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Presupuesto Por Areas Y Niveles De Responsabilidad

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Stella 30 abril 2011

Palabras: 2665 | Páginas: 11

...

garantiza que:

A) Se han determinado los objetivos institucionales, organizacionales, departamentales, a corto y largo plazos, que se persiguen.

B) Se ha hecho un estudio de las necesidades funcionales de la Entidad; y dividido para satisfacerlos (División del Trabajo).

C) Se han fijado jerarquías (delimitando la autoridad).

D) Se han designado responsabilidades, y

E) Se han definido obligaciones.

Lo anterior pone la mesa al Contralor para elaborar el Presupuesto por Áreas y Niveles de Responsabilidad.

Todo antecedente tiene un consecuente y las necesidades que la actualidad impone, han llevado a esta modalidad del Presupuesto.

Antecedente

(idea original) Consecuente

Administración

a) Tradicional

b) Por Áreas de Responsabilidad Contabilidad

a) Tradicional

b) Por Áreas de Responsabilidad

Presupuestos

a) Tradicional

b) Por Áreas y Niveles de Responsabilidad

En este tipo de Presupuesto, para fundamentarlo es necesario:

A) Exponer la naturaleza de las operaciones a ejecutar (División Funcional, en las áreas de Operación).

B) Marcar las condiciones de trabajo (autoridad y responsabilidad).

Lo anterior quiere decir que se deben precisar:

A) Funciones.

B) Autoridad, y

C) Responsabilidades.

De estos puntos hay que recordar los siguientes enunciados:

Autoridad. Poder sobre otros para dirigirlos. Derecho para mandar

Responsabilidad. Reconocimiento de las obligaciones, que se adquieren al ejercer un acto.

1.2.2. Concepto

El Presupuesto por Niveles y Áreas de Responsabilidad:

Es una técnica básicamente de planeación, dirección y control, sin faltar la previsión, la coordinación y la organización, respecto a la predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y los niveles en que se divide una entidad.

Es una medida de eficiencia y una pauta de autocontrol, una guía de acción para quien asume la responsabilidad de una función.

Es una herramienta de motivación, al hacer partícipes a los responsables de la fijación de sus objetivos y de la elaboración del presupuesto.

Es una herramienta de la Administración y la Contabilidad Financiera, importante para la planeación, la toma de decisiones y el control.

1.2.3. Clasificación

Por Programas. Este tipo de presupuestos es preparado normalmente por dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los programas a su cargo.

Base cero. Es aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas.

Este presupuesto es útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, exigencias de actualización, de cambio, y aumento continuo de los costos en todos los niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con información extemporánea.

De trabajo. Es el presupuesto común utilizado por cualquier empresa; su desarrollo ocurre normalmente en las siguientes etapas puras: previsión, planeación y formulación.

1.2.4. Finalidad

Es ejercer control sobre los costos, las operaciones, y la eficiencia imputable a los funcionarios, en términos individuales.

1.2.5. Características

A) Motiva, pues permite que los empleados participen en la fijación de los objetivos del Presupuesto, y por lo tanto, de su área haciéndolos reducir los costos, incrementar la productividad, los ingresos y subsanar anomalías funcionales y organizacionales, así como alcanzar los objetivos del Presupuesto, que están basadas en las finalidades de la Entidad.

B) Ejerce control positivo, así como comunicación con y entre los empleados.

C) Identifica los ingresos y las erogaciones con las personas que los realizan, dando lugar al reconocimiento personal, evitando responsabilidades ocultas.

D) Elabora los presupuestos con ayuda de quienes lo ejecutan.

E) Hace jueces de sus propias decisiones a quienes las toman, además de encausarlos en este sentido.

F) Retroalimenta e informa acerca de la actualización de los encargados de área.

G) Evita que los objetivos funcionales sean manipulados por los encargados.

H) Consolida la estructura organizacional, delimitando autoridad y responsabilidad, más no organiza.

I) Anticipa información de actuación: periódica y oportuna.

J) Mide y controla:

a) La efectividad de las utilidades.

b) La eficiencia de las ventas.

c) La productividad.

d) La eficiencia de cada departamento y su personal.

e) El tiempo perdido y los descuidos.

f) El material o los productos desperdiciados.

g) La rotación y el ausentismo del personal.

h) El número de accidentes.

i) El nivel de cooperación interdepartamental.

j) Los gastos innecesarios.

k) Promueve la eficiencia.

l) Obtiene los variaciones o desviaciones oportunamente

m) En fin, ayuda a la Administración en la Toma de Decisiones, a actuar por excepciones.

1.2.6. Objetivos generales

Los objetivos en general del Presupuesto por Áreas y Niveles de Responsabilidad son:

A) Pronosticar cifras, condiciones de operación y resultados, en términos de responsabilidad.

B) Medir y promover la eficiencia.

C) Motivar al personal al mejor desempeño.

D) Hacer ver méritos y fallas.

E) Ayudar a los interesados, a lograr sus objetivos (Empresa y empleados).

F) Guiar en su función a los responsables de área y nivel.

G) Coordinar funciones, niveles y áreas.

H) Controlar los ingresos y los costos

I) Apoyar y dar elementos suficientes a la Dirección en la toma de decisiones.

1.2.7. Objetivos y funciones como herramienta del control interno

El Presupuesto por Áreas y Niveles de Responsabilidad, es un plan a través del cual se puede ejercer el Control Interno.

El Presupuesto se implanta para controlar:

A) A los individuos responsables de áreas y según su nivel

B) Los costos, las operaciones, la eficiencia que generan y desempeñan los individuos responsables; ya que su actividad los determina.

C) Los objetivos institucionales así, no serán manipulados por alcanzar los personales (el control debe procurar que se logren los dos tipos, como parte de su acción motivadora).

D) La coordinación e interacción de las actividades de los responsables de los niveles y las áreas.

E) Los déficits para que sean mínimos, o no existan.

F) Los problemas que puedan surgir en las funciones, previéndolos y minimizándolos, así como sus efectos.

G) Que el Capital de Trabajo sea el adecuado.

H) Que el rendimiento sea el mejor.

I) Que la productividad sea la óptima.

J) Que haya información veraz, suficiente y a tiempo para la Toma de Decisiones.

K) Y salvaguardar las inversiones.

Para que se realicen los objetivos del Control Interno, el Presupuesto por Niveles y Áreas de Responsabilidad, ayuda con las siguientes funciones:

A) Previsión.

B) Planeación.

C) Programación.

D) Coordinación.

E) Dirección.

F) Supervisión.

G) Comparación.

H) Corrección, de las actividades de cada área en la que trabaja.

I) Desde luego, de control en general.

1.2.8. Requisitos

A) Organizacionales

a) División Funcional

La división funcional (organizacional), deberá seccionar en tantas partes el presupuesto, como responsables en función haya, con autoridad precisa e individual de los interesados en el control y el cumplimiento del presupuesto; de tal forma que cada área y nivel de responsabilidad, sean controlados por un presupuesto específico (Informe, Ingreso o Costo-Responsabilidad Presupuesto, en este caso).

La división en que operará este presupuesto, deberá agrupar las actividades en áreas y niveles de responsabilidad, delineando la autoridad y estableciendo las relaciones de trabajo que ayudan a lograr los objetivos institucionales; también tomando en cuenta los objetivos personales, que junto con las adecuadas relaciones de trabajo, son las motivadoras del personal responsable.

Este presupuesto es claramente normado por los principios de Administración: “División del Trabajo” y “Unidad de Mando”, ya que las áreas y los niveles en que se ha segmentado la Empresa, están delimitadas por las funciones, la autoridad y la responsabilidad necesarias para lograr los objetivos marcados.

Del supuesto de que la Entidad se ha dividido en funciones específicas, agrupadas en áreas y niveles de responsabilidad; incluso en zonas geográficas de ser necesario, para el mejor control y el establecimiento de relaciones de trabajo, se presenta el organigrama que aparece (lamina IV-1) como una sugerencia ideal de estructura funcional.

En el organigrama (lamina IV-2) se observarán los niveles jerárquicos y áreas de funciones precisadas.

Los significados de las abreviaturas son:

Conjunto universal (P. A. N. R)= Presupuesto por Áreas y Niveles de Responsabilidad.

Subconjuntos= P1,2,3,4,5,6 = Presupuestos Parciales.

Los presupuestos se elaboran del primero al cuarto nivel de responsabilidad, para toda un área funcional (1ro y 2do nivel), que incluye la departamental (3er nivel) y la de trabajo (4to nivel).

Entonces existen los siguientes niveles jerárquicos:

1er nivel. Gerencia General.

2do nivel. Gerencias Funcionales.

3er nivel. Jefes de Departamentos.

4to nivel. Supervisores.

Utilizar más niveles, se considera impráctico para este presupuesto.

b) Autoridad

Como es bien sabido, para desempeñar una función, formalmente, se necesita Autoridad.

Por lo tanto, a los encargados de las actividades se les debe delegar autoridad suficiente para actuar, además de la que se tendrán que ganar ellos, pues no basta con delegarla para que se ejerza. Además, cuando se delega autoridad, se debe contraer igual grado de responsabilidad y de confianza, pues no es lógico y adecuado dar poca autoridad y mucha responsabilidad, sin confianza al funcionario.

c) Responsabilidad

Es responsabilidad de todas las áreas, alcanzar los objetivos institucionales. Las discrepancias entre los presupuestado y lo realizado darán el parámetro que índica en que grado se ha cumplido con las responsabilidades, ya que los presupuestos marcan un ideal para alcanzar.

La responsabilidad debe estar perfectamente definida, para que los funcionarios conozcan ante quien son responsables y quienes los son ante ellos.

En términos de responsabilidad, se deberán estudiar los ingresos y los costos, por los cuales debe responder alguien, y sobre los que la actuación del encargado no influya; como ejemplos se pueden citar los siguientes:

c.1) Responsabilidad por Costos Controlables y no Controlables

Los primeros son los que el encargado puede regular; pero hay otros inherentes a su área, que no dependen de su actuación; estos últimos pueden ser:

• Amortizaciones

• Depreciaciones

• Rentas

• Los que les carguen otros departamentos por servicios que presten.

Hay otros, en los que aparentemente el encargado no ejerce control directo; pero su actuación en diferentes renglones, puede indirectamente influir y contratarlos, como:

• Gastos legales

• Gratificaciones

• Impuestos diversos

• Luz y fuerza

• Perdida por mermas en el almacén

• Previsión social

• Vacaciones

En la determinación de responsabilidades deben fijarse las obligaciones para evitar conflictos, y para el mejor desempeño; por ello se distingue:

c.2) Responsabilidad por Niveles Estructurales

En el primer nivel. El Gerente General es responsable de todas las operaciones de los demás niveles y áreas, así como la suya, también de coordinarlos para alcanzar los objetivos institucionales y resultados propuestos.

En el segundo nivel. Los gerentes funcionales, asumen la responsabilidad de todas las actividades que encierra su área, de lograr los objetivos divisionales, para alcanzar a su vez los institucionales.

En el tercer nivel. Los jefes de departamento se encargan de cumplir con los objetivos departamentales y de su actividad coordinadora.

En el cuarto nivel. Los supervisores se responsabilizan de que cada actividad específica, sea desarrollada con la mayor eficiencia posible.

c.3) Obligaciones de los responsables

• Elaborar su presupuesto

• Registrar lo presupuestado y lo realizado para obtener desviaciones y variaciones, inmediatamente.

• Diseñar los documentos informativos (Contraloría)

a) Informes Ingreso a Costo-Responsabilidad.

b) Organigrama por cifras de responsabilidad.

c) Conciliación entre los ingresos, los costos y los resultados.

c.4) Responsabilidad por Área

Los niveles funcionales tienen responsabilidad global (resultados objetivos), las áreas funcionales la tienen por los costos que autoricen (lámina IV-3).

B) Operacionales

Los Presupuestos por Áreas y Niveles de Responsabilidad deben operar dentro de un mecanismo contable (Contabilidad por Áreas de Responsabilidad), para que sean fácilmente comprobables, con el fin de cotejarlos con lo operado, determinar, analizar las variaciones o desviaciones y corregirlos en su caso.

Entonces es indispensable:

a) Que en la Entidad funcione el Sistema de Contabilidad por Áreas de Responsabilidad, y desde luego se tenga un catálogo de cuentas que identifique los ingresos y los costos con las unidades de responsabilidad, que a cada área y nivel se le haya asignado y una cuenta de control.

b) Dar a entender el plan presupuestal.

c) Que exista un manual e instructivo del Control Presupuestal que presente las políticas, las operaciones, las responsabilidades y la autoridad del personal, e indique las formas y los procedimientos estandarizados para elaborar los presupuestos.

d) Que se tenga una metodología de información, para realizar estadísticas.

e) Que se cuente con la experiencia de Presupuesto Tradicional.

f) Que se elaboren los presupuestos parciales, por tantas áreas y niveles de responsabilidad que existan.

g) Que los informes sean los necesarios, con los datos indispensables, que se realicen con periodicidad oportuna.

h) Que haya flexibilidad en la formulación y la ejecución de los Presupuestos por Áreas y Niveles de Responsabilidad.

1.2.9. Mecánica de elaboración

Para ilustrar la integración, se mencionan los siguientes pasos:

A) Se hará un organigrama donde se codifiquen las áreas y niveles de responsabilidad que han de presupuestarse, para guiar la formulación de los informes-responsabilidad que se requieran, esta codificación puede hacerse por niveles o por áreas (lámina IV-4 y 5).

B) Se diseñarán los documentos necesarios:

a) Catálogo de Subcuentas por área y niveles de responsabilidad

b) Formatos de Informes-Responsabilidad que se van a presupuestar, ya sean de ingreso o de costo.

c) Formatos por Áreas y niveles de Responsabilidad, para conciliarlos con los tradicionales.

d) Una guía o manual de elaboración de los Presupuestos por Áreas y Niveles de Responsabilidad.

C) Con la ayuda del Manual, los responsables de las áreas funcionales, departamentales y de trabajo, formularán su grupo presupuesto, el cual deberá perseguir los objetivos divisionales.

D) Después de su revisión, corrección y aprobación, volverán a cada área y nivel, para iniciar el control presupuestal, al principio del periodo presupuesto.

1.2.10. Ejecución

Ya iniciado el periodo presupuestal, los lineamientos que se pueden seguir son:

A) Usar un registro auxiliar de gastos por área y por nivel, a cargo de un responsable para control, llevado por ellos mismos, que es extralibros de contabilidad.

B) Predeterminar semanal, mensualmente o anualmente, en el caso de los sumarios, los Informes-Responsabilidad Presupuestos, el importe de los ingresos o costos, para una vez realizados, obtener las variaciones o desviaciones según sea el caso, sujetas a estudio y solución por el encargado del área o nivel, y por lo tanto del presupuesto, junto con el Contralor.

C) Al finalizar el periodo presupuestal se elaborarán los informes por el Costo de Producción y Costo de Producción de lo Vendido, el de Resultados y si es posible la Posición Financiera por Áreas y Niveles de Responsabilidad, para medir el margen de contribución de los individuos participantes, responsables.

Cabe señalar que desde la etapa de planeación, hasta la de ejecución, el Director del Presupuesto por Áreas y Niveles de Responsabilidad, deberá poner en juego todas sus habilidades administrativas tales como:

A) Hacer del conocimiento de quienes intervienen, los objetivos institucionales, para guiar los presupuestos parciales hacia ellos..

B) Establecer, con la ayuda de los responsables, los objetivos que buscarán alcanzar.

C) Conocer el comportamiento humano y organizacional de la Entidad para poder guiar y motivar.

D) Diseñar las relaciones de autoridad, responsabilidad y comunicación que habrá de seguir la ejecución del presupuesto.

E) Diseñar la papelería para los Informes-Responsabilidad y los Resultados por Áreas y Niveles de Responsabilidad, que servirán para comparar lo presupuestado y lo realizado.

F) Utilizar las finanzas, los métodos cuantitativos y otras herramientas para analizar los datos esperados con los históricos.

G) Ejercer un efectivo Control Interno a través de este tipo de presupuesto.

1.2.11. Informes de actuación

Los informes, Ingresos-Responsabilidad o Costo-Responsabilidad, presupuestos, deberán pronosticar datos:

A) Exclusivos del área a cargo y necesarios.

B) Sencillos de entender

C) Elaborados periódico y oportunamente.

D) Que contribuyan a la elaboración de estadísticas.

E) Comparables con los históricos

F) En términos comparables con otras áreas y niveles.

G) Que ayuden a hacer gráficas, que reflejen el comportamiento y la actuación del área, nivel y su responsable, para comparar con otras áreas en los términos que sean posibles.

1.2.12. Resultados

Ya que los Presupuestos por Áreas y Niveles de Responsabilidad se encuadran en la Contaduría y en la Administración, deben seguir lineamientos como el del Principio Conservador, para cuidar que se efectúen los presupuestos y por ello sus resultados, en condiciones de ser alcanzables, evitando que al hacer las comparaciones entre lo realizado y lo presupuestado, aparezcan variaciones o desviaciones que podrían llevar a conclusiones irreales que desanimarían, incluso a los participantes.