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Proceso De Compras

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: tomas 23 junio 2011

Palabras: 3165 | Páginas: 13

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os a la tarea de realizar una investigacion en la organización SUKARNE S.A. de C.V. para analizar el proceso de compra que ellos utilizan, para llevar a cabo su produccion, en dicho proceso de compra nos dimos cuenta que para realizar una compra tienen que pasar por diversos requerimientos que hacen que el control de la compra se efectue de manera eficaz.

El proceso de compras dentro de una organización.

Iniciaremos este trabajo de investigación planteando un marco teórico que fundamente la actividad de campo que hemos realizado en la empresa del ramo alimenticio SUKARNE SA DE CV.

¿QUÉ ES EL PROCESO DE COMPRAS?

El proceso de compras es la secuencia de fases y actividades que transforman, por medio de los recursos disponibles de la organización, una solicitud de un bien o servicio realizada por un departamento en la provisión del bien o la prestación del servicio solicitado por parte del proveedor.

La gestión eficaz del proceso de compras sería aquella capaz de incorporar en cada fase un valor añadido como las mejores condiciones de calidad y precio, rapidez, comodidad y simplicidad para todos los participantes en el mismo, además por su puesto, del cumplimiento del procedimiento legalmente establecido.

Entre las características del proceso de gestión de compras cabe destacar que:

• Es un proceso universal. Todas las entidades de cualquier ámbito territorial (local, regional, estatal o supraestatal) deben satisfacer sus necesidades internas de bienes y servicios.

• Es un proceso complejo. En el proceso de gestión de compras participan casi todos los servicios verticales y transversales de la entidad. De ahí la necesidad de poner en marcha mecanismos de organización, coordinación, análisis y simplificación del proceso de compras.

• Es un proceso dinámico. Las entidades públicas y privadas deben satisfacer nuevas demandas y expectativas sociales. Para ello, se acude a la contratación de bienes y servicios en el mercado. El proceso de compras es un área dinámica debido a que de su capacidad de adaptación depende el control del gasto, la calidad y los plazos de la prestación de los servicios, los resultados de la organización y, en definitiva, la satisfacción de las necesidades y las expectativas de los clientes de la Administración en cada momento.

¿CÓMO FUNICIONA EL PROCESO DE COMPRAS?

El proceso de compras se inicia mediante una solicitud de un departamento o unidad interesada en la provisión de un bien o un servicio. Este departamento es quién conoce las necesidades y/o las expectativas respecto al producto o servicio de los clientes internos en la organización y quién debe satisfacerlas.

La solicitud es estudiada y canalizada por el departamento responsable de las compras. Esta unidad es quién desarrolla una solución para satisfacer esa necesidad de un bien o un servicio, busca potenciales proveedores y contribuye a la selección de la mejor oferta.

El proceso de compras concluye con la entrega del bien o el servicio por el proveedor y la satisfacción de la necesidad del departamento que inició el proceso. En lógica correspondencia, la Administración efectúa el pago del precio convenido al proveedor.

¿QUIÉN INTERVIENE EN EL PROCESO DE COMPRAS?

Como ya he comentado el proceso de compras es un proceso complejo, ya que, participan casi todos los servicios verticales y transversales de la entidad, es decir, en las compras, siempre hay una pluralidad de partes implicadas en el mismo. Para identificar a dichas partes les he asignado la siguiente denominación:

➢ El que necesita un bien o un servicio.

➢ El especialista en compras. Su misión no sólo es cumplir el procedimiento establecido para comprar, sino satisfacer de una forma rápida, cómoda y sencilla las necesidades que otros departamentos de la organización pueden tener de bienes y servicios.

➢ El que controla económicamente el proceso.

➢ El que decide, (contratación).

➢ El proveedor (Empresas).

Éste es uno de los procesos más álgidos en cuanto a su aplicación por la cantidad de intereses que entran en juego, sobre todo los de tipo monetario, por lo que se requiere que la alta dirección esté muy pendiente de este proceso.

La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final. Es decir, dependiendo del rol que desempeñe el producto a comprar dentro del bien que elabora la empresa, así de importante será el control que debemos ejercer tanto del proveedor como del producto a comprar.

También se plantea el de asegurarnos "que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados" esto es apenas lógico si queremos garantizarle al cliente que el producto elaborado por nuestra organización colmará sus expectativas (por ejemplo en cuanto a su funcionamiento).

Una vez explicado en forma teórica el proceso de compras, vamos a analizar mediante una investigación de campo el cómo se realizan las compras organizacionales dentro de una empresa. Para ello hemos elegido la empresa de giro alimenticio SUKARNE SA DE CV. En forma breve conoceremos más de esta compañía para posteriormente profundizar en el proceso que nos atañe.

SUKARNE SA DE CV es una empresa dedicada a la ganadería integral mediante procesos industrializados ganadería integral porque incluye los procesos de Engorda, Planta de Alimentos, Sacrificio, Deshuese, Valor Agregado, Logística y Comercialización. Pertenece al grupo VIZ del que también forman parte Renpro y Sukuero.

Historia.

1969: Familia Vizcarra inicia la comercialización de ganado bovino en Culiacán.

1972: Se inician los procesos de Engorda y Sacrificio, y con ello la producción de carne de res en Canal (Planta Culiacán).

1982: Bajo la dirección de Jesús Vizcarra Calderón inicia una integración de los procesos industriales: (Engorda, Planta de Alimentos, Sacrificio y Deshuese (TIF).

1985: Se dió inicio al proceso de expansión del mercado al Norte y Noroeste del país.

1986: Inicia Operaciones la unidad de negocio de Rendimientos Proteícos (RENPRO) en Culiacán, Sin.

1988: RENPRO inicia operaciones en Tijuana, BCN.

Inicio de operaciones en la planta industrial Mexicali.

1992: Se introduce la primer marca comercial de res en el mercado Mexicano a través de la alianza con Comercial Mexicana.

1993: Asociación con FOCIR (Fondo de Inversión en México) y Desarrollo profesional de Accionistas, Consejo y Alta Dirección.

1995: Certificaciones HACCP, USDA e Inicio de Exportación de Carne empacada al alto vacío a Estados Unidos. Inicia operaciones Vizcattle.

1997: Se adquiere la planta industrial Monterrey.

1997: Fondos de USA (Baring Private Equity Partners y Darby Overseas Investments) adquieren 25% de las acciones de Gpo. VIZ y se incorporan nuevos accionistas independientes.

1999: Certificación ISO 9002-1994

2000: Se apertura SuKuero en la ciudad de León, Guanajuato

2004: Certificación ISO 9001-2000

2004: Inicia la comercialización de Pollo y Cerdo. Inicia la exportación a Japón.

2005: Inicio de operaciones de la 4ta. planta en Michoacán “Ganadería Integral Monarca”.

2006: SuKarne recibe el Distintivo ESR por el Centro Mexicano para la Filantropía, A.C. (Cemefi) y la Alianza para la Responsabilidad Social Empresarial (AliaRSE)

2007: Inicia la exportación a Corea.

Misión.

Ser líderes reconocidos en producción y comercialización de productos cárnicos en México y convertirnos en los mejores proveedores del Mundo.

Ser la plataforma de innovación, especialización y crecimiento cualitativo que atraiga y desarrolle a los mejores colaboradores, clientes y proveedores, logrando una ganancia mutua.

Filosofía operativa.

1. Austeridad en los Negocios.

2. Reducir Costos, Optimizar Resultados.

3. Énfasis en la Calidad de los Procesos y Productos.

4. Protección de los Activos.

5. Operación de Juntas.

6. Análisis y Solución de Problemas y Aprovechamiento de Oportunidades.

7. Desagregar los Problemas en sus Partes y Atacarlos de Raíz.

8. Mentalidad de Soluciones y Cero Defectos desde la Primera Vez.

9. Soluciones de Aquí y Ahora con los Recursos Disponibles.

10. Cumplimiento de la Legislación.

11. Respeto a Costumbres y Leyes Locales

Esta sección en específico los primeros 6 puntos son de especial importancia para el departamento de compras, pues evidentemente debe cuidar que sus compras se realicen al más bajo costo posible y con los requisitos de calidad obligados.

Compras en SUKARNE SA DE CV

El proceso de compras inicia con una solicitud por parte del responsable del departamento que requiere el bien o servicio, ésta se envía como una requisición donde se especifican los atributos del producto deseado y el motivo de la necesidad al responsable del departamento de compras. Para llevar un control sobre el proceso se expide un folio único que a su vez identificará a la orden de compra.

El solicitante también puede hacer recomendaciones de posibles proveedores.

En el siguiente paso el comprador dará seguimiento al folio, contactando o buscando proveedores para hacer cotizaciones mediante la comparación de los diferentes precios; regularmente el comprador se inclina por el precio más bajo, sin embargo influirán también aspectos como la calidad, el tiempo de entrega, si ésta se llevará a cabo en la empresa o en el domicilio del proveedor, las facilidades de negociación, si el proveedor maneja líneas de crédito entre otros, las garantías de funcionamiento y/o devolución así como cualquier clase de servicios adicionales.

También se realizan pruebas de funcionamiento del producto.

En resumen podemos identificar los siguientes criterios que cobrarán importancia dependiendo de lo que se vaya a comprar:

❖ Oportunidad de entrega de los productos solicitados

❖ Precios

❖ Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o el lugar establecido por nosotros)

❖ Cantidad de productos de acuerdo a nuestra solicitud

❖ Marca o especificaciones solicitada por nosotros

❖ Estabilidad financiera

❖ Credibilidad en el mercado

❖ Información oportuna acerca de nuestro pedido

❖ Respaldo de garantía en caso de existir no conformidades en los productos solicitados.

Después de hacer la cotización y elegir al proveedor mediante los criterios antes mencionados, se hace una orden de compra con el folio correspondiente, la orden debe estar autorizada por el jefe de compras, en acuerdo con el solicitante y aprobada por el gerente administrativo; este último puede rechazar o liberar las órdenes.

Cuando una orden de compra es liberada, se envía al proveedor para que inicie los trámites de la entrega del producto, es aquí donde se realiza la compra. El proveedor fija una fecha de entrega y se acuerda la forma de pago; el tiempo de entrega corre a partir de que se realiza la colocación de la orden.

Una vez entregado el bien o realizado el servicio, el proveedor recibe el pago, para ello se requiere la factura y la orden de compra con el folio coincidente.

Esta secuencia de pasos es en forma general el proceso de compras, pero durante la operación existen aspectos que representan variantes como enumeraremos a continuación:

Variantes dentro del proceso.

Cuando se le compra por primera vez a un proveedor la empresa tiene que darlo de alta en su sistema de pagos, para lo que requiere datos generales de la empresa como el RFC, la razón social, si la empresa compradora será sujeta a retención (pago de impuestos como ISR, IVA o algún otro).

Los datos bancarios en los que se incluyen el banco, el no. de cuenta, la sucursal y el titular de la cuenta.

De forma similar cuando la empresa, que compra desea abrir una línea de crédito con un nuevo proveedor, también debe cumplir con los requisitos establecidos por la organización que vende, en los que figuran los datos generales, referencias bancarias y referencias comerciales.

Como se ha mencionado, los proveedores envían su cotización para que sean evaluadas por el comprador, sin embargo SUKARNE SA DE CV forma parte de un corporativo y para la compra de productos como el empaque que son a gran escala y se realizan compras constantes, existen contratos a nivel corporativo con uno o dos proveedores: en estos casos no es necesaria al cotización sólo se envía la orden de compra.

Algunos beneficios de este tipo de contratos es la parcial fijación de los precios y el aseguramiento de la provisión, así como descuentos por volumen, por su parte el proveedor asegura grandes volúmenes de venta.

Otra modalidad para elegir proveedores, es la realización de concursos semestrales para determinados materiales, en estos concursos se solicita a varios proveedores por lo general son 4 ó 5, que envíen la cotización de toda su línea de productos, que establezcan el tiempo de entrega y el plazo del crédito, así como el tiempo en que se respetarán los precios. La mejor oferta gana el concurso y éste es respetado por los 6 meses subsiguientes. En caso de que no sea posible hacer la compra con el proveedor del 1er lugar por alguna circunstancia particular, se sigue con el segundo puesto y así sucesivamente.

En ocasiones surgen problemas como el cambio de precio después de que una orden ha sido liberada, lo cual puede deberse a distintos motivos como el incremento en la materia prima, trabajos no presupuestados, entre otros, cuando esto ocurre, no se realiza el pago hasta que la orden es recotizada y necesita la firma de quien solicitó el producto y la firma del gerente administrativo avalando el cambio, si éste es justificado.

El control del proceso.

Como se ha dicho el gerente administrativo controla las transacciones aprobando o rechazando las órdenes que no cumplen con criterios como un precio coherente o una verdadera necesidad para la compañía.

El proceso no se lleva a cabo sin documentación escrita y formal (órdenes de compra y facturas autorizadas)

El departamento de compras tiene un límite monetario, cuando una compra excede cierto rango ésta debe ser aprobada desde le corporativo con sede en Culiacán.

El sistema de compras guarda toda la información y es la base para futuras auditorías.

Se lleva un reporte semanal de todas las compras que se realizan, con comentarios buenos y malos a resaltar por parte del equipo de compras.

Se realizan cuadros comparativos de los proveedores donde se describe si cumplen o no con los requisitos y qué volumen se le está comprando; estos se hacen mensualmente.

El control es de especial importancia pues el proceso de compras es uno de los más vulnerables dentro de la organización en cuanto al manejo inadecuado debido a las transacciones monetarias que en el se efectúan y los intereses que entran en juego, se requiere que las personas que participan directamente en el, sean personas honestas y de buena reputación dentro de la organización; Igualmente debe quedar claro las responsabilidades y autoridades dentro de todo el proceso; es necesario que aquellas áreas como producción y almacén participen activamente en la definición de los requisitos.

La orden de compra.

La orden de compra es el documento formal que detona la adquisición de un bien o servicio por parte de una organización. Ésta es emitida por el jefe de compras o por los demás integrantes del equipo como pueden ser los auxiliares de compras, hay un sistema predeterminado en la empresa para ese propósito.

Las partes que conforma una orden de compra (véase la orden de compra anexada al final) son:

En la parte superior los datos de la empresa (razón social y logotipo) y teléfono de contacto.

Parte superior izquierda, el número de folio y la fecha de emisión (puede o no ser diferente de la fecha de colocación1)

Enseguida hacia abajo, proveedor y solicitante.

En el cuerpo de la orden se describe la compra mediante una tabla en la que se incluye la cantidad, el producto, la cuenta de gasto, número de cargo (departamento solicitante), participación y costo unitario.

Esta información deriva en un subtotal que es la cantidad del producto por su costo unitario.

En seguida se agrega el IVA concluyendo con un total a pagar.

En la sección observaciones, el solicitante describe la necesidad o hace especificaciones adicionales como un tiempo de entrega requerido etc.

Día de revisión, es el horario en el que el proveedor puede presentarse con la factura y orden al departamento de pagos al haber entregado el bien.

Vías de contacto de las personas a cargo de las compras.

Finalmente en la parte baja de la hoja, se le da validez a la orden mediante la autorización de la jefatura de compras y del gerente administrativo.

CONCLUSIÓN

Al realizar el trabajo de cómo se lleva a cabo un proceso de compra y hacer la investigación de campo dentro de la organización SUKARNE S.A. de C.V nos deja una muy buena experiencia, pues nos explicaron detalladamente cuales son los procedimientos y lineamientos que sus encargados de realizar las compras tienen que seguir, así mismo nos dimos cuenta que el proceso de una compra debe estar bien controlado, ellos utilizan los folios para identificar cada orden de compra previamente autorizada.

Contrario de lo que la gente normalmente cree, al hacer una compra no solo hay que fijarnos en que el costo del producto que se comprara sea bajo, también hay que analizar la calidad del mismo y si cumple con nuestras necesidades, recordemos que de igual manera que SUKARNE es un proveedor también es un consumidor pues las organizaciones requieren materia prima para realizar sus productos.

[pic]

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1. La fecha de colocación es la fecha en la que la orden de compra es entregada al proveedor, para que se efectúe la compra.