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Documentos Ejecutivos Y Técnicos

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Rebecca 22 junio 2011

Palabras: 10451 | Páginas: 42

...

nceptos:

* Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.

* Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

* Exposición del asunto: con los temas pertinentes.

* Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta.

* Firma: clara.

La carta también se compone de:

* Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

* Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta

* Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

* Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.

* Texto: exposición del asunto que motiva la carta.

* Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.

* Antefirma: razón social o denominación de la casa.

* Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.

* Oyente: quien es el que recibe el mensaje.

* Remitente: es quien envía la carta.

Cómo hacer una carta

Hoy en día se requiere un tipo de carta clara, concisa y breve. Que el lector conozca rápidamente quién es el remitente y el asunto por el que se escribe. A continuación se presentan una seria de pasos en los cuales nos muestran cómo hacer una carta bien redactada:

* Primer paso- Identificación del remitente

Toda carta requiere los datos identificativos de quien la manda y de quien la recibe. El destinatario que abre la carta tiene como primer objetivo dar respuesta a la pregunta ¿QUIEN? Quiere saber rápidamente quién es usted.

Arriba a la derecha, de forma que sea lo primero que se lea, indicaremos nuestros datos, uno debajo de otro formando una pequeña columna.

Ejemplo: Información de contacto, como puede ser la dirección postal o el correo electrónico, teléfono fax, entre otros, en algunos casos se requiere indicar información complementaria como el número de cliente o el número de socio en caso de que existiera vinculación.

Manuel Pérez GómezC/ las oficinas 23 2ºD01234 Madrid(91) 452 3452 |

* Segundo paso: tiempo y lugar

El destinatario una vez que conoce el QUIEN, quiere saber el DONDE y él CUANDO. Es habitual utilizar una frase en la que se dé a conocer el lugar desde el que se escribe y la fecha en la que se escribe. La colocaremos más abajo de nuestros datos pero a la izquierda.

Ejemplo:

Manuel Pérez GómezC/ las oficinas 23 2ºD01234 Madrid(91) 452 3452En Madrid, a 13 de Febrero de 2009 |

* Tercer paso: Identificación del destinatario

En otro párrafo, debajo de la fecha y también a la izquierda, indicaremos la información del destinatario de la carta. En este caso evitaremos escribir los datos de contacto porque se suponen conocidos, con lo que bastará con el nombre de la empresa si fuese el caso, después seguido del nombre del destinatario si en este caso se conoce, y el cargo que desempeña o departamento al que pertenece. Muchas veces se desconoce quién es la persona encargada y la carta lleva como destinatario un departamento.

Ejemplo:

Manuel Pérez GómezC/ las oficinas 23 2ºD01234 Madrid(91) 452 3452En Madrid, a 13 de Febrero de 2009 BANCO SOCIALA la atención del Sr. Miguel García Departamento de RR.HH. |

* Cuarto paso: El párrafo del asunto

Conocido él QUIEN, el DONDE y él CUANDO, ahora toca exponer el QUE y si se requiere él COMO. Como hemos dicho anteriormente, no merece la pena esforzarse por mantener un trato excesivamente respetuoso ni andarse por las ramas con introducciones o saludos. Lo más recomendable es siempre ir directamente al grano. Que en la primera frase se conozca el asunto de la carta

Manuel Pérez GómezC/ las oficinas 23 2ºD01234 Madrid(91) 452 3452En Madrid, a 13 de Febrero de 2009 BANCO SOCIALA la atención del Sr. Miguel García Departamento de RR.HH.Me dirijo a usted para recomendarle....Le escribo esta carta para recordarle que....El motivo de mi carta es el de.....Me dirijo a ustedes con respecto al anuncio publicado buscando personal.... |

* Quinto paso: Despedida

Para finalizar, existe una frase con la que siempre quedar bien:

Ejemplo:

Un saludo.Manuel Pérez(Firma) |

Formato carta renuncia

El formato carta de renuncia, y en especial la renuncia de un empleo o de un trabajo simboliza el final de la relación laboral que une al trabajador con su institución o empresario. A efectos legales y para evitar todo tipo de confrontaciones, se utiliza de forma habitual la carta de renuncia para expresar dicho deseo y dejar constancia de ello. Hoy podemos estar trabajando y mañana podemos estar desempleados. Ya no existe una seguridad en el empleo. Pueden despedirnos, pueden echarnos a la calle, pueden hacer lo que quieran, pero eso sí, jamás nos quitaran, el placer de renunciar.

El objetivo principal de la carta será el de comunicar nuestra renuncia y exponer de forma correcta el porqué de nuestra marcha. No importan tanto los motivos de la renuncia como el adecuado y correcto formato de la misma. Siempre con educación y sin faltar el respeto. Cuidando con esmero que no aparezcan faltas de ortografía, y manteniendo un trato cordial. Nunca se sabe si la vida nos traerá de vuelta a este mismo trabajo, así que no merece la pena irse por la puerta de atrás.

Ejemplo de una carta de renuncia

Formato carta renuncia | Ejemplo nº 1 |

BANCO TORRE BOLONESPlaza de la Discordia nº 43

Dpto. Recursos Humanos28080Madrid3 de Marzo de 2009

Muy señores míos: A través de esta carta, quiero manifestar ante ustedes mi deseo de renunciar al puesto de trabajo como vendedor de créditos que llevo desempeñando en su banco durante los últimos 5 años. Son motivos de índole personal los que me han llevado a tomar tan drástica decisión, y tras meditarlo con mi familia, he decidido finalizar mi relación laboral con ustedes para el próximo día 13 de Marzo. Espero que dispongan de tiempo suficiente para preparar los documentos necesarios y para encontrar un nuevo candidato que me sustituya. Quiero agradecerles la oportunidad que me dieron al confiar en mi para este puesto, y desearon el mejor de los éxitos para los años que están por venir. Sin otro cometido, se despide atentamenteAntonio Ramón González Juradas

(firma) |

Formato carta recomendación

El formato carta de recomendación se utiliza para dar a conocer aquellas aptitudes favorables que destacan en el trabajador, y que por lo general, vienen de la mano del anterior empleador o empresario. De esta forma, la persona encargada de contratar puede añadir al currículo del trabajador una buena puntuación extra que en muchos casos marca la diferencia a la hora de ser o no ser contratado. Un formato carta recomendación es un modelo eficaz que se usa sobretodo en temas relacionados con el proceso de seleccionar un candidato laboral.

Junto con la carta de recomendación se suele acompañar el denominado Currículo o curriculum Vitae, siendo el formato de recomendación una ayuda extra que reforzará la candidatura de modo positivo, exponiendo las cualidades y las aptitudes del trabajador que por norma, no vienen incluidas en el curriculum.

Ejemplo de la carta de recomendación

Formato carta recomendación | Ejemplo nº 1 |

Don Rodrigo Santos SantasDirector Comercial de Ekos Consulting S.A.C/ Las palomas 2329090 MurciaTf. (940)92343211 BANCO NACIONAL DEL DISTRITO SURCalle de la Pasión nº 4

Dpto. Recursos Humanos28081Madrid31 de Marzo de 2007Muy señor mío: Por la presente, me dirijo a usted en relación al trabajador Don Ramón Santos, trabajador que fue en nuestra empresa durante los últimos 12 años, siendo su trabajo y funciones las de desempeñar el cargo de empleado de limpieza, y que tuve el gusto de tener bajo mi mandato durante los últimos dos años. El señor Ramón Santos, mi sobrino, es un excelente limpiador de baños, y muestra enormes actitudes a la hora de fregar los suelos. Es por ello que le quiero recomendar con total confianza sus servicios de modo que su Banco pueda beneficiarse de los servicios de tan noble empleado Rodrigo SantosDtor comercial Ekos consulting

(firma) |

Formato carta poder

Un formato carta poder es simplemente un modelo de carta en la que una persona le concede a otra persona el poder de actuar en un campo determinado bajo su autorización. Este poder se otorga bajo circunstancias especiales y siempre en ámbitos muy específicos, marcando de antemano los límites de "poder" que se conceden mediante este formato de carta.

Es posible autorizar a una persona para que administre nuestra economía, que se encargue de invertir nuestro dinero, pagar nuestras facturas...etc. Para ello, resulta obvio que esta situación no puede mantenerse de forma oral, los bancos necesitarán algún tipo de prueba antes de dejarle a un desconocido manejar nuestras cuentas. En este caso la carta de poder resulta indispensable.

A continuación vamos a ver los tres apartados en los que se puede dividir un formato carta de poder:

1 - Identificación de la o las personas que aceptan el poder.

2 - Párrafo explicativo, claro, conciso y detallado, de los poderes otorgados, así como sus responsabilidades y límites establecidos con definición. Debe aparecer de forma clara la duración concreta en la que se cede dicho poder, con la fecha de inicio y de finalización.

3 - La firma de quién cede el poder. Importantísimo para que tenga validez.

A pesar de que un formato carta poder permite a una persona actuar de parte de otra, la persona interesada en delegar el poder puede, llegado un momento, cambiar de parecer respecto a cualquier decisión tomada por el apoderado.

Ejemplo carta poder

Formato carta poder | Ejemplo nº 1 |

Ante Dios y ante la ley, Yo, Don Nicolás Idiquez Leizaola, viudo de doña Asunción Ferrero Solís, de 59 años de edad, maquinista de tren, y de nacionalidad Mexicana, con DNI 319037267383 CERTIFICO: Que en posesión de un sano uso de mis facultades, bajo mi propio criterio y aceptación, otorgo al señor Don Alfonso de Amilibia el PODER de cuidar y dar cobijo a mi mascota "Tristón" durante mi ausencia por vacaciones (12 de julio al 23 de agosto) dicho tiempo en el que el señor Don Alfonso sacará a pasear 3 veces por día a tristón, le bañará dos veces por semana, y limpiara sus heces. Y para que conste, lo firmo ut supra. (firma)

San Sebastian, a 11 de julio de 2008 |

Formato carta compromiso

Un formato de carta compromiso es simplemente un modelo de carta en la que una persona acepta comprometerse a realizar una tarea determinada, ya sea pagar una deuda, asistir a un congreso, adoptar un niño, etc.

No existe un formato de tipo estándar o un modelo de carta de compromiso que podamos rellenar como si fuese un formulario. El formato carta compromiso es un simple modelo que atestigua nuestro compromiso, dejando de ser un compromiso oral para pasar a ser escrito.

A continuación vamos a exponer a modo de ejemplo un formato de carta de compromiso en el que una persona se compromete a pagar una deuda. Para el acreedor, este tipo de carta de compromiso no supone un seguro ni una confirmación de que va a recibir su dinero, pero al menos puede apaciguar cualquier sentimiento de venganza.

Ejemplo carta compromiso

Formato carta compromiso | Ejemplo nº 1 |

Yo Don Aristóteles Petrakis, con documento de identidad nº 22833444, de nacionalidad Griega, nacido en Atenas, habiendo recibido el préstamo por parte de la familia de Fetuccini Romuli, y aceptando los términos y condiciones pactadas de antemano, me COMPROMETO a devolver hasta el último céntimo de los 120.000 euros en el plazo de 30 días a partir de hoy. De no cumplir mi compromiso, dejo a su disposición las dos fincas rústicas y el apartamento de la playa a modo de aval, de modo que usted pueda disponer de su usufructo a su antojo.Y para que conste, dejo plasmada mi firma.En Nápoles, a 13 de Diciembre de 2007(firma) |

Formato carta laboral

El formato de carta laboral es simplemente un modelo de carta en la que la persona que la escribe tiene por objetivo comunicar un propósito de ámbito laboral. No existe un formato de carta laboral que por sí mismo pueda servir para redactar distintos formatos, cada carta necesitará de un tipo de formato específico para la necesidad que se debe comunicar. Desde cartas de renuncia laboral, hasta cartas de petición de aumento de sueldo, de despido, etc.

A continuación exponemos un formato en el que la persona mediante esta carta laboral, comunica su deseo de optar como candidato a un trabajo vacante que se anuncia en un periódico local.

Ejemplo carta laboral

Formato carta laboral | Ejemplo nº 1 |

Burgos, 2 de junio de 2008

Departamento de Recursos humanos

Banco Románico del norte.

Avda. del bróker, 10, 3º

28028 Madrid

Muy Señores míos:De acuerdo con su anuncio en el que se solicita candidato, aparecido en el periódico MUNDOS del pasado 3 de enero, con referencia REF-12, quiero hacerles llegar mi currículo de modo que puedan cerciorarse que mi experiencia y estudios previos corresponde con las características del puesto vacante que ustedes solicitan.

Pueden comprobar que llevo más de 12 años encargados de la compra y venta de acciones, de fondos de inversión y de préstamos hipotecarios. Soy licenciado en Bellas artes por la universidad de Wistconsing, y Master en recursos económicos por la UNED.Quedo a su disposición para responderles cualquier duda que soliciten o para asistir a una entrevista personal. Espero noticias suyasAtentamenteAndrés Botellas Ruiz

Firma |

Formato carta formal

Para redactar correctamente un formato carta formal seguiremos estas pautas:

1 - La información de contacto, tanto de quién escribe como de quién recibe la carta irá colocada utilizando membretes o encabezados en la parte superior, de modo que se facilite al primer vistazo las personas involucradas en dicha carta.

2 - Se recomienda ordenar las ideas antes de comenzar a escribir. Tratar de plasmar las frases de forma simple, con frases cortas, sin pecar en excesos de florituras y andarse por las ramas. Por supuesto, se deben cuidar de que no haya faltas de ortografía.

3 - Que se entienda el motivo de la carta. Una vez finalizado vuelve a leer la carta y trata de entenderla, o dásela a leer a otra persona para que te diga su impresión. Fíjate si falta algún dato que te gustaría transmitir, o si alguna de tus ideas no ha quedado lo suficientemente bien plasmada.

Formato carta formal | Ejemplo nº 1 |

Salamanca. 18 de Marzo de 2008 Asunto : Solicitud de asistencia Inauguración Sr. Alfonso Gómez

Director general del Banco central del Sur

Los trabajadores de la Oficina "Office" queremos hacerle llegar esta invitación, con motivo de la próxima inauguración de nuestras oficinas. Queremos agradecerle todo su apoyo durante estos años, y la confianza que puso usted en nuestro proyecto al concedernos el préstamo que le solicitamos. Como va a poder comprobar por usted mismo, las nuevas oficinas ya no son un sueño y por fin son una realidad. No dude usted en acudir al evento con su esposa y sus allegados. Tras la conferencia de inauguración, presentada por Ricardo Manzanares, nos consta que es amigo suyo de la infancia, habrá una actuación de la orquesta nacional de Canadá, canapés y regalos para los invitados. A última hora de la noche, se comunicará el ganador de un sorteo de 60.000 euros que el ganador podrá hacer entrega en su propio Banco.

Me despido cordialmente esperando su contestación.

Los Trabajadores de las oficinas Office S.R. |

Formato carta solicitud

El formato de carta Solicitud es un tipo de carta en la que la persona que la escribe, expone de forma clara y concisa la solicitud de un servicio o prestación, siendo la solicitud de empleo, como la solicitud más extendida dentro de este tipo de formato de cartas.

En función de lo que se solicita, existen formatos ya establecidos por las empresas en las que los clientes pueden realizar su solicitud. En otras ocasiones, no existe un formato ya preestablecido, por lo que será el propio interesado el que tendrá que redactar de su puño y letra la propia solicitud.

En el caso de que el solicitante exprese la intención de obtener un beneficio mediante dicho formato de carta, ya sea por vinculación a una empresa o servicio, deberá cuidar la redacción de la carta sin extenderse en el contenido del texto, con palabras sencillas, evitando plasmar palabras rebuscadas y que explique de forma clara y concisa los motivos por los que se convoca la solicitud.

Formato carta comercial

Redactar un formato carta comercial siempre se debe entender como el tipo de cartas que se escriben en relación a contenidos de tipo comercial, como pueden ser los negocios, la compra o la venta de material o servicios, todo lo concerniente a la propaganda o a la publicidad comercial, y como no, también a los movimientos que surgen dentro del seno de una propia empresa.

Una carta comercial puede ser una solicitud de empleo, o una solicitud de un catálogo de materiales. También puede ser una solicitud de crédito o una invitación o reunión formal para tratar temas comerciales.

Ejemplo formato carta comercial

Formato carta comercial | Ejemplo nº 1 |

Salamanca. 8 de Marzo de 2007Calle los mercados nº 12A/A: Director comercial de RONTEX S.A.MADRID Asunto: Invitación a la exposición de los nuevos materiales.Estimado cliente:Tenemos el gusto de contactar con usted para anunciarle una nueva exposición de las novedades en materiales sintéticos para esta temporada 2009. El evento se celebrará, al igual que el año pasado, en el teatro nacional de los Serranos, el día 20 de Octubre a las 13:00 horas.Al finalizar la reunión, pasaremos a la sala adyacente del teatro en la que se servirá un Lunch de comidas frías y calientes. Puede usted acudir con su familia si así lo desea, también disponemos de un parque infantil para alojar a los niños durante la exposición.Un saludo cordialAtentamente:Manolo PérezDirector General(firma)

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Formato carta despido

Redactar un formato carta despido tiene como finalidad la de quitar a uno su cargo o su empleo que hasta ahora desempeñaba. Se trata de rescindir un contrato de forma unilateral por parte del empresario, ya que se entiende que el trabajador no desea abandonar su puesto de trabajo, si así fuera, estaríamos hablando de un formato de carta de baja voluntaria.

Este despido puede darse de forma justificada o de forma injustificada, pero determinar si es de una o de otra forma siempre va a corresponder a un organismo como la Magistratura de Trabajo, ya que está claro que empresario y trabajador nunca van a estar de acuerdo en quién tiene la razón.

Del mismo modo, se conoce una ley española cuyo decreto del 4 de julio de 1958, en su artículo 93 sobre el procedimiento laboral, dice que despedir puede ser un procedimiento ejecutado por las empresas sin otro requisito previo que hacérselo saber por escrito a la persona despedida.

Formato carta de despido | Ejemplo nº 1 |

Andrés Gómez S.Administración de OficinasCalle los martillos nº 32Madrid 9 de Abril de 2007 Sr. D. Manolo OrtizDirector general Muy Sr. mío:El pasado día 7 de abril, el jefe de la sección de muebles de oficina me informó de los desagradables hechos que ocurrieron en su sección, que con severos síntomas de ebriedad, circulaba usted por los pasillos gritando y ofendiendo a las secretarias, que se desnudó completamente y comenzó a fotocopiarse diversas partes de su cuerpo, y no contento con su espectáculo, decidió vaciar los extintores y arrojarlos después por la ventana ocasionando desperfectos en el parking de abajo.Por ello, he decidido con carácter irrevocable despedirle a usted de nuestra empresa a partir de hoy. Pase por secretaría a fin de firmar el consiguiente certificado de despido.Atentamente:Andrés Gómez(firma) |

El memorándum

El memorándum es una aceptación básica en donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o acción, también puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar

El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.

Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impresos el nombre del memorándum. Otra definición del memorándum seria: un memorándum documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones entre otros.

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

* a quien se dirige

* Nombre del remitente

* Fecha

* Asunto

* Escrito redactado brevemente

* Firma

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En la redacción de un memorando evite:

* Expresarse en primera persona del singular.

* Incluir algo que no venga al caso.

* Utilizar la construcción negativa.

* Emplear circunloquios o rodeos de palabras.

* Acumular oraciones difusas.

* Ser oscuro en las expresiones.

* Escribir oraciones largas que obstaculizan el mensaje

Ejemplo del memorandum

Memorando No. 001-2003-DFG

PARA: CLOTILDE RODRÍGUEZ, Directora de Recursos Humanos

DE: JORGE LUIS PINOTECA, Director de Informática

ASUNTO: INFORME DE ASISTENCIA DEL MES DE DICIEMBRE DE 2002

Para los fines pertinentes adjunto informe de asistencia de los funcionarios de la oficina de Producción, correspondiente al mes de octubre de 2004, al igual que la tarjeta de asistencia de la señora Marianela Garcicama.

JORGELUIS PINOTECA

Director de Informática

Incluye lo indicado

EL OFICIO

El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o

también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de

colaboración, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones

como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.

Utilidad y fines

Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarquía.

Tipos de oficio

* Oficio Simple o Directo

Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una felicitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas. También se utiliza cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

* Oficio Múltiple

Se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razón las instituciones o dependencias tiene hasta el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo requiera; además esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentación.

El texto de este tipo de documento está basado en emitir órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencia, informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente. El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal; es decir va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.

La estructura del oficio:

1.-Lugar y fecha: Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

2.-Numeración: En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.

3.-Destinatario: Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.

4.-Asunto: Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.

5.-Referencia: Es la quinta parte que se usa, sólo cuando sé necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.

6.-Cuerpo o texto: Es la parte más importante, aquí se dará a conocer todo el asunto que tendrá el oficio.

CIRCULAR

La circular es un escrito que sirve para comunicar un mismo asunto a varias personas, tiene por objetivo la difusión institucional de disposiciones legales o administrativas, tales como: procedimientos, instrucciones, comunicados, criterios de operación, solicitudes de información, y todo aquel asunto de carácter institucional que permita a las dependencias y entidades de la Universidad conducir su administración bajo un mismo marco de acción. Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas. La circular se divide en dos:

Voluntaria: su función principal es promover empresas, personas o productos nuevos.

* Circulares externas: se difunden fuera del ámbito de la empresa, este tipo de cartas se utiliza para comunicar un asunto de una empresa con otra empresa con la cual tenga una relación comercial, se dice que en la circular no solo debe llevar la comunicación sino también las causas e inconvenientes que tendrá el asunto que será enviado al destinatario.

* Circular interna: se difunde dentro de una empresa, mediante esta carta se comunican asuntos que son de interés para todas las personas que trabajan en la empresa. Este tipo de cartas se utiliza especialmente para las empresas que tiene un gran número de personal ya que la información se transmite rápidamente.

Obligatoria: es aquella en la que la ley establece que se debe dar avisos de los asuntos importantes para evitarnos problemas con nuestros clientes ejemplo: clausura de un negocio, traslado de un negocio, cierre o quiebra de una empresa entre otros.

Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por motivos de cortesía.

Estructura del documento circular

El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:

Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución.

Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular.

Materia/Asunto: debajo de "Circular N°", es una breve referencia sobre lo que trata la circular.

Lugar, fecha de emisión.

De: Indicación de quien envía la circular

A: Indicación de a quien se envía.

Cuerpo: El contenido de la misma

Frase de despedida

Nombre, apellido y cargo

Características que debe reunir una circular

* Tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.

* Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.

* Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

DOCUMENTOS TECNICOS

PROYECTO

Un proyecto surge de la necesidad de algo y este es un conjunto de acciones que

se planifican a fin de conseguir una meta previamente establecida, para lo que se cuenta con una determinada cantidad de recursos. Todo proyecto, ya sea que tenga fines personales, dicho proyecto posee una estructura dividida en fases que permiten dar finalmente la meta u objetivo establecido. Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.

Los dos elementos básicos que incluye esta definición son: las actividades y los recursos.

* Las actividades son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido, por ejemplo recopilar información, realizar diagnósticos, confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc.

Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, el tiempo y el costo de cada operación.

* Los recursos son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas; como por ejemplo hardware, programas de base, programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital, personal, información, dinero y tiempo.

Fases en que se divide un proyecto

La primera es la fase de Planificación: Esta etapa se caracteriza por ser un período en el que establecen los objetivos a seguir y el modo en cómo se llevarán a cabo las acciones para lograr cumplirlos. En caso de que en el proyecto participen varias personas, es en esta etapa en donde deberán establecerse los roles de cada uno, así como también todo lo relacionado con los recursos con los que se dispone y la manera en que éstos serán utilizados. Los recursos se comportan como parte esencial en un proyecto y no sólo se incluyen en ellos los recursos materiales, sino que también es necesario considerar los recursos humanos con los que se cuenta, los costes y el tiempo, entre otras, de este modo, la organización adecuada de todos los recursos favorece en gran medida al éxito o fracaso de un determinado proyecto.

La segunda fase, la de Ejecución: es aquella en que se realizan las acciones y tareas planeadas, y que representan la ejecución misma del proyecto. Se refiere a la ejecución de todo aquello que se organizó durante la fase previa de planificación.

Por último, la fase de Entrega o Puesta en marcha: la que deberá cumplirse en el tiempo que se estipuló en la fase de planificación. De este modo, en ciertos casos se concretará con la entrega de la obra a un determinado cliente o la puesta en marcha de algún sistema que se ha desarrollado, respondiendo a las condiciones previamente acordadas. Además de todas las fases mencionadas, a fin de llevar por el camino del éxito a un proyecto, quien se encuentre a cargo podría implementar algún sistema de control, es decir, algún método con el que a lo largo de todas las etapas pueda ir monitorizando los avances del proyecto según lo planeado, y así, poder realizar a tiempo las modificaciones que sean necesarias para lograr los mejores resultados y el logro de los objetivos.

Principales criterios de un proyecto:

1. Tener un principio y un fin

2. Tener un calendario definido de ejecución

3. Plantearse de una sola vez

4. Constar de una sucesión de actividades o de fases

5. Agrupar personas en función de las necesidades específicas de cada actividad

6. Contar con los recursos necesarios para desenvolver las actividades

Ejemplo de un proyecto:

Las partes de un proyecto escrito son la MEMORIA, LOS PLANOS Y EL PRESUPUESTO. En nuestros proyectos, por ser proyectos educativos, añadiremos más partes dentro del apartado de anexos que llamaremos Historia de..., memoria diaria, cambios del proyecto original y la valoración del trabajo. A continuación pasaremos a explicar el contenido de cada una de estas partes.

PORTADA

En la portada debe figurar:- LOGOTIPO (DIBUJO) DE LA EMPRESA Y/O UN DIBUJO RELACIONADO CON EL TRABAJO DEL PROYECTO.- NOMBRE DEL TRABAJO- NOMBRE Y NÚMERO DE CADA COMPONENTE DEL GRUPO DE TRABAJO.- CURSO DEL GRUPO DE TRABAJO.

ÍNDICE

El índice indicará los apartados y subapartados que hay dentro del proyecto escrito. A ser posible se pondrá la página donde se encuentra cada apartado.

MEMORIA

Tendrá los siguientes apartados:

- Propuesta del profesor: Se describe la propuesta inicial realizada por el profesor.

- Descripción del proyecto: Se describe el proyecto final que realizará el grupo, la persona, empresa, ayuntamiento, etc que nos encarga el proyecto, el motivo del encargo (para que se va a utilizar) y lugar donde se va a colocar el proyecto (dirección).

- Herramientas necesarias: Se nombran todas las herramientas que se necesitarán para la construcción del proyecto y como se deben usar (normas de seguridad e higiene).

-Materiales necesarios: Se hace una lista de todos los materiales que vamos a necesitar para la construcción del proyecto. (Sin cantidades).

- Cargos dentro del grupo: Se pone el nombre de cada cargo dentro del grupo. Los cargos deberán cambiarse 4 veces durante la construcción para que todos los miembros del grupo pasen por todos los cargos. En este apartado se pone los cambios y en la fecha en que se realizarán.

- Análisis de un objeto tecnológico: Se realizará el análisis de una herramienta de las utilizadas para el proyecto..

PLANOS

Se incluirán los siguientes planos:

- Plano de situación: Este plano no es obligatorio, pero si aconsejable. Es un plano con un dibujo de la calle donde se va a colocar el proyecto( y las calles de alrededor). Puede ser una fotocopia de un callejero en el que se señala la situación, dentro de la calle, en rojo del proyecto.

- Planos de cada una de la piezas que tendrán que construirse para realizar el proyecto. Por supuesto con todas las cotas (medidas).

- Plano de los circuitos eléctricos y de los mecanismos utilizados para el funcionamiento del proyecto.

- Plano del conjunto del proyecto (no hace falta medidas)

PRESUPUESTO

Es una lista detallada de todos los gastos que tendrá el proyecto. Se desglosa en dos partes MATERIALES Y MANO DE OBRA. Se realizará en forma de tabla. Veamos un ejemplo de cada tabla:

PRESUPUESTO DE MATERIALES

REFERENCIA | MATERIAL | CANTIDAD | PRECIO UNITARIO | PRECIO TOTAL |

12341 | MADERA | 2 TROZOS DE 30X30CM | 1€ | 2€ |

123211 | COLA BLANCA | 1/2 BOTE | 10€ | 5€ |

2343 | CUERDA | 2 METROS | 1€ | 2€ |

| PAPEL PERIÓDICO | 25 HOJAS | RECICLADO | 0€ |

TOTAL PRESUPUESTO MATERIALES | 9€ |

PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA

- Número de trabajadores: 4

- Horas trabajadas: 15 horas

- Precio la hora trabajada: 5€

- TOTAL MANO DE OBRA: 4 x 15 x 5 = 300€

TOTALES

TOTAL PRESUPUESTO SIN IVA: 9€ + 300€= 309€

IVA: (309X16)/100= 49,4€

TOTAL PRESUPUESTO: 309€ + 49,4€= 358,4€

ANEXOS

HISTORIA DE.....

En este apartado se hará un estudio sobre la historia de las estructuras, de algún mecanismo, o de los programadores cíclicos (depende el curso). También se pueden añadir inventos y sus inventores.

Los siguientes apartados se realizarán a la vez que se va construyendo el proyecto, por eso se dejan 4 hojas en blanco que se irán rellenando a la vez que se va ejecutando la maqueta del proyecto.

MEMORIA DIARIA

Con fecha se pone lo realizado cada día y el nombre de las personas que lo realizaron. Esto se va haciendo día a día al acabar la clase.

CAMBIOS DEL PROYECTO ORIGINAL

Se pone todos los cambios con respecto al proyecto original y el motivo del cambio.

VALORACIÓN DEL TRABAJO

De forma individual cada miembro del grupo valora, al final del trabajo, todo el proyecto. Lo que le ha parecido, si le ha parecido interesante o no, si le ha gustado, como ha trabajado con su grupo, si le ha resultado difícil o fácil, etc. También se puede hacer una valoración del trabajo del grupo en general, pero eso no quita para hacer la individual que es obligatoria.

HISTORIA DE.....

En este apartado se hará un estudio sobre la historia de las estructuras, de algún mecanismo, o de los programadores cíclicos (depende el curso). También se pueden añadir inventos y sus inventores.

El curriculum

EL curriculum es el historial de la vida, el historial profesional del candidato y el primer contacto importante que se va a establecer entre éste y el empleador. Debe ser redactado pensando en las características exigidas para ocupar el puesto de trabajo al que se concurre, por lo que cada curriculum debe ser redactado a la medida, no siendo recomendable el envío de ejemplares confeccionados sin esta perspectiva. Ha de ser redactado en positivo, brevemente y bien estructurado, buscando transmitir la máxima información un espacio reducido, por lo que habrá que suprimir cualquier frase superficial y cualquier repetición.

La información que debe ofrecerse es:

Nombre y dos apellidos, fecha de nacimiento, domicilio y teléfono de contacto Hay que tener cuidado en poner otros datos personales que no le soliciten (estado civil, servicio militar, hijos, etc.), que puedan en algún momento hacer dudar a la persona que lee el curriculum; no olvidemos que el objetivo del curriculum es obtener una entrevista personal. La fotografía no debe adjuntarse si no la piden, pero si es así, se debe poner una de tamaño algo mayor que una foto carnet y menor que una tarjeta de crédito, de calidad aceptable y reciente.

Respecto a la formación que debe ofrecerse en el curriculum, ésta ha de girar en torno a tres aspectos:

* Estudios

Aquí deben incluir los estudios reglados que cursaron ordenados por fechas. Si no se posee experiencia laboral, es aconsejable resaltar las buenas calificaciones obtenidas; sobre todo en el área del puesto solicitado.

* Otros estudios

En este apartado se incluye la formación no reglada: cursos monográficos, cursos de formación ocupacional subvencionados por el INEM o por las comunidades autónomas, etc. De entre todos ellos se deben seleccionar tan sólo aquellos cursos, seminarios, etc, que den crédito a su preparación técnica.

* Idiomas

Hay que hacer constar las lenguas extranjeras que se conocen, especificando el nivel: leído, hablado y escrito. Se pueden incluir en este apartado estancias y cursos en el extranjero. Si el nivel del sujeto se puede considerar como muy bajo, es mejor no reflejarlo.

* Experiencia profesional

La experiencia profesional es un apartado muy importante dentro del curriculum. No hay que olvidar ninguna experiencia práctica, sobre todo en relación con el puesto solicitado. De este modo habría que incluir en este apartado:

* Puesto y nivel desempeñado.

* Empresa, Organismo.

* Funciones más importantes.

* Formación recibida en la empresa.

* Fechas de comienzo y fin de contrato.

Se incluirán en este apartado aquellas experiencias profesionales no relacionadas con el puesto al que optas. También habría que indicar aquellas actividades profesionales no laborales que creas importantes como participación en conferencias, seminarios, congresos..., así como publicaciones, libros etc. Si piden que se incluyan referencias habría que contactar con ellos para pedir su consentimiento, se deben indicar su nombre y apellido, domicilio de trabajo, teléfono y cargo que ostentan.

Habría que tener en cuenta:

* Utilizar papel de buena calidad, folio DIN A-4

* Escribirlo a máquina u ordenador (en este caso no abusar de los diferentes tipos de letras del procesador de textos).

* Dejar amplios márgenes y apartados bien diferenciados.

* Ser conciso, breve y claro, mejor un folio que dos, mejor dos que tres.

* Acompañar siempre el curriculum con una carta de presentación.

* Entregar siempre el original y guardar una copia.

* Si se pide una foto, que sea reciente y de calidad.

* Emplear verbos de acción como crear, mejorar, activar.

* Ser positivo.

* Destacar los empleos que hayan estado relacionados con el puesto de trabajo solicitado.

* En el caso de buscar el primer empleo, se ha de ampliar los contenidos, asignaturas, materias y demás conocimientos profesionales que adquiriste.

* Adjuntar referencias sólo cuando sean pedidas.

* Destacar el número de teléfono donde poder ser localizado.

Habría que evitar:

* Las faltas de ortografía

* Redacción del curriculum como si fuera una instancia.

* Escritura del curriculum a mano, excepto si así se pide.

* Mencionar aquello que pueda perjudicar al demandante.

* Referencias a problemáticas personales.

* Reflejar humildad, desesperación, etc.

* Los vacíos innecesarios.

* Adjuntar fotocopias de la documentación acreditativa si así se solicita.

Tipos de Curriculum

Vamos a detallar aquí las distintas formas en las que podemos relacionar esta información, y que dependerá fundamentalmente del perfil, del puesto de trabajo y del contenido de la propia información. De este modo podemos encontrar fundamentalmente tres tipos de curriculum:

* Curriculum cronológico

En este caso el orden en el que se relatan los datos comienza desde los más antiguos hasta terminar con los más recientes. Tiene como ventaja el que permite ir viendo la evolución del demandante desde el principio hasta el fin.

Es un modelo muy claro y sencillo. Este curriculum es el más acertado si al candidato no le sobra experiencia.

* Curriculum inverso

Este debe ser contrario al anterior. Empiezas por lo último que hiciste y te vas remontando hasta el comienzo. Permite destacar lo último que hiciste, lo que es muy importante si tiene que ver con el puesto al que aspiras ahora

* Curriculum funcional

En este modelo se agrupan las experiencias según las funciones desarrolladas en bloques independientes. Por ejemplo, la experiencia en Marqueting, como camarero de bar, en ventas, etc. Tiene como ventajas el que en seguida se puede comprobar la experiencia o preparación del demandante en un área determinada. Es un modelo idóneo cuando éste tiene grandes lagunas debido a años de desempleo, etc., es la mejor forma de que pasen desapercibidos en el curriculum.

EL MANUAL

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la organización de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones desde un unidad administrativa. Un manual incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Estos manuales suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Para qué sirven los manuales

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y

Procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente.

Objetivos de los manuales:

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

a) Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.

f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

g) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

h) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Clasificación de los Manuales administrativos:

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada, para saber con qué tipo de manuales se debe contar. Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.

POR SU CONTENIDO: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito permite:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

d) Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.

Tipos de manuales por su función especifica:

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las Instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.

Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.

Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos mas importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que un manual de procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica cómo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su señal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y comenzaría con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario.

Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.

REPORTE TECNICO

¿Qué es un Reporte Técnico?

Un Reporte Técnico es un informe de investigación científica o tecnológica que aborda un tema de investigación o desarrollo. Son válidos trabajos de investigación en general, recopilación de soluciones existentes o desarrollo de aplicaciones novedosas. El reporte técnico de investigación es un documento que se utiliza para informar tanto los procedimientos como los resultados de una investigación en forma concisa y dentro de una estructura lógica, el objetivo del informe consiste en presentar la investigación y no la personalidad del autor; por eso el tono ha de ser impersonal y nunca se emplea la primera persona.

El documento debe contener:

* Portada

Nombre de la institución y Escudo.

Título (breve, de no más de 15 palabras, además debe reflejar el contenido del

documento)

Autor

Adscripción del autor

CA del autor (Si el trabajo está relacionado con algún CA)

Fecha

Nombre de quien recibe el reporte

Clave del reporte (si ya fue aceptado)

* Oficio de aprobación (Si el reporte ya fue entregado y aceptado)

* Resumen (con una extensión de 150 palabras como mínimo y 300 palabras como máximo)

* Tabla de Contenido (Índice)

* Lista de tablas

* Lista de Figuras

* Cuerpo del Informe (Capitulado)

Introducción (donde se exponga el alcance y las limitaciones del trabajo)

Justificación (donde se asienten las razones para desarrollar el trabajo)

Antecedentes (donde se exprese el marco del trabajo, teoría aplicada, casos

relacionados, etc)

Desarrollo o descripción del trabajo

Resultados

Conclusiones

* Apéndices o Anexos

Material que se considere fundamental para el trabajo, diagramas, planos, mapas, etc.

* Referencias

Lista de las fuentes bibliográficas usadas, reportes de casos relacionados.

Guía de Estilo

* Style guide: Un juego gobierna para escribir a máquina papeles (periódicos) de investigación y tesis, por lo general específico a una disciplina o un grupo o disciplinas relacionadas. La guía de estilo cubre la mecánica de escribir (la puntuación, la capitalización, etc. …),

formato, y forma correcta de citación de Fuentes.

* Style Guide: una publicación que especifica los detalles de escribir el estilo

requerido por una casa editorial particular u organización profesional,

incluyendo tales asuntos como puntuación, capitalización, y reglas para citación referencias (e. g., Manual de Asociación de Lengua Moderna, Publicación

Manual de la Asociación americana Psicológica).

Ejemplo:

BITÁCORA

¿Qué es?

La bitácora es un instrumento técnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construcción o de prestación de servicio, controlando el ejercicio de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos; así como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista.

La bitácora es el medio oficial y legal de comunicación entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos. Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios, por lo que la residencia y la supervisión, deberán prever que los órganos internos de control vigilarán el uso y seguimiento de la misma. Por lo anterior, es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisión en su elaboración, para asentar oportuna, sistemática y detalladamente los acontecimientos relevantes, lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado, así como los incidentes que lo interrumpen o modifican. Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados.

Estructura

Por cada evento relacionado con el proyecto (1)

Fecha y hora.

Actividad desarrollada.

Decisiones tomadas y sus razones.

Propuestas de alteración de bloques de tareas, argumentadas debidamente respecto a las causas que las originaron y las consecuencias sobre el proyecto.

Inconvenientes surgidos y soluciones dadas.

Observaciones y colaboraciones recibidas de terceros.

Asunciones hechas.

Bibliografía comentada (si la actividad incluyó una lectura)

Formato

INFORME

¿Qué es?

Un informe técnico es el resultado de trabajo de investigación, de recopilación, de análisis, evaluación de alternativas, a veces de todos estos esfuerzos simultáneamente.

Suele, al mismo tiempo, ser una herramienta para que otros se informen, de manera eficaz, de la naturaleza, alcances, y posibilidades de solución de un problema, evitando que cada uno que los responsables deban asumir la tarea de la investigación previa y el análisis de las opciones posibles.

Se han dado muchas definiciones de informe: pero debido a que en toda definición se seleccionan aspectos del concepto total y destaca a expensas de otros, resulta difícil una sola que recoja todo lo que puede ser un informe entre todas las definiciones que se han dado, destacamos las seis siguientes:

1. La exposición o descripción de un acontecimiento.

2. La interpretación sistemática de un hecho.

3. El análisis de un problema y la solución de este.

4. Una comunicación escrita con propósito previamente determinado por que existe un interés común en el documento.

5. Un genero especializado que comunica y canaliza información exhaustiva para alcanzar o lograr un objetivo.

6. Un documento en el cual se estudia un problema con el fin de transmitir informaciones, presentar conclusiones, ideas y, a veces, recomendaciones.

Estructura

Sus partes son, habitualmente: portada, sumario, índice, introducción, exposición, conclusiones, bibliografía, y anexos. Sigue un comentario sobre cada capítulo.

Portada: contiene el nombre de la empresa o institución en la cual se realiza el trabajo, el nombre del trabajo, el nombre y el cargo del autor o de los autores, la fecha de emisión.

Sumario: es un resumen de lo esencial de todo el trabajo. Bastan breves frases para señalar el contexto de trabajo y las conclusiones principales. El lector espera que a lo más en una página encuentre los elementos de juicio para saber si seguirá leyendo el documento. Si le interesa, seguirá adelante.

Índice: muestra la organización del resto del documento.

Introducción: aquí habrá espacio para referirse a la motivación del autor y las restricciones del trabajo, a reseñar los diferentes capítulos que siguen, y a todo lo que no es la exposición técnica propiamente tal.

Exposición: esta es la parte en que se relata el trabajo efectuado, y cómo se hizo.

Aquí se describe, si se considera importante, la terminología nueva, los datos tomados de otros autores, el equipo de trabajo, el método seguido y la información producida en esta investigación. Aquí encontrarán su lugar los mapas, los diagramas de organización, de proceso, etc.

Formato

* Los informes toman a menudo la estructura de una investigación científica: Introducción, Metas, Igualdades y Debate (IUPAC).

* Pueden también seguir una estructura de problema-solución basado en las preguntas o las inquietudes de la audiencia.

En cuanto a un formato, los informes varían desde un formato más simple con meros títulos que indican los asuntos tratados a formatos más complejos incluyendo diagramas, gráficos, imágenes, tablas de contenido, extractos, resúmenes, apéndices, notas al pie de la página, hipervínculo y referencias; u otro tipo específico, redacción del informe como una sola unidad, donde se informa la información investigada, en la que no son necesarios los títulos, ya que están marcadas sus partes, aunque carezcan de esto.

Debe tener título, fecha y el nombre de quien hizo el informe (Firma: Gustavo Cruz).

Se puede colocar también, en lugar del nombre, el departamento del que proviene el informe (Dpto. de gerencia).

“Se podría definir como método de análisis ya que se basa en representar una gran cantidad de datos en forma concreta, resumida y comprensible para poder presentar los avances obtenidos en la investigación”.

MINUTA

¿Qué es?

La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta, solo que con una redac