Manual De Normas Y Procedimientos Del Departamento De Ventas

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en conjunto con sus colaboradores las ventas y todo lo referente al

departamento de ventas evaluando si se han cumplido los objetivos, la

causa de desbalances y las oportunidades posibles que se puedan presentar.

♦Realizar programación de asignación de recursos para los programas y

proyectos del departamento de ventas para el debido desarrollo de los

procesos.

♦Velar por el orden y aseo constante dentro de su puesto de trabajo para un

mejor ambiente al momento de la ejecución de sus labores.

♦Entregar al gerente informes constantes acerca de las ventas de la

organizacion para llevar un constante control en el manejo fiscal de la

organización y no se presenten futuros problemas.

♦Conocer y aplicar permanentemente las normas y procedimientos de la

organizacion para un mejor ambiente laboral.

♦Informar sobre condiciones y actos inseguros dentro de la organizacion para

prevenir tanto accidentes como inconvenientes teniendo en cuenta las

normas de seguridad que se deben manejar.

Nombre del cargo: Jefe de Departamento

Área o departamento: Ventas

Reporta a: Gerente de ventas

Relaciones internas: Jefes de áreas

Subalternos: 8

DESCRIPCION GENERAL

Responsable de un determinado número de vendedores, realiza el control de la

gestión de los vendedores, se encarga de la formación del personal del

departamento, elabora informes cuantitativos y cualitativos con respecto a las

ventas. Analiza el material soporte para las ventas, en colaboración con el área

de marketing.

Tareas Principales

• Determinación de las cuotas de venta, de los miembros del equipo

Supervisión y control de los vendedores

• Control de actuación en equipo

• Elaboración de informes de la actividad del equipo

• Supervisión de tareas administrativas: Partes, contratos, cobros, citas, y los objetivos de ventas propios.

Tareas Secundarias

Formación sobre el terreno de los vendedores

Motivación individualizada de los integrantes del equipo

Control de carácter de clientes (atención especial fidelización)

Visitas a clientes importantes

Tareas Ocasionales

Tratamiento de reclamaciones con respecto a ventas - clientes

Nombre del cargo: SUPERVISORES

Área o departamento: DPTO DE VENTAS

Reporta a: JEFE DEL DEPARTAMENTO

Relaciones internas con: jefes de areas

Subalternos: 3Auxiliares de ventas

MISIÓN DEL CARGO

Apoyar la labor del jefe del departamento mediante el control, clasificación, registro análisis y archivo de las operaciones y registros de la empresa correspondientes a las ventas, para ilustrar de forma ordenada, clara y oportuna los movimientos y transacciones del área de ventas de la empresa

Funciones del cargo

♦Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas.

♦Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados para el

control de las ventas.

♦Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes en

relación a los pedidos y entregas de los productos y servicios.

♦Verificar los registros contables y administrativos del departamento de

ventas, e informar las novedades y resultados de los mismos.

♦Revisar la aplicación correcta de precios y procesos de cálculo aplicados a

las ventas, productos y servicios.

♦Cuando se detecten fluctuaciones anormales en el proceso de facturación,

investigar las causas que lo generan e informar al jefe del área para su

corrección y verificación.

♦validar y evaluar la información contable y administrativa recibida por

cualquier medio.

♦corregir los errores detectados o rechazar e informar a los responsables

para su corrección según aplicación contable y las políticas y

procedimientos de la empresa.

♦Vigilar permanentemente la caja menor y hacer las debidas reposiciones de

dinero cuando se necesite para los gastos de menor cuantía.

Nombre del cargo: Auxiliar en ventas

Área o departamento: ventas

Reporta a: Supervisor de ventas

Relaciones internas y externas con: jefe inmediato, clientes en general

MISIÓN

Apoyar la labor del jefe de ventas mediante el control, clasificación, orden de las ventas, requisiciones y facturas para llevar un debido proceso administrativo y prestar los servicios de la manera más óptima y eficiente.

Funciones

♦

Apoyar a la gerencia administrativa en la atención y satisfacción de los clientes en el proceso de la venta, desde la recepción del pedido hasta el despacho de la mercancía.

♦Realizar las debidas requisiciones de materiales que se soliciten para el

debido desarrollo del proceso que lleva la empresa.

♦Llevar un control de la mercancía y hacer inventarios asi como tambien verificar la existencia y si no hay hacer ordenes de compra.

♦Llevar periódicamente los formatos de requisición a los diferentes

departamentos para posteriormente realizar los pedidos.

♦Recibir periódicamente las solicitudes de servicios por parte del

departamento de servicio al cliente.

♦Tener un archivo debidamente llevado con la documentación del área como

lo son las facturas, requisiciones, entre otros.

♦Hacer una evaluación periódica de proveedores para verificar el

cumplimiento y servicio de estos.

♦Realizar la debida facturación para las empresas que soliciten servicios.

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Supervisores de Ventas

Jefe de departamento

Gerente de Ventas