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Sistema De Control De Inventario

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: mondoro 09 junio 2011

Palabras: 34221 | Páginas: 137

...

versidad Nacional Experimental de los Llanos

Centrales “Rómulo Gallegos”

Área de Ciencias Económicas

Ciudadanos: Miembros del Consejo Técnico Asesor

de Trabajo Final de Grado.

Su Despacho.-

Por la presente hago constar que he leído el proyecto de Trabajo Final de Grado, presentado por las Bachilleres GOMEZ, MORELIA y SILVA INGRID, portadoras de la Cédula de Identidad Nros. V- 8.782.004 y V-10.672.799; para optar al Grado de Licenciadas en Contaduría Pública, cuyo título es PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INVENTARIO PARA OPTIMIZAR EL CONTROL DE EXISTENCIA EN LA FARMACIA CENTRAL DEL HOSPITAL GENERAL “DR. ISRAEL RANUAREZ BALZA” DE SAN JUAN DE LOS MORROS ESTADO GUARICO; y que acepto asesorarlas en calidad de Tutor, durante la etapa del desarrollo del Trabajo hasta su presentación y evaluación.

En la ciudad de San Juan de los Morros, a los 02 días del mes de Marzo de 2006.

_______________________

Licda. (Msc.) Lidimar Escobar

C. I. V- 10.669.914

DEDICATORIA

A Dios y a todos los Santos a quienes me encomendé con fe.

A mis padres: Dionisia y Asunción, quienes me infundieron amor, humildad y respeto. Que desde el cielo guíen mi transitar por la vida.

A mis hijos: Ricardo, Leonardo, Natali, Omar Jesús y Omar David, tesoros hermoso que Dios me dio, fuentes de inspiración y motivación; razón de mi ser y sentido de mi vida. Que esta meta alcanzada, sirva de ejemplo para su superación con la esperanza de que vivan un mundo mejor; y que este logro les sirva de ejemplo.

A mi Valeria, con tu llegada aprendí que muchas cosas dependen de la forma en que dirigimos nuestras energías y el significado positivo de la vida al caminar en una sola dirección por nuestro bien, por el de los demás y por el mundo. Tus manitos me comprenden, me hablan, me tocan, me llenan de ternura. ¡No dejes de abrazarme cada segundo!

A ti Omar, por enseñarme que una gota de agua puede horadar la roca, puede destruir un edificio, como también alimentar las raíces que convertirán las semillas en un majestuoso árbol.

A mis hermanos por sus principios, determinación y su incesante aliento en todo momento.

A mis sobrinos, por sus ejemplos, estimulo y apoyo.

Morelia Gómez

AGRADECIMIENTOS

A Dios Todopoderoso, creador de mi vida; gracias por permitirme construir en este mundo y hacer realidad mi sueño.

A mis Santos, por escuchar mis oraciones.

A mis padres, quienes me dieron la vida; que desde el cielo aplaudan y bendigan este momento. ¡Los extraño!

A Ricardo, Leonardo y Omar Jesús, por su apoyo, estimulo y comprensión. Ustedes tienen su granito en este logro.

A ti Omar, por permitirme soñar y crecer a tu lado, espero te sientas muy orgulloso.

A mis hermanos, por sus constantes muestras de apoyo y comprensión.

A ti Negra, por ser parte importante de mi sueño y comienzo de esta realidad, por ser guía y redoblar mis esfuerzos y por creer en mi.

A mis sobrinos, por el apoyo en medio de los procesos que aquí tuvieron lugar.

A Beysimar, por estar cerca de mi en todo momento, incluso en el aula de clases, me enseñaste que lo que nos proponemos lo podemos lograr, porque todo depende de nosotros; y por permitirme soñar y hacer realidad este sueño.

A Lidimar, mi Tutora, por tu compañía, enseñanza y estimulo para crecer intelectualmente.

A Ailebys, por tu apoyo y sabios consejos, por recibirme en tu hogar en momentos difíciles.

A mis Profesores: Manuel Tenería, Nelson Ascanio y Elías Quijada, GCarlos Duarte por su colaboración, buena voluntad, enseñanza y ejemplo de profesionalismo.

A todas aquellas personas que de una u otra manera contribuyeron a hacer realidad este sueño.

A TODOS GRACIAS.....................

Morelia Gómez

“Agradecer y Dedicar” son palabras que unen al cielo y la tierra y están llenas de fuerza vital, tienen poder de tocar y despertar ese sentimiento que radica en el ser humano.

Quien sabe como agradecer y dedicar a la inteligencia de los cielos, haya dirección hacia su meta como una luz que ilumina el verdadero conocimiento y nos da capacidad de comprender el significado de la vida.

Es por eso que, “Agradezco y Dedico” a quienes me acompañaron a soñar, a quienes soñaron conmigo y a quienes lo hicieron realidad.-

Morelia Gómez

DEDICATORIA

Gracias a mi Dios Todopoderoso que nunca me ha abandonado, guiándome siempre en la búsqueda de las metas que me he propuesto.

A mi Madre Fulgencia Silva, por ser ejemplo de mi conducta y superación.

A mis hijos, Yubreska Katherina, José Manuel, y Greidy Paola, por ser ellos la razón de mi vida. Que sirva de ejemplo en sus brillantes conductas de estímulos generadores de progreso.

A mis hermanos por sus principios, determinación y su incesante aliento en todo momento.

Ingrid Silva

AGRADECIMIENTOS

Está dirigido a todas aquellas personas que de una forma u otra estuvieron presentes durante mi carrera:

Mi especial agradecimiento al Lcdo. (Msc.) Jesús Loreto y a la Señora Carmen M. Romero, quienes me ayudaron en todo momento.

A mi Tutora, Licda. (Msc.) Lidimar Escobar por su constante preocupación y estimulo para la culminación de ésta meta.

A la Licda. (Msc.) Beysimar Escobar, por su estimulo y grandes condiciones humanas, morales e intelectuales.

A mi amiga Morelia Gómez, que con sus sabios concejos fueron más llevaderos los momentos difíciles.

A mis compañeros de estudio: Salvador, Carmen y Erika, que siempre me brindaron su amistad y colaboración el los momentos más difíciles.

A mis compañeros de trabajo en especial a Isabel, Vileibi y Elimer.

A todo el personal docente y administrativo de la Universidad Experimental “Rómulo Gallegos, por su valiosa colaboración.

“Mil Gracias a Todos”

Ingrid Silva

INDICE GENERAL

Pág.

LISTA DE CUADROS................................................................................................xi

LISTA DE GRAFICOS..............................................................................................xii

RESUMEN..................................................................................................................xii

INTRODUCCION........................................................................................................1

CAPITULO

I EL PROBLEMA..............................................................................4 Planteamiento.........................................................................................4

Objetivos de la Investigación.................................................................8

Objetivo General.........................................................................8

Objetivos Específicos..................................................................8

Justificación de la Investigación............................................................9

Alcances y Limitaciones.....................................................................10

II MARCO TEORICO.............................................................................12

Antecedentes de la Institución.............................................................12

Antecedentes de la Investigación....................................................13 Bases Teóricas......................................................................................17

Bases Legales.......................................................................................55

Operacionalización de la Variables.....................................................39

III MARCO METODOLÓGICO..............................................................41

Tipo de Investigación………………...………………………………41

Población..............................................................................................42

Muestra……....................……………………………...…………......43

Técnica de Recolección de Datos........................................................44

Instrumento de Recolección de Datos..................................................44

Validez y Confiabilidad.......................................................................45

Validez.....................................................................................45

Confiabilidad............................................................................46

Técnica de Análisis de Datos...............................................................47

Fases de la Investigación......................................................................48

IV DIAGNOSTICO QUE SUSTENTA LA PROPUESTA...............:.....50

Análisis de los Resultados....................................................................50

V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES..................................55

Conclusiones........................................................................................55

Recomendaciones.................................................................................56

VI LA PROPUESTA.................................................................................60

Presentación de la Propuesta................................................................60

Justificación de la Propuesta................................................................60

Fundamentación de la Propuesta..........................................................61

Objetivos de la Propuesta.....................................................................62

Estructura de la Propuesta....................................................................63

Administración de la Propuesta...........................................................68

Factibilidad de la Propuesta.................................................................69

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS........................................................................70

ANEXOS.................................................................................................................... 74

A CUESTIONARIO................................................................................75

B MATRIZ VALIDACION INSTRUMENTO.......................................79

C COEFICENTE ALFA DE CRONBACH............................................82

D GLOSARIO DE TERMINOS..............................................................84

LISTA DE CUADROS

CUADRO Pp.

1. Operacionalización de Variables.........................................................40

2. Población Objeto de Estudio...............................................................43

3. Distribución de Frecuencia y Porcentaje en relación con la Variable Sistema de Inventarios……………………………………………….50

4. Distribución de Frecuencia y Porcentaje en relación con la Variable Controles Contables………………………………………………….52

5. Distribución de Frecuencia y Porcentaje en relación con la Variable Necesidad……………………………………………………………53

6. Distribución de Frecuencia y Porcentaje en relación con la Variable Factibilidad………….………………………………….………..….54

7. Distribución de Frecuencia y Porcentaje en relación con la Variable Control de Existencias..…………………………….……………….55

8. Formato para Recepción de Medicinas e Insumos…… …………….65

9. Formato de Requisición y Despacho de Medicinas e Insumos……...66

10. Tarjeta de Inventario Permanente…………………………………...67

11. Inventario General de Farmacia……………………………………..68

12. Cuestionario...……………………………………………………….77

13. Formato para Validar el Instrumento……………………………….80

14. Cálculo Coeficiente de Cronbach…………………………………..82

LISTA DE GRAFICOS

GRAFICO Pp.

1. Distribución de Frecuencia y Porcentaje en relación con la Variable Sistema de Inventarios……………………………………………….51

2. Distribución de Frecuencia y Porcentaje en relación con la Variable Controles Contables………………………………………………….52

3. Distribución de Frecuencia y Porcentaje en relación con la Variable Necesidad……………………………………………………………53

4. Distribución de Frecuencia y Porcentaje en relación con la Variable Factibilidad………….………………………………….………..….54

5. Distribución de Frecuencia y Porcentaje en relación con la Variable Control de Existencias..…………………………….……………….55

6. Elementos Básicos del Control de Inventario……………………….63

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS CENTRALES

“RÓMULO GALLEGOS”

VICERRECTORADO ACADÉMICO

ÁREA DE CIENCIAS ECONÓMICAS

PROGRAMA DE CONTADURIA

PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INVENTARIO PARA OPTIMIZAR EL CONTROL DE EXISTENCIA EN LA FARMACIA CENTRAL DEL HOSPITAL GENERAL “DR. ISRAEL RANUAREZ BALZA” DE

SAN JUAN DE LOS MORROS, ESTADO GUARICO

Autoras: Gómez, Morelia

Silva, Ingrid

Tutor: Lcda. (Msc.) Lidimar Escobar.

Fecha: Julio 2007

RESUMEN

El objetivo de ésta investigación fue proponer un Sistema de Inventario para Optimizar el Control de Existencia en la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza en San Juan de los Morros, Estado Guárico. Esta ubicada dentro de la modalidad de Proyecto Factible, con apoyo en una investigación de campo y revisión bibliográfica; además es de carácter descriptiva. La población estuvo conformada por 11 personas trabajadoras de la institución objeto de estudio. La muestra considerada fue la misma población. Las técnicas de recolección de datos empleadas fueron: la entrevista y la observación documental; y se aplicó como instrumentos el cuestionario La validez de contenido del instrumento se determinó por el criterio de juicio de expertos. La confiabilidad se determinó a través de una prueba piloto, mediante el coeficiente de consistencia interna Alfa de Cronbach, dando como resultado 0,99. En el análisis de datos se utilizó la estadística descriptiva, mediante cuadro de distribución de frecuencia. Se concluye que no existe un Sistema de Inventario acorde con las necesidades requeridas en el Hospital, ya que el control de existencias se realiza de una manera manual, lo cual trae consigo retrasos en los registros repercutiendo en la prestación del servicio. Por lo que se recomienda implementar un sistema de inventarios actualizado, incorporando los avances tecnológicos, a fin de facilitar a la Farmacia y por ende al Hospital las entradas y salidas de medicamentos, agilizando de éste modo el proceso para mejorar la calidad del servicio, permitiendo cubrir las necesidades a las personas beneficiarias de tan importante asistencia.

Palabras Claves: Sistema, Inventario, Control, Control de Inventario.

INTRODUCCIÓN

Como fundamento estratégico en la última década, se hace necesario ordenar y evaluar las acciones de los principales actores sociales y por ende sus resultados, producto de la gestión realizada. Todo ello en razón de consolidar una nueva economía de producción que permita sustentar, con la generación de riqueza una sana economía de consumo y de servicio que en lo axiológico respalde su razón de ser, lo cual es el mejoramiento en la calidad de vida del hombre.

Cabe destacar la importancia que a través de la historia, ha tenido la Contabilidad General, ya que se ha considerado, como una disciplina caracterizada por una serie de estímulos y respuestas; cuyo objetivo primordial es registrar, controlar de una manera cronológica, adecuada y sistemática la información sobre las variaciones significativas de las organizaciones, así como también, estudiar las causas que han originado dichas variaciones, con el fin de aplicar los correctivos necesarios y realizar una planificación adecuada.

En la actualidad, el uso de nuevas tecnologías en la información ha traído consigo una autentica revolución en los modelos de producción, distribución y consumo de bienes y servicios. Pues, el impacto de ésta revolución se ha hecho presente en el ámbito competitivo de los mercados, y está estrechamente vinculada a la formación de recursos humanos altamente competitivos, capaces de enfrentar las exigencias de una economía cambiante. Es por ello, que el Contador Público debe estar en constante actualización para adaptarse a las exigencias de sus clientes, a través de la utilización de nuevas técnicas como por ejemplo los Sistemas de Inventarios.

Hoy día, las organizaciones, han contribuido a demostrar, que los almacenes y el control de inventario de mercancías, representan los aspectos que deben estar mejor orientados, ya que resulta importante mantener un apropiado proceso de control que permita mantener cierta disponibilidad de materiales y componentes, a fin de garantizar un nivel de operación óptimo.

Siendo las cosas así, resulta conveniente saber la realidad de lo que ocurre en la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros , Estado Guárico; y hacer una evaluación del Control del Inventario utilizado, para así tener precisión en las entradas y salidas de los medicamentos y de cuanto es la existencia dentro de la misma; así como también el sistema utilizado para el conteo de éstos y saber si se realizan inventarios físicos periódicamente, a fin de identificar dónde están las fallas y aplicar los correctivos necesarios; además de vigilar el cumplimiento de las normas y los procedimientos contables vigentes en Venezuela, y de igual forma verificar que las medicinas lleguen a todos los departamentos del hospital.

Es ésta la razón principal que motiva a realizar una investigación orientada a Proponer un Sistema de Inventarios para optimizar el Control de Existencias en la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros, Estado Guárico, la cual se llevó a cabo seguidamente, a través del desarrollo de seis capítulos, representados de la siguiente manera:

El primer capítulo titulado “El Problema”, presenta el planteamiento de la problemática objeto de estudio, a partir de allí surgen los objetivos específicos que constituyen el segundo punto tratado en éste capítulo, conjuntamente con el objetivo general. Otro punto abordado en el Capítulo I, es la justificación de la investigación, donde se explican los motivos del presente estudio, sus aportes y sus beneficios; en éste capitulo se determinan también, los alcances y sus limitaciones.

El segundo capítulo, denominado “Marco Teórico” establece los antecedentes de la investigación, las bases teóricas del tema, las bases legales sobre las que se fundamenta, haciendo un análisis de las mismas. En éste capítulo también se operacionalizan las variables, así como también se presenta el cronograma de actividades realizadas.

El Capítulo III, denominado “Marco Metodológico” contiene la metodología sobre la cual se desarrolla la investigación, al respecto se describe el tipo de investigación, se hace referencia a los instrumentos de recolección de datos y las técnicas de análisis practicado, obteniendo la respectiva validación del instrumento.

El Capítulo IV, denominado “Diagnóstico que Sustenta la Propuesta”, está formado por el análisis e interpretación de resultados.

El Capítulo V, contiene las conclusiones a las que llegan las autoras al finalizar la investigación y las recomendaciones que consideran necesarias para ejecutar la propuesta.

Luego el Capítulo VI, denominado la “Propuesta”, está compuesto por la presentación de la propuesta, justificación, objetivos, fundamentación, estructura, administración y factibilidad. Finalmente, se enumeran las referencias bibliográficas que sirvieron de base para el desarrollo de la investigación.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

La dinámica de cambio que viene ocurriendo en todos los sectores de la vida nacional, obliga a profundas reflexiones con miras a obtener los mejores y mayores beneficios en cada una de las acciones a desarrollar. Con la finalidad de que las organizaciones logren sus objetivos, éstas deben considerar las funciones para las cuales fueron creadas, ya sea una empresa pública o privada.

Con respecto a la Administración Pública, ésta tiene que concebirse como un sistema que prevea, coordine, controle, dirija el proceso que hará frente a las necesidades del colectivo; ya que va a permitir que determinados recursos, frente a determinadas demandas sociales, se conviertan en resultados concretos, condicionados por los fines de la sociedad.

En Venezuela, las empresas públicas requieren de principios éticos acordes con los nuevos cambios y transformaciones, las deficiencias en los sectores públicos como salud, educación, seguridad y otros; deben ser prioridades de los gobiernos nacionales, regionales y municipales. Con respecto al sector salud, no es secreto para nadie, que en la mayoría de los centros encargados de prestar asistencia médica, se presentan a diario múltiples problemas que ameritan ser solventados mediante la aplicación de instrumentos o métodos atendiendo a circunstancias reales.

Es importante resaltar, que grandes sectores de la población dependen de los hospitales públicos y de otras organizaciones sociales dedicadas a la atención de los más desfavorecidos de la sociedad, en razón de no poseer recursos económicos, que les permita atender su seguridad social a través de instituciones privadas.

Ahora bien, como se expuso anteriormente, las instituciones públicas se caracterizan por ser un ente social, con características y vidas propias que conllevan al progreso y desarrollo de sus miembros al interior de ellas; y se originan para atender las necesidades sociales, proporcionando la satisfacción a cambio de una retribución para compensar el riesgo, los esfuerzos y las inversiones. Es por ello, que se hace necesario el manejo de procedimientos contables capaces de permitir a la institución, mantener un constante control sobre las transacciones que en ellas se efectúen.

Dentro de éste marco de ideas, se puede expresar que la Contabilidad es una herramienta de control para llevar a cabo los diversos procedimientos que conlleven a la consecución exitosa de los objetivos planteados al momento de constituirse la empresa y para el aprovechamiento máximo de los recursos de los cuales se dispone. De allí que la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, en su Declaración de Principios de Contabilidad Nº 0 (1997) señala que:

La contabilidad debe ser considerada tanto una actividad de servicio como un sistema de información y una disciplina descriptiva y analítica. Cualquiera de la acepciones o descripciones que se adopte de la contabilidad debe contener las cuatro bases que la definen: 1) la naturaleza económica de la información, 2) medida y comunicada referente a, 3) entidades económicas de cualquier nivel organizativo, presentada a 4) personas interesadas en formular juicios basados en la información y tomar decisiones sirviéndose de dicha información. (p: 6).

Actualmente, las organizaciones venezolanas están buscando optimizar sus procesos operativos internos y externos, para poder prestar una mejor calidad en el servicio. Para ello, las mismas requieren presentar una buena sincronización de todos los subsistemas que conforman la organización, en donde cada subsistema cumpla eficientemente con sus funciones para así lograr los objetivos y metas propuestos. De allí la importancia que tienen los sistemas contables, los cuales según Catacora (2001), “deben enfocarse como un sistema de información que reúne y presenta datos reunidos detallados, acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha o por un periodo determinado” (p: 96)

Es por ello, que el desarrollo sistemático de la eficiencia, hace que los sistemas contables se conviertan en herramientas perfeccionistas de las rutinas de oficina, de procedimientos de contabilidad y de los nuevos métodos para el control de las existencias de los datos generados por todos ello.

Por tanto, el control de inventario o de las existencias, está catalogado como uno de los elementos que conforman la variedad de los instrumentos de las funciones contables, es un componente de gran valor al momento de llevar a cabo la función de contabilizar. Un buen control de inventarios, es aquel que garantiza el flujo adecuado de materiales para hacer frente a las operaciones o necesidades de la institución instituciones.

Para Gómez (2004), el control de inventario “es una función que requiere llevarse a cabo, bajo un esquema organizativo óptimo que integre las actividades básicas de la empresa, tales como compras, ventas, almacenaje y abastecimiento” (p.126). Si bien es cierto, este es un procedimiento que busca manejar los materiales, manteniendo las cantidades entre los límites deseados, con el fin de minimizar las fallas de existencias y maximizar el normal desenvolvimiento de los almacenes. Controlar las existencias de inventarios, consiste precisamente en llevar una dirección continua de las operaciones que mantengan un nivel óptimo de las misma.

Por esto es que la contabilidad de cualquier unidad, sea cual fuese su índole, debe coordinar sus actividades enmarcadas dentro del ámbito de los procesos contables para así garantizar mayor efectividad y veracidad en la búsqueda de los objetivos y metas trazadas. En tal sentido, el proceso de control de inventario es una herramienta inseparable de las funciones contables.

En otro orden de ideas, es oportuno resaltar que las Farmacias Hospitalarias representan un punto estratégico dentro de los Centros de Salud del Estado y por ende requieren de mecanismos eficaces de control de los inventarios de medicamentos existentes, que conlleven a cumplir a cabalidad los fines de abastecer cada uno de los servicios existentes en el centro de salud, empleando ciertas normas y procedimientos contables, administrativos, estadísticos y fiscalizadores respectivos; con el fin de evitar que éstos escaseen y puedan cubrir la demanda de la sociedad.

Cabe destacar, que en algunas instituciones pertenecientes al sector público, no siempre se cumplen estos parámetros, lo que limita las actividades de control. Tal es el caso de la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros, Estado Guárico, la cual está adscrita a la Dirección Regional de Salud del Estado; siendo ésta última la encargada dotar a la Farmacia Central de todo el Stock de medicamentos e insumos medico-asistenciales; en la cual de acuerdo a información recabada por las investigadoras, se pudo observar que los medios y procedimientos para el control de las existencias de medicamentos e insumos no son los mas adecuados, puesto que se realiza un registro manual que trae como consecuencia retrasos en las estadísticas, debido al elevado volumen de medicamentos que se despachan diariamente y por ende no pueden rendir cuentas de lo que realmente tienen en inventario y de lo que se necesita. De lo anterior se desprende, un descontrol en las entradas y salidas de medicamento e insumos, falta de una buena codificación y clasificación, desconocimiento sobre el tiempo de caducidad de las medicinas, imposibilitando el registro y control adecuado de las existencias en la farmacia, debido a la ausencia de un sistema de inventario apropiado, lo cual origina falta de información oportuna para una administración eficiente del inventario, afectando el stock de medicinas.

Partiendo de lo anteriormente expuesto, el propósito de esta investigación es analizar el sistema de inventario para el control de existencias en la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros, Estado Guárico a fin de contribuir al buen funcionamiento y control de los medicamentos e insumos y por consiguiente, al desarrollo de los diferentes servicios dependiente de dicha farmacia, que asegure una apropiada administración de los mismo y permita satisfacer los requerimientos de los diferentes servicios: Cirugía, Pediatría, Obstetricia, Terapia Intensiva, etc., en un momento determinado.

En virtud de estos señalamientos, surgen las siguientes interrogantes:

¿Qué característica presenta el Sistema de Inventario en la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros, Estado Guárico?

¿Cuáles son los controles contables que se aplican en los inventarios de la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros, Estado Guárico?

¿Cuál es la necesidad de implementar un Sistema de Inventario para optimizar el control de existencia en la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros, Estado Guárico?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General:

Proponer un Sistema de Inventario para optimizar el control de existencia en la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza de San Juan de los Morros, Estado Guárico.

Objetivos Específicos:

1. Describir las características del Sistema de Inventario en la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros, Estado Guárico.

2. Identificar los controles contables que se aplican en los inventarios de la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros, Estado Guárico.

3. Establecer la necesidad de implementar un Sistema de Inventario para optimizar el control de existencia en la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros, Estado Guárico.

4. Diseñar un Sistema de Inventario para optimizar el control de existencia en la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros, Estado Guárico.

.

Justificación e Importancia de la Investigación

El registro correcto y oportuno de la situación financiera de una organización, influye de manera positiva para la toma de decisiones acertadas, oportunas y confiables en los administradores que garantizan el cumplimiento de los objetivos y metas.

El estudio propuesto de un Sistema de Inventario para controlar las existencias en la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros, Estado Guárico, se justifica debido a la necesidad que tiene cualquier organización de utilizar herramientas que sirvan de control para la recepción, verificación, registro y distribución de la mercancía. Por ello, se requiere de un instrumento que permita asegurar un adecuado registro y control de la operaciones que allí se sucedan; y que mejor instrumento que los sistemas contables ajustados a la Principios de Contabilidad de Aceptación General, que faciliten los procedimientos de control , para así asegurar la confiabilidad de los datos contables y conocer la situación que presentan los inventarios en la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza de San Juan de los Morros, Estado Guárico.

Por otra parte, esta investigación se considera relevante, ya que existe la necesidad de diseñar un sistema de inventario, para así lograr por una parte, una gestión administrativa con resultados óptimos cargados de eficiencia y eficacia, apoyados por los objetivos propuestos; y por otra parte, permite realizar actividades de control que garanticen el adecuado desempeño de la razón de ser de la organización; o sea, que se cumpla la misión institucional.

De igual forma, la investigación brinda un aporte metodológico, puesto que ayudará a crear un instrumento que permita recolectar y analizar datos, así como definir conceptos y variables relacionados con la problemática en estudio.

Desde el ámbito institucional, lo que se persigue en esta investigación es contribuir a solventar un problema que redundará en múltiples beneficios, no solo para la institución, sino para la población del Estado Guárico, que se beneficia de los servicios que se derivan de su gestión. Además, servirá como elemento de consulta tanto para el personal que labora en la farmacia, como para aquellos que servicios estrechamente relacionados.

Debido a la función social que coordina en el Estado, la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza”, es evidente el servicio que aportará a la población el presente estudio, pues al optimizarse el proceso de control de medicinas en la ya mencionada farmacia, habrá mayor fluidez en cuanto a entrada y salida de medicamentos, lo que se traduce en beneficio para así abastecer oportuna y eficientemente los diferentes servicios del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza.”.

Por otra parte, los datos y resultados que se obtengan en la investigación podrán ser utilizados como antecedentes en estudios futuros que tengan como referencias un tema similar.

Alcances

Esta investigación tiene como ámbito de estudio la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza”, cuya sede se encuentra en la ciudad de San Juan de los Morros, Estado Guárico.

Debido a que en la investigación se realiza la propuesta de un Sistema de Inventario para optimizar el control de las existencias en ésta Dependencia, se estudia el área de la Farmacia, por ser ésta donde se requiere implementar los planes y controles contables y administrativos. Por otra parte, podrá servir de base para otras organizaciones públicas que deseen diseñar un Sistema de Inventario.

Esta investigación comienza con el diagnóstico de la situación actual del Control de Inventario en la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros, Estado Guárico, con la finalidad de describir el sistema de inventario, su funcionamiento e identificar los síntomas más relevantes. Asimismo, describir las características del control de existencias, con el objetivo de conocer como se lleva a cabo el registro, procesamiento y distribución de dichas existencias. Posteriormente, se determinan los componentes del Sistema de Inventario que permitan la optimización del control de existencias en la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros, Estado Guárico, acorde con las exigencias y necesidades de la institución hospitalaria.

Luego se establecen las necesidades para el diseño del Sistema de Inventario propuesto, donde se determinan los requerimientos necesarios para que su implementación sea exitosa.

Por otra parte, ésta investigación sirve de orientación para cualquier organización de la misma rama, con miras a desarrollar e implementar un Sistema de Inventario para optimizar el control de las Existencias.

Limitaciones

Al momento de realizar ésta investigación se consideraron algunas barreras; entre las más importantes se encuentra, la falta de fidelidad, claridad y transparencia en la información suministrada por las personas entrevistadas. Así como también, parte de la información requerida se encontraba dispersa y discontinua por carecer de controles contables y administrativos. Por otra parte, la falta de investigaciones relacionadas con el control de inventarios en los sistemas de salud pública.

CAPITULO II

MARCO TEORICO

Antecedentes de la Institución

La Farmacia Central del Hospital General, “Dr. Israel Ranuárez Balza “, fue inaugurada el día 06 de Junio de 1.986, junto con el Hospital por el Ministro de Sanidad Dr. Otto Hernández Perietti, bajo la gestión administrativa del Gobernador (Econ.) Modesto Freites Piñate, a través de la Dirección Regional de Salud en la persona del Dr. Efrén de Jesús Ruiz, como Director Regional y el Dr. William Salas Castillo, como Director del Hospital. El objetivo propuesto para la fundación de esta Farmacia, al igual que todas las Farmacias Hospitalarias, fue el de apoyar las acciones de salud que demanda la comunidad, a través de la atención farmacéutica para los pacientes hospitalizados y ambulatorios que requieran de servicios y acción farmacéutica hospitalaria.

Cabe destacar que la Farmacia Central del Hospital “Dr. Israel Ranuárez Balza” esta adscrita a la Dirección Regional de Salud; por lo tanto, el suministro de medicinas e insumos proviene de ésta institución.

Misión

Tiene como propósito fundamental prestar servicio farmacéutico con criterios de equidad, eficacia, eficiencia y calidad; con un enfoque integral en atención farmacéutica hospitalaria. Todo paciente, debe recibir los medicamentos e insumos, ofrecidos por personal capacitado para desarrollar actividades propias, especificas y únicas basada en la aplicación de conocimientos farmacológicos sin distinción de sexo, raza y religión.

Visión

Fortalecer el servicio farmacéutico hospitalario del sector público, con la finalidad de garantizar el acceso del paciente a medicamentos esenciales, que requiere para el éxito de su farmacoterapia.

Antecedentes de la Investigación

Para llevar a cabo éste estudio, al igual que para cualquier investigación que vaya a realizarse, es necesario recopilar información sobre el tema investigado, que puede constituir un aporte o una base para alcanzar los objetivos propuestos, o sencillamente ampliar el conocimiento respecto al área de estudio. A tal efecto, Arias (2001), se refiere a los antecedentes de la siguiente manera:

Un dato, frecuentemente es infructuoso, una vez detectado el problema a investigar es necesario revisar los escritos sobre el tema, o sobre otros muy ligados a él, lo cual puede ampliar el panorama o afirmar las dudas al respecto de los antecedentes. Después de consultarlos es convenientes conveniente hacer un resumen a los datos recolectados a fin de tenerlos al alcance cuando sea necesario. Si no se resume se corre el riesgo de repetir investigaciones o buscar soluciones ya encontradas. (p.24).

Tomando en cuenta esto, se realizó una revisión y recopilación de información, encontrando elementos de gran utilidad para ésta investigación en los trabajos presentados a continuación.

Guedez (2003) en su trabajo “Sistemas de Control para el Inventario en el Ambulatorio Dra. Laura Labellarte en el Municipio Moran”, que está ubicado como una investigación de tipo descriptiva con diseño de campo y cuyo objetivo principal, es el Diseño de un Sistemas de Control de Inventario formulando indicadores correspondientes a fin de que sirvan de estándar para ejercer el control de gestión, concluye “que las empresas tanto pública como privadas se han visto en la obligación de evaluar todos los sistemas y procesos, debido a la necesidad de verificar si se cumplen los objetivos y procedimientos que les han sido asignados y así poder corregir los errores que se puedan presentar. Así mismo señala que el control de los inventarios comprende un conjunto de medidas que suministran a la administración las herramientas necesarias para tener la seguridad de que todas las actividades se cumplan a cabalidad”. Por lo tanto, recomienda definir y segregar las funciones del personal del área, fijar las líneas de responsabilidad dentro de la organización, promover e implantar el uso de manuales de normas y procedimientos para el sistema de inventario.

La Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros, Estado Guárico no se escapa de la necesidad de evaluar sus procedimientos administrativos y considerar un control de inventario (incorporación, desincorporación y transferencia), con la finalidad de detectar los requerimientos necesarios para lograr un Sistema de Inventario que optimice el control de existencias, que garanticen eficiencia y efectividad en la organización.

Seguidamente, Salas y Salazar (2004) realizaron un trabajo de investigación titulado “ Evaluación del Control de Inventario en el Almacén y Departamento Kardex del Hospital “Dr. Israel Ranuárez Balza” para Optimizar la Permanencia, Entrada y Salida de Medicinas”, el cual es presentado apoyado en una investigación de campo de tipo descriptiva y evaluativo, fundamentado en referencias documentales, tuvo como objetivo general Evaluar el Control de Inventarios en el Almacén y Departamento Kardex del Hospital a fin de optimizar la permanencia, entrada y salida de medicinas, y de éste modo verificar que lleguen a los distintos departamentos de dicho centro de salud; donde concluyen que “ para activar un buen control se necesita una serie de requisitos básicos, como establecer planes y objetivos que permitan de un modo flexible y económico conducir a una acción correcta”. A lo cual recomiendan implementar un eficiente control dentro del departamento y del almacén con la ayuda de un sistema de control de inventarios automatizado, que permita obtener oportunamente los registros de entradas y salidas efectuadas.

De allí, la necesidad que tienen las organizaciones de implementar adecuados sistemas de inventarios que les permitan controlar las entradas y salidas de materiales e insumos, por lo tanto, la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros, debe considerar estos aspectos para garantizar eficiencia en su funcionabilidad.

Por otro lado, Regalado (2005) en su trabajo de investigación que lleva por nombre “Control de Inventario en el almacén de Materiales de la Industria Azucarera Santa Clara, C.A. Estado Lara.”;: enmarcada en una investigación de campo de tipo descriptivo y documental; señala como objetivo principal proponer un sistema de control y planificación para los movimientos de mercancía que se llevan a cabo en el almacén de dicha empresa y concluye que “un alto porcentaje del personal no conocía los procedimientos para el desarrollo de las operaciones que se efectúan”, recomendando capacitar al personal que se dedicará a está área, elaborar un manual de normas y procedimientos además de mejorar la vigilancia en la planta y de esta forma se garantizaría un mejor proceso en el manejo de la mercancía.

Es importante destacar, que se hace necesaria la planificación minuciosa para poder ejecutar un buen control interno de inventario, adaptándose esto a lo planteado en el presente trabajo de investigación, ya que el recurso humano es el pilar fundamental para controlar las debilidades existentes en la Institución.

En otro orden de ideas, Dimas y Herrera (2006) presentan una investigación denominada “Propuesta de un Sistema de Control Interno para el Departamento de Almacén de la Empresa La Elegancia de San Juan, C.A.; Ubicada en San Juan de los Morros, Estado Guárico”; la cual persigue vincular el sistema de control interno con el proceso de almacén, a fin de garantizar la información necesaria que permita satisfacer las necesidades de la empresa, detección de fallas y optimización en el registro de los movimientos de los productos. Esta investigación se enmarcó bajo la modalidad de proyecto factible, basada en una investigación de campo, de tipo descriptivo. Los autores concluyen “que los empleados involucrados en el proceso de control interno, protegen la información en forma de almacenaje de datos relacionados con los comprobantes y otros papeles de trabajo, con el objeto de vigilar y controlar los activos”, a lo cual recomiendan, acentuar mas la interrelación entre los diversos departamentos, ya que de ello va depender la efectividad del sistema de control interno propuesto.

Es por ello, que se hace necesario que toda organización cuente con un adecuado sistema de control de inventarios a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos, lo cual sirve de base para la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” de San Juan de los Morros, Estado Guárico; ya que ella es quien suministra los medicamentos en todos los servicios del Hospital, por lo cual debe mantener un control de sus existencias.

Finalmente, Briceño y Contreras (2006) realizaron un trabajo de investigación cuyo titulo es “Análisis del Sistema de Inventarios para Mejorar el Control de Existencias en la Farmacia de la Santa Rosalía Unidad de Emergencias Medicas, ubicada en San Juan de los Morros, Estado Guárico”, el cual enmarcado en un estudio de documental y de campo, de tipo descriptivo; permitió a las autoras concluir “que en la Farmacia de la Santa Rosalía Unidad de Emergencias Medicas, se maneja un control de inventarios manual y poco usual, que no posee un rango de actualización acorde con el tipo de almacén que se maneja”. Por lo cual recomiendan implementar un sistema de inventarios completamente actualizado, dotado de tecnología que facilite al almacén y por ende a la farmacia, manejar las posibles estrategias y cumplir con las normas y procedimientos exigidos por la referida Santa Rosalía Unidad de Emergencias Médicas.

Es de aquí, que la Farmacia Central del Hospital General “Dr. Israel Ranuárez Balza” debe fortalecerse tanto estructural como funcionalmente, de manera de hacer más eficiente el proceso de control de inventarios, con la finalidad de abastecer los servicios del Hospital y lograr los objetivos para los cuales fue creada.

Bases Teóricas

Con la intención de proporcionar fundamentación teórica a la investigación, se recabó información bibliográfica inherente al tema, seleccionando sólo aquellos relacionados directamente con las variables de investigación o que constituyen dimensiones e indicadores de la misma. Integrando de ésta manera un conjunto de aspectos desarrollados de la siguiente manera:

Sistema

Stephen y Coulter (1996), define el término de sistema “como una serie de partes interrelacionadas e independientes, arregladas de manera que produzcan un todo unificado” (p: 52).

En éste sentido, Mallo y Merlo (1999), describen:

Sistema es el conjunto de dos o más elementos que satisfacen las siguientes tres condiciones: el comportamiento de cada elemento tiene su efecto sobre el comportamiento del conjunto. La conducta de los elementos y sus efectos sobre el conjunto son independientes. Esta condición implica que el modo en que cada elemento se comporta y el modo en que influye sobre el conjunto, depende de cómo se comportan los otros elementos. Ningún elemento tiene un efecto independiente sobre el sistema en su totalidad. Si se forman subgrupos de elementos, cada uno tienen un efecto sobre el comportamiento del conjunto, y ninguno tiene un efecto independiente sobre él (p: 3).

En otras palabras, un sistema tiene un conjunto de elementos que se encuentran interconectados de tal forma que no pueden formarse subconjuntos independientes de ellos. Por tal razón, la importancia que tiene un sistema dentro de una organización, debido a que la interrelación de sus partes, conlleva al logro de objetivos de la empresa.

En éste mismo sentido, Stephen y Coulter (1996), señalan que “los sistemas pueden ser: sistemas cerrados, que son los que están influidos por el medio ambiente y no interactúan con su entorno; y sistemas abiertos, que reconocen la interacción dinámica del sistema con su entorno” (p: 52)

Una organización es un sistema abierto, que interactúa internamente y con su entorno, lo que permite el análisis permanente para corregir desviaciones y mantenerse competitiva.

Por otro lado, Quiroga (1995) señala con respecto al enfoque de sistema en la Administración Pública:

La Administración Pública es un sistema social, es decir, un conjunto de elementos de interacción constante que obedece a su propia lógica, distinta a cada una de las partes y que mantiene interacción con su medio. La Administración Pública no es un sistema cerrado en si mismo, mantiene relaciones y cumple funciones en una sociedad global y en el sistema político vigente (p: 29).

De lo anteriormente expuesto, se deduce que el funcionamiento de la Administración Pública, no puede estudiarse o considerarse independientemente de los cambios que se producen en el medio político y social, ya que su equilibrio y estabilidad interna, dependen como los sistemas abiertos.

Inventario

Los inventarios, constituyen la partida de activo circulante que están listos para la venta, es decir toda aquella mercancía que posee la empresa en el almacén, valorada al costo de adquisición, la cual esta destinada para la venta o actividades productivas.

Al respecto, Narasimhan, Denisw y Billinton (1990) exponen que “un inventario consiste en la existencia de productos típicos que se conservan en un lugar y momento determinado. (p: 91).

Por su parte, Meigs & Meigs (2004), señala que los inventarios,

Están representados por aquellos bienes que las empresas adquieren para su posterior venta, pudiendo o no mediar procesos de transformación, por lo que se evidencia que este constituye un activo sumamente importante, con frecuencia la inversión en el, es el manejo de activo circulante en las empresas, por ser el inventario quien dará origen a todas las operaciones restantes. (p.288).

Por lo tanto, el inventario representa la existencia de bienes materiales e insumos que posee la empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual; o procesándolos antes de su venta. Cabe destacar, que los inventarios se consideran activos circulantes.

Tipos de Inventario

Maldonado (1998), expresa que “los inventarios se pueden clasificar en inventarios de materiales, de productos en proceso, de productos terminados, de mercancía y otros inventarios” (p: 152).

En el mismo orden de ideas, se presenta la clasificación hecha por Catacora (1997), la cual es la siguiente:

Inventario de Mercancías. Los inventarios de mercancías están formados por los bienes que adquiere una empresa comercializadora y los cuales se debe incorporar todos los costos relacionados con la compra o adquisición de dichos bienes.

Inventario de Productos Terminados. Los inventarios de productos terminados, están formados por los bienes que se originan de la transformación de materias primas y la incorporación de otros costos como la mano de obra directa y costos indirectos de producción. Este tipo de inventarios se originan en empresas con procesos de manufacturación y transformación.

Inventarios de Productos en Proceso. Los inventarios de producto en proceso corresponden a costos incorporados en empresas de manufactura y que están formados por los siguientes componentes: materia prima, mano de obra directa y costos indirectos de producción.

Inventario de Materia Prima. La materia prima está constituida por los insumos que han sido adquiridos con el objeto de fabricar o producir bienes y que forman de manera importante el producto terminado.

Inventario Suministros de Fábrica. Los suministros de fábrica están compuestos por aquellos inventarios que son necesarios para poder llevar a cabo el proceso productivo y que tiene la característica de no ser fácilmente visibles en el producto terminado.

Inventario Material de Empaque. El material de empaque se caracteriza por ser un instrumento que es utilizado para el empaquetado, embalaje o almacenamiento del producto terminado.

Inventario Mercancía en Tránsito. La mercancía en tránsito son aquellos bienes que han sido comprados y sobre los cuales se tiene la propiedad, pero a la fecha del balance general, no habían llegado al almacén. Es importante destacar que para que los bienes puedan ser incluidos como inventario en tránsito, debe haberse realizado el traspaso de la propiedad.

Sistema de Inventarios

Para medir el costo de las mercancías vendidas se pueden utilizar dos (02) enfoques que atiendan la frecuencia con que se toman los inventarios. Según Terry (1997), los sistemas de inventarios pueden definirse como “la reunión de varios elementos que son naturales para la organización con la finalidad de resolver o controlar el almacenamiento de productos o materiales”. (p. 825). Según el autor estos sistemas son:

1. Sistema de Inventarios Periódico o anual: La base de este sistema, es el conteo físico de la mercancía disponible y la asignación de sus respectivos valores al final de cada ejercicio económico. Funciona tomando un inventario físico al final del ejercicio contable para determinar el inventario final, registrando las compras en los asientos contables, luego al inventario final se le suman las compras netas para determinar el costo de las mercancías disponibles para venta durante el período y por último al inventario final se le resta el costo de las mercancías disponibles para la venta. La cifra resultante representa el costo de las mercancías vendidas en el ejercicio económico.

Por lo tanto, este sistema es inconveniente y costoso y por lo general sólo se aplica al final del ciclo contable por lo que se ajusta a la preparación de estados financieros anuales, pero no a la preparación de estados correspondientes a periodos contables más cortos.

2. Sistema de Inventarios Perpetuos o Continuos: Su característica fundamental estriba en que el mismo entraña el mantenimiento de un registro permanente del inventario disponible, constituye un procedimiento para contabilizar el movimiento de mercancías que permite conocer en todo momento, las existencias, el costo de la mercancía vendida y la utilidad bruta. Se registran las entradas y salidas directamente a la cuenta de inventarios a medida que tienen lugar.

Bajo este sistema, también se mantiene una cuenta de mayor para mostrar el costo de las mercancías vendidas durante el período, además las ventas y las devoluciones en ventas se registran doblemente; una para registrar la venta, con el precio de venta y la segunda para reducir el saldo de la cuenta inventarios al precio de costo.

Esto se hace con el fin de controlar separadamente las existencias, y el costo de la venta de mercancías. Este sistema consiste en conocer en todo momento el movimiento de mercancías; así como también permite un mayor y mas eficiente control interno, pudiendo detectar robos, extravíos y faltantes en los almacenes.

Por otra parte, el uso de este sistema de inventarios, permite a la empresa controlar los altos costos por inventarios excesivos, a la vez que minimiza el riesgo de quedar sin existencias.

Métodos de Valuación de Inventarios

Los métodos de valuación de inventarios permiten conocer el volumen de mercancías en existencia en un momento dado, y el precio que se le asigne a cada renglón, será el monto del inventario el cual afecta al “Costo de Ventas” y por ende a la utilidad o pérdida neta. Por tanto, cada uno de los métodos produce una respuesta diferente en cuanto a costo de mercancías vendidas y costo de inventario final, la valuación del inventario en cada caso es conocida como “Costo”.

Los principales métodos de valuación de inventarios, según Tomsom (2002) son, “costo promedio ponderado, primero en entrar primero en salir o “PEPS” y ultimo en entrar primero en salir o “UEPS” (p: 102).

1. Costo Promedio Ponderado: Se basa en el supuesto de que tanto el costo de ventas como el de los inventarios finales deben valuarse a un costo promedio, tomando en cuenta el peso relativo del numero de unidades adquiridas a diferentes precios. Este promedio se calcula dividiendo el total del costo de las mercancías disponibles para la venta entre el número de unidades en existencia. Cabe destacar que, este proceso de valuación comprende dos métodos:

- El Método del Promedio Ponderado del Movimiento: Requiere la determinación de un nuevo costo promedio al principio de cada mes o trimestre, para evitar un número excesivo o cálculo por muchas compras a precios distintos del promedio existente, es decir, tiende a equilibrar las variaciones de precios, usualmente vinculado al inventario perpetuo.

- El Método de Promedio Simple Compensado: Consiste en calcular el promedio ponderado simple por un mes, trimestre o año; este método no es conveniente si el costo unitario promedio se necesita conocer durante el período contable, y se usa en combinación con un inventario físico periódico. Una de las ventajas de aplicar costo promedio, deriva de su sencillez en el manejo de los registros auxiliares del almacén, es muy recomendable en épocas de estabilidad económica, ya que puede llegar a ser representativo del almacén. Su principal inconveniente se presenta en épocas de inflación, pues al valuar los artículos a precios promedios, los aleja de los precios del mercado, que son necesarios para una correcta valuación del costo de venta y del inventario final.

2. Primero en Entrar, Primero en Salir (PEPS): Está basado en que la primera mercancía adquirida, es la primera que se vende. Controla rigurosamente la fecha de entrada de cada artículo y su costo, para darle salida en ese orden de entrada y al mismo costo por el cual se registro; de esta forma, las existencias disponibles en la fecha del balance general recibirían el costo unitario de las compras más recientes. Se ha considerado conveniente este método, porque da lugar a una valuación de inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume, que el inventario esta integrado por las compras más recientes y esta valorizado a los costos también mas recientes.

Este método puede ser adoptado por cualquier empresa, sin importar que las mercancías vendidas, realmente correspondan a las ventas de las mercancías más antiguas en reserva o no. La ventaja fundamental de PEPS, es que los costos actuales no se oponen a los ingresos actuales.

3. Ultimo en Entrar, Primero en Salir (UEPS): Este método es el inverso del método “PEPS”, ya que este parte de la suposición de que las ultimas unidades en entrar son las primeras en venderse y, en consecuencia, el costo de ventas quedará registrado por los precios de costo más altos, disminuyendo así la utilidad y el impuesto por pagar; pero subvaluando el monto monetario de los inventarios que aparecerá valorizado a los precios más antiguos. Bajo este método, la valoración de los inventarios finales y el costo de ventas arrojarán resultados diferentes, según se lleve sistema periódico o permanente. Esto sucede, debido a que si en el sistema periódico las ultimas entradas corresponderán a fechas cercanas al ultimo día del periodo que se este valorizando; en el sistema permanente, cada vez que ocurra una venta se tomarán los últimos costos, solo hasta esa fecha; lo que significa, que durante el periodo que se este valorizando habrá liquidaciones parciales de inventarios si se lleva sistema permanente, cosa que no ocurre bajo sistema de inventario periódico.

El método “UEPS”, fue creado con el claro propósito de cargar mayores valores al costo de la mercancía vendida y disminuir así la base para el cálculo del impuesto sobre la renta. Por este motivo, muchas empresas empleaban el “PEPS” o el Promedio Ponderado para sus informes contables y el “UEPS” para la declaración de renta, generando una diferencia entre lo fiscal y lo contables, lo cual era subsanado mediante la creación de una partida denominada “provisión UEPS”. Es importante resaltar, que hoy en día este método quedo eliminado en Venezuela, puesto que no puede existir diferencias en cuanto a los inventarios, entre los valores declarados y los contabilizados.

Control

El control, es la última función del proceso administrativo y considerada la mas importante, puesto que, aunque la empresa cuente con excelentes planes, la estructura organizacional sea perfecta y posea una excelente dirección; todo ello no garantiza el logro de los objetivos, sino existe un mecanismo que permita cerciorarse e informar que todo se esta ejecutando de acuerdo a los objetivos previstos. Es por ello, que Koontz y Weihrich (2000), aportan que “el control consiste en verificar si todo se realiza de acuerdo al programa adoptado. El gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organización, que de hecho, la conducen hacia las metas establecidas” (p: 62)

Por su parte, Pérez (s/f), expone que:

El control es un proceso por medio del cual se modifica algún aspecto de un sistema para que se alcance el desempeño deseado en el mismo. La finalidad del proceso de control es hacer que el sistema se encamine completamente hacia sus objetivos. [Disponible: http//.www.monografias.com]

Respecto a esto, se denota la importancia que tiene el control en la organización como instrumento de retroalimentación para ejecutar acciones, evaluarlas y hacer correcciones con la finalidad de lograr una gestión eficaz por parte de los directivos. Es decir, vigilar si los procesos se realizan de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos en la organización.

En éste sentido, Rosenberg (1999) define:

El control es el proceso que utilizan los directivos para influir sobre las actividades, los acontecimientos y las fuerzas de la organización, para propiciar que los objetivos que se han marcado y las tareas que se han repartido se ejecuten de acuerdo con los requerimientos, planes o programas de la organización. Formulación continua de planes, evaluaciones, métodos de la organización, reglamentación, sanciones, análisis, verificación y sincronización (p: 123).

Es por ello que, el mecanismo del control permite informar sobre dos grandes aspectos: en primer lugar, si los resultados son superiores a los esperados, permite explotar y aprovechar más aún la utilización de recursos en esa o más áreas. Y