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Sistema De Archivo

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Ensa05 23 mayo 2011

Palabras: 1912 | Páginas: 8

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la actualidad, la tarea de archivar y recuperar información resulta más fácil con el uso de programas de computadoras adaptables a los asuntos de oficina.

El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto en ella se realizan innumerables operaciones, las cuales deben estar respaldadas por alguna constancia escrita que describe los acuerdos. Estas constancias recuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros.

Con frecuencia es necesario referirse a operaciones realizadas en el pasado y sobre las cuales debe conservarse información en los archivos. Si no hay un medio adecuado para ordenar y guardar dicha información, no será fácil, y a veces será imposible, conseguirla en el momento preciso que se necesita. Además, si los documentos no se cuidan y protegen, pueden perderse o deteriorarse.

Importancia del archivo:

La organización y funcionamiento de los servicios de archivo, en cualquier organismo, deben establecerse con el fin de:

• Satisfacer de la mejor manera las exigencias de las restantes oficinas y servicios de la empresa.

• Construir un centro activo de información y documentación.

• Construir un centro de promoción de trabajo.

• Asegurar una perfecta conservación de los documentos a él confiados.

En la oficina deben archivarse todos los documentos de valor, teniendo en cuenta las relaciones comerciales y las obligaciones que impone la ley. De este modo, podemos decir que el archivo conserva los datos importantes acerca de los productos, clientes, empleados, finanzas de una empresa, ya que todas las informaciones que se puedan necesitar en cualquier momento se encuentran en él.

Clasificación de sistemas de archivos:

A. Alfabético: a) Por medio de nombres

b) Sistema geográfico

c) De acuerdo al asunto

d) Ordenación cronológica

B. Numérico: a) Siguiendo un orden numérico consecutivo

b) De acuerdo a la cifra terminal

• Sistema alfabético:

Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. La desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.

• Sistema por asunto o temas:

Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un método muy útil. Los archivos por temas son útiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de diversos asuntos.

• Sistema numérico:

En el sistema numérico de archivar se le asigna a cada individuo, firma o asunto un número, y todos los documentos se archivan por ese número dentro de la correspondiente carpeta individual.

Clasificación de los archivos:

• Archivos departamentales:

Son los archivos de los Departamentos de una empresa u oficina; varían de acuerdo a la información que contienen, dedicándose especialmente al Departamento.

• Archivos centrales:

Algunas empresas consideran ventajoso el establecimiento de un archivo central ya que disponen de un personal especializado, economizando espacio y equipo. En este archivo se conservan documentos generales, así como también copias de interés para todos los departamentos, mientras que los originales están en el archivo del departamento que los originó.

Reglas básicas para archivar y clasificar:

Para organizar documentos no basta conocer el alfabeto; saber cómo colocar los nombres en orden alfabético es solamente el primer paso. En archivo hay varias reglas que indican, exactamente, como deben ir ordenados los nombres de individuos, organizaciones y empresas comerciales.

El Sistema de Archivo Alfabético llama unidad de archivo a cada palabra, apellido, letra inicial o abreviatura que forma parte de un nombre de una persona o entidad.

El sistema de archivar por asunto se usa cuando lo tratado (asunto) en la carta o documento es más importante que el nombre o la dirección del individuo o sociedad. Los asuntos pueden ordenarse alfabética o numéricamente.

El sistema numérico se considera un sistema indirecto de archivar porque hay necesidad de referirse a un archivo de tarjetas para buscar el número que ha sido asignado al individuo, firma o asunto antes de poder archivar o localizar la correspondencia.

Procedimientos básicos de archivo:

Para cumplir con el archivo de la correspondencia será necesario respetar las siguientes secuencias:

• Inspeccionar:

Revisión cuidadosa de cada documento destinado al archivo; consiste en asegurarse que el documento ha sido autorizado para ser archivado, mediante una pequeña firma en la parte superior del mismo.

• Clasificar:

Consiste en determinar el nombre bajo el cual se va archivar:

- Número del membrete

- Nombre del que firma

- Persona o asunto mencionado en la carta

- Localidad de donde procede la carta

• Marcar:

Es el procedimiento por el cual se indica el título bajo el cual se archivará la correspondencia.

• Distribuir:

Es la separación preliminar de los papeles, de acuerdo con la primera letra del nombre, subrayado o escrito durante el procedimiento de marcar.

• Archivar:

Consiste en colocar los documentos en las carpetas respectivas de acuerdo con un plan determinado.

Factores que influyen en la selección del sistema de archivo:

Para decidir cuál sistema de archivo instalar, o si es conveniente combinar algunos de ellos, se deben tomar en cuenta los siguientes criterios:

- Clases de documentos que se archivarán

- Frecuencia con que se consultarán

- Cantidad de usuarios del archivo

- Cantidad de documentos recibidos y procesados en un período

- Forma en que son solicitados los documentos

- Método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz

- Plan de transferencia que se utilizará

- Plan de organización que tendrán los archivos

Conclusión

El archivo, es un sistema múltiple y variado cuya utilidad es, especialmente, para guardar papeles o documentos.

Hoy en día, el archivo es de vital importancia ya que de este modo todas las informaciones que se puedan necesitar en cualquier momento se encuentran en él.

Además, el funcionamiento de los servicios de archivo deben establecerse con el fin de satisfacer las exigencias en las oficinas, constituir un centro de información, documentación y centro de promoción de trabajo asegurando la perfecta conservación de los datos.

Este, puede ser clasificado de forma alfabética, cuya documentación se agrupa alrededor de los nombres de personas, de tal manera que cada expediente se ordena en riguroso orden alfabético de los nombres de individuos o instituciones; o de forma numérica en el que se le asigna a cada individuo, firma o asunto un número.

A su vez, los archivos son clasificados en dos maneras: en archivos departamentales que varían de acuerdo a la información que contienen, dedicándose especialmente a un departamento y en archivos centrales en el que se conservan documentos generales, así como también copias de interés.

Para archivar y clasificar los archivos, deben tomarse en cuenta una serie de reglas que indican, exactamente, como deben ir ordenados los datos dependiendo del tipo de sistema de archivo y para cumplir con el archivo de la correspondencia será necesario respetar las secuencias de inspeccionar, clasificar, marcar, distribuir y archivar.

Para decidir cuál debe ser el sistema de archivo a instalar se deben tomar en cuenta las clases de documentos que se archivarán, su frecuencia de consulta, cantidad de usuarios, de documentos recibidos y procesados en un período, forma en que son solicitados, el método de control y seguimiento de documentos, plan de transferencia que se utilizará y de organización.

En la oficina, finalmente, deben archivarse todos los documentos de valor, teniendo en cuenta las relaciones comerciales y las obligaciones que impone la ley para tener de esta forma, el respaldo necesario, en caso de requerir algún tipo de dato o información comercial dentro de la empresa.