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Importancia De Los Archivos

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Christopher 16 mayo 2011

Palabras: 1308 | Páginas: 6

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en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;

La administración nace con la humanidad por lo cual su carácter universal’‘’, se encuentra presente en todas partes, y en todos los ámbitos, esta imparte efectividad a los esfuerzos humanos, y en general es esencial para cualquier organismo social.

CARACTERISTICAS Y SU IMPORTANCIA

Características o Universalidad: El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social ya que dentro de estos siempre tiene que existir una coordinación sistemática de medios.

Características o Especificidad: La administración siempre se encuentra acompañada de ciencias de diferente índole como: la economía, la contaduría, la ingeniería entre otras, sin embargo esta mantiene su especificidad a pesar de su estrecha relación en los diferentes

-LA ADMINISTRACIÒN:

-Es una obligación del Estado la administración de los Archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;

-La administración es una actividad de máxima importancia dentro del que hacer de cualquier empresa, ya que se refiere al establecimiento, búsqueda y logro de objetivos. Todos somos administradores de nuestras propias vidas, y la práctica de la administración se encuentra en cada una de las facetas de la actividad humana, negocios, escuelas, gobierno, familia, etc.

El establecimiento y logro de objetivos, son tareas retadoras y productivas para cualquier tamaño de empresa, y descubriremos que los obstáculos administrativos que se nos presentan para lograr nuestro éxito, son muy similares en todo tipo de actividad empresarial.

-La administración es un proceso consistente en la distribución y asignación correcta de recursos de la empresa para poder alcanzar eficientemente los objetivos establecidos por medio de las actividades de Plantación, Organización, Dirección, Control.

Es el conjunto de actividades por medio de las cuales se logra y se asegura la máxima prosperidad tanto para el patrón como para cada uno de los empleados de manera estable.

LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÒN DE ARCHIVOS

Hoy día estamos viviendo en la era de la revolución de la información. Todos necesitamos de la información para poder llevar a cabo las transacciones comerciales y personales. En esta era de avances tecnológicos, la información puede ser conseguida a través de diferentes medios como: el papel, las cintas magnéticas, los discos duros, los diskettes y otros medios.

Cada día más empresarios se están dando cuenta de la necesidad de automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos. Teniendo un buen control de la administración de información podemos tomar mejores decisiones y compartirlas con otras personas.

Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de ésta

Mi entidad se basa en documentos – correspondencia, contratos, gráficos, memorando, órdenes, reportes y mucho más – que registran lo que la empresa hace. Muchos de estos archivos están en papel y mantenerlos organizados es esencial para asegurar que la compañía se mantenga al día.

Qué guardar, dónde guardarlo y por cuánto tiempo son los factores que determinan si la información está disponible cuando la necesita. Tener los documentos correctos en el lugar apropiado al momento exacto también le ayuda controlar costos y reducir problemas con información perdida.

No se puede exagerar el impacto que la adecuada administración de archivos puede tener en un negocio. En la mayoría de los negocios, el almacenar archivos es un gran compromiso de espacio y tiempo. Es buena práctica manejar ambas cosas bien.

1. Efectuar transacciones comerciales diarias más eficientemente.

2. Gastar menos tiempo del empleado con una recuperación de archivos más rápida.

3. Proteger contra la destrucción accidental de archivos.

4. Prevenir la costosa acumulación de papel con la sistemática eliminación de archivos.

5. Proteger archivos e información importante en el caso de una interrupción o desastre comercial.

6. Recuperar espacio en la oficina que se usaba para almacenamiento ineficiente.

7. Tener acceso a documentos que demuestran conformidad regulatoria y legislativa.

8. Estar seguro y orgulloso de saber que ha hecho bien un trabajo importante

Un buen plan de retención y eliminación de archivos debe considerar las siguientes cuatro preguntas:

1. ¿Qué guardar?

2. ¿Cómo guardarlo?

3. ¿Por cuánto tiempo se necesita guardar?

4. ¿Cómo desecharlo?

Función del Administrador

Tarea Principal

La tarea principal de un buen administrador consiste en fijar objetivos y al mismo tiempo administrar los recursos humanos, materiales, monetarios y de mercado, para lograr los resultados deseados dentro de las limitantes de tiempo, esfuerzo y costos predeterminados.

Actitudes y Características de la función Administrativa

Para poder cumplir a cabalidad con la función principal del administrador y/o empresario, es necesario conocer las actitudes y características que lo guiaran al cumplimiento de su objetivo.

Estas características son:

1. Dedicación a la empresa;

2. Persistente;

3. Carácter enérgico;

4. Independiente;

5. Competitivo;

6. Tiene objetivos realistas;

7. Ética;

8. Innovador y creativo;

9. Analítico.

Y NOS TRAE MUCHOS BENEFICIOS PARA TODOS.

BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACIÒN

* Consolidación de toda la información disponible en un único lugar, pertinente a cada empleado.

* Facilidad de búsqueda y acceso a la información.

* Automatización de flujos de trabajos y monitoreo en tiempo real del estado de un trámite.

* Información disponible de acuerdo a las necesidades de cada cliente.

* Reducción en el tiempo de análisis y toma de decisiones.

* Administración de listados, impresión, ordenamiento, consulta, clasificación, manejo de datos.

* Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos.

SANDRA GONZALEZ

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