Leer Ensayo Completo Politicas De Una Empresa Contable

Politicas De Una Empresa Contable

Imprimir Documento!
Suscríbase a ClubEnsayos - busque más de 1.861.000+ documentos

Categoría: Negocios

Enviado por: Jerry 30 marzo 2011

Palabras: 4650 | Páginas: 19

...

os e inversiones serán revisados minuciosamente por el responsable contable a través de las conciliaciones bancarias elaboradas mensualmente.

3.

Establecer la política de cuidado de chequeras nuevas, revisión de números de cheques, folios,... etc.

4.

Todos los contratos de cheques e inversiones de los recursos de la Institución se celebrarán a nombre de la Asociación Civil.

BANCOS CUENTAS EN CHEQUES.

1.

La finalidad de las cuentas de cheques será exclusivamente para el depósito de recursos en circulación a utilizar en forma inmediata. Los saldos al final de cada día serán los necesarios para cubrir los cheques emitidos y entregados, más un importe de $10,000.00 para contingencias y no tendrán recursos adicionales en un período superior a 24 horas, y menos aún durante los fines de semana.

2.

Los cheques no cobrados deberán estar en circulación por un plazo no mayor de tres meses. Al término del plazo se girarán indicaciones de cancelación a la institución bancaria.

BANCOS CUENTAS DE INVERSIÓN:

1.

Las cuentas de inversión tienen como finalidad tener en custodia los recursos, al resguardo de las pérdidas inflacionarias, y para buscar los mejores rendimientos de mercado.

2.

El tipo de inversiones que podrán celebrarse en contratos será exclusivamente del tipo de documentos de renta fija, buscando la seguridad del patrimonio de la Institución. No se permiten las inversiones de renta variable, inversión de acciones, etc.

3.

Todos los contratos de inversión deberán conveniarse para obtener las mejores tasas de inversión en la localidad; pudiendo medirlas como buenas mientras más cercanas estén al rendimiento determinado a los Cetes a 28 días.

4.

Se deberá utilizar los servicios de la Tesorería Común de FMS obligatoriamente:

Para los recursos de las inscripciones, desde el momento de su cobro hasta la autorización de los presupuestos por un período mínimo de tres meses;

1.

Y los recursos del 3% de Inversiones Institucionales, con un período mínimo de tres años.

2.

También deberán utilizar los servicios de la Tesorería Común si las tasas logradas en los contratos locales de inversión sean menores a los logrados por la Tesorería Común.

3.

Los recursos manejados en todos los instrumentos de inversión, también los de la Tesorería Común, reunirán todos los requisitos fiscales y contables para lograr su transparencia e individualidad jurídica.

GASTOS POR COMPROBAR:

1.

Los cheques liberados sin comprobación fiscal se contabilizarán como Gastos por Comprobar, anotando el nombre de la persona que lo recibe, de preferencia que sea empleado, para facilitar la recuperación de la comprobación deducible de impuestos y/o estar en posibilidad de descontar vía nómina el importe que no sea comprobado en los plazos señalados. En ningún caso se registrarán gastos por comprobar a nombre del Director y/o representante legal.

2.

Los saldos de las subcuentas deberán ser cancelados mensualmente.

3.

En ningún caso se deberán utilizar como subcuentas el título de varios

DEUDORES DIVERSOS:

POLÍTICAS GENERALES:

1.

Los recursos de la Institución no deben utilizarse para préstamos al personal y/o a terceros.

2.

En caso de necesidad de préstamos personales deberán manejarse a través del Fondo de Ahorro.

3.

Excepcionalmente, por casos de gran emergencia, el Director con autorización del Consejo Directivo podrá atender solicitudes de préstamos personales con las siguientes condiciones:

4.

El límite máximo a prestar será de un mes de sueldo del trabajador que haga la solicitud.

5.

El importe del préstamo deberá regresar durante el mismo ciclo escolar, a través de nómina.

6.

No podrá prestar al trabajador que tenga algún otro préstamo aún vigente.

DEUDORES DIVERSOS EXTERNOS:

1.

Cuando se trate de anticipo a proveedores el saldo en la cuenta no deberá exceder a 3 meses para finiquitar el servicio y/o la compra o en su defecto reembolsar el importe de dinero entregado.

2.

Los cheques entregados por anticipo a proveedores deberán tener como respaldo una requisición de compra o de servicio por escrito que señale costo y tiempo aproximado de entrega del servicio y/o de mercancía que se vayan a adquirir.

ACTIVO FIJO:

POLÍTICAS GENERALES:

1.

Llevar archivo individualizado de los activos perfectamente identificados, anexando su factura, y elaborar cédulas de control de utilización, lugar donde se encuentran y responsable de su cuidado.

2.

Elaborar cédulas de trabajo por activo con su depreciación correspondiente.

3.

Para la transmisión y/o enajenación de activos que ya hayan llegado a finalizar su vida contable y/o útil será sólo el Director con anuencia de su Consejo Directivo quienes podrán donar o vender los bienes en mención, previo aviso al departamento de Control Administrativo (Responsable Contable).

4.

Los niveles de autoridad para las nuevas adquisiciones de activos Fijos:

1.

Se solicitará la autorización expresa del Nivel Provincial cuando se trate de terrenos, mejoras y adiciones al edificio, equipo de transporte y la adquisición de equipos en volúmenes considerables. (Ej. Un salón de cómputo, 10 o más reemplazos o nuevas adquisiciones de equipos de oficina...)

2.

Para estos casos, al nivel local, a través del Director y su Consejo Directivo, le corresponde solicitar por escrito, fundamentando la petición y acompañada de proyectos técnicos o arquitectónicos según sea el caso, y dos o tres presupuestos de costos.

1.

Las cantidades para la adquisición de activos fijos, inversiones en mejoras de las instalaciones o del inmueble, deberán estar incorporadas en los presupuestos desde el inicio del ciclo escolar en que se quieren aplicar.

2.

Los registros contables de las nuevas adquisiciones deberán realizarse sin IVA.

TERRENOS:

Para las Instituciones propietarias de terreno (s) deberán formar un expediente conteniendo:

1.

El documento notarial que avale la propiedad del mismo,

2.

Un levantamiento topográfico del terreno y las construcciones,

3.

Documento donde conste el valor catastral.

4.

Archivo que contenga recibos pagados del impuesto predial.

Los registros contables deberán cuadrar con los importes que señale el documento notarial.

Las Instituciones no propietarias de terreno deberán formar un expediente conteniendo el contrato de comodato vigente y actualizable cada 5 años y archivo que contenga comprobantes de pago del impuesto predial. En este caso no deberá realizarse el registro contable del valor del bien; ya que servirá para justificar legal y fiscalmente las aplicaciones de los recursos de la Institución en un predio e instalaciones no propias.

MEJORAS:

1.

Se trata de aplicaciones de recursos en el inmueble que lo mejoran, y modifican considerablemente.

2.

En ningún caso se considerarán como inversiones en mejoras los gastos por concepto de conservación, mantenimiento y reparación que se eroguen con el objeto de mantener el edificio en condiciones de operación.

3.

Las inversiones que se hagan por adiciones al edificio deberán tener como respaldo documental los siguientes elementos:

4.

Contrato de obra a precio alzado con la empresa o persona física responsable del proyecto, anexando el presupuesto y calendario estimados.

1.

Comprobantes de gastos que reúnan requisitos fiscales.

2.

Por control contable se abrirá una sub-cuenta por cada obra que se esté realizando, y una vez que se concluyan se realizará traspaso a la cuenta de edificios y ampliaciones.

EQUIPO DE TRANSPORTE:

1.

La compra de equipo de transporte nuevo será compacto austero con aire acondicionado opcional.

2.

En caso de compra de automóvil nuevo el comprobante deberá estar a nombre de la Institución, reunir requisitos fiscales inclusive el IVA expreso y por separado.

3.

En caso de adquisición de autos usados si el vendedor es Persona Moral o física con actividad empresarial deberá expedir factura que reúna requisitos fiscales; en ningún caso será válido el endoso de la factura original. Inmediatamente se deberá realizar el cambio de propietario en el departamento de tránsito de la localidad.

4.

En caso de que el vendedor sea persona física sin actividad empresarial se deberá endosar la factura original a nombre de la Institución que esté comprando el automóvil así como el cambio de propietario con el pago de los impuestos respectivos ante el departamento de tránsito de la localidad.

MOBILIARIO Y EQUIPO:

1.

Se deberá registrar como activo fijo en este concepto las inversiones en bienes muebles que se realicen para facilitar las actividades administrativas y escolares que se demeriten por el uso en el servicio y por el transcurso del tiempo y cuyo valor unitario de adquisición exceda de $ 500.00.

EQUIPO DE COMPUTO:

1.

Se registrará en contabilidad como equipo de computo las siguientes adquisiciones:

Computadoras, impresoras, scaners, monitores, teclados, reguladores, No-Break, Componentes que incrementen el valor del equipo (no programas).

NOTA* Todo lo que sea consumibles se manejará en su gasto correspondiente.

OTROS ACTIVOS FIJOS:

1.

Se deberá registrar como activo fijo en este concepto las inversiones en bienes muebles que se realicen para facilitar las actividades escolares que se demeriten por el uso en el servicio y por el transcurso del tiempo y cuyo valor unitario de adquisición exceda de $ 500.00.

ACTIVO DIFERIDO

FIDEICOMISO GASTOS MEDICOS:

1.

Con la finalidad de tener conocimiento de los requisitos de esta prestación se pide que se tenga perfectamente bien identificado y ubicado un expediente que contenga el texto reglamento de esta prestación así como sus modificaciones y/o actualizaciones.

2.

Las pólizas donde se soporten eventos de esta prestación deberán en todos los casos estar soportadas por comprobantes que reúnan requisitos fiscales.

PASIVO

CREDITOS INFONAVIT:

1.

Se deberán revisar bimestralmente las cédulas que emite el IMSS con la finalidad de detectar de manera oportuna a trabajadores que tengan crédito Infonavit y que no lo hayan manifestado a la administración de la Institución.

2.

Anotar en contabilidad los nombres de las personas que tengan créditos para la vivienda (Infonavit).

FONDO DE AHORRO:

1.

Llevar archivo individualizado de fondo de ahorros que contenga texto reglamento anual, solicitudes de préstamos y controles individuales de pago.

2.

Con la finalidad de facilitar la revisión de los saldos de esta cuenta se pide que no se contabilice en deudores diversos.

ACREEDORES DIVERSOS:

1.

La utilización de está cuenta será para registrar cualquier adeudo que tenga la Institución con algún tercero.

2.

Los saldos de las subcuentas de acreedores diversos Asoc. de Padres de Familia no deberán estar vigentes por un período mayor a un ciclo escolar.

INGRESOS ANTICIPADOS:

1.

Los saldos de esta cuenta deberán estar cancelados al 1º. de Septiembre del ejercicio de que se trate.

PATRIMONIO SOCIAL

PATRIMONIO:

1.

La cuenta de patrimonio únicamente se afectará con remanentes del ejercicio y aportaciones que se realicen al patrimonio debidamente soportadas mediante acta de asamblea.

INGRESOS

POLITICAS GENERALES:

1.

Los ingresos cobrados por los distintos rubros a los que hace mención el catálogo de cuentas, se depositarán en cuenta bancaria a nombre de la Asociación Civil.

2.

De todo ingreso recibido se emitirá un recibo fiscal.

3.

2.1 En caso concreto de ingresos por inscripciones y colegiaturas la ficha de depósito que reúna requisitos fiscales hará las veces de comprobante oficial.

4.

Con la finalidad de estar en posibilidad de revisar los ingresos recibidos, se pide que sea el departamento de control administrativo (área caja) el único responsable de controlar las entradas de recursos a la Institución.

5.

Por seguridad se solicita que no se maneje efectivo en las instituciones, es decir que todos los ingresos se canalicen vía instituciones bancarias previamente elegidas por las mismas.

6.

Los ingresos se reconocerán contablemente hasta el momento en que sean efectivamente cobrados.

INSCRIPCIONES CICLO ESCOLAR ACTUAL.

1.

Todo alumno inscrito deberá tener pagada su inscripción a más tardar al inicio del ciclo escolar vigente, a excepción de los alumnos a quienes el Director haya autorizado el pago de su inscripción de manera diferida.

2.

Las inscripciones se registrarán en importe bruto.

INSCRIPCIONES CICLO ESCOLAR ANTERIOR

1.

El registro contable deberá ser en importe bruto al momento de ser efectivamente depositada y que se separe del ciclo escolar vigente con la finalidad de medir la recuperación de adeudos.

COLEGIATURAS CICLO ESCOLAR ACTUAL.

1.

Las colegiaturas se registrarán contablemente al momento que sean efectivamente cobradas.

2.

Deberán registrarse en importe bruto.

3.

Con la finalidad de cuidar la veracidad de Estados Financieros se pide que no se provisione ni se reconozcan adeudos por colegiaturas pendientes, debido a que no es 100% real la recuperación de los mismos por estos conceptos y nos ocasionaría un problema el depurar saldos deudores.

COLEGIATURAS CICLO ESCOLAR ANTERIOR

1.

El registro contable deberá ser en importe bruto al momento de ser efectivamente depositada y que se separe del ciclo escolar vigente con la finalidad de medir la recuperación de adeudos.

BONIFICACIONES, DESCUENTOS Y RECARGOS.

1.

Los descuentos a inscripciones y colegiaturas deberán ser autorizados por el director y su consejo directivo antes de la elaboración de su presupuesto anual.

2.

Las bonificaciones que se hagan a inscripciones y colegiaturas deberán estar autorizadas por el Director con firma expresa y cantidad que se bonifica del importe total.

3.

Se pide que se registren en contabilidad los importes de descuentos, bonificaciones y recargos reales al momento en que sean efectivamente realizados.

SERVICIOS ESCOLARES:

1.

Con la finalidad de generar recursos adicionales a colegiaturas e inscripciones se deberán reconocer contablemente al momento que se generen ingresos por exámenes extraordinarios, certificados, eventos deportivos, cursos de verano, etc.

2.

El concepto de la póliza debe mencionar la fuente que originó el ingreso.

DONATIVOS EN EFECTIVO.

1.

Las Instituciones con autorización para recibir donativos deducibles de ISR deberán elaborar un recibo fiscal por cada donativo recibido.

2.

Los donativos pueden ser en efectivo o en especie.

3.

Los donativos en efectivo deberán ser depositados en cuenta bancaria de la Institución.

4.

Los donativos en especie podrán ser en bienes muebles o inmuebles.

5.

Bienes inmuebles deberán estar soportados con documento notarial.

6.

Bienes muebles deberán estar soportados con el recibo de donativo dirigido a la persona que esté donando el bien con las especificaciones de lo que se trata y el valor del mismo.

PRODUCTOS FINANCIEROS.

1.

El contador local será responsable del registro correcto y oportuno de los rendimientos generados por las inversiones.

OTROS INGRESOS:

1.

Con la finalidad de identificar ingresos extraordinarios no propios de la actividad se propone reconocer contablemente en otros ingresos esos recursos esporádicos cuidando el no exceder del 5% de los ingresos propios anuales para quien no sea donataria. Para las donatarias no existe problema alguno de limite en estos ingresos.

2.

Es importante resaltar que algunos ingresos de los señalados en el párrafo anterior pueden provenir de fuentes como:

1.

Venta de Papelería, copias etc.

2.

Renta de Instalaciones

3.

Venta de Uniformes

Actividades que son objeto de Impuesto al Valor Agregado (IVA), en el supuesto que se llegaran a darse, notificar previamente a la Coordinación Contable para su planeación.

EGRESOS

POLITICAS GENERALES:

1.

Toda erogación realizada deberá estar soportada con comprobante que reúna requisitos fiscales.

2.

Las erogaciones deberán estar autorizadas por el Director o personal autorizado.

3.

Las erogaciones que realicen las Instituciones serán en estricto apego a presupuesto del ciclo escolar vigente.

4.

Los pagos realizados por erogaciones deberán ser con cheque nominativo para abono en cuenta del beneficiario a excepción de aquellos gastos realizados con fondo fijo de caja.

POLITICA GENERAL REMUNERACIONES GRAVADAS:

1.

Todas las remuneraciones pagadas a los trabajadores se deberán procesar de manera mensual y/o quincenal mediante el departamento de Nóminas FMS y en estricto apego a presupuesto ciclo escolar vigente.

SUELDOS Y SALARIOS

1.

Al departamento de Nóminas FMS en inter-relación con la Coordinación Contable le corresponde el diseño y actualización de la póliza de Sueldos que acompañará las nóminas quincenales y mensuales misma que se deberá registrar en contabilidad sin modificación alguna.

2.

Al departamento de Nóminas FMS en inter-relación con la Coordinación Contable le corresponde el diseño y actualización de la póliza de Sueldos que acompañará las nóminas quincenales y mensuales misma que se deberá registrar en contabilidad sin modificación alguna.

PREMIO POR ASISTENCIA

1.

El contador local será responsable de mantener expediente del texto reglamento de está prestación y del estricto apego al mismo.

PRIMA DE VACACIONES

1.

La prima de vacaciones se pagará anualmente a todo el personal el mes de Julio, bajo el lineamiento de vacaciones devengadas al 30 de Septiembre del ejercicio que se trate.

2.

Para el personal administrativo y de intendencia que no gozan de los mismos periodos vacacionales que el personal docente, se pide que se lleve un control estricto en el departamento administrativo de vacaciones pendientes con la finalidad de pagar adeudo en caso de finiquito.

AGUINALDO:

1.

Se pagará en una sola exhibición la primer quincena de Diciembre a todo el personal.

INDEMNIZACIONES Y PRIMAS DE ANTIGUEDAD:

1.

Al departamento de Nóminas FMS le corresponderá el cálculo de Indemnizaciones y P. de Antigüedad. Se pide estricto apego al mismo con la finalidad de evitar diferencias al final del ejercicio en estos conceptos.

2.

GRATIFICACIONES:

1.

Las entregas en efectivo traen como resultado un alto costo para la Institución y para el trabajador por lo cual se deben evitar en tanto las leyes que regulan está partida no presenten algún cambio favorable.

2.

Buscar la colaboración y asesoría de la Coordinación Contable para este tipo de pagos.

TIEMPO EXTRA:

1.

El tiempo extra se deberá pagar en casos muy extremos y en estricto apego a las leyes que lo regulan (LISR, LFT, LSS, etc.).

PREVISION SOCIAL INSTITUCIONAL:

1.

Las prestaciones de Previsión Social Institucional deberán estar reglamentadas.

2.

Llevar un archivo individualizado por prestación que contenga texto reglamento original y las modificaciones al mismo.

3.

El Contador Local será el responsable de vigilar el estricto apego a los distintos reglamentos de Prestaciones.

SEGURIDAD SOCIAL:

1.

En este concepto se registrará exclusivamente las cuotas patronales correspondientes al IMSS, Afore e Infonavit.

HONORARIOS PERSONAS FISICAS:

1.

Todo pago de honorarios a persona física deberá ser acompañado por constancia de retenciones (formato vigente). Las retenciones efectuadas deberán enterarse a la Tesorería de la Federación el mes inmediato siguiente aquel en el que se realizó la retención en formato autorizado.

HONORARIOS ASIMILABLES:

1.

Dadas las implicaciones legales, laborales y fiscales que genera esta figura, la Coordinación Contable será la responsable del cuidado de ella.

SERVICIOS POR FLETES:

1.

A la Coordinación Contable le corresponde el cuidado y seguimiento a esta erogación dadas las modificaciones fiscales que presenta.

CUOTAS INSTITUCIONALES

1.

La cuota Institucional será fijada por el Consejo Provincial y se dará a conocer al inicio del ciclo escolar, esta erogación deberá cubrirse en 10 mensualidades.

SERVICIOS AL INMUEBLE:

1.

Los servicios al inmueble (teléfono, luz, agua. Gas, etc.) deberán estar a nombre de la Institución.

DEPRECIACIONES

1.

Se realizarán en apego estricto a lo que señala la LISR, sólo los activos que estén a nombre de la Institución

2.

Las depreciaciones deben estar soportadas por cédula de depreciaciones que contenga: Monto Original de la Inversión, % de Depreciación (de acuerdo a LISR), Fecha de Adquisición, Depreciación Acumulada, Depreciación del Ejercicio y Monto Pendiente de Depreciar.

VIATICOS

1.

Con la finalidad de cuidar la correcta deducibilidad de esta erogación la Coordinación Contable informará trimestralmente los importes máximos que la LISR autoriza como deducción de viáticos.

FESTIVALES Y/O EXCURSIONES

1.

En este concepto se registrarán las erogaciones que previa autorización del Director y el Consejo Directivo realice la Institución con recursos propios.

2.

Al departamento administrativo le corresponderá vigilar las actividades que se realicen por festivales y/o excursiones, con la finalidad de soportar fiscalmente las erogaciones que a la Institución le corresponda cubrir.

FESTEJOS Y REFRIGERIOS:

1.

Esta erogación es una de las más vigiladas por parte de autoridades fiscales ya que normalmente en una revisión la tipifican como parte de remuneraciones al personal, por lo que se hace necesario se tenga especial cuidado en el manejo, no abusando de importes y que los comprobantes estén debidamente requisados, no olvidando el principal requisito de deducibilidad que señala la LISR "estrictamente indispensable para los fines de la actividad del contribuyente".

POLITICAS DE GASTOS EN PASTORAL:

1.

Se entiende por gastos de pastoral los realizados en las actividades desarrolladas en la Institución Educativa con la finalidad de atender la formación humana e integral de los alumnos mediante un Plan definido que promueva de un modo particular lo concerniente a la formación de grupos apostólicos, la enseñanza de la catequesis, conferencias, encuentros, misiones, retiros, grupos de reflexión, celebraciones, materiales promocionales....

2.

En la Planeación de cada Institución vendrán especificados y calendarizados dichos eventos, que pueden realizarse en las mismas instalaciones ó requerir el traslado de grupos o personas lo que implicará gastos y viáticos.