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Sistemas Y Procedimientos Contables

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: mondoro 15 junio 2011

Palabras: 10781 | Páginas: 44

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de procesamiento de información y en segundo término, prever silos códigos serán procesados manualmente o a través de un computador.

CARACTERISTICAS BASICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACION

Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características mínimas, a fin de que sea adoptado como método de procesamiento para la información. Dentro de esas características podemos encontrar:

✓ Precisión del Código

Significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un conjunto. Por ejemplo: a cada persona que abra una cuenta corriente en un banco, debe asignársele un solo código , y éste debe ser único para esa cuenta, por lo que no podrá ser utilizado en otra cuenta que abra el mismo cliente, o para otro cliente.

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✓ Flexibilidad

Significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que se necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presentan en los códigos contables, es la falta de flexibilidad de los códigos asignados, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de la empresa. Tomando el ejemplo de un código contable tenemos dos situaciones:

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✓ Conciso

Un código conciso establece que no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste a confusión.

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✓ Significativo

Este código debe identificar tipo diferencial de los elementos que están codificando. De esta forma, se podrán distinguir o identificar por el código, la transacción que se está procesando.

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✓ Operabilidad

La Operabilidad en un sistema de codificación significa que los códigos definidos pueden ser manejados fácilmente por un sistema mecanizado de cómputo. Debe tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente códigos que sean de fácil operabilidad.

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SISTEMAS DE CODIFICACION

Los métodos en que resultan beneficiosos con la aplicación de la codificación de datos son los siguientes:

✓ Secuencial

Consiste en la asignación consecutiva de un número a una lista de elementos a partir de un número predeterminado.

Ejemplo:

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✓ Por bloques

Representa una derivación del secuencial, ya que bajo este método los códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígitos consecutivos que identifiquen alguna característica del elemento a codificar.

Ejemplo:

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✓ Por grupo

Este método es otra derivación de la codificación secuencial que subdivide clasificaciones sucesivas.

Ejemplo:

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✓ Alfabético numérico

Bajo éste método se asigna un código alfabético junto a un código numérico que tiene en cuenta las características del elemento a codificar.

Ejemplo:

Un ejemplo lo representan las placas de los carros:

XEH-301

LVA-203

VEC-100

✓ Nemotécnico

Es una combinación de números y letras para identificar por varias características a cada uno de los elementos.

Ejemplo:

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✓ Con digito de verificación

Consiste en agregar un número o letra a una secuencia de caracteres con base en un algoritmo redefinido.

Transcripción: El error consiste en escribir un carácter equivocado al transcribir el código en la posición del carácter correcto.

Ejemplo:

Colocar 12845 en lugar de 12345

✓ De Consonantes

Consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la primera letra de la palabra.

Ejemplo:

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✓ Fonéticos

Codifica los elementos de acuerdo con su sonido.

Ejemplo:

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✓ De barras

Cada vez con mayor frecuencia nos encontramos en los supermercados, abastos, y en general, en muchos expendios, con una diversidad de productos que muestran en el empaque una serie de barras de diferentes anchuras.

La codificación en barras es la asignación de líneas y espacios de distintos anchos y que son impresos a un producto para su identificación.

La Asociación Venezolana para la Codificación internacional de productos CIP calcula el digito de verificación W (13ºdígito) y el producto queda codificado de la siguiente manera.

759 – XXXX – YYYYY - W

País – Empresa - Producto - Verificación

CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE DE CODIFICACION

Todo código contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le permitan cumplir con los requerimientos de información que solicitan los usuarios. Debe estar diseñado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad, se ajusta siempre a las necesidades específicas de la empresa y, además, cubra las circunstancias especiales y los casos individuales que puedan presentarse.

El código contable es la estructura principal de un sistema contable que permitirá generar información óptima relevante. Un principio que debe tenerse en cuenta para diseñar un código de cuentas, es la sencillez del mismo, sin perder de vista el sentido común.

Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)

Una de las normas internacionales de contabilidad que son aplicables en la definición de la clasificación de un código contable es la NIC 5:

La norma que está en vigencia desde el 1 de enero de 1.977. En ella se establece en forma general y específica, la clasificación que debe seguirse en los estados financieros para cada uno de los principales rubros de éstos.

✓ Flexibilidad

Significa que un código contable debe estar diseñado de tal forma que permita, posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. Esta característica es sumamente importante cuando surgen nuevos requerimientos de información aplicables a los negocios.

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✓ Adecuada Clasificación

Indica que un código contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas contables que establece la profesión. La situación ideal u objetivo de todo sistema contable desde el punto de vista de la clasificación que deben recibir las partidas en los estados financieros es la de elaborar estos en forma directa a partir de las cuentas que conforman las cifras en un balance de comprobación por ejemplo y efectuar una mínima cantidad de ajustes y las reclasificaciones en los reportes.

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✓ Jerarquizado

La jerarquización de un código contable debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin de presentar la información hasta el nivel de detalle que sea requerido.

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✓ Claridad en las Descripciones

Uno de los aspectos importantes para el diseño del código de cuentas, es la claridad en las descripciones y denominaciones de las cuentas contables, con el objetivo de asociar y establecer una relación directa entre la descripción de la cuenta y su naturaleza. Generalmente los sistemas de contabilidad mecanizados proveen el suficiente espacio de posiciones para las descripciones o denominaciones de las cuentas.

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PLAN DE CUENTAS

Concepto

Es un documento que tiene una lista analítica y ordenada de las cuentas o partidas que se emplean en el registro de las operaciones contables de una empresa. También es entendido como una lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable de una entidad con el fin de identificar sus nombres y/o números correspondientes, regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de una empresa.

Es un conjunto de cuentas que la empresa va a utilizar para el registro de sus operaciones, elaboradas de acuerdo a sus necesidades, para generar los estados financieros necesarios para la gestión administrativa de una empresa.

Es la estructura cuantificada y clasificada de la trascripción de los montos de las facturas, recibos u otros soportes en el DEBE o en el HABER del Libro Diario, y dependerá del tipo de cuenta contable y de la naturaleza de la misma para su clasificación.

Es una lista o numeración pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo y Capital Contable, así como los ingresos y egresos de una entidad económica.

Contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad.

Objetivos del Plan de Cuentas:

Se considera al catálogo de cuentas como una herramienta contable de gran valor, su finalidad es la de proporcionar los elementos necesarios para el adecuado orden y clasificación de las cuentas contables utilizadas o a utilizarse por el ente económico.

El catálogo de cuentas debe estar estructurado de una manera tal que además de estar apegado a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, y sujetarse a las políticas contables de la compañía, debe permitir la fácil comprensión de la clasificación y codificación que tiene cada cuenta permitiendo con esto que las afectaciones contables se hagan con la menor probabilidad de error posible.

La elaboración de un catalogo de cuentas tiene los siguientes objetivos:

✓ Permitir el establecimiento de las cuentas para los registros de las operaciones.

✓ Estructurar la organización de las cuentas por secciones.

✓ Garantizar la correcta formulación de los Estados Financieros.

✓ Estructurar analíticamente el sistema contable implantado, incluyendo el sistema de costos, en el caso de las empresas industriales y de las de servicio.

✓ Agrupar operaciones homogéneas y facilitar su contabilización.

✓ En caso de auditoria, aligerar al auditor su labor.

✓ Facilita su manejo, incluso su memorización.

✓ Permitir la realización de cambios que se presenten, tales como la eliminación o inclusión de cuentas.

Funciones del Plan de Cuentas:

✓ Servir como medio de ayuda para el entrenamiento del personal que labora en el área contable.

✓ Dar a conocer al personal que labora en el área contable la estructura de cuentas del sistema de contabilidad general.

✓ Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.

✓ Garantizar de manera consistente y uniforme la correcta presentación de los reportes financieros.

✓ Proporcionar una guía para el correcto registro de las operaciones a través de los asientos contables.

✓ Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.

Elaboración de un Plan de Cuenta

El diseño del catálogo de cuentas representa la base estructural del modelo contable y su visualización facilita la captura y navegación del historial de la vida económico financiero de las empresas.

La elaboración de este catálogo puede ser de forma:

✓ Numérica: Consiste en fijar un número progresivo a cada cuenta, debiendo crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros.

✓ Decimal: Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa utilizando los números dígitos, para cada grupo, debiendo crear antes grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros, y a su vez, cada grupo subdividirlo en 10 conceptos como máximo, y así sucesivamente.

✓ Alfabética: Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada cuenta, pero antes formando grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros.

✓ Numérica alfabética o alfanumérica: Se usan las letras iniciales de los grupos y subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con la misma letra inicial, se empleara además de la primera letra, otra que le sirva de distinción y que forma parte del nombre de la cuenta para facilitar su identificación.

✓ Combinado: Se ocupan dos o más sistemas anteriores.

El significado de los niveles jerárquicos que constituyen la estructura del Plan de Cuentas Patrimoniales, es el siguiente:

1.- Establecer las secciones principales del balance general y estado de resultados.

Grupo General: Primera posición del plan de cuentas, integrada por un dígito, constituye una de las partes principales que identifican la naturaleza de las cuentas.

Tiene como finalidad indicar la clasificación que deben tener las Cuentas de Mayor en los Estados Financieros

Los grupos de cuentas, que se representan con los números uno (1) al siete (9), son:

BALANCE GENERAL

Código Grupo

01. Activo

02. Pasivo

03. Patrimonio

04. Cuentas de Orden

EDO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS

Código Grupo

05. Ingresos Operacionales

06. Costo de Ventas

07. Gastos de Operación

08. Otros Ingresos y Egresos

09. Cuentas de Cierre

2.- Definir o especificar el formato del código contable en digito y niveles.

Los catálogos de cuentas están estructurados por niveles, el número de éstos así como el nombre o número que se les asigne dependerá directamente de las necesidades particulares, del ente económico de que se trate. Podemos encontrar diferentes formas de ordenar y estructurar los diversos catálogos de cuentas.

Su estructura permite formar agrupaciones que van de conceptos generales a particulares, la cual se conforma de seis (6) posiciones y de nueve (9) dígitos, que se representan de la siguiente forma:

Gráfico de la estructura del código de cuentas

Formato Características

9-9-999 Cinco dígitos, tres niveles

99. Cinco dígitos, tres niveles

99. Seis dígitos, cuatro niveles

999. Siete dígitos, tres niveles

99. Siete dígitos, cuatro niveles

9-9-9-9-999-99 Nueve dígitos, seis niveles

[pic]3.- Una vez realizado el paso 1 y 2 debemos de empezar a desarrollar el código contable propiamente dicho. De acuerdo con las clasificaciones dadas por la teoría contable y las necesidades de la información de la empresa.

Seleccionar los subgrupos financieros para cada sección del balance general y estado de resultados, Integrado por un dígito, constituye la segunda posición del plan de cuentas, la cual se utiliza para identificar la clasificación del “Grupo” previsto en la primera posición.

Activo Pasivo y Patrimoniales

Circulante Circulante

Disponible Prestaciones Sociales

Exigible Pasivo a largo plazo

Realizable Otros pasivos

Fondos Capital Social

Inversiones Utilidades no distribuidas

Activo fijo tangible

Activo fijo intangible

Otros activos

Cuentas de orden

Un mayor nivel de detalle se muestra en el siguiente

1 Activo

1.1 Circulante

1.1.1 Disponible

1.1.1.101 Caja

102. Bancos

1.1.1.201 Fondos Fijos

CONTROL INTERNO

El denominado "INFORME COSO" sobre control interno, publicado en EE.UU. en 1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática referida.

Se trataba entonces de materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venían siendo utilizados sobre este tema, logrando así que, al nivel de las organizaciones públicas o privadas, de la auditoria interna o externa, o de los niveles académicos o legislativos, se cuente con un marco conceptual común, una visión integradora que satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados.

En 1992, COSO publicó el Sistema Integrado de Control Interno, un informe que establece una definición común de control interno y proporciona un estándar mediante el cual las organizaciones pueden evaluar y mejorar sus sistemas de control.

En sentido amplio, se define como un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos o resultados esperados en materia de rentabilidad y rendimiento.

Es un proceso que involucra a todos los integrantes de la organización sin excepción, desde la Alta Dirección hasta el último empleado, diseñado para dar un grado razonable de apoyo en cuanto a la obtención de los objetivos en las siguientes categorías:

✓ Eficacia y eficiencia de las operaciones

✓ Fiabilidad de la información financiera

✓ Cumplimiento de las leyes y normas que son aplicables

✓ Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada.

✓ Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades.

✓ Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la misma.

✓ Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través de informes oportunos.

La definición de un marco de referencia aplicable a cualquier organización.

De acuerdo al marco COSO, el control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí.

Estos derivarán de la manera en que la Dirección dirija la Unidad y estarán integrados en el proceso de dirección. Los componentes serán los mismos para todas las Organizaciones (sean públicas o privadas) y dependerá del tamaño de la misma la implantación de cada uno de ellos.

1. Ambiente de control

2. Evaluación de riesgos

3. Actividades de control

4. Información y comunicación

5. Supervisión y monitoreo.

1.- AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.

El ambiente o entorno de control es la base de la pirámide de control interno, aportando disciplina a la estructura. En el se apoyarán los restantes componentes, por lo que será fundamental para solidificar los cimientos de un eficaz y eficiente sistema de control interno. Marca la pauta del funcionamiento de la Unidad e influye en la concientización de sus funcionarios.

Los factores a considerar dentro del entorno de control serán la integridad y los valores éticos, la capacidad de los funcionarios de la Unidad, el estilo de dirección y de gestión, la manera en que la Dirección asigna autoridad y responsabilidad, la estructura organizacional vigente y las políticas y prácticas de personal utilizadas.

“El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el entorno en que trabaja, los empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los que descansa todo”.

Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.

El ambiente de control reinante será tan bueno, regular o malo como lo sean los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de éstos hará, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y consecuentemente al tono de la organización.

Integridad y valores éticos

Dado que el control interno se sustenta en los valores éticos, la autoridad superior del organismo debe procurar promover, difundir y monitorear el cumplimiento de los mismos.

Estos valores éticos deben enmarcar el comportamiento de todos los funcionarios de la Unidad, orientando su integridad y compromiso profesional.

Debe ser la dirección del organismo la que mediante actitudes (su ejemplo) y otros mecanismos, busque crear una cultura apropiada a tales fines.

✓ Los funcionarios conocen la normativa vigente que regula su conducta en el ejercicio de la función pública.

✓ Se enfatiza en la importancia de la integridad y el comportamiento ético, respetando ciertos códigos de conducta aún cuando no estén escritos.

✓ Existe algún documento que recoja los valores y principios éticos que promueve la Organización, por ejemplo través de un código de conducta que determine la política de la misma respecto de asuntos críticos donde puedan verificarse conflicto de intereses.

✓ Se ha dado a conocer a todos los funcionarios involucrados y se ha verificado su comprensión.

✓ Se ponen en conocimiento de terceros ajenos a la Organización pero vinculados a la misma como ser Usuarios o Proveedores,

✓ Los funcionarios se comportan de acuerdo a las reglas de conducta definidas por la Dirección.

✓ Se asignan periódicamente los premios y castigos a que da lugar el acatamiento o no de las reglas y normas de conducta.

✓ Los premios y castigos son adecuados.

Asignación de Autoridad y Responsabilidad

Cada funcionario debe conocer sus deberes y responsabilidades.

Esto contribuye a desarrollar la iniciativa de los mismos y a solucionar los problemas, actuando siempre dentro de sus responsabilidades. Asimismo, los funcionarios deben conocer los objetivos de la Unidad donde se desempeñan y cómo su función contribuye al logro de los objetivos generales. Esto es fundamental para lograr un compromiso mayor en las personas que se desempeñan en una Organización.

Políticas y Prácticas de Personal

Se deben establecer políticas y prácticas de personal (dentro del ámbito normativo vigente), que busquen lograr una administración de personal justa y equitativa.

Si bien existe una normativa vigente que impide a la Dirección de una Unidad moverse libremente en este aspecto, se debe procurar lograr justicia y equidad en el personal a la hora de capacitar, adiestrar, calificar, promover y disciplinar a los funcionarios.

2.- EVALUACIÓN DE RIESGOS

Toda entidad debe hacer frente a una serie de riesgos tanto de origen interno como externo que deben evaluarse. Una condición previa a la evaluación de los riesgos es el establecimiento de objetivos en cada nivel de la organización que sean coherentes entre sí. La evaluación del riesgo consiste en la identificación y análisis de los factores que podrían afectar la consecución de los objetivos y, en base a dicho análisis, determinar la forma en que los riesgos deben ser administrados y controlados. Debido a que las condiciones económicas, industriales, normativas continuarán cambiando, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.

En la evaluación se deberá analizar que los objetivos hayan sido apropiadamente definidos, que los mismos sean consistentes con los objetivos institucionales, que hayan sido oportunamente comunicados, que se hayan detectado y analizado adecuadamente los riesgos, que se los haya clasificado

de acuerdo a la relevancia y probabilidad de ocurrencia.

Identificación de Riesgos

Los riesgos que podrían afectar la consecución de los objetivos de la Organización, tanto externos como internos, deben estar claramente identificados.

Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir variaciones, se necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los riesgos asociados con el cambio. Aunque el proceso de evaluación es similar al de los otros riesgos, la gestión de los cambios merece efectuarse independientemente, dada su gran importancia y las posibilidades de que los mismos pasen inadvertidos para quienes están inmersos en las rutinas de los procesos.

Existen circunstancias que pueden merecer una atención especial en función del impacto potencial que plantean:

✓ · Cambios en el entorno.

✓ · Redefinición de la política institucional.

✓ · Reorganizaciones o reestructuraciones internas.

✓ · Ingreso de empleados nuevos, o rotación de los existentes.

✓ · Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.

✓ · Aceleración del crecimiento.

✓ · Nuevos productos, actividades o funciones.

Los mecanismos para prever, identificar y administrar los cambios deben estar orientados hacia el futuro, de manera de anticipar los más significativos a través de sistemas de alarma complementados con planes para un abordaje adecuado de las variaciones.

Riesgos

A nivel de empresa los riesgos pueden ser la consecuencia de factores externos como internos.

A continuación se presentan algunos ejemplos:

Factores Externos:

✓ Los avances tecnológicos.

✓ Las necesidades o expectativas cambiantes de los clientes pueden influir en el desarrollo de productos, el proceso de producción, el servicio a cliente, la fijación de precios etc.

✓ Los cambios económicos pueden repercutir en las decisiones sobre financiamiento, inversiones y desarrollo.

Factores Internos:

Estructura de organización existente.

✓ Calidad del personal incorporado, así como los métodos para su instrucción y motivación.

✓ Reestructuraciones internas.

Problemas con los sistemas informáticos pueden perjudicar las operaciones de la entidad.

✓ Los cambios de responsabilidades de los directivos pueden afectar la forma de realizar determinados controles.

✓ Un consejo de administración o un comité de auditoria débil o ineficaz pueden dar lugar a que se produzcan indiscreciones.

Además, de identificar los riesgos a nivel de empresa debe hacerse a nivel de cada actividad de la empresa, esto ayuda a enfocar la evaluación de los riesgos en las unidades o funciones mas importantes del negocio, como ventas, producción y desarrollo tecnológico. La correcta evaluación de los riesgos a nivel de actividad contribuye también a que se mantenga un nivel aceptable de riesgo para el conjunto de la entidad.

Análisis de Riesgos

Una vez identificados los riesgos a nivel de entidad y por actividad deben llevarse a cabo un análisis de riesgos que puede ser:

✓ Una estimación de la importancia del riesgo.

✓ Una evaluación de la probabilidad o frecuencia de que se materialice el riesgo.

✓ Que medidas deben adoptarse.

Estimación de Riesgos

Se debe estimar la probabilidad de ocurrencia de los riesgos identificados, así como también cuantificar las posibles pérdidas que los mismos podrían ocasionar.

Por consiguiente, la estimación de riesgos debe hacerse a través de dos variables: probabilidad (frecuencia en la ocurrencia del mismo) e impacto (consecuencia que tendría el mismo si ocurriera).

Existe una estimación de riesgos, considerando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de los mismos.

3.-ACTIVIDADES DE CONTROL

Las actividades de control son las políticas, procedimientos, técnicas, prácticas y mecanismos que permiten a la Dirección administrar (mitigar) los riesgos identificados durante el proceso de Evaluación de Riesgos y asegurar que se llevan a cabo los lineamientos establecidos por ella.

Las actividades de control son procedimientos que ayudan a asegurarse que las políticas de la dirección se llevan a cabo, y deben estar relacionadas con los riesgos que ha determinado y asume la dirección.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos, conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos.

En todos los niveles de la entidad existen responsabilidades de control y es preciso que los agentes conozcan individualmente cuáles son las que les competen, para ello se les debe explicar claramente tales funciones.

Las cuestiones que se exponen a continuación muestran la amplitud abarcadora de las actividades de control, viéndolas en su sentido más general, aunque no constituyen la totalidad de ellas.

✓ Análisis efectuados por la dirección.

✓ Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades.

✓ Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, autorización pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, recálculos, análisis de consistencia, prenumeraciones.

✓ Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos.

✓ Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros.

✓ Segregación de funciones.

✓ Aplicación de indicadores de rendimiento.

Normas de Actividades de Control

Separación de tareas y responsabilidades

Las tareas y responsabilidades, esenciales, relativas al tratamiento, autorización, registro y revisión de las transacciones y hechos, deben ser asignadas a personas diferentes.

El propósito de esta norma es procurar un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad dentro de la estructura de organización.

Al evitar que las cuestiones fundamentales de una transacción u operación queden concentradas en una misma persona o sector, se reduce notoriamente el riesgo de errores, despilfarros o actos ilícitos y aumenta la probabilidad que, de producirse, sean detectados.

Coordinación entre áreas

Las áreas que componen una Organización deben actuar coordinadamente entre ellas. Esto redundará en la consecución de los objetivos generales de la Organización y no solo en la consecución de objetivos a nivel de Unidad independiente.

Que exista coordinación implica que los funcionarios conozcan las consecuencias de sus acciones respecto a la Organización en su conjunto.

Para que el resultado sea efectivo, no es suficiente que las unidades que lo componen alcancen sus propios objetivos; sino que deben trabajar mancomunadamente para que se alcancen, en primer lugar, los de la entidad.

Documentación

La estructura de control interno y todas las transacciones y hechos significativos, deben estar claramente documentados, y la documentación debe estar disponible para su verificación.

Toda entidad debe contar con la documentación referente a su Sistema de Control Interno y a las cuestiones pertinentes de las transacciones y hechos significativos.

La información sobre el Sistema de Control Interno puede figurar en su formulación de políticas y, básicamente, en el referido manual, incluirá datos sobre objetivos, estructura y procedimientos de control.

Registro adecuado de las transacciones

Las transacciones y los hechos que afectan a una entidad deben registrarse inmediatamente y ser debidamente clasificados.

Las transacciones o hechos deben registrarse, en el momento de su materialización o lo más inmediato posible, para garantizar su relevancia y utilidad. Esto es válido para todo el proceso o ciclo de la transacción o hecho, desde su inicio hasta su conclusión.

Asimismo, deberán clasificarse adecuadamente para que, una vez procesados, puedan ser presentados en informes y estados financieros con saldos razonables, facilitando a directivos y gerentes la adopción de decisiones.

Acceso restringido a los Recursos, Activos y Registros

El acceso a los recursos, activos, registros y comprobantes, debe estar protegido por mecanismos de seguridad y limitado a las personas autorizadas, quienes están obligadas a firmar las Actas de Responsabilidad a rendir cuenta de su custodia y utilización.

Todo activo de valor debe ser asignado a un responsable de su custodia y contar con adecuadas protecciones, a través de seguros, almacenaje, sistemas de alarma, pases para acceso, etc.

Además, deben estar debidamente registrados, y periódicamente, se cotejarán las existencias físicas con los registros contables para verificar su coincidencia. La frecuencia de la comparación depende del nivel de vulnerabilidad del activo.

✓ Los procedimientos de control aseguran que solo las personas autorizadas tengan acceso a los recursos y activos de la Organización.

✓ La responsabilidad por custodiar y rendir cuentas por esos recursos está asignada a determinadas personas.

✓ Los procedimientos de control aseguran que solo las personas autorizadas tengan acceso a los registros y datos de la Organización.

✓ Los permisos asignados para acceder a la información, tanto sea tangible como en formato electrónico, son revisados periódicamente, asegurando el principio de “la necesidad de saber”.

✓ Se realizan controles periódicos entre los recursos. existentes y los saldos que arrojan los registros (arqueos, conciliaciones, recuentos físicos).

✓ Existen procedimientos establecidos para la custodia de los recursos físicos.

✓ La(s) Tesorería(s) tienen las medidas de seguridad correspondientes.

✓ Los formularios como recibos, órdenes de compra y otros importantes están prenumerados, guardados adecuadamente

✓ y asignada la responsabilidad por su custodia.

Rotación del personal en las tareas sensibles

Ningún empleado debe tener a su cargo, durante un tiempo prolongado, las tareas que presenten una mayor probabilidad de comisión de irregularidades. Los empleados a cargo de dichas tareas deben, periódicamente, emplearse en otras funciones.

Control del sistema de información

El sistema de información debe ser controlado con el objetivo de garantizar su correcto funcionamiento y asegurar el control del proceso de los diversos tipos de transacciones.

La calidad del proceso de toma de decisiones en una entidad, descansa fuertemente en sus sistemas de información. Un sistema de información abarca información cuantitativa, por ejemplo, los informes de desempeño que utilizan indicadores, y cualitativa, lo concerniente a opiniones y comentarios. El sistema deberá contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las entradas, procesos, almacenamiento y salidas.

El sistema de información debe ser flexible y susceptible de modificaciones rápidas que permitan hacer frente a necesidades cambiantes de la dirección, en un entorno dinámico de operaciones y presentación de informes. El sistema ayuda a controlar todas las actividades de la entidad, a registrar y supervisar transacciones y eventos a medida que ocurren, y a mantener datos financieros.

Control de la tecnología de la información

Los recursos de la tecnología de información deben ser controlados con el objetivo de garantizar el cumplimiento de los requisitos del sistema de información que la entidad necesita para el logro de su misión.

La información que necesitan las actividades de la entidad, es provista mediante el uso de recursos de tecnología de información, los que abarcan: datos, sistemas de aplicación, tecnología asociada, instalaciones y personal.

La seguridad del sistema de información es la estructura de control para proteger la integridad, confidencialidad y disponibilidad de datos y recursos de la tecnología de información.

Indicadores del desempeño

Toda entidad debe contar con métodos de medición de desempeño que permitan la preparación de indicadores para su supervisión y evaluación.

La información obtenida se utilizará para la corrección de los cursos de acción y el mejoramiento del rendimiento.

La dirección de una entidad, programa, proyecto o actividad, debe conocer cómo marcha hacia los objetivos fijados para mantener el dominio del rumbo, es decir, ejercer el control.

Un sistema de indicadores elaborados desde los datos emergentes de un mecanismo de medición del desempeño, contribuirá al sustento de las decisiones.

Los indicadores no deben ser tan numerosos que se tornen ininteligibles o confusos, ni tan escasos que no permitan revelar las cuestiones claves y el perfil de la situación examinada.

Cada entidad debe preparar un sistema de indicadores ajustado a sus características, es decir, tamaño, proceso productivo, bienes y servicios que entrega, nivel de competencia de sus dirigentes y demás elementos que lo distingan.

Manuales de Procedimientos

Toda Organización debe contar con manuales de procedimientos, en los cuales se desarrollará la forma óptima de llevar adelante los procesos de negocio. Es fundamental que todos los funcionarios tengan documentada, la forma de desempeñarse en la Organización.

✓ Sean notificados sobre la existencia de los mismos.

4.- INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Hay que identificar, recopilar y comunicar información pertinente en tiempo y forma que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades.

Los sistemas de información generan informes, que contienen información operativa, financiera y la correspondiente al cumplimiento, que posibilitan la dirección y el control del negocio. Dichos informes contemplan, no sólo, los datos generados internamente, sino también información sobre incidencias, actividades y condiciones externas, necesaria para la toma de decisiones y para formular informes financieros.

Debe haber una comunicación eficaz en un sentido amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y a la inversa.

Asimismo, deben contar con los medios para comunicarla información significativa a los niveles superiores.

Sistemas de información integrado

Los sistemas de información dentro de una Organización deben estar integrados. Los funcionarios de una unidad organizacional deben saber como se vincula la información elaborada por el área donde se desempeñan, con la información elaborada por el resto de las unidades de la estructura

A su vez, el sistema de información debe estar condicionado a la Estrategia de la Organización.

El sistema de información debe servir para:

✓ La toma de decisiones a todos los niveles

✓ Evaluar el desempeño del organismo

✓ Rendir cuentas

Compromiso de la autoridad superior

Es imprescindible que la Dirección tome conciencia del grado de importancia del sistema de información organizacional, para poder cumplir con sus objetivos. Este compromiso se debe explicitar mediante la procura de recursos suficientes para poder mejorarlo y volverlo más eficaz.

Comunicación, Valores Organizacionales y Estrategias

El proceso de comunicación es utilizado para transmitir una variedad de temas, pero queremos destacar, en este caso la comunicación de los valores éticos y la comunicación de la misión, políticas y objetivos. Si todos los trabajadores de la entidad están imbuidos de los valores éticos que deben respetar, de la misión a cumplir, de los objetivos que se persiguen y de las políticas que los encuadran, la probabilidad de un desempeño eficaz, eficiente, económico, enmarcado en la legalidad y la ética, aumenta notoriamente.

5.- SUPERVISIÓN

Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que compruebe que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continua, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas

Los sistemas de control interno y, en ocasiones, la forma en que los controles se aplican, evolucionan con el tiempo, por lo que procedimientos que eran eficaces en un momento dado, pueden perder su eficacia o dejar de aplicarse. Las causas pueden ser la incorporación de nuevos empleados, defectos en la formación y supervisión, restricciones de tiempo y recursos y presiones adicionales. Asimismo, las circunstancias en base a las cuales se configuró el sistema de control interno en un principio también pueden cambiar, reduciendo su capacidad de advertir de los riesgos originados por las nuevas circunstancias. En consecuencia, la dirección tendrá que determinar si el sistema de control interno es en todo momento adecuado y su capacidad de asimilar los nuevos riesgos.

EFICACIA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Un sistema de control interno se considera eficaz si la dirección de la Unidad tiene la seguridad razonable de que:

✓ Dispone de la información adecuada sobre hasta qué punto se están logrando los objetivos operacionales de la Unidad.

✓ Se prepara de forma fiable la información financiera de la misma.

✓ Se cumplen las leyes y normativa a las que se encuentra sujeta.

✓ Si bien el control interno es un proceso, su eficacia es el estado o la situación del proceso en un momento dado.

✓ Se evalúa periódicamente la eficacia del sistema de control interno, teniendo en cuenta si la Dirección de la Unidad tiene seguridad razonable de que:

✓ Dispone de la información adecuada sobre hasta qué punto se están logrando los objetivos operacionales de la Unidad.

✓ Se prepara de forma fiable la información financiera de la misma.

✓ Se cumplen las leyes y normativa a las que se encuentra sujeta.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

1. Definición de los objetivos y las metas tanto generales, como específicas, además de la formulación de los clientes operativos que sean necesarios.

2. Definición de las políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos.

3. Utilizar o adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.

4. Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

5. Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.

6. Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado sistema de evaluación.

7. Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control interno.

8. Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestión desarrollada.

9. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control.

10. Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.

11. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal.

12. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES

El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determinara si existe una seguridad razonable de que la operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables, o no.

El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de la gerencia, quien debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios esperados por la implantación de los procedimientos de control, son superiores a los costos de estos.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Los objetivos del control interno son proveer a la gerencia de una seguridad razonable pero no absoluta de que los activos, especiales los valiosos y movibles, están protegidos contra perdidas por el uso o disposición no autorizada, y que las operaciones son realizadas con autorización de la gerencia, y registrada adecuadamente para permitir la elaboración de los estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad de aceptación general.

Las transacciones de una empresa son reflejadas en los estados financieros, a través del sistema contable que registra estas transacciones de acuerdo con ciertas normas y procedimientos contables. En todo el proceso de captura, validar procesar y emitir la información contable, esta inherente la necesidad de establecer controles internos de tal forma, que los estados financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que refleja la cifra.

Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en proceso contable y administrativo.

✓ Errores

El control interno en una entidad esta orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades.

El sistema de control interno debe brindar de que los estados financiaron han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los estados financieros. El sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación, fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no sean significativos con respecto a los estados financieros es importante que se eviten o estos sea descubiertos oportunamente, debido a que tiene implicaciones sobre la correcta conducción del negocio.

✓ Procesamiento de transacciones

Es una función del sistema contable que consiste en capturar, procesar, validar y emitir la situación financiera, el procesamiento de las transacciones dentro de las corrientes de formación contables incluye procesos y controles.

Los controles pueden ser preventivos o de detección, esta clasificación depende del momento en el cual se ejecuta el control con relación al proceso. Los controles preventivos son aquellos que se ejecutan antes de la ejecución de un proceso, ejemplo:

El inventario que ingresa al almacén se recibe solamente con base en autorizaciones, y son contados e inspeccionados antes de ser ingresados al sistema

✓ Revisión y aprobación de los comprobantes de diario.

Controles de detección:

se aplican durante o después de un proceso; la eficacia de los controles defectivos dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. Algunos ejemplos son:

✓ Reconciliaciones de cuentas de auxiliares vs. Mayor.

✓ Emisión de listados de excepciones.

✓ Cuadre de totales débitos y créditos al grabar comprobantes contables.

✓ Los objetivos generales del control interno son los siguientes:

✓ Custodia de los activos

✓ Captura y proceso de la información en forma completa y exacta

✓ La correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la empresa.

Los dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos específicos del control, que son los siguientes:

Integridad

Existencia

Exactitud

Autorización

Custodia

Integridad

Permiten asegurar que registren todas las transacciones en el periodo al cual corresponden. Los controles internos de prenumeración de formularios o controles de totales en lotes apoyan los objetivos de integridad. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando en el inicio de las transacciones o en el procesamiento no se incluye toda la información.

Una violación de los controles internos de integridad para un proceso de facturación seria obviar el registro de las operaciones en forma cronológicas.

Los objetivos de existencia permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten a la entidad. Los estados finacieros deben reflejar solamente las operaciones o intercambio que realmente hayan afectado una entidad.

Ejemplo: las cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultados de transacciones de ventas efectivamente realizadas, de acuerdo con los principios de contabilidad aplicados a las operaciones correspondientes.

Los cargos periódicos por depreciación deben corresponder a activos que realmente existan y se hayan capitalizados adecuadamente de acuerdo con las políticas y procedimientos adoptados por la gerencia.

Para verificar los objetivos de existencia de una operación, debemos tener siempre presente el presente el principio de entidad, el cual establece que las operaciones registradas en una empresa deben corresponder a operaciones efectivamente realizada por esta.

Exactitud

El objetivos de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de ellas, este objetivos es importante ya que exige que las cifras sean registradas de forma exacta. La exactitud es indispensable que sea establecida en el momento en que se captura la información o se genere la transacción.

Un control de doble chequeo de cantidades y precio por ejemplo, puede ayudar a verificar la exactitud de una factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario y el pasivo correctamente.

Autorización

Un sistema contable no puede procesar transacciones que n se encuentren autorizadas por un funcionarios competentes. Desde el punto de vista de un sistema manual; un objetivo de autorización debe establecer límites al inicio, continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos.

Cuando se esta hablando de las autorizaciones de un sistema contables mecanizados, esta se refiere a los niveles de iniciación procesamiento y emisión de información contable y financiera. Este tipo de información es conocida como perfiles de usuarios o perfiles de seguridad.

Custodia

Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no autorizada de los activos de las empresas. Este objetivo se cumple a través de dos tipos de controles:

Los Controles de custodia física de los activos: son diseñados para prevenir o detectar el uso no autorizado de los activos durante el periodo en el que se encuentra bajo custodia de un individuo o departamento, especialmente interesa la custodia física de los activos valiosos y movibles tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar, vehículos, etc.

Cuando diseñamos procedimientos de control sobre la custodia física debemos tomar en cuenta lo siguiente:

✓ Los activos que ingresa solo se recibe con autorizaciones, son contados e inspeccionados y asignada su responsabilidad a un individuo o departamento en particular.

✓ Los activos que salen son contados e inspeccionados y se releva de la responsabilidad de su custodia, al individuo o departamento al cual se le había asignado esa responsabilidad.

✓ Los controles sobre la existencia física solo están diseñados para detectar si las cantidades o valores mantenidos en custodia coinciden con los registros. Estos controles incluyen conteos periódicos de inventarios u otros activos, arqueo de factura, etc.

Con respecto a los controles de custodia debemos tener presente que el individuo o departamento que ejerza el control sobre la custodia física no puede tener responsabilidades sobre los controles de los registros, por ejemplo, el jefe de almacén no puede ser responsable de manejar el listado de inventario y hacer ajustes al mismo.

CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO:

Control interno administrativo: comprende el plan de organización y todo los método y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones, la adhesión a las políticas gerenciales y que, solo tienen que ver indirectamente con los registros financieros.

Control interno contable: comprende todos los métodos y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros, tiene relación directa o efectos sobre las cifras de los estados financieros e incluye los siguientes:

✓ Métodos y procedimientos relacionados, que tienen que ver con la protección de activos.

✓ Autorización de las operaciones.

✓ Asegurar la exactitud de los registros financieros.

Los controles internos contables pueden clasificarse en tres tipos y dependen del momento en que se ejecutan:

✓ Controles para la captura de los datos.

✓ Controles para el procesamiento.

✓ Controles en la salida de la información.

Para los tres casos, los objetivos del control interno son: la integridad, existencia, exactitud y autorización de las transacciones.

En la figura se muestra una jerarquía que se puede establecer en la clasificación de los controles internos administrativos y contables.

CONDICIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Son todas aquellas premisas sobre las cuales se mantiene la fortaleza del sistema en su totalidad. Para que un control interno funcione debe existir, por ejemplo, un compromiso formal entre los miembros de la organización a respetar y hacer cumplir las políticas previamente establecidas, es decir, que exista una conciencia de control .Las condiciones para tener un adecuado sistema de control interno son:

Competencia del personal.

Delimitación de las responsabilidades.

Establecimiento de niveles de autorización.

Segregación de funciones.

Conciencia de control.

Canales de comunicación.

COMPETENCIA DEL PERSONAL:

Se refiere a las políticas y procedimientos que tiene una empresa para contratar, supervisar y entrenar el personal, con el objetivo que este se encuentre debidamente capacitado para desarrollar su trabajo.

Por ejemplo, una política sana puede ser contratar estrictamente a estudiantes de Contaduría Pública como analistas y auxiliares contables; de esta forma se está asegurando que el personal posee los conocimientos básicos y necesarios para llevar a cabo sus funciones.

DELIMITACIÒN DE RESPONSABILIDADES:

Se origina como una necesidad de la organización para establecer las fronteras de acción de cada individuo de su área de competencia. Una de las herramientas gerenciales básicas para separar las responsabilidades en la organización es la utilización de organigramas, los cuales indica las principales áreas en la cuales se subdivide una empresa.

ESTABLECIMIENTO DE NIVELES DE AUTORIZACIÓN.

El mismo requiere que las operaciones procesadas en el sistema contable, estén autorizadas por un funcionario competente, o de acuerdo con niveles de autorización preestablecido. Un auxiliar contable por lo general no debe estar autorizado para generar operaciones como el registro de estimaciones por reservas, sin autorización del gerente de contabilidad. Un gerente general no puede decretar un reparto de dividendo si la autorización de la asamblea de accionista.

De esta forma, cada operación que se registre en el sistema contable deberá estar autorizada por algún funcionario que tenga la delegación de autoridad respectiva.

Se establece para proveer un adecuado control sobre los activos pasivos, ingresos, costos y gastos.

Es conveniente que el establecimiento de los niveles de autorización sea implantado a través de un manual de autorizaciones en el cual se deberá detallar el tipo de autorización para cada funcionario. Las autorizaciones dadas a cada gerente están plasmadas en varios tipos de documentos implantados por la empresa .Por ejemplo, es una practica común en muchas compañías, el efectuar pagos, previa una solicitud de emisión de orden de pago.

SEGREGACIÓN DE FUNCIONES.

Establece que un departamento o un empleado no puede realizar funciones que por su naturaleza sean incompatibles de ser llevadas a cabo por una sola persona o unidad. Algunos ejemplos:

✓ Debe existir independencia entre un cajero, el empleado responsable de los libros auxiliares de cuentas por cobrar y la persona que maneja el registro de las operaciones.

✓ La supervisión del almacén no debe ser llevado a cabo por el departamento de compras.

✓ Los empleados responsables de fondos fijos de caja chica no pueden tener función o acceso al registro de las operaciones.

✓ El departamento de compras no debe autorizar pagos a los proveedores.

CONCIENCIA DE CONTROL

Representa la actitud que tiene la gerencia y los empleados responsables de hacer cumplir los controles, y su efecto global en el ambiente de control interno.

La gerencia de toda empresa es la responsable de la presentación de los estados financieros, la misma está sujeta a la confiabilidad en la estructura de control interno.

CANALES DE COMUNICACIÓN.

Son todos los medios que la gerencia utiliza para hacer conocer sus objetivos, políticas, normas y procedimientos .Estos están representados por memorándums, manuales , circulares y otro tipo de documento. La fortaleza del control interno dependerá mucho de la calidad de las comunicaciones, si la gerencia no puede transmitir efectivamente sus políticas y normas, especialmente las relativas al control interno estas no se cumplirán.

TIPOS BASICOS DE CONTROL INTERNO.

El control interno puede llevarse a cabo a través de la implantación de diversas técnicas para el chequeo y verificación de las operaciones .Se establecen distintas técnicas de control interno para dar respuesta y seguimiento a las siguientes interrogantes;

¿Cómo se generan las transacciones?

¿Como se procesan desde que son generadas hasta que son registradas en el mayor general?

¿Cómo se disponen los activos en la empresa?

Para llevar a cabo los controles necesarios e inherentes a todo sistema de contabilidad, se dispone de los siguientes tipos básicos de control:

De existencia

.De exactitud.

De autorización

De custodia.

CONTROLES DE EXISTENCIA:

Son controles que aseguran que las transacciones registradas existan y sean válidas.

Los siguientes controles aseguran el cumplimiento del objetivo de existencia:

Todo registro contable debe ser soportado por un documento original.

Los inventarios se deben recibir únicamente previa la verificación de su pedido, a través de la revisión de orden de compra interna

Toda cobranza debe estar soportada por él correspondiente recibo de cobro y la información necesaria para su registro: fecha de cobro, número de cheque , monto , número de factura que cancela y código del cliente.

CONTROLES DE EXACTITUD.

Toda transacción que sea susceptible de registro en el mayor general, debe ser cuantificable en términos monetarios .Por lo general , ese valor monetario se desprende de los documentos que soportan los registros contables .Cuándo se está registrando una factura debe asentarse en el mayor general, el monto que refleja tal documento en caso en que los bienes recibidos estén de acuerdo con las especificaciones dadas al proveedor. Puede darse el caso que un activo recibido tenga un valor menor al especificado en la factura , por ejemplo , un faltante en la recepción de mercancía; en este caso, la compañía debería emitir una nota de debito a la factura del proveedor , y la cuál será cargada a la cuenta del proveedor correspondiente.

Los controles de exactitud permiten registrar operaciones por los montos que reflejan los documentos originales que que generan la transacción .Algunos ejemplos de controles de exactitud son los siguientes:

✓ Realización de doble verificación manual.

✓ Verificación manual de listados de validación.

✓ Revisión de listados de totales por lotes de transacciones.

CONTROLES DE AUTORIZACION.

Los controles de autorización están orientados a permitir operaciones que son válidas desde el punto de vista interno Un control de autorización le da validez a la existencia de una transacción y genera normalmente la continuación o no del procesamiento de la operación. Ejemplo:

✓ La emisión de cheques es autorizada por el tesorero para asegurar la adecuada provisión de fondos.

✓ Todo registro contable en los libros, deberá estar autorizado por un funcionario competente para ello.

✓ Las entradas de inventario al almacén general son autorizadas por el jefe de almacén, mediante la firma de este en el informe de recepción.

CONTROLES DE CUSTODIA.

Sirven para se de que los activos valiosos y movibles, están resguardados del robo y pérdida. Ejemplos:

✓ Existencia de cajas fuertes para chequeras en blanco o en formas continúas.

✓ Efectivo depositado en cajas fuertes que no son susceptibles de moverse fácilmente.

✓ Fondos de caja chica manejados por una sola persona.

✓ Salidas de inventario del almacén realizadas con base en una autorización escrita de algún funcionario competente.

✓ Sistemas de seguridad para evitar el acceso de personas no autorizadas.

RELACION DE LA CODIFICACION DE DATOS CON LOS SISTEMAS MECANIZADOS.

Como sabemos los métodos de codificación nos permite clasificar de manera ordenada todas las operaciones, detalles, transacciones y listas de elementos que son manejados por un sistema de contabilidad.

Para poder aplicar un sistema contable mecanizado debemos cumplir con una serie de elementos que funcionan de manera coordinada, desde la simple aplicación del principio de partida doble, hasta la total automatización de las operaciones financieras de una empresa. Entonces aplicando las características que definen y/o identifican la contabilidad tenemos, que se debe: Clasificar, Registrar, Sistematizar, Estructurar, Analizar e Interpretar. Con todas estas acciones, para poder dar inicio a un Sistema Contable mecanizado y que este pueda producir Información organizada de acuerdo con los requerimientos de los usuarios.

Todo esto se debe realizar bajo un control, como por ejemplo antes de registrar una información está, debe clasificarse, para poder ordenarse; previamente, se debió haberse definido cuál o cuáles son los métodos de codificación que se utilizaran para el proceso de la clasificación. Estos métodos de codificación deben tener como norte el Uso, o el propósito para el cual la información codificada servirá.

Otra característica importante es la Sistematización de las Operaciones, lo cual su utilidad dependerá, que si la información está bien organizada, no debe existir ningún problema con su acceso, de hecho la información debe ser ubicada en forma oportuna y rápida para el usuario.

ALMACENAMIENTO Y CONSULTA DE INFORMACION EN UN SISTEMA MECANIZADO.

[pic]

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La Información es recuperada en el sistema cada vez que se necesite.

Se consulta la operación del proveedor.

La PC almacena la información, bajo el esquema de codificación.

Esta es codificada por Cuentas Por pagar

CLASIFICAR:

DE LA FORMA QUE SE SELECCIONE PUEDE SER:

• Secuencialmente

• Por bloque

• Con digito de verificación

• De barras, etc.

Transacciones

Acciones

Nivel Físico

[pic]

FACTURA D-0001

FC - 0001

FACTURA D-0001

CODIFICACION UTILIZADA

CONSULTA

ALMACENAMIENTO

FACTURA

FACTURA

SISTEMA DE CODIFICACION