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Hallazgo De Auditoria Gubernamental

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Antonio 05 junio 2011

Palabras: 10653 | Páginas: 43

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UDITORIA GUBERNAMENTAL

1) DEFINICIÓN

Son conclusiones e informes de la Auditoría Gubernamental, reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría. Se informa de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.

El Desarrollo de Hallazgos de Auditoria Gubernamental

Sin lugar a duda el proceso más importante de la labor de auditoría es el desarrollo de hallazgos. Los hallazgos en Auditoría Gubernamental se fundamentan en las conclusiones y recomendaciones y éstas son comunicadas a los funcionarios responsables y otras personas interesadas.

La palabra "hallazgo" tiene muchos significados y connotaciones, además transmite una idea diferente a distintas personas. Sin embargo, en la auditoría se le debe dar un sentido de recopilación y síntesis de información especifica sobre una operación, actividad, organización, condición u otro asunto que se haya analizado y evaluado y que se considere de interés o utilidad para los funcionarios de la entidad. Normalmente se la emplea en un sentido crítico y se refiere a deficiencias o debilidades presentadas a través del informe de auditoría; pero cabe señalarse que también existen hallazgos positivos.

El término "hallazgo" abarca hechos y otra información pertinente obtenida, incluyendo casos, situaciones o relaciones reales. No abarca las conclusiones del auditor basadas en el análisis del significado e importancia de los hechos y otra información, ni las recomendaciones resultantes.

En el informe se incluyen los hallazgos dentro de los comentarios que el auditor redacta en forma narrativa sobre las deficiencias o aspectos sobresalientes encontrados durante el examen, debiendo contener en forma lógica y clara los asuntos de importancia y suficientemente comprensibles para el lector del informe.

Un hallazgo de Auditoría Gubernamental es algo que el auditor ha observado o encontrado durante su examen. La información en la cual se basa está disponible en la entidad y posiblemente es conocida por otros Es el resultado de la información desarrollada, una reunión lógica de datos y una presentación objetiva de los hechos y otra información pertinente. Un hallazgo es la base para una o más conclusiones y recomendaciones, pero éstas no constituyen partes del mismo.

El propósito del presente capitulo es discutir la importancia y metodología empleada en el desarrollo sistemático y profesional de los hallazgos de auditoría.

2) REQUISITOS BÁSICOS

Los siguientes constituyen requisitos básicos de cualquier hallazgo de auditoría:

← Importancia relativa que merezca su comunicación;

← Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo;

← Objetivos;

← Basado en una labor suficiente como para respaldar conclusión y recomendación resultante;

← Convincente a una persona que no ha participado en la auditoría.

Cada alguno de estos requisitos está sujeto a interpretaciones personales, es imposible definir términos tales como "importancia", "preciso", "relativa", "convincente y "suficiente". Aunque en este capitulo no se definen estos términos, si se presentan ciertas consideraciones básicas que serán utilizadas al reconocer y desarrollar los hallazgos que, si se aplican adecuadamente, ayudarán a lograr los requisitos necesarios.

Como se ha indicado anteriormente, un hallazgo normalmente no es favorable a la entidad auditada. La cantidad de labor necesaria para desarrollar y respaldar un hallazgo depende de las circunstancias y el juicio profesional del auditor. Es importante determinar que la presentación del hallazgo no conduzca a conclusiones erróneas y que su contenido esté plenamente justificado por la labor efectuada.

La mayor parte de la auditoría en el campo se utiliza para revisar actividades que deben mejorarse, de ésta forma el contenido de este capítulo se dedica principalmente al desarrollo de la información que muestre la necesidad de mejorar las actividades bajo revisión.

3) FACTORES A CONSIDERAR AL DESARROLLAR UN HALLAZGOS

Los auditores tanto como el personal de apoyo que participe como miembros del equipo de auditoría deben estar capacitados en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y tener un punto de vista realista para hacer juicios y llegar a conclusiones justas y reales. Los factores que se deben tener en mente son los siguientes:

1. Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurrió el hecho o se efectúo la transacción bajo examen y no aquellas existentes en el momento de efectuar el examen. Para obrar con justicia, objetividad y realismo debe evitarse juicios y conclusiones sobre el rendimiento, basándose en una percepción tardía. El auditor debe asumir el peso de la prueba si su evaluación le conduce a la conclusión de que la decisión de la entidad fue irracional, incorrecta o inapropiada.

2. Índole, complejidad y magnitud cuantitativa y financiera de las operaciones o segmentos que se están evaluando. A pesar de que el auditor siempre esta interesado en mejorar el rendimiento, no hay que pensar que debe criticarse cualquier asunto que no es perfecto, el adoptar un punto de vista de esta naturaleza, no significa que no se informará a la administración de la entidad de asuntos importantes junto con las recomendaciones para lograr mejoras, Sin embargo, cualquier evaluación de estos asuntos, deben reflejar un juicio maduro y realista de lo que razonablemente se puede esperar según las circunstancias.

3. La Necesidad de someter el hallazgo potencial a un análisis honesto y crítico para encontrar posibles fallas y un razonamiento ilógico al relacionar hechos y situaciones o al juzgar sus efectos La práctica de hacer el papel de "abogado del diablo" es muy útil para identificar puntos débiles en los hallazgos potenciales, Debe observarse normas muy altas de objetividad. Por lo tanto, el auditor debe estar en guardia contra la tendencia natural de racionalizar interpretaciones de los hechos y situaciones pertinentes y dejar de considerar la información contraria. También debe estar en guardia contra la tendencia de "evitar" hallazgos que requieren una gran inversión de tiempo y esfuerzo al tratar de desarrollarlos adecuadamente sin alcanzar buenos resultados.

4. La labor de auditoría Gubernamental debe ser lo suficientemente completa para presentar una base para las conclusiones y recomendaciones y para poder demostrar claramente su propiedad y racionalidad a terceras personas en forma convincente. No se puede asumir que otros aceptarán las conclusiones y recomendaciones simplemente porque el auditor las manifiesta. A pesar de que la labor de auditoría lleva al auditor a áreas en las cuales no se considera como experto, se adquiere cada vez más experiencia técnica en áreas tales como PAD, estadística e ingeniería. La utilización de servicios de consultores externos es a menudo útil para resolver asuntos técnicos, cuando no se cuenta con auditores especializados en ciertos campos o personal de apoyo disponible.

5. Autoridad legal; La mayoría de las leyes aplicables a las operaciones de una entidad confieren un grado de discreción con la cual el auditor interno o externo no puede ni debe interferir, En muchos casos, existen límites definitivos en cuanto a la discreción conferida por la legislación. Obviamente es responsabilidad del auditor informar sobre los casos en los cuales la entidad no está cumpliendo con la ley y también cuando se considera que es necesario modificar las disposiciones vigentes. Además es necesario tomar las medidas adecuadas para evitar gastos indebidos o asegurar su recuperación por parte de la entidad.

6. Diferencias de Opinión; Al ejercer sus poderes discrecionales los funcionarios de la entidad pueden tomar decisiones con las cuales el auditor no esta de acuerdo. No debe criticarse tales decisiones si parecen haber estado basadas en una consideración adecuada de los hechos disponibles en el momento y que eran razonables según los mismos. Tampoco debe criticarse solamente porque el auditor tiene opiniones distintas acerca de la naturaleza de la decisión que debía haber sido tomada. No se debe sustituir el juicio del auditor por el de los funcionarios de la entidad. En estas circunstancias, las conclusiones y recomendaciones deben basarse en los resultados o el efecto de la decisión en cuanto al programa, operaciones, gastos, etc., de la entidad. Puede ser posible, por ejemplo señalar que la entidad se equivoco en su proceso de toma de decisiones porque no contaba con un sistema diseñado para proporcionar toda la información necesaria para la toma de decisiones.

4) PASOS A SEGUIR EN EL DESARROLLO DE HALLAZGOS

Una vez que el equipo de auditoría haya encontrado una debilidad o deficiencia aparentemente importante en la forma en que se efectúa la operación, el auditor responsable debe hacer planes específicos para el desarrollo apropiado y rápido de todos los aspectos pertinentes del problema, el proceso de desarrollo de un hallazgo implica lo siguiente:

a) Identificación de la condición o asuntos deficientes, defectuosos, etc., según se les mida en comparación con criterios aceptables que generalmente son formas demostradas de hacerlo mejor. Unos criterios aceptables pueden ser aquellos establecidos por la ley o directivas de la entidad, y si éstos no han sido establecidos el auditor tiene que desarrollarlos y enunciarlos con sumo cuidado.

b) Identificación de Línea de autoridad y responsabilidad de la entidad con respecto a las operaciones implicadas.

c) Verificación de las causas de la deficiencia.

d) Determinación de si la deficiencia es un caso aislado o una condición muy difundida.

e) Identificación y solución de asuntos legales.

f) Determinación de los efectos o importancia de la deficiencia.

g) Obtención de comentarios de personas u organismos directamente interesados que pueden estar afectados en forma adversa por el hallazgo.

h) Determinación de las conclusiones de auditoría en base de la evidencia reunida.

i) Determinación de posibles acciones correctivas o recomendaciones para mejoras.

La labor efectuada, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas en el proceso de desarrollo del hallazgo deben estar ampliamente respaldadas y documentadas en los papeles de trabajo conforme se va efectuando la labor. Este paso no debe diferirse nunca hasta que la fase de preparación del informe esté en proceso.

El desarrollo total de un hallazgo contempla que se informe a él titular o máxima autoridad de la entidad interesada. Todo el proceso de desarrollo adecuado de un hallazgo requiere una acumulación de información apropiada y necesaria para informar adecuadamente de acuerdo con las disposiciones legales, normas, características y requerimientos básicos de auditoría. El saber que es necesario preparar un informe y pensar en dicho informe mientras se desarrolla un hallazgo tendrá como resultado una auditoría e informe de mejor calidad. Se debe evaluar continuamente la naturaleza, existencia e importancia de un hallazgo durante el proceso de desarrollo, para determinar si serán necesarios futuros esfuerzos para desarrollarlo totalmente. Al dirigir y controlar la utilización de los recursos de potencial humano, es necesario pensar en términos de estudio preliminar, revisiones de le legislación, objetivos, políticas y normas; revisión y evaluación del control interno y examen profundo de áreas críticas. Estas fases del esfuerzo son generalmente obligatorias para completar el desarrollo de los hallazgos. Sin embargo, debe reconocerse que pueden haber casos en los cuales se ha desarrollado un hallazgo sin haber completado físicamente todas las fases de trabajo y revisión de la auditoría. Si en cualquier momento durante la labor, el auditor piensa que tiene un hallazgo importante y adecuadamente desarrollado (condición, criterio, efecto, causa, responsabilidad, legalidad y mejoras necesarias), debe informar inmediatamente a los funcionarios de la entidad acerca del mismo comunicado las conclusiones y recomendaciones, así como preparar la parte del informe relacionado.

a) Identificación de la condición deficiente

Este paso abarca los exámenes y verificaciones necesarias para reunir y establecer claramente todos los hechos pertinentes. En los términos más simples, esta operación es la fase "qué—cuándo donde—cómo". Incluye la comparación de operaciones reales con los criterios o requerimientos establecidos, ya sea en forma de leyes, reglamentos, normas técnicas, normas de rendimiento, presupuestos operativos o directivas del titular. Puede implicar un examen del criterio o requerimiento establecido o la falta de los mismos.

También incluye la determinación del grado de rendimiento cuando no existe normas prescritas (por ejemplo, hacer viajes innecesarios, comprar materiales innecesarios, asignar tareas innecesarias a las empleados). En estos casos frecuentemente se cuenta o identifica los desperdicios que se pueden evitar, una forma más eficaz de operar procedimientos más económicos.

El auditor debe poder llegar a acuerdos con los funcionarios correspondientes de la entidad acerca de la corrección de los hechos, aunque puedan haber desavenencias en cuanto a los motivos, importancia, necesidad de medidas correctivas, etc. La incapacidad de llegar a acuerdos acerca de los hechos, sin embargo, no excluye la necesidad de informar sobre un asunto, si el auditor está razonablemente seguro de la corrección de la información que se ha desarrollado.

b) Identificación de líneas de autoridad y responsabilidad en la entidad con respecto a las operaciones implicadas

Es necesario identificar a las personas directamente responsables de la operación y los niveles más altos de responsabilidad para saber con quién debe discutirse el problema y a quien debe dirigirte las comunicaciones pertinentes. Tal identificación es especialmente importante en las oficinas descentralizadas de las entidades que están sujetas a la dirección por parte de niveles más altos a la entidad.

Para lograr un control interno administrativo y financiero eficaz sobre las operaciones es necesario contar con una clara asignación de responsabilidad y con la debida autoridad para llevarla a cabo. El auditor puede encontrar, como parte de su revisión, que la deficiencia identificada existe porque no se definieron ni comprendieron las autoridades y responsabilidades asignadas.

c) Verificación de las causas de la deficiencia

Es de suma importancia identificar y comprender las causas de una deficiencia y de revisarla apropiadamente, en forma imparcial y eficazmente y sugerir acciones correctivas.

Debe averiguarse por qué tuvo lugar la situación adversa, por qué sigue existiendo y si se han establecido procedimientos internas para evitar dicho resultado o si aquellos estados han sido ineficaces o mal implementados. Puede haber varias causas. Lo más importante generalmente, es que una debilidad en el sistema de control interno permitió que ocurriera la deficiencia, la cual, a no ser que se la corrija, permitirá que aparezcan deficiencias similares en el futuro. Las medidas correctivas normalmente implicarán mejoras en el sistema de control interno.

Al comprender la causa de la deficiencia frecuentemente se puede identificar otros problemas que requerirán examen durante la auditoría.

d) Determinación de si la deficiencia es aislada o muy difundida

Esta determinación es necesaria para:

Llegar a conclusiones apropiadas acerca de la importancia relativa de la deficiencia. Esto es lo más esencial en el esfuerzo por alentar a los funcionarios de la entidad a tomar medidas correctivas. También afecta la decisión sobre el nivel apropiado para comunicar el hallazgo.

Hacer recomendaciones apropiadas para acciones correctivas. Si el auditor está convencido de que la condición está muy difundida y/o es probable que vuelva a ocurrir, debe recomendar a la entidad que tome las medidas necesarias para impedir errores similares en el futuro, tanto como identificar y, si es posible, remediar errores anteriores.

Las pruebas de auditoría deben ser normalmente suficientes como para mostrar si la condición está muy difundida. Sin embargo, debe recomendarse que la entidad tome las acciones necesarias para determinar la extensión total de la deficiencia. Solamente en circunstancias especiales el equipo de auditoría debe comprometer sus limitados recursos humanos más allá de lo razonable para demostrar que el asunto requiere atención. Después de que la entidad haya empezado con la labor de determinar la extensión total, la función de los auditores es más que nada seguirla y revisarla de vez en cuando para establecer si los esfuerzos de la entidad se han efectuado en forma debida y si han corregido los errores y eliminado las deficiencias en forma adecuada.

Es muy importante que los auditores no se pierdan en la corrección detallada de los errores de la entidad Es responsabilidad de la entidad corregir sus errores una vez que el modelo de los mismos ha sido comunicado.

Aunque un tipo específico de deficiencias o irregularidades no sea frecuente o no esté muy difundido, los casos individuales pueden ser en ocasiones lo suficientemente importantes en sí, en términos de naturaleza, magnitud, precedente o peligro potencial como para requerir un desarrollo total e informe. Así, una condición adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede no estar muy difundida aún pero podría tener implicaciones y posibilidades más importantes si no se la eliminara.

e) Identificación y solución de asuntos legales

El oportuno reconocimiento y solución de asuntos legales es parte esencial de la labor de auditoría y afecta la esencia de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones relacionados. La auditoría debe efectuarse reconociendo completamente los requerimientos estatutarios relativos a la autoridad y operaciones de la entidad.

La auditoría será incompleta si existen asuntos legales que no se reconocen ni resuelven. Por lo tanto, cuando se considere necesario, a juicio del auditor jefe del equipo, debe obtenerse la asesora jurídica en la labor de desarrollo del hallazgo para ayudar a considerar adecuadamente los aspectos legales.

Por supuesto en los casos en los cuales el auditor ya tiene experiencia previa en la aplicación de las disposiciones legales, dicha asesoría no será necesaria. A través de los años de experiencia los auditores acumulan considerable experiencia práctica en la interpretación y aplicación de las disposiciones legales.

Existen tres aspectos legales básicos sobre deficiencias que deben tomarse en cuenta durante el desarrollo de los hallazgos de auditoría.

← Legalidad de la acción o práctica deficiente en relación con leyes aplicables, incluyendo los reglamentos que tienen fuerza de ley y las decisiones en cuanto a la interpretación de dichas leyes y reglamentos.

← Conformidad de la acción o práctica deficiente con la intención de la ley pertinente, aunque parezca que se cumple literalmente con la ley.

← Posibles soluciones legales bajo leyes existentes por medio de las cuales se pueden recuperar costos o pérdidas innecesarias o tomarse medidas penales.

Si el hallazgo implica, directa o indirectamente, asuntos legales para los cuales no se ha sentado ningún precedente, tales asuntos deben resolverse prontamente mediante la asesoría legal.

Cuando se utilice asesoría jurídica el auditor debe preparar resúmenes sobre las discusiones con los abogados y debe enviar copias al abogado consultado, así como al auditor supervisor correspondiente. El abogado podrá entonces confirmar o revisar su opinión informal y evitar conceptos erróneos en el futuro. El borrado de los informes deben ir acompañados por copias de memorándums legales pertinentes durante el proceso de revisión del informe.

Se debe solicitar siempre la asesoría de un abogado cuando existan o puedan existir problemas legales nuevos, excepciones o áreas en las cuales el auditor no tiene experiencia legal.

En cada dirección de auditoría debe contar con uno o más abogados disponibles para dicha asistencia. Además la dirección u oficina de asesoría jurídica o legal efectúa la coordinación general de asuntos legales importantes Para la auditoría interna las consultas deben ser dirigidas a la oficina legal respectiva de la entidad.

El examen y evaluación de la legalidad de las prácticas de la entidad es importante pero es solo una fase de la auditoría. Por ejemplo, una práctica observada en la entidad puede ser enteramente legal pero sin embargo inconveniente o tener efectos adversos. Es necesario desarrollar o informar sobre hallazgos importantes que impliquen desperdicio, derroche, imprudencia u otra falta en la protección de los intereses del gobierno. Una práctica puede ser legal pero no efectiva, eficiente y/ o económica, sin embargo pese a su legalidad el auditor tiene el deber de comunicarla.

Obtención de comentarios de personas u organismos directamente interesados que podrían estar adversamente afectados por los hallazgos.

El auditor profesional brinda a las entidades y a los servidores públicos que están o podría estar adversamente afectados por sus informes la oportunidad de hacer comentarios escritos o verbales sobre sus hallazgos y proporcionar información o explicaciones adicionales antes de presentar el informe. Estos comentarios e información adicional deben reconocerse y discutirse en los informes hasta un grado apropiado como para hacer una presentación completa y objetiva.

Ningún informe de auditoría debe ser emitido en forma definitiva sin escuchar a los responsables de la entidad auditada y dándoles oportunidad de presentar pruebas documentadas.

Este enfoque, además de ser equitativo a los servidores públicos, sirve para proteger a los auditores contra la posibilidad de que se esconda alguna documentación pertinente hasta después de la presentación del informe, produciéndola luego para contradecir su contenido.

f) Determinación de los efectos o importancia de la deficiencia

Debe considerarse completamente los efectos o importancia de la deficiencia en la forma en que la entidad lleva a cabo sus programas. El auditor esta interesado no sólo en el resultado inmediato, sino en los efectos colaterales, intangibles, de largo alcance u otros efectos, tanto reales como potenciales.

Cuando sea posible, debe determinarse los efectos financieros o pérdida causada por una deficiencia identificada. Tales determinaciones demuestran la necesidad de medidas correctivas y facilitan la presentación de un informe convincente. A veces no es práctico ni posible calcular una pérdida financiera, real o futura. La incapacidad de medir o estimar una pérdida financiera no es una razón válida para no informar acerca de los hallazgos importantes. Una de las funciones del auditor es señalar las condiciones que podrían ocasionar pérdidas de un tipo o de otro. Cuando la importancia de una deficiencia se presenta por una pérdida potencial, el informe debe señalar claramente éste factor.

El auditor cumple inicialmente con su responsabilidad cuando señala tales condiciones a los funcionarios responsables insinuándoles la necesidad de tomar medidas correctivas. La administración de la entidad debe entonces asumir la responsabilidad de establecer acciones correctivas o preventivas apropiadas a aceptar el riesgo de posibles pérdidas. El objetivo fundamental de la auditoría es que se lleven a cabo las acciones correctivas o mejoras. Por lo tanto, el auditor debe seguir posteriormente las acciones de la entidad y, s; es necesario, efectuar más revisiones del asunto.

g) Determinación de las conclusiones de auditoría.

En base de toda la evidencia de auditoría reunida a través de condiciones, criterios, causas, efectos, comentarios de la entidad u otra información el auditor llega a conclusiones concretas sobre la situación o deficiencia revisada.

h) Determinación de posibles acciones correctivas o recomendaciones

Los hallazgos y conclusiones normalmente deben estar seguidos por recomendaciones a los funcionarios responsables para corregir la deficiencia o evitar su reaparición.

No siempre se puede recomendar específicamente las acciones que eliminarán un defecto. La función básica de auditoría es identificar las deficiencias y prácticas que deben ser corregidas o fortalecidas. La administración de la entidad es responsable de tomar las medidas pertinentes.

Por otra parte, el estudio del problema por el auditor generalmente será la suficientemente amplio como para permitirle hacer sugerencias constructivas acerca de las medidas correctivas apropiadas que se deben tomar.

Si la deficiencia bajo estudio es un incumplimiento de los requerimientos legales o reglamentarios relacionados, la recomendación debe ser más constructiva que el limitarse a sugerir a la entidad cumpla con ellos. Debe hacerse una recomendación básica que dé como resultado un fortalecimiento de los procedimientos o prácticas seguidas para evitar la reaparición de la deficiencia. Debe considerarse siempre, sin embargo, el costo de la aplicación de las medidas recomendadas en relación a los beneficios.

i) Cambios en el alcance y dirección de la labor desarrollada.

La información adquirida según progresa la labor de auditoría puede indicar la necesidad de un cambio en la dirección o énfasis del trabajo planificado inicialmente y/o una extensión o reducción en su alcance. Para reconocer la necesidad de dichos cambios se requiere una supervisión continua sobre el desarrollo de hallazgos potenciales, una estrecha revisión de la información recientemente obtenida y una evaluación de la información que hará posible la toma de decisiones oportunas en cuanto a la forma en que se debe proceder.

En general, la labor de desarrollo de un hallazgo debe continuarse siempre y cuando su importancia y los logros potenciales justifiquen la utilización de los recursos humanos de auditoría. Sin embargo, si lo que se está tratando no es tan importante como se creía en un principio y que se va a lograr muy poco por medio de un trabajo futuro, se debe discontinuar la labor y explicar claramente dicho proceder en los papeles de trabajo. El desarrollo no debe continuar en ningún caso sólo para racionalizar el gasto de potencial humano ya efectuado o para tratar de "hacer algo de la nada". La decisión de discontinuar la labor en las áreas de la auditoría que son poco prometedoras debe ser aprobada por el supervisor responsable.

Otro cambio en el alcance que se debe considerar es la necesidad de obtener información en todos los lugares descentralizados seleccionados en el planeamiento. En algunos casos se podría encontrar, conforme progresa el trabajo, que una cantidad de lugares que se había planeado visitar pueden ser, más de los necesarios para demostrar adecuadamente el punto que se esta tratando de señalar. Si una revisión limitada establece razonablemente la necesidad de una mejora administrativa, debe informarse de inmediato a los funcionarios de la entidad acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. En algunos casos una presentación verbal de los hallazgos será la forma más eficaz y eficiente de transmitir el mensaje y de obtener acciones correctivas oportunas y decisivas. Se recomienda hacer uso de cuadros gráficos y otras ayudas visuales para una presentación eficaz. Sin embargo, aun cuando se haga una presentación verbal es necesario elaborar el informe formal por escrito.

Atributos de los Hallazgos de Auditoria

Los Hallazgos de auditoría incluidos en los respectivos informes de auditoría deben cumplir con los atributos siguientes:

← La condición

Este término se refiere a la descripción de la situación irregular o deficiencia hallada, cuyo grado de desviación debe ser demostrada.

La condición es la revelación de "lo que es", es decir la "deficiencia" o "excepción" (errores o irregularidades) tal como fueron encontradas durante la auditoría. La redacción incluye señalar en lo posible la cantidad de errores y si es posible su incidencia en la muestra de auditoría, en forma breve pero suficiente.

← El criterio

Son las normas transgredidas de carácter legal, operativo o de control que regulan el accionar de la entidad auditada. El desarrollo del criterio en la presentación de la observación debe citar específicamente la normativa pertinente y el texto aplicable de la misma.

El criterio es la revelación de "lo que debe ser" es decir la referencia a: leyes, Normas Técnicas de Control Interno, Normas Contables, manuales de funciones y procedimiento, políticas, Planes y cualquier otro instructivo por escrito; en algunos casos el sentido común y en otros el criterio del auditor.

← La causa

Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Su identificación requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es necesaria para el desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición. La causa es la revelación de por qué sucedió la excepción.

← El efecto

Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa, que ocasiona el hallazgo, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la Administración que tome las acciones requeridas para corregir la condición. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificación del efecto.

El efecto o consecuencia es el resultado adverso real o el riesgo de resultado adverso (potencial) que resulta de comparar lo que es con lo que deberá ser (condición Vs. criterio) la identificación del "efecto" es muy importante para resaltar la significación del problema.

← La recomendación

La recomendación constituye el criterio del auditor gubernamental y los servidores públicos que realizan auditorías, y debe reflejar conocimiento y buen juicio con relación a lo que más conviene a la Entidad. En gran parte una buena recomendación se basa en el análisis de los recursos y en la consideración del beneficio - costo de la misma.

Las recomendaciones deben estar encaminadas a superar las causas de los problemas observados, se referirán a acciones específicas y estarán dirigidas a quienes corresponde ejecutar esas acciones. Además, es necesario que las medidas que se recomienden sean factibles de implantar y que su costo corresponda a los beneficios esperados.

← Comentarios de la Entidad

Se deberá incluir los comentarios dados por los servidores o ex servidores públicos que durante el trabajo fueron entrevistados y/o a quienes se les dio a conocer los resultados preliminares durante las discusiones, en cuyo caso se podrán hacer referencias textuales en el informe sobre dichos comentarios.

← Comentarios del Auditor

Cuando se considere necesario para mayor claridad de los hallazgos y sus diferentes atributos o para una aclaración de los comentarios del Auditado, una mejor comprensión de la recomendación, se podrá incorporar en el informe los comentarios del auditor.

NAGU 3.60 Comunicación de Hallazgos de Auditoria

Durante el proceso de la auditoría en la entidad examinada, se deben comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprometidas en los mismos, a fin que en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su evaluación oportuna y consideración en el informe correspondiente.

Para los efectos de esta norma, los hallazgos de auditoría se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría.

Los hallazgos de auditoría con criterios de materialidad o significación económica debidamente desarrollados, referenciados y documentados constarán en los papeles de trabajo.

En los hallazgos de auditoría a ser comunicados, se considerarán los atributos:

Condición, Criterio, Causa y Efecto del hallazgo; estos últimos dos elementos podrán ser excluidos de la comunicación cuando la naturaleza del hallazgo y el tipo de auditoría gubernamental lo exija.

La comunicación de los hallazgos de auditoría durante el desarrollo del trabajo de campo, es el proceso mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacer de conocimiento a las personas comprendidas en los mismos, estén o no prestando servicios en la entidad examinada, para brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados.

En la redacción de los hallazgos de auditoría, se debe utilizar lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma objetiva, concreta y concisa.

La comunicación se efectúa por escrito en forma personal y reservada, a la persona directamente vinculada con el hallazgo, debiendo acreditarse su recepción. En caso de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicación,serán citados a través del Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación de la localidad en que se encuentra la entidad auditada.

El plazo para la entrega de las aclaraciones o descargos debidamente documentados será establecido de acuerdo con las disposiciones correspondientes.

ANEXOS

EJEMPLOS

HOSPITAL DANIEL ALCIDES CARRIÓN DE HUANCAYO

POR INOBSERVANCIA DE LA DIRECTIVA Nº 020-HOS.PU.REG.-OGARH-DGP, ORIGINANDO LA FALTA DE ATENCIÓN OPERATIVA OPORTUNA Y FALLECIMIENTO DE PACIENTES NO GARANTIZAN LA ASISTENCIA DE MÉDICOS Y ENFERMERAS CONTRATADOS. LOS SERVICIOS DE MEDICINA GENERAL A NIVEL REGIONAL

La administración y la oficina de personal no han implantado los controles necesarios para garantizar y controlar la asistencia y permanencia en el centro de trabajo del personal medico y enfermeras, ni ha tomado las acciones correspondientes para corregir las faltas cometidas, por otro lado el personal contratado carece de identidad con el sector y falta de vocación de servicio.

Cabe indicar que la administración no ha realizado acciones concretas y oportunas al respecto.

El hecho descrito inobserva lo dispuesto en la normativa siguiente:

• Art. 20º de la Directiva Nº 020-HOS.PU.REG.-OGARH-DGP del 23-03-2001 “DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PARA REGULAR EL CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA EN EL CENTRO DE LABORES DL PERSONAL MEDICO DEL SISTEMA DE HOSPITALES PÚBLICOS REGIONALES”, aprobado mediante R.M. Nº 251-2001-MINSA

Art. 20º “ El personal medico, enfermeras y personal asistente de los hospitales públicos regionales, deberán registrar su asistencia al centro de trabajo marcando su tarjeta respectiva tanto al ingreso y salida del mismo una vez cumplido obligatoriamente el horario de trabajo establecido”.

• Art. 10º del “REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO DE LOS HOSPITALES PÚBLICOS REGIONALES”, aprobado mediante R.M. Nº 270-2001-MINSA.

Art. 10º “Del control de asistencia y permanencia en el centro de labores”

- Todo el personal medico, enfermeras y personal asistente deberá marcar su tarjeta de asistencia al momento de ingresar al centro de labores y al momento de salir, los cuales deberán tomar como referencia sus horarios de trabajo correspondientes.

- Es obligatorio la permanencia en el centro de labores durante el horario de trabajo, todas salida anticipada deberá contar con la autorización correspondiente en la papeleta respectiva.

|CUADRO DE FALTAS INJUSTIFICADAS EN DIAS, POR PERSONA Y MES - PERIODO 2005 |

|N° |Apellidos y Nombres |Cargo |DÍAS POR MES |TOTAL |

| | | |E |F |M |A |

|00184785 |Universidad Agraria |2004 |Arbitrios |282,168.68 |331,630.90 |49,462.22 |

|00184785 |Universidad Agraria |2005 |Arbitrios |282,168.68 |310,117.36 |27,948.68 |

CRITERIO.-

Esta deficiencia en la presentación de la información solicitada transgrede el Art. Nro. 42, literal f) de la Ley Nro. 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control de la Contraloría General de la República, que puntualiza: "La presentación de la información solicitada en forma deficiente según el requerimiento efectuado constituye infracción sujeta a potestad sancionadora por el Órgano de Control".

CAUSA.-

Falta de conciliación del Estado de Cuentas por Cobrar con los saldos deudores de las cuentas corrientes de los contribuyentes.

EFECTO.-

Las informaciones incompletas ocasionan limitaciones para evaluar el movimiento de las Cuentas de los contribuyentes que adeudan por los conceptos de Impuesto Predial y Arbitrios al 31.12.2005 al Municipio.

OBSERVACIÓN Nº 4

“INFORMACIÓN INADECUADA E INCOMPLETA REPORTADA POR LA SUB GERENCIA DE RECAUDACIÓN, CON RESPECTO AL ESTADO DE CUENTAS CORRIENTES DE LOS PRINCIPALES CONTRIBUYENTES DE LA ENTIDAD AL 31.12.2005”

CONDICIÓN.-

Con nuestra Carta Nro. 038-2006-JAU-LA MOLINA de fecha 25.ABR.2006, solicitamos nos remita con carácter de urgente el Estado de Cuentas Corrientes acumulados al 31.12.2005 del Impuesto Predial y Arbitrios Municipales de 20 Contribuyentes con deudas de mayor relevance por estos conceptos.

En respuesta a este requerimiento oficial, la Gerencia de Rentas nos respondió con su Carta Nro. 026-2006-MDLM-GR de fecha 27.04.2006, remitiendo adjunto el Informe Nro. 585- 2006-MDLM-GR-SGR de la Sub Gerencia de Recaudación que debió contener la información solicitada.

Verificado el contenido del Informe Nro. 585-2006 reportado por la Sub Gerencia de Recaudación encontramos un listado de contribuyentes con mayor determinación del Estado de Cuentas Corrientes al 31.12.2005, en el que figura los valores adeudados por impuesto predial y arbitrios (nominal), consiguientemente reporta en la columna siguiente el total de arbitrios (Deuda al 31.12.2005) con deuda cero, situación que discrepa con los saldos de los Estados Financieros.

Verificado los importes consignados en el referido informe constatamos también que dichos montos corresponde al Impuesto Predial y arbitrios por valores insolutos sin adicionar los reajustes y moras tal como se debe reportar en un estado de cuentas corrientes que solicitamos específicamente en nuestro requerimiento.

CRITERIO.-

La información incompleta e inexacta reportada por la Sub Gerencia de Recaudación transgrede las siguientes normas:

Con Resolución de Contraloría Nro. 072-98 CG del 26.06. J 998. En las Normas Técnicas de Control Interno, en su Norma Nro. 280.03 "Conciliación de saldos" que comenta en el numeral 03: "Los saldos de cuentas que representan acreencias y obligaciones de la Entidad deben ser conciliadas con el propósito de asegurar la concordancia de la información. Así mismo transgrede el Art. 42 numeral 4 de la Ley 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control de la Contraloría General de la República que comenta, la presentación de la información solicitada en forma deficiente según el requerimiento solicitado constituyo una limitación para proseguir nuestras labores de auditoria, ocasionando también una infracción sujeta a la potestad de ser sancionada por el Órgano de Control".

CAUSA.-

Falta de conciliación de las cuentas corrientes de los contribuyentes con el estado de cuentas por Cobrar.

EFECTO.-

Las informaciones indicadas no contribuyen al análisis de los valores de los Estados Financieros.

RECOMENDACIONES

← La Administración de la institución auditada, orientadas a promover la superación de las observaciones o hallazgos emergentes de la evaluación de la gestión. Serán dirigidas a los funcionarios públicos que tengan competencia para disponer su aplicación.

← El informe debe contener recomendaciones constructivas que, fundamentadas en los hallazgos y conclusiones correspondientes, propicien la adopción de correctivos que posibiliten mejorar significativamente la gestión y/o el desempeño de los funcionarios y servidores públicos, con énfasis en el logro de los objetivos, metas y programas de la institución auditada dentro de parámetros de economía, eficiencia y eficacia.

← Es necesario que las medidas que se recomienden sean factibles de implantar y que su costo corresponda a los beneficios esperados.

← Se enfatizará en precisar las medidas necesarias para la acción correctiva, aplicando criterios de oportunidad, de acuerdo a la naturaleza de las observaciones.

← Se deben cumplir las leyes y reglamentos aplicables a los controles internos cuando sean significativos los casos de incumplimiento y las deficiencias de control observadas.

← Las recomendaciones deben generarse lógicamente a partir de los hallazgos y las conclusiones, y deben establecer claramente las acciones a tomarse.

CONCLUSIONES

← El auditor deberá expresar sus conclusiones, que son juicios de carácter profesional basados en las observaciones resultantes del examen efectuado.

← Las conclusiones estarán referidas a la evaluación de los resultados de gestión de la institución examinada, en cuanto al logro de los objetivos, metas y programas, así como a la utilización de los recursos públicos, en términos de economía, eficiencia y eficacia, sea administrativa, civil o penal.

← Se deberá indicar la determinación de la violación que incurran los funcionarios o servidores públicos.

← Se hará referencia al número correspondiente a la observación en la cual se expone el hecho con todos los detalles.

← El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente.

← Los auditores no deben tener presiones políticas para que puedan realizar sus auditorías objetivamente e informar sobre sus hallazgos y opiniones, sin temor a las repercusiones políticas.

← Los auditores deben representar más que un resumen de los hallazgos. Se deben establecer claramente las evidencias que respaldan los hallazgos.

BIBLIOGRAFIA

← Contraloría General de la República: “manual de auditora gubernamental”

← Ley del Sistema Nacional de Control

← manual del sistema nacional de control y auditoria gubernamental autor Emilio Valdivia C.

← http://www.munilamolina.gob.pe

← http://www.google.com.pe

← http://www.elrincondelvago.com.pe

← http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria/normas-de-auditoria-gubernamental.htm

← http://www.moblibar.com.mx/articulos/index.php/administracion-y-finanzas/administracion-basica/41-administracion-basica/3478-auditoria-gubernamental

INDICE

|Introducción |2 |

|Dedicatoria |3 |

|Hallazgo de Auditoria |4 |

|Definición |4 |

|Requisitos Básicos |5 |

|Factores a considerar al desarrollar un hallazgo |6-8 |

|Pasos a seguir en el desarrollo de hallazgos |9-19 |

|Atributos de las hallazgos de auditoria |20-21 |

|NAGU: 3.6 Comunicación de hallazgos de auditoria |22-23 |

|anexo |24 |

|ejemplos |25-36 |

|recomendaciones |37 |

|Conclusiones |38 |

|Biografía |39 |

|Índice |40 |

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DEDICATORIA

Dedicamos el presente trabajo a todas aquellas personas que tengan el interés de saber sobre el Hallazgo de Auditoria Gubernamental, en especial a mis compañeros que estudian contabilidad y Finanzas; para que tengan una idea del como hacer un Hallazgo Gubernamental.

Los Alumnos

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