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Presupuesto Base Cero

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Categoría: Negocios

Enviado por: poland6525 22 abril 2011

Palabras: 3885 | Páginas: 16

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favorables. Por lo cual es importante tener en cuenta que no es posible importar con exactitud una técnica, principalmente cuando provienen de países altamente desarrollados en lo industrial y administrativo. Además la teoría no suele contener todas las variantes y circunstancias particulares de cada empresa, por lo tanto no existen ajustes para que todo el mundo empresarial aplique de un día para otro esta técnica y tampoco se pueden observar beneficios extraordinarios de la noche a la mañana. La única manera de aprovechar este nuevo instrumento consiste en que cada empresa, en lo particular haga un diagnostico de su situación. Se deben tomar en cuenta las siguientes condiciones:

← Marco económico de nuestro país.- México es un país subdesarrollado y por lo tanto, las dimensiones empresariales son muy deferentes. Una empresa pequeña en Estados Unidos es una empresa medianamente grande en México.

← El marco social.- Es distinto para cada país, en cuanto a las costumbres y conductas.

← El grado de capacitación de los Recursos Humanos.- es diferente en cada empresa así como en cada nación por eso se debe evaluar antes de implementar cualquier método o programa nuevo.

El motivo por el cual surge este presupuesto se debe a que en general las empresas fueran creciendo, el proceso de industrialización fue avanzando, se desarrollo una tecnología mas sofisticada y las finanzas y la administración se volvieron mas complejas. En consecuencia de todos estos cambios disminuyo el empleo de mano de obra (gastos directos) y aumentaron los gastos indirectos a través del mantenimiento, reparaciones, ingeniería y diseño, por lo tanto se tuvo q progresar en la técnicas utilizadas de costos y así surgió un sistema formal de planeaciòn y presupuestaciòn que contemplara mas detalladamente los gastos indirectos a este sistema se le denomina Presupuesto Base Cero.

Este presupuesto esta basado en la idea de que cada uno de los gastos que en él consten deben estar perfectamente justificados, y evitar así que éstos sean fijados en función de los gastos del año anterior, como se hace en numerosas ocasiones, y sin tener en cuenta si son realmente necesarios. El fin último de este presupuesto es lograr que no existan proyectos inútiles, y que aquellos que se decida llevar a cabo consuman la menor cantidad posible de recursos.

PRESUPUESTO BASE CERO

Esta orientado a la planeación y presupuestacion de los costos indirectos, los cuales comprenden los de fabricación, los de tipo administrativo y los de distribución o gastos de venta.

El sentido de este presupuesto consiste en establecer un método de planeación para las actividades correspondientes a los gastos que han sido clasificados como indirectos.

En una organización existe un objetivo para toda ella, y objetivos particulares para diferentes grupos o subgrupos de la organización, objetivos que generalmente están supeditados al objetivo principal de la empresa. Es preciso que cada uno de estos subgrupos determine sus actividades en términos de objetivos. Cuando se convierten en metas cuantificables de alguna manera, es preciso cuantificar las metas, porque de otra manera no se sabe a donde se quiere llegar y, porque no se sabe que nivel se alcanzo después de haber desarrollado las actividades.

El primer enfoque del presupuesto base cero esta dirigido a definir unidades decisorias y asignar el presupuesto correspondiente. Este presupuesto exige la búsqueda de diferentes alternativas para realizar las mismas actividades, no basta haber decidido un objetivo, una meta y haber listado las actividades para realizarlas, si no que es necesario buscar y descubrir diversas proposiciones para alcanzar esa misma meta, de manera que se tenga un conjunto de presupuestos para un mismo objetivo, de los cuales tomar partido por aquel que resulte mas benéfico a los objetivos financieros de la organización.

El presupuesto base cero es un importante instrumento de la planeación a corto y largo plazos, en la medida en que los recursos solicitados por conducto de este presupuesto, tengan un destino hacia la adquisición de activos fijos o inversiones y un destino de erogaciones correspondientes al ejercicio. En las técnicas financieras se conoce lo que se denomina la evaluación de proyectos de inversión.

Este presupuesto no es mas que un conjunto de proyectos de inversión y operación para unidades cuyos objetivos no están definidos en términos de productos y en ello es donde radica la gran diferencia de planeación.

El presupuesto base puede ser considerado como un proceso decisorio, en todo proceso decisorio se presenta una necesidad, caracterizada por dar margen a ciertos estímulos, orientados a satisfacer esas necesidades, a la búsqueda de alternativas para llevar a cabo la solución al problema, a la medición de los resultados con alternativa elegida, que supuestamente dará resultados satisfactorios.

ELEMENTOS DEL PROCESO PARA EL PRESUPUESTO

1- el establecimiento de suposiciones acerca del nivel de planeación que tendrá la empresa y al cual se deben adscribir todas las unidades responsables de elaborar presupuestos particulares

2- la identificación de aquellas unidades de objeto del presupuesto base cero , esto puede verse en términos de un organigrama.

3- Preparar una serie de alternativas de las cuales debe elegirse la mas apropiada. A este conjunto de alternativas cuantificadas el presupuesto base cero le llama paquetes de decisión para actividades.

4- La evaluación de cada uno de los proyectos que conforman el paquete de decisiones, cada uno de ellos puede ser elegido, para elegirlo es preciso establecer un criterio de elección.

5- Aplicar los criterios para evaluar los paquetes de manera que se elijan los mas apropiados y se aginen los recursos correspondientes.

6- Poner en práctica el presupuesto y evaluarlo sus resultados para retroalimentar el proceso con nuevos enfoques y planes.

El aspecto fundamental del presupuesto base cero se halla en los paquetes decisorios, los 2 primeros pasos son esenciales para la elaboración de dicho presupuesto, pero en la practica existen aun cuando no se haga presupuesto base cero o cualesquiera otra clase de presupuestos. Cada área de especialización tomara providencias y decisiones, hara planes y propuestas según el horizonte de problemas que alcance a vislumbrar y todo ello contribuirá a la formulación de planes y presupuestos.

PAQUETES DE DECISIÓN

Un paquete de decisión es un documento en el cual se expresan las características relevantes de la planeación de las actividades y los recursos solicitados para llevarlas a cabo.

Al establecer un paquete de decisión se conocen datos como los siguientes:

← Cuántas unidades del organigrama representan centros decisorios y deberán elaborar presupuestos

← En qué forma se consolidarán estos presupuestos para formar un presupuesto consolidado

← Cuál es la carga de trabajo y cuantos elementos se necesitan con el objeto de analizar, evaluar, juzgar y elegir las diferentes alternativas que cada una de las unidades decisorias seguramente supondrán y

← Quienes podrían ser los responsables de autorizar estos paquetes

Cuando se diseñan los paquetes de decisión se pueden enfocar a los siguientes aspectos:

← Las unidades organizacionales

← La gente

← Los programas o proyectos

← Los servicios recibidos o proveídos

← Los objetivos del gasto

← Los gastos o erogaciones para inversiones de activos fijo

← La reducción de costos o

← El mejoramiento de los ingresos

← El Presupuesto Base 0 es un proceso de planeación que busca justificar las erogaciones según las actividades que se realizan, los objetivos a los que sirven esas actividades y los resultados que se logran.

Si en una revisión se encuentra que una unidad, una persona o un grupo de personas cuentan con escasos argumentos para justificar las erogaciones la organización puede pensar en la alternativa de no asignar presupuesto, es decir, destinar un presupuesto igual a cero.

Otro aspecto importante son las alternativas, cada objetivo puede ser logrado por diferentes alternativas. Lo mismo se puede decir de las metas. Cada alternativa representa en realidad un paquete de decisión.

Las alternativas se pueden pensar de dos maneras:

← Como dos diferentes proyectos para realizar la misma actividad a un mismo nivel

← Y la otra es el establecimiento de diferentes niveles mediante el cual se establecen objetivos

Esto proceso de formular alternativas es, tal vez, uno de los grandes aciertos que, de tener aceptación y éxito, constituirá uno de los grandes avances en la administración.

Quizás la parte medular se encuentre en el hecho de que sea posible hacer una serie de combinaciones y de que se vea un panorama más amplio con diferentes alternativas sobre las cuales decidir.

ELECCION DE PAQUETES

De vital importancia para el éxito de la elección presupuestal es el nivel de asignación de fondos. Un primer obstáculo que se presenta, consiste en establecer un criterio definido para elegir los paquetes. Esto se conoce en algunos casos como el esquema de prioridades.

Seguramente la empresa tiene prioridades dentro de un área específica o prioridades debidas a los propios objetivos que la empresa persigue. Ej. Cuando la empresa se encuentra en condiciones desfavorables, podría dar prioridad a todas aquellas actividades planeadas cuyo objetivo consiste en lograr el equilibrio financiero.

La otra cuestión que resulta respecto a las prioridades se presenta al designar a los funcionarios que serán responsables de elegir los paquetes y asignar el presupuesto. Tradicionalmente esta tarea se ha encomendado a manos de un Comité.

Las empresas que establezcan un comité para evaluar un presupuesto, lo habrán de ser aquellas cuya dimensión no permite que una sola persona lo revise.

La elección de paquetes plantea otro problema adicional. Bajo la suposición de que ha sido elegido el órgano encargado de tomar las decisiones más idóneas, aun se requiere disponer de algún mecanismo para elegir aquellos paquetes mas apropiados.

El establecimiento de prioridades es generalmente un criterio de elección; sin embargo, el establecimiento de este tipo de prioridades es hasta cierto punto subjetivo, no existe una escala precisa, semejante a una regla o algo parecido.

Una tecnología se puede hacer a partir del establecimiento de tres rangos:

1. Donde los paquetes de decisión tienen una dosis de una prioridad ineludible, el paquete satisface los requerimientos mínimos y tiene, por lo tanto una alta probabilidad de ser incluida en el programa de asignación de fondos.

2. Un rango mediano o moderado, es decir, serian aquellos casos en que de deber fondos disponibles serian tomados en cuenta para asignar los recursos necesarios.

3. El último seria aquel en donde los paquetes se juzgan como aquellos que tienen una prioridad mínima; es decir, sin aquellos que se elegirían solamente en caso de una verdadera bonanza.

En caso de que dos o mas personas deban juzgar los paquetes, habrá que pensar en un sistema que sirva para lograr una decisión definitiva. En algunos casos es aconsejable la votación.

Elegidos los paquetes solo resta llevar a cabo la consolidación presupuestal que se convierte en una operación de cálculo. Los resultados obtenidos en la primera consolidación pueden no ser los deseados y se requiere una revisión, o más, para ajustar cifras a base de poner y quitar paquetes para llegar a la cifra presupuestal aceptada.

IMPLEMENTACIÓN

Como pudimos ver, con la Consolidación se concluye la elaboración del Presupuesto “Base Cero”.

Lo que resta es la puesta en marcha y su vigilancia.

Para llevar a cabo un programa de esta naturaleza y obtener éxito en el, es importante reconocer los siguientes factores:

← La organización

← La conducta del personal

← Los problemas cuantitativos (el problema no es el mismo en una empresa grande que en una chica o mediana, por lo tanto las personas nos s e conducen igual en cada una).

Cada empresa debe diagnosticar su estado actual, dicho diagnostico comprende no nadamas el nivel económico y el nivel financiero, si no también el nivel de sus recursos humanos y el adelanto de su tecnología administrativa.

La empresa deberá implantar sistemas presupuestales tradicionales, antes de pensar en un sistema tan complejo para la toma de decisiones como lo es el presupuesto base cero.

Para su implementación se debe dar hincapié a la capacitación de los recursos humanos.

Se debe hacer una especie de capacitación y homogenización de todos aquellos individuos de la organización a los cuales se les exigirá la elaboración de planes, programas, alternativas, valoración y cuantificación de estos planes.

Otro paso de la implementación es la elección de alternativas, la búsqueda de planes y sistemas para llegar a un mismo objetivo.

Un problema mas que llega a existir en la implementación es la actitud de rechazo a la innovación, el personal puede pensar en correr peligro y mas si algunas de las actividades que realizan no se encuentran sólidamente fundamentadas en el nuevo plan.

Dentro de la mención de problemas también puede darse el caso en que los encargados de presupuestar inflen las cifras a su beneficio.

Un problema mencionado por muchos autores sobre el presupuesto base cero, es su implementación en empresas muy grandes, ya que en estos casos el sistema de planeación pueda provocar tal dimensión de paquetes decisorios, que sea materialmente imposible establecer criterios bien definidos y una metodología adecuada y rápida, que permita contar con los mejores paquetes de decisión.

CONCLUSIONES

• El PB0 es un proceso de racionalización de las erogaciones, se debe prepara de tal forma que se pueda aprovechar todo aquello con lo que cuenta la empresa, logrando eficiencia y avance en el desempeño.

• Es necesario un estudio detallado de la organización, para diagnosticar si es adaptable dicho presupuesto, ya que fue creado en organizaciones muy distintas alas que existen en nuestro país.

• El PB0 representa una técnica administrativa avanzada, difícil pero no imposible de acomodar en nuestro medio.

EJEMPLO DE PRESUPUESTO BASE CERO

Para realizar un Presupuesto de Base Cero ya sea de toda la Organización o de área especifica el primer paso que se debe hacer es un Paquete de Decisión el cual es un documento que identifica y describe una función o una actividad específica en tal forma que la dirección pueda evaluarlo y clasificarlo en comparación con otras actividades que compitan por los mismos recursos y decidir aprobarlo o no, incluyendo las consecuencias de no ejecutar esa función, a continuación se muestra un formato para la estructuración de los paquetes de decisión

La información que debe contener el formato para la estructuración de los paquetes de decisión es:

• Nombre del paquete.- Nombre descriptivo de la función o actividad. Si hay varios niveles de esfuerzo que se recomiendan el nombre debe aparecer así: (1 de n) (2 de n), (3 de n) para identificar el nivel de esfuerzo que representa el paquete.

• División, Departamento.- Nombre de la División y/ o Departamento (abreviado de ser posible).

• Clasificación.- En orden descendente de importancia ( el paquete clasificado con el No. 1 es más importante que el paquete No. 2)

• Propósito.- Describir la finalidad de este paquete con respecto al problema que se quiere prestar con el mismo (metas, objetivos).

• Descripción de las actividades (operaciones).- Describir los métodos, acciones u operaciones necesarios para elaborar el paquete (qué se hará, cómo se hará)

• Logros y beneficios.- Identificar los resultados tangibles que se lograrán mediante la elaboración del paquete, haciendo énfasis en los resultados cuantitativos. En los logros debe determinarse la forma en que se cumplen parcial o totalmente las finalidades o se resuelve al problema y debe destacar cualquier aumento en la eficacia o la efectividad.

• Medición (evaluación cuantitativa del paquete).- Proporcionar medidas cuantitativas significativas para ayudar a los gerentes a evaluar el paquete y la efectividad de su desarrollo. Incluir efectividad de costos, razones, costo unitario, tendencias en los problemas, medidas de la carga de trabajo que conforme a su diseño el paquete ayudará a lograr o efectuar.

• Recursos requeridos, costo del paquete ( en miles de pesos).

• Gastos Brutos.- Costo total para dicha actividad

• Gastos netos.- Gastos netos menos cargos

• Personal.- Número de empleados asalariados o por hora que se requieran.

• Gastos y personal año anterior/año en curso.- gastos reales del año anterior y personal remunerado a finales del año; gastos proyectados para este año y personal remunerado a finales del año.

• % Próximo año/año en curso.- Porcentaje de gastos y personal para el próximo año en comparación con los gastos y personal para este; se calcula dividiendo las cantidades para el próximo año entre las cantidades para este año.

• Alternativas y consecuencias de no aprobar un paquete.

• Decisión.

• Fecha de preparación.

Pasos para elaboración del presupuesto base cero

• 1.-Identificar y analizar cada una de las diferentes actividades existentes y nuevas de la empresa en paquetes de decisión

• Medición: Se hará una inversión en mejoramiento de las técnicas de selección que tendrá un costo de $230,000 para obtener un beneficio que será el incremento en las ventas del producto A ya que previamente se hizo un análisis del déficit de ventas de este y se llego a la conclusión de que el problema era la MDO del producto afectada por la falta de capacidad de los obreros, se espera tener un incremento de ventas del 8%

• Recursos Requeridos:

Gastos Brutos.- $230,000

Gastos netos.- $230,000 – 21,000= $209,000

Personal.- 2 empleados para dicha actividad con un sueldo de $10,000 mas bono de productividad por año

• Alternativas y consecuencias de no aprobar el paquete:

En caso que el paquete requerido no sea aceptado existe la alternativa de contratar un outsourcing que se encargue del reclutamiento del personal así como de las técnicas, las consecuencias de la no aprobación son continuar con la disminución de la venta del producto A y el aumento en los costos de servicio al cliente por fallas en el producto así como perder el prestigio de la empresa y por consecuencia de los clientes.

• Decisión

Se acepta el paquete de mejoramiento de Técnicas de reclutamiento tomando en cuenta que es una inversión para mejoramiento de la empresa y así obtener mejores resultados como ganancias y disminución de costos de producto. Se toma en cuenta que este gasto no altera el precio del producto de A ya que el presupuesto para este paquete se obtuvo de la reserva para contingencias.

Paso 2 para la elaboración del Presupuesto Base Cero

Evaluar y categorizar todos los paquetes de decisión por medio de un estudio de costo-beneficios o en forma subjetiva

En este punto se toman todos los paquetes de decisión de las diferentes áreas de la empresa se evalúa que sean realmente los costos para no tener gastos de mas y se les da una categoría dependiendo su importancia dentro de la organización.

Paso 3 para la elaboración del Presupuesto Base Cero

Asignación de los recursos conforme a los dos puntos anteriores

Ya que se identificaron, analizaron, evaluaron, categorizaron los paquetes de decisión para las diferentes aéreas de la empresa y se analizaron los costos que se requieren para este se le asignan los recursos a cada departamento y se esperan analizaran los resultados obtenidos durante el ciclo.

CODIFICACION DE LAS CEDULAS

CUADRO DE IDENTIFICACION DE CEDULAS

CUADRO DE ESTUDIOS A REALIZAR CON RELACION DE CEDULAS