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Teoria De Las Etapas De Nolan

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Categoría: Tecnología

Enviado por: klimbo3445 22 junio 2011

Palabras: 3257 | Páginas: 14

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or la información (como un activo) y la administración de la información con aplicaciones integradas.

Cinco años después dividió la etapa de madurez en tres etapas nuevas, para un total de seis (Nolan, 1979).

Cabe señalar que el método anteriormente descrito es utilizado en la actualidad por las principales compañías de todo el mundo al igual que en las no tan importantes, para ubicar y evaluar las filosofías, estrategias, aprendizaje, experiencias, cambios gerenciales y aplicaciones.

TEORÍA DE LAS ETAPAS DE RICHARD NOLAN

La duración de las etapas varía de acuerdo con factores como disposición a aceptar el cambio, el compromiso de la administración de introducir la nueva tecnología, los nuevos usos de la información y el monto de la inversión que haga la administración tanto en tiempo como en recursos.

Las seis etapas de crecimiento de los sistemas de información en una empresa son:

• Iniciación; arranque, elaboración y aprendizaje

• Crecimiento; aplicación, tecnología y difusión de los datos

• Control: intervención y posicionamiento gerencial

• Distribución: compartición transfuncional, usos y mercados

• Estrategia y madurez; tácticas compartidas, planificación y estrategia

Como ya lo vimos, la función de la informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento (inicio, contagio o expansión, control o formalización, integración, administración de datos y madurez), a continuación se mencionaran las características de cada una de las anteriores.

ETAPA DE INICIO

Algunas de las características más relevantes de esta etapa son las siguientes:

• Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.

• Orientada a las demandas de mecanización

• Busca reducir costos

• Se centra en Proceso de Datos

• Existe una barrera Dirección – Responsables CPD

• No existe conexión objetivos – CPD

• Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales, tales como nóminas o contabilidad.

• El pequeño departamento de sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad.

• El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.

• El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.

• Resistencia al cambio del personal y usuarios (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de la mano de obra.

• Termina con la aplicación exitosa del primer sistema de información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computadora a la empresa.

ETAPA DE CONTAGIO O EXPANSIÓN

Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son:

• Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá de imitar.

• Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etcétera. Un aspecto sobresaliente es la proliferación de aplicaciones en toda la organización, que debido a la falta de estándares e infraestructura adecuada, se realiza de manera desordenada y sin control.

• El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría.

• El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.

• Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista/programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etcétera. Además, los analistas son asignados a las áreas funcionales de los usuarios, con el fin de agilizar el desarrollo de nuevas aplicaciones.

• Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfaces automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.

• Las aplicaciones se desarrollan con escasos o nulos estándares de trabajo, lo cual trae como resultado sistemas de muy baja calidad; es decir, sistemas que en forma frecuente causan problemas a sus usuarios. El porcentaje de reproceso de los sistemas crece, lo cual impacta de forma negativa la productividad del departamento y el nivel de satisfacción de los usuarios.

• Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.

• Planificación aislada de objetivos de la compañía

• Desarrollo bajo demanda

ETAPA DE CONTROL O FORMALIZACIÓN

Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:

• Esta etapa de evolución de la informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tiene nada) y la implantación d sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).

• Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios y control de manejo de proyectos, etcétera.

• El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.

• El tipo de administración empleado dentro del área de informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.

• En esta etapa se inician el desarrollo e implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoria de sistemas y programación. Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparadas técnicamente.

• Se inicia el desarrollo de interfaces automáticas entre los diferentes sistemas.

• Nace la función de la planeación de sistemas enfocada hacia el control presupuestal, que incluye la planeación de requerimientos de cómputo y la planeación de adquisición de recursos computacionales, entre otros.

• Busca sincronizar Dirección-SI

• Busca crear un SI en consonancia con las necesidades de la compañía

• Trata de establecer un proceso de racional en el Plan de SI

• Se va considerando de mayor importancia estratégica

• Funcionamiento Pasivo (Estrategia condiciona SI)

La función principal de esta etapa es realizar un proceso evolutivo que modifique la cultura de la empresa mediante un plan bien organizado, realizando las siguientes actividades:

• Análisis de la situación actual (negocio y sistemas)

• Lista de Proyectos a medio plazo

• Prioridad de cada proyecto

• Asignación de Recursos

• Mecanismos de Evaluación de Resultados

• Actividades donde puedan hacerse mejores cosas (eficacia) y hacer las cosas mejor (eficiencia)

ETAPA DE INTEGRACIÓN

Las etapas de integración son las siguientes:

• La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.

• Las nuevas tecnologías relacionadas con bases de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación hicieron posible la integración. en esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.

• El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.

• En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.

• Los usuarios y el departamento de sistemas iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, remplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.

ETAPA DE ADMINISTRACIÓN DE DATOS

Entre las características que destacan en esa etapa están las siguientes:

• El departamento de sistemas de información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.

• Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.

• El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

ETAPA DE MADUREZ

Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:

• Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de las organizaciones se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).

• Los sistemas que se desarrollan son sistemas de manufactura integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de la alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.

• En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de bases de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.

• Se pulen muchos de los controles implementados en las etapas anteriores, siendo menos rígidos en la aplicación de los mismos.

• En muchos de los casos se establecen precios para los servicios de cómputo, y en algunos otros se define el área de informática como Centro de Utilidades en vez de Centro de Costos. Nace la idea de independizar el área de sistemas desde el punto de vista económico y organizacional (outsourcing).

• Suele existir una planeación rigurosa de los recursos de cómputo y las aplicaciones con horizontes de planeación no menores a cinco años.

• En general, se mantiene una buena comunicación con la Dirección General y los diferentes usuarios de la organización.

• Armonía y sincronía entre estrategia y Plan de SI (bi-lateral)

• Se busca obtener ventajas competitivas

INDICADORES IMPORTANTES DE CADA ETAPA

ETAPA INDICADORES

Inicio Ahorro de mano de obra; obedece a demandas de mecanización; sirve para reducir costos y procesamiento de datos; existe una barrera entre la dirección y los responsables; no hay conexión con objetivos; se aplica en sistemas transaccionales como nóminas; depende de un área específica; resistencia al cambio por parte del personal; el tipo de administración es escaso; lo realiza un programador y/o operador generalmente por honorarios; termina con la aplicación exitosa del primer sistema de información.

Contagio o expansión Implantación exitosa del primer sistema de información; se implantan los sistemas transaccionales no desarrollados en la etapa anterior; depende de la gerencia administrativa o contraloría; la administración está orientada hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; se inicia la contratación del personal especializado y nacen nuevos puestos, por ejemplo analista/programador, etc.; las aplicaciones carecen de interfaces entre ellas; las aplicaciones se desarrollan con escasos o nulos estándares de trabajo, lo que da como resultado sistemas de baja calidad; los gastos por concepto de sistemas comienzan a crecer; planificación aislada de objetivos de la compañía; desarrollo bajo demanda.

Control o formalización Comienza con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales; las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones para mayor eficacia; el departamento de sistemas se ubica en una gerencia; la administración se orienta hacia el control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar, inicio de estándares de trabajo; inicia desarrollo de interfaces automáticas; planeación de los sistemas para el control presupuestal; sincronización de dirección-SI; creación de un sistema de información acorde a las necesidades de la compañía; proceso racional en el plan de SI; importancia estratégica (estrategia condiciona SI).

Integración Surge como resultado de la centralización del departamento de sistemas, las nuevas tecnologías se relacionan con los sistemas de bases de datos; alcance de más usuarios por disminución de costos; desarrollo de nuevos sistemas.

Administración de datos La información es un recurso valioso, importancia de administrar adecuadamente los datos, para que los usuarios puedan compartirla y utilizarla; el usuario de la información es responsable de su integridad

Madurez

Función básica ubicada en los primeros niveles del organigrama (dirección), los sistemas proporcionan información para las decisiones de la alta administración y de carácter estratégico; se tienen aplicaciones desarrolladas en la tecnología de bases de datos con terminales en lugares remotos; se pulen controles implementados; se establecen precios por concepto de servicios de computo; se independiza el departamento desde el punto de vista organizacional y económico (outsourcing); planeación por lapsos no menores a cinco años de los recursos de cómputo y aplicaciones; buena comunicación dirección-usuarios; armonía y sincronía entre estrategia y plan SI; se busca obtener ventajas competitivas.

MATRIZ DE CONGRUENCIA

VALOR Ventaja competitiva y establecimiento de precios por servicios de computo

OPORTUNIDAD

USO Aplicaciones de bases de datos

CAPACIDAD Alcance a mas usuarios Buena comunicación

APRENDIZAJE Estándares de calidad Se busca obtener ventajas competitivas

DATOS Control admtvo. Desarrollo de nuevos sistemas Importancia de la administración de ellos Información para las decisiones de la alta adm.

INVERSIÓN Comienza a crecer Aplicaciones a desarrollar

ESTRATEGIA Inicio de sist. De estándares de calidad, por tanto se venden las aplicaciones a los usuarios de la org. Planeación de los sist. Para el control presupuestal Alcance a mas usuarios por disminución de costos El usuario de la inf. Es responsable de su integridad Outsourcing

DISTRIBUCIÓN Existen terminales en lugares remotos

INTEGRACIÓN Resistencia al cambio Inicia contratación de personal especializado Se relaciona con sistemas de bases de datos Se ubica en los primeros niveles del organigrama

CONTROL Proceso de datos gerencia administrativa De operaciones Sincronía entre estrategia y plan SI

CRECIMIENTO Mecanización Sistemas transaccionales Mayor eficacia Se relaciona con sist.

ARRANQUE Ahorro de mano de obra 1er sistema de información Necesidad de rec. Comput. Centralización del dpto. de sistemas

INICIO CONTAGIO CONTROL INTEGRACIÓN ADM. DE DATOS MADUREZ

CASO PARACTICO

DATOS DE LA EMPRESA

INSTRUMENTO DE INVESTIGACIÓN

GUIA DE OBSERVACIÓN

Los instrumentos de recolección de información son de gran importancia en un proceso de investigación, dicho instrumento debe ser de acuerdo a las necesidades del tema a investigar y los objetivos del investigador; puesto que para este tema es importante la observación de las características de cada etapa para su plena identificación se utilizó la siguiente.

# CARACTERÍSTICAS ETAPA DE INICIO REGISTRO DE CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES

SI NO NA

1 Adquisición de la primera computadora para ahorro de mano de obra y evitar exceso de papelería.

x Antes se utilizaban dos personas para capturar la información ahora el mismo dueño realiza esta tarea

2

Orientada a las demandas de mecanización x Se oriento a mecanizar el proceso contable, financiero y administrativo

3

Busca reducir costos

x Ya que el dueño es quien captura la información se redujeron costos al dispensar de dos elementos

4

Se centra en proceso de datos

x Captura de notas de compra, nóminas, productos en existencia y ventas.

5 Existe una barrera Dirección – Responsables X

6

No existe conexión con los objetivos x El objetivo es capturar información y contar con registros históricos de la misma, por tanto si se cumple con ellos

7

El pequeño departamento de sistemas depende del área de contabilidad

x No existían estructuras ni niveles jerárquicos, ni un área de contabilidad, la contabilidad la maneja el dueño, por tanto no existía ni departamento de contabilidad ni de sistemas

8

No se posee preparación formal en el área de computación y este departamento suele ser manejado por un administrador

x El proceso de captura es realizado por el dueño de la empresa quien es licenciado en administración.

9

El personal que labora en este pequeño departamento consta de un operador y/o un programador (puede estar bajo honorarios), o el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.

x Se utiliza el programa Excel, solo se contrata a un ingeniero en sistemas para formatear la computadora o cuando se llegase a presentar alguna cuestión fuera de lo normal

10

Resistencia al cambio por parte del personal

x Esto se presentó por parte de la encargada de cobro de la sucursal principal y pérdida de la documentación de las otras sucursales.

11

Termina con la aplicación exitosa del primer sistema de información

x se coordino el dueño con la encargada de cobro

No CARACTERÍSTICAS ETAPA DE CONTAGIO O EXPANSIÓN. REGISTRO DE CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES

SI NO NA

1

Implantación exitosa del primer Sistema de Información X Se coordinaron las sucursales para el envió de notas, facturas, etc.

2

Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio

X Se llevan registros contables, nóminas, pago de impuestos, productos en existencia y el tiempo de existencia, envíos entre sucursales, etc.

3

Depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría

X Se estableció un organigrama funcional, quedando como gerente administrativo el dueño, quien realiza la tarea de captura y se nombraron encargados de tienda, quienes son los responsables de tener la información física en tiempo y forma.

4

El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización

X El registro solo se realiza en la sucursal principal por tanto se sigue contando únicamente con una computadora.

5 contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista/programador, programador de sistemas

X Sigue trabajando por honorarios el ingeniero en sistemas, por tanto este punto no aplica.

RESULTADOS DEL SISTEMA UTILIZADO

Resultó de gran utilidad la aplicación de este instrumento, ya que trabajé en esta empresa y puedo dar testimonio de los datos históricos sobre la implantación del sistema de información.

Se pudo haber utilizado otro instrumento como la entrevista, pero dadas las características secuenciales del tema, las de la empresa; y, el objetivo de Richard Nolan de estudiar la evolución histórica de un sistema informático en una organización, consideré necesaria la observación directa para la obtención de datos fehacientes sobre dicho desarrollo.

Por último por observación se puede afirmar que esta empresa con relación a las tecnologías de la información, se encuentra en la etapa de contagio o expansión.

CONCLUSIONES

El modelo de Richard Nolan se emplea para situar el estado de desarrollo en que se encuentra la Informática de una Organización, al comparar‚ esta con las posibles etapas del modelo.

Cuando alcanza un buen nivel de desarrollo, es importante para la unidad informática ya que ayuda a seguir los estándares necesarios para el desempeño correcto del área y por ende coadyuvar al desarrollo económico de la empresa en esta época de crisis financiera y altas escalas de competitividad entre el ramo.

El modelo de Nolan divide en seis etapas el desarrollo de la Informática en una Organización: Iniciación, Expansión, Control, Integración, Administración de datos y madurez

El objetivo del modelo estudiado, es conocer el desarrollo informático de una organización y para ello se utilizó el instrumento de investigación denominado guía de observación

BIBLIOGRAFÍA Y WEBGRAFÍA

CHEN, Daniel (1992) Sistemas de información para la toma de decisiones, segunda edición, Mc Graw Hill.

http://cdigital.dgb.uanl.mx/te/1020125698/1020125698_02.pdf

http://ayuda.fotopex.com/documentos/sistema-de-informacion-si/

http://eradelsaber.bligoo.com/content/view/302880/Evolucion-...

http://highered.mcgraw-hill.com/sites/dl/free/9701026586/70189/CapituloMuestra.pdf

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