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Sistemas De Informacion Contable

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Jerry 22 mayo 2011

Palabras: 2611 | Páginas: 11

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io para que el sistema de información pueda funcionar.

El Recurso humano: Que interactúa con el sistema, el cual esta formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.

Los programas (software): Que son ejecutados por la computadora y producen diferentes tipos de resultados.

Las telecomunicaciones: Que son básicamente software y hardware, facilitan la transmisión de texto, datos, imágenes y voz en forma electrónica.

Procedimientos que incluyen las Políticas y reglas de operación, tanto en la parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una aplicación en la empresa.

3.4.1 DEFINICIÓN DE DOCUMENTO FUENTE

Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene la información necesaria para el registro contable de una operación, y frecuentemente tiene la función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. La característica de este documento es que asienta un hecho, y éste es el que registra la contabilidad, ejemplo: una factura ajena implica una compra, una factura propia implica una venta, etc.

Dichos documentos se dividen en: a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables. b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad. El Documento Fuente captura los datos clave de cada transacción comercial que se produce. Incluye los hechos básicos del movimiento, su fecha, el propósito y su cuantía. Además, durante las auditorías los documentos fuente se utilizan como pruebas de cada transacción que se produjo.

3.4.2 CONCEPTO DEL DOCUMENTO CONTABILIZADOR

Puede concebirse así tanto al documento fuente debidamente registrado, como a la póliza que contiene el asiento contable; de cualquier forma es el documento conductor a la información para efectos de registro. Resulta conveniente que los documentos cumplan con la función mixta de ser fuente y contabilizadores a la vez.

3.4.3 TIPOS DE PÓLIZAS

Póliza: Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.

La póliza es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo.

Los elementos de la póliza de egresos son:

· Especificación del tipo de póliza que se elabora.

· Nombre de la empresa.

· Copia(s) del cheque(s) expedido(s) o recibos, notas, etc.

· Columna para el número de cuenta.

· Columnas para el parcial, el debe y el haber.

· Renglón para sumas iguales.

· Espacios para señalar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.

· Espacios para la fecha y el número de póliza.

La póliza de egresos se elabora cada vez que se expida un cheque o haya salida de dinero en efectivo (una póliza por cada gasto realizado). Debe contener los datos de la aplicación contable de acuerdo a las claves del catálogo de cuentas.

Póliza de diario: sirve para anotar las operaciones que realiza el municipio y que implican entradas o salidas de dinero en efectivo.

Los elementos que contiene son:

Especificación del tipo de póliza que se elabora.

• Nombre de la empresa.

• Columnas para el número de cuenta, subcuenta y nombre.

• Columnas para el parcial, el debe y el haber.

• Renglón para sumas iguales.

• Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.

• Espacios para señalar la fecha y número de póliza.

La póliza de diario se elabora para anotar operaciones tales como: pago de un pasivo a otro, adquisiciones a crédito, cobro de documentos descontados, etcétera.

Libro de Registro de Pólizas: El libro de registro sirve para establecer un control y llevar un buen manejo de las pólizas. Se utiliza un libro de registro por cada tipo de póliza. En ellos se anotan en forma progresiva y cronológica cada una de las pólizas.

Libro Mayor: En este libro se concentran los movimientos mensuales de las cuentas afectadas en los registros de pólizas de ingresos, de egresos y de diario. El libro mayor agrupa todas las cuentas con el fin de que la información contable se recopile con mayor detalle que el que aparece en los estados financieros. El libro mayor también se utiliza como medio de reclasificar y resumir por cuentas la información detallada cronológicamente en el libro diario.

3.4.4 CATALOGO DE CUENTAS

Contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema. Objetivos.

Es una lista o numeración pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo y Capital Contable, así como los ingresos y egresos de una entidad económica. La elaboración de este catálogo puede ser de forma

* Numérica.- Consiste en fijar un número progresivo a cada cuenta, debiendo crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros.

* Decimal.- Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa utilizando los números dígitos, para cada grupo, debiendo crear antes grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros, y a su vez, cada grupo subdividirlo en 10 conceptos como máximo, y así sucesivamente.

* Alfabética.- Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada cuenta, pero antes formando grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros.

* Numérica alfabética o alfanumérica.- Se usan las letras iniciales de los grupos y subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con la misma letra inicial, se empleara además de la primera letra, otra que le sirva de distinción y que forma parte del nombre de la cuenta para facilitar su identificación.

• Combinado.- Se ocupan dos o más sistemas anteriores.

La elaboración de un catalogo de cuentas tiene los siguientes objetivos:

Facilitar le elaboración de estados financieros.

Estructurar analíticamente el sistema contable implantado, incluyendo el sistema de costos, en el caso de las empresas industriales y de las de servicio.

Agrupar operaciones homogéneas y facilitar su contabilización

En caso de auditoría, aligerar al auditor su labor.

Se hace necesario utilizar símbolos, letras, enumeración, a efecto, de simplificar el agrupamiento y estructuración de los diversos conceptos que integran el catalogo de cuentas.

Facilita su manejo, incluso su memorización.

Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.

Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.

Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.

Para unificar los criterios en cuanto a la clasificación y manejo de la cuentas se

debe utilizar un catálogo de cuentas, éste es un listado de cuentas ordenadas en forma sistemática de acuerdo a los nombres y números de cuentas que proporciona la Legislatura del Estado.

El catálogo de cuentas debe contener: los grupos de cuentas más usuales, los subgrupos de cuentas que lo conforman, las cuentas en sí y las cuantas auxiliares.

Cuentas de Activo

En el grupo de cuentas de activo se registran todos los bienes y derechos que son propiedad del municipio. Como ya vimos, este grupo se clasifica en dos subgrupos: activo circulante y activo fijo.

El activo circulante está formado por todos los bienes y derechos que están en rotación o constante movimiento y que en cualquier momento pueden ser fácilmente cambiados por dinero. Las cuentas más usuales de este subgrupo son:

El activo fijo es el subgrupo de cuentas que está constituido por todos los bienes y derechos propiedad del municipio, que tienen cierta durabilidad y que se han adquirido con el propósito de que den servicio. Existen dos cuentas en este subgrupo:

Cuentas de Pasivo

En este grupo se concentran todas las cuentas en las que se registran las deudas y obligaciones que debe pagar el municipio, es decir, el pasivo representa el compromiso que tiene el municipio para liquidar sus deudas. Las cuentas de pasivo se clasifican en dos subgrupos: pasivo circulante y pasivo fijo.

El pasivo circulante son las deudas y obligaciones que contrajo el municipio y que se vencen en un plazo (menos de un año) o están pendientes de pago por haberse vencido el plazo.

El pasivo fijo está formado por todas las deudas y obligaciones contraídas por el municipio y que están pendientes de pago en plazos mayores de un año o fuera del ejercicio fiscal actual. El pasivo fijo representa la deuda pública a largo plazo.

Cuentas de Patrimonio

Son aquellas cuentas en las que se registra el valor del patrimonio municipal, es decir, los bienes muebles e inmuebles propiedad del municipio. En este grupo no existen subgrupos y sólo hay dos cuentas:

Cuentas de Resultado

Son las cuentas que representan el dinero en efectivo que se deriva del ejercicio aplicación de las leyes de ingresos y presupuestos de egresos.

El grupo de cuentas de resultado tiene dos subgrupos: las cuentas acreedoras y las deudoras.

Tanto para las cuentas deudoras como para las cuentas acreedoras existen cuentas auxiliares; una por cada concepto de ingresos o de egresos.

ORDENAMIENTO DE LAS CUENTAS

Para el buen manejo y aplicación de las cuentas es importante que se les asigne una clave o numeración que facilite su distinción.

3.4.5 GUÍA CONTABILIZADORA

Es una herramienta que ayuda a facilitar la contabilización de la información, estableciéndose en ella tal contabilización de la información, estableciéndose en ella todos los posibles asientos contables a registrar, por cada grupo de cuentas y por cada operación en específico.

Objetivo

La Guía Contabilizadora tiene como objetivo básico la unificación de criterio respecto a la forma en que se debe de registrar contablemente la información generada dentro de la institución.

Elementos a considerar:

1. Naturaleza de la información base que generará el asiento contable

2. Criterio utilizado para registrar contablemente la información.

3. Catálogos existentes en la institución (catálogo de cuentas, de Catálogos existentes en la institución (catálogo de cuentas, de fondos, fondos, de funciones, de unidades responsables, entre otros) de funciones, de unidades responsables, entre otros)

4. Controles y formatos establecidos.

5. Documentos fuente que darán soporte al asiento contable.

6. Procedimientos y políticas de la institución. Procedimientos y políticas de la institución.

7. Normativa existente: Normas y principios de contabilidad, leyes Normativa existente: entre otros. Reglamentos vigentes, entre otros.

3.4.6 LIBROS PRINCIPALES Y/O ELECTRÓNICOS

Llamados también mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros:

Libro de Inventarios y Balances

Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales.

Libro Diario

Es un libro principal, en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.

En este libro se encuentra información como:

la fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.

La descripción del comprobante.

La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta

Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.

Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.

Libro Mayor y Balances

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.

En el se encuentra la siguiente información:

La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa).

El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.

El movimiento débito o crédito de cada cuenta.

Las operaciones mensuales.

Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.

LIBROS AUXILIARES

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:

Registro de las operaciones cronológicamente.

Detalle de las actividades realizadas.

Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores y diarios y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.

Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.

Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.

EJEMPLOS

BIBLOGRAFIA

Tiempo

Clientes