consumidores del altiplano occidental y actualmente se encuentra ampliando sus actividades, contratando mano de obra y adquiriendo su propia materia prima como mayorista, creando diversidad de estilos de calzado para dama, ubicada en el municipio de Sampués.

Actualmente distribuye su producto en el mercado de la costa Caribe especialmente en , que cubre los departamentos de Sucre, Córdoba, Bolívar, Atlántico, Magdalena, Guajira, Valledupar. Motivado por el acelerado crecimiento de la empresa, la gerencia ha decidido realizar un estudio que le permita superar problemas, tales como: carencia de elementos de planeación (por a la ausencia de herramientas de trabajo que permitan su desarrollo y crecimiento), inadecuada asignación de tareas, poca identificación que muestran los trabajadores con la empresa y necesidad de ampliar su mercado, gracias a la aceptación del producto que distribuye.

Finalidad y función

La empresa tiene como finalidad principal ser el sostén de la familia, proporcionando fuentes de trabajo para los miembros de la misma por lo que todos laboran en la empresa en distintos puestos, siendo el gerente general el accionista mayoritario. Su función principal es producir y distribuir el calzado en el área de la costa Caribe del país, posicionándose en las preferencias de los consumidores y logrando que los mismos adquieran el producto constantemente basándose en su calidad.

Funciones

Las principales atribuciones en los puestos de trabajo, establecidas de acuerdo

Con el presente estudio son:

a. Gerente general

- Administrar las actividades de la empresa.

- Representar administrativa y legalmente la empresa.

- Buscar los métodos y sistemas para la superación de la empresa.

- Realizar visitas periódicas con los vendedores para supervisar el trabajo.

b. Secretaria

- Recibir correspondencia, ordenarla y archivarla.

- Atender vía telefónica a los clientes.

- Cualquier requerimiento de las autoridades superiores.

c. Gerente administrativo

- Contratar personal, y realizar todas las acciones de su movimiento.

- Llevar el control de las nóminas para pagos mensuales.

- Coordinar los pedidos de calzado a las distintas zapaterías.

d. Gerente de producción y comercialización

- Coordinar actividades con el personal de ventas.

- Coordinar actividades con el personal de producción.

- Acompañar y monitorear la ejecución del personal de ventas.

- Acompañar y monitorear la ejecución del personal de producción.

e. Personal de ventas

- Visitar las zapaterías para ofrecer el producto y venderlo.

- Realizar los cobros a partir del día 41 en que concluye el plazo del crédito y

continuar con cobros parciales hasta un máximo promedio de 45 días más.

- Llevar un control detallado de las ventas y los cobros realizados.

f. Encargado de producción

- Adquirir los materiales necesarios para la elaboración del calzado.

- Elaborar el calzado con un promedio de 1,300 pares semanales.

- Empacar el calzado individualmente, evaluando la calidad.

- Recepción y entrega de las materias primas.

- Desarrollo y control de los inventarios físicos y la clasificación de todos los

materiales necesarios para el proceso productivo.

- Presentar un reporte diario en la fase de producción en que se encuentra el

calzado.

g. Contador externo

- Es el encargado de realizar las operaciones contables.

- Elaboración de balances generales.

- Cálculo y pago de impuestos.

- Cualquier otro aspecto financiero que tenga relación con la empresa.

Estructura organizacional

La empresa, es dirigida por los propietarios de la misma, quienes se encargan de la labor administrativa y de la supervisión del proceso productivo. La estructura organizacional de la empresa está definida en forma empírica, ya

que no posee un organigrama en el que se defina la división de funciones, las

líneas de autoridad, las líneas de responsabilidad y los canales formales de

comunicación.

ANALISIS SITUACIONAL EXTERNO

Análisis del microentorno

A continuación se presenta un análisis de los factores económicos, políticos y

culturales, así como los factores tecnológicos de la zona Caribe que de alguna manera pueden afectar el funcionamiento de la empresa, tomando en cuenta que la misma desea cubrir en un periodo de tres años todo el territorio nacional, dichos factores se describen a continuación:

2.4.1 Factores económicos

La economía de la Zona Caribe está inserta en el contexto de la economía central del país, el desarrollo económico de los departamentos está muy asociado con su vocación productiva. Los departamentos que dependen en gran medida del sector primario y que se caracterizan por tener débiles encadenamientos con otros sectores como el industrial, adquieren una menor dinámica económica que los departamentos cuya base económica depende en buena medida del sector manufacturero, como es el caso de Sucre y Córdoba,

Siendo la inversión una categoría económica que tiene relación con el crecimiento y sostenibilidad de la empresa, 50 de 62 trabajadores consideran que es necesario realizar mayor inversión para captar más clientes, esto permitiría a la empresa darse a conocer y tener diversidad de clientela, logrando de esta manera competir con rivales más grandes.

Factores políticos y culturales

La cultura de los pueblos costeños marca la identidad del país, sus colores, sus

sabores, sus festivales culturales, su música. La costa es una región del país con múltiples tejidos de colores, realizados por los sueños de la mujer costeña.

Políticamente la empresa depende de su programación de crédito y ventas agresivas sufriendo directamente los embates de la inseguridad, el desempleo y la pobreza que se acentúan en mayor medida en el área urbana y rural de los

principales municipios, por la distancia a los centros de mayor desarrollo y menor inversión pública. Sobre el particular, datos del estudio de perfil de la pobreza en la Costa Caribe, ubica los departamentos de Sucre, Córdoba, Atlántico, Magdalena, Guajira, 63.7 de incidencia de pobreza y Los aspectos culturales, sirven de guía para la promoción y programación de ventas, ubicándose en las ferias patronales, a través de la ubicación del calzado al público en general, principalmente en los almacenes de calzado de los municipios.

2.4.3 Factores tecnológicos

La Zona Caribe aún con rezago, han dispuesto de la tecnología con altos costos, como ejemplo se puede citar la tecnología informática que después de un desarrollo masivo de más de quince años, hasta ahora esta llegando a las escuelas de los diversos municipios y en algunas escuelas públicas del área rural aún es un sueño. Afecta también muy negativamente el alto índice de analfabetismo aunque se ha ido reduciendo según cifras oficiales, según el Comité Nacional de Alfabetización. A nivel de empresa, el uso de la tecnología, se realiza por medio de la producción en serie, con maquinaria adecuada en el área de producción, maximizando su rendimiento por la especialización de sus operarios.

ANÁLISIS FODA

De acuerdo con el análisis FODA y basándose en la descripción generalizada de la matriz expuesta, se realiza en su ambiente interno, la interrelación de las fortalezas y debilidades con las estrategias a utilizar para maximizar beneficios y minimizar o eliminar deficiencias, permitiendo el máximo aprovechamiento de sus recursos:

A continuación se describen las fortalezas y su forma de aprovechamiento:

• Existe seriedad y buen servicio entre los trabajadores de la empresa, lo cual

crea confianza en las zapaterías que adquieren el producto e incrementar el

volumen de venta.

• El producto se ha caracterizado por ser de buena calidad y estar al alcance de los consumidores, pese al aumento en las materias primas, siendo adquirido por los clientes de manera satisfactoria.

• Al contar con una buena ubicación geográfica, es posible encontrar vías de

Acceso rápidas que permitan distribuir con mayor rapidez el producto.

• Siendo el mercado de calzado muy competitivo, se tiene la ventaja que la empresa cuenta con variedad de estilos que le permiten estar al nivel de otras empresas.

• Las ventas son realizadas sobre pedido y cobros periódicos lo que ha propiciado que la empresa cuente con una cartera de clientes permanentes.

Las debilidades afectan y disminuyen el buen funcionamiento de la empresa; se mencionan relacionándolas con las estrategias de mejoramiento:

• A la fecha la empresa no ha participado en eventos de promoción masivos, como ferias de calzado, propone que la misma se incorpore a partir del año 2010 para darse a conocer a clientes potenciales.

• La administración que muestra la empresa es informal, ya que no cuenta con manuales y no presenta un organigrama que permita delimitar funciones, haciéndose necesario crear manuales administrativos que permitan a los trabajadores tener una guía a futuro.

• La limitada promoción y publicidad, ha repercutido en que la población a la cual va dirigido el producto no tenga mucho conocimiento del mismo, siendo necesario crear una campaña que muestre su calidad y preferencia.

• La falta de un plan estratégico ha repercutido en la improvisación de actividades, lo que no permite a la empresa contar con procesos formales de planeación.

• La carencia de descripciones de puestos y atribuciones de los empleados, no ha permitido que los empleados conozcan sus atribuciones para lograr un mejor desempeño en su trabajo.

• El gerente general cuenta con experiencia para dirigir la empresa, sin embargo carece de una guía que le permita establecer las rutas a seguir mostrando un proceso administrativo empírico siendo necesario realizar un plan estratégico para dar solución a este problema.

• La falta de especialización de algunos trabajadores no ha permitido a la empresa desarrollarse con la rapidez que esta desea, viéndose en la necesidad de dar prioridad al personal de producción para que sean capacitados y se logre incrementar la producción hasta en un 100% para el año 2011.

Luego de establecer los aspectos relevantes del ambiente interno, se considera el ambiente en el que la empresa se desenvuelve, existiendo amenazas para el desarrollo de sus actividades y oportunidades que se pueden aprovechar para un mayor crecimiento; dentro de éstas últimas se mencionan las siguientes:

• Existen mercados exigentes en moda y marca los cuales se desean captar, ofreciendo un producto de calidad, con nuevos estilos y a un precio más competitivo.

• Existen mercados no explotados en forma directa, por ello deben ser realizadas actividades de expansión que permita dar a conocer la empresa a estos nichos de mercado.

• En el mercado de calzado la competencia entre marcas es constante y la empresa se ha propuesto competir en calidad y precio, para tratar de introducirse rápidamente al mismo.

• Diversificar líneas de producción ha sido el fin que ha perseguido la empresa por mucho tiempo ya que los gustos y preferencias de los clientes van cambiando con el tiempo.

• Actualmente la empresa cubre la zona norte, sin embargo durante el desarrollo de la planeación estratégica se pretende abarcar el mercado de la república de Colombia.

NVESTIGUE SOBRE LAS CINCO FUERAS DE MICHAEL E. PORTER Y SU APLICABILIDAD EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Según Porter, existen cinco fuerzas que determinan las consecuencias de rentabilidad a largo plazo de un mercado o de algún segmento de éste. La corporación debe evaluar sus objetivos y recursos frente a éstas cinco fuerzas que rigen la competencia industrial:

1. Amenaza de entrada de nuevos competidores: El atractivo del mercado o el segmento depende de qué tan fáciles de franquear son las barreras para los nuevos participantes que puedan llegar con nuevos recursos y capacidades para apoderarse de una porción del mercado.

2. Rivalidad entre los competidores: Para una corporación será más difícil competir en un mercado o en uno de sus segmentos donde los competidores estén muy bien posicionados, sean muy numerosos y los costos fijos sean altos, pues constantemente estará enfrentada a guerras de precios, campañas publicitarias agresivas, promociones y entrada de nuevos productos.

3. Poder de negociación de los proveedores: Un mercado o segmento del mercado no será atractivo cuando los proveedores estén muy bien organizados gremialmente, tengan fuertes recursos y puedan imponer sus condiciones de precio y tamaño del pedido. La situación se complica aún más si los insumos que suministran son claves para nosotros, no tienen sustitutos o son pocos y de alto costo. La situación será aun más crítica si al proveedor le conviene estratégicamente integrarse hacia adelante.

4. Poder de negociación de los compradores: Un mercado o segmento no será atractivo cuando los clientes están muy bien organizados, el producto tiene varios o muchos sustitutos, el producto no es muy diferenciado o es de bajo costo para el cliente, porque permite que pueda haber sustituciones por igual o menor costo. A mayor organización de los compradores mayores serán sus exigencias en materia de reducción de precios, de mayor calidad y servicios y por consiguiente la corporación tendrá una disminución en los márgenes de utilidad. La situación se hace más crítica si a las organizaciones de compradores les conviene estratégicamente integrarse hacia atrás.

5. Amenaza de ingreso de productos sustitutos: Un mercado o segmento no es atractivo si existen productos sustitutos reales o potenciales. La situación se complica si los sustitutos están más avanzados tecnológicamente o pueden entrar a precios más bajos reduciendo los márgenes de utilidad de la corporación y de la

* FORMULE Y SELECCIONE ESTRATEGIAS QUE CONDUZCAN A HACER EL NEGOCIO COMPETITIVO.

IMPLEMENTE LAS ANTERIORES ESTRATEGIAS

un plan de utilización y de asignación de los recursos disponibles con el fin de modificar el equilibrio competitivo y de volver a estabilizarlo a favor de la empresa considerada.

Los componentes de una estrategia empresarial son:

1. Los objetivos de la Acción empresarial claramente definidos (atributos, escalas de medida, normas, horizonte temporal).

2. El plan de acción en el ámbito de la empresa total y en el ámbito de las divisiones.

3. Los programas funcionales que describen y miden las consecuencias del plan para cada una de las funciones (finanzas, mercadeo, personal, etc.) de la empresa.

4. Los recursos requeridos para llevar a cabo los programas.

* DEBE HACER PLANES DE CONTINGENCIA? EXPLIQUE SU RESPUESTA. SI LA RESPUESTA ES POSITIVA ¿EN QUÉ CASOS?

* QUE ES EL LIDERAZGO ESTRATÉGICO Y COMO SE APLICA EN EL NEGOCIO QUE ESTAMOS MANEJANDO

El Liderazgo Estratégico es la capacidad de anticipar, visualizar, conservar la flexibilidad y dar poder a otras personas para generar un cambio estratégico cuando sea necesario. Comprende la administración a través de otras personas.

La capacidad de administrar el capital humano quizá sea la virtud más importante de un líder estratégico.

Las características del liderazgo estratégico y sus aplicaciones en la empresa son.

* Debe reconstruir la Moral de los Empleados

* Reducir las quejas de los clientes

Para esto es necesario que sepa escuchar y captar la imaginación de los empleados

* Debe crear un Cía. “Sin Fronteras” con mejores relaciones entre las unidades internas

* Debe mantener informado a los colaboradores

* ¿QUÉ ES LA INTELIGENCIA EMOCIONAL Y COMO CABE EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA?

Las aplicaciones de la inteligencia emocional en el trabajo son prácticamente infinitas. La inteligencia emocional resulta un instrumento eficaz para resolver una situación delicada con un compañero, cerrar un trato con un cliente difícil, criticar al jefe, perseverar en una tarea hasta completarla, y enfrentar otros retos que afecten nuestro éxito. La inteligencia emocional se utiliza de forma intrapersonal (ayudándonos a nosotros mismos) e interpersonal (ayudando a los demás

CONCLUSIONES

Se comprueba, toda vez que la ausencia del proceso formal de un plan estratégico es la principal causa de los problemas de la empresa. (los trabajadores manifestaron que reciben información verbal, no conocen objetivos de la empresa y que el espacio físico y equipo es insuficiente. Estos problemas, entre otros, se materializan en las utilidades que se obtienen como referencia en el año 2008 en que pueden ser negativas según proyección de utilidades; ya con el plan estratégico a partir del año 2009, los resultados empresariales arrojan cifras positivas que pueden garantizar la sostenibilidad de la empresa y su crecimiento futuro). Sin un plan estratégico, las utilidades prácticamente están constituidas por los salarios de los ejecutivos y trabajadores, mismos que en un momento de crisis y con el ánimo de mantener los empleos podrían requerir hasta de una reducción en el peor de los casos.. Los factores internos que pueden apuntalar el crecimiento de la empresa están constituidos por su ubicación geográfica, seriedad y buen servicio, relación calidad precio, diversidad de estilos, incentivos laborales. Y los externos: la diversidad de la clientela, los altos precios en productos de otras marcas, gran poder de negociación con los compradores, mercados no explotados en forma directa.

Las estrategias formuladas con base en la matriz FODA, permiten que la empresa desarrolle guías de crecimiento durante los años que dura el plan estratégico, por medio del cual incrementa sus ventas a partir del primer año de desarrollo hasta en un 92%, logrando que sus utilidades se incrementen al ritmo deseado. Esto porque el primer año con plan estratégico es clave, los años subsiguientes el incremento es únicamente del 20 %, debe tomarse en cuenta que la competencia también competirá por cubrir el mercado.