Leer Ensayo Completo Territorio De Ventas

Territorio De Ventas

Imprimir Documento!
Suscríbase a ClubEnsayos - busque más de 2.242.000+ documentos

Categoría: Biografías

Enviado por: Sara 10 abril 2011

Palabras: 8849 | Páginas: 36

...

4

Razones Para no Establecer los Territorios de Ventas………………….........5

Como Enfrentar los Problemas de la Administración del Territorio….…..…6-7

Fases Para Desarrollar un Territorio de Ventas ………………………..........8-9

Bases Para Conformar los Territorios de Ventas………………………...….10-11

Métodos Para el diseño de un Territorio de Ventas……………………..….12-13-14

Modelo de una Administración del Territorio de Ventas ………………..…15-16-17

Funcionamiento del Sistema Administrativo de un Territorio………….…..18-19-20-21

Conclusión…………………………………………………………………...22

Bibliografía…………………………………………………………………...23

Desarrollo

Ventas

Podemos definir las ventas como un acuerdo o contrato mediante el cual un vendedor transmite una propiedad, real o personal, a un comprador o un consumidor a cambio de un preció pagado con dinero, una transacción de venta difiere de un trueque a un que este no implica la transferencia de dinero.

Territorio

El territorio es el área geográfica donde van a tener desenvolvimiento las operaciones de ventas y este territorio se pueden dividir según su ubicación geográfica, potencial del mercado, necesidades de servicios y asignación de la carga de trabajo, esta distribución puede hacerse mediante diversos métodos de localización, y un vendedor puede cubrir sus territorios utilizando uno de los varios patrones existentes.

Territorio de Venta.

El territorio de venta es un segmento del mercado o grupo de clientes presentes y potenciales que compartan algunas características comunes al comportamiento de compra. Comprende un cierto número de clientes actuales y potenciales localizados dentro de un área geográfica específica y asignada a una persona, sucursal o intermediario. También podemos decir que es una configuración de cuentas vigentes y cuentas potenciales cuya responsabilidad se le ha asignado a un representante de ventas en particular, los territorios de venta se basan en grupos de clientes, en la organización territorial puede contraerse cualquier variación posible en la practica, desde estructuras geográficas rígidas hasta situaciones que descartan por completo los factores geográficos ,los limites geográficos fijos son típicos de las ventas de cigarrillos y otros productos de abarrotes ,en los cuales la intensidad de cobertura y la frecuencia de abastecimiento son determinantes de primer orden .El otro extremo lo representan las firmas de alta tecnologías , cuyos ingenieros de ventas realmente estrenados y especializados recorren con libertad el país incluso el mundo , en busca de un muy limitado numero de clientes .Otras compañías emplean sistemas mixtos que fijan limites geográficos , principalmente para cuentas selectas privilegiadas .Las cuentas privilegiadas se pueden clasificar en dos categorías : cuentas especiales y cuentas directas. Las cuentas especiales, en ocasiones denominadas “cuentas principales”, son clientes que para la compañía requieren especial atención y experiencia, usualmente las maneja el gerente de ventas regional o de distrito correspondiente, o personal especial de ventas que recibe diversas denominaciones como “representantes de ventas expertos “ o” gerentes de cuentas especiales” .

Las cuentas directas en ocasiones llamadas “cuentas nacionales” o “domesticas” ,son aquellas que atiende el ejecutivo o el personal de la casa matriz , estas cuentas son muy grandes ,como en el caso de compras de firmas nacionales o multinacionales , compradores de equipos aéreos o naval ,y exportadores ,con frecuencia aplican en términos especiales de precios ,crédito o diseños de productos ,el servicio especial para ambos tipos de cuentas puede causar resentimiento entre los miembros regulares de la fuerza de venta , a menos que entiendan que sus territorios de venta son grupos de clientes y no áreas geográficas.

La administración del territorio de venta

Puede definirse como la plantación , implementación y control de las actividades de los vendedores con el adjetivo de comprender los potenciales de ventas y utilidades y los territorios que les han sido asignados .Como gerentes de un territorio , los vendedores primeros deben ser planificadores ,pues son responsables de planear las actividades de su territorio: “La plantación del territorio se ha descrito como un curso predeterminado de acción que implica establecer objetivos “ .La fase de implementación en la administración de territorio pone el plan de acción , en tanto que el componente de control activa un mecanismo de retroalimentación para mantener en curso el desempeño del territorio .

Alcance de la Administración del territorio de Ventas

A los vendedores puede considerárseles como gerentes de ventas en menor escala , dado que deben tomar la responsabilidad de dirigir parte de la base de los clientes , sin embargo ,existe una diferencia importante entre ellos; al administrar sus territorios, los vendedores solo se administran así mismo y a su tiempo , no a las actividades de la otra gente .En esencia, la administración del territorio exige emplear el tiempo de la mejor manera .Una relación de apoyo y cooperación con los superiores y la casa matriz es esencial para un buen manejo del territorio, un gerente de territorio debe asumir una gran cantidad de responsabilidad relacionadas con un grupo de clientes dado que para ello necesita muchas habilidades: pensamiento analítico, planeación y preparación amplia, cuidadosa toma de decisiones ,relaciones humanas , capacidad de comunicación y administración eficiente del tiempo.

Diseño de un Territorio de Venta

El diseño de un territorio de venta implica dividir la base de clientes de una firma de manera que vendedores específicos puedan atender bien las cuentas .Esta asignación de cuenta es una de las mas importantes responsabilidades de la administración de venta. El diseño deficiente de los territorios tiene graves percusiones, como cubrimiento inadecuado del mercado, cargas de trabajo desiguales, falta de control sobre las ventas y descenso de la moral.

Los territorio de ventas de una compañía representan las unidades de contabilidad básicas en el mas bajo nivel de conjunto .Es usual que de varios territorios formen un distrito ,varios distritos una región ,varias regiones una zona y varias zonas el mercado nacional .Los factores que motivan y dirigen la formación de territorios de ventas son tan múltiples como las empresas que los constituyen .Sin embargo , suelen clasificarse en tres categorías: relacionados con el cliente ,relacionados con el vendedor, y gerenciales .Las condiciones de los diferentes territorios y la información acerca de ellos cambian con el tiempo.

Razones Para Establecer Territorios de Ventas.

Las compañías forman territorios de ventas principalmente para elevar al máximo las ventas y las utilidades, los territorios de venta hacen que esta meta se pueda alcanzar porque la reducen a proporciones razonables, luego, los vendedores pueden realizar su misión personal de mejorar los resultados de ventas.

La lista de razones para establecer territorios de venta la encabezan los propósitos relacionados con el cliente .Las cuentas que no tienen un cubrimiento adecuado producen menos de sus verdaderos potencial y los competidores pueden ganarlas. Por el contrario, el diseño apropiado del territorio produce ventas y utilidades optimas; esto significa que cada territorio debe contar con la mezcla apropiada de cuentas, es decir ni demasiadas ni muy pocas de cada tipo .Los beneficios del servicio al cliente es otra consecuencia de un diseño apropiado, el servicio personalizado al cliente produce una inmensa y mutua satisfacción.

Una segunda serie de razones para el establecimiento de territorios involucra al vendedor responsable ,los territorios pueden ser como constructores morales que motivan a los vendedores para dar de si lo mejor , ya que todo lo que sucede en el territorio de un individuo es un reflejo del mismo, los vendedores sienten que pueden moldear su propio destino; quienes sientan sensación empresarial estarán menos inclinados a cambiar de patronos ,además los territorios de venta facilitan la evaluación del desempeño del individuo y permiten compensarlo de modo apropiado la mayor parte de compensación contienen un componente de incentivos que dependen de los resultados del territorio.

La tercera serie de factores relacionados con los territorios es en particular de interés para la gerencia de ventas, los supervisores de ventas tienen que ejercer un manejo estricto de los gastos de ventas. y esto es mas fácil de alcanzar cuando los costos están relacionados con los territorios ,los gastos pueden mantenerse mejor dentro de las líneas establecidas y relacionarse con los esfuerzos de venta a nivel de los territorios individuales .La revisión cuidadosa de los patrones de llamadas ,ubicaciones e informes de territorio de venta , al igual que las ventas periódicas ,permiten que la gerencia ejerza un control efectivo sobre el esfuerzo que se realiza.

Razones Para Revisar los Territorios de Venta

Cuando una compañía emprende primero la tarea de dividir a sus clientes en territorios ,por lo general cuenta con información inadecuada acerca de los potenciales de ventas .Al realizar poco esfuerzo para encontrar esta información , su división original de territorios serán el producto de decisiones arbitrarias ,sin embargo ,incluso si una compañía revisa en forma sistemática el potencial de su base de clientes ,los mercados son dinámicos y las condiciones cambian ,las cuentas especiales abren y cierran sus instalaciones ,se trasladan de un área a otra o cambian la naturaleza de su negocio ,en ocasiones se convierten en otras compañías con la siguiente modificación de su política de compra .De manera similar ,la competencia puede haberse intensificado en un territorio y, por lo tanto, se requiere un aumento en el esfuerzo de ventas. La grencia de ventas puede haber sobreestimado el potencial de un territorio o quizás toda una industria cierre sus puertas dejando al vendedor sin un adecuado margen de ganancias.

Entre las razones relacionadas con el cliente para la revisión de un territorio están los cambios del negocio del cliente, los cuales pueden ser geográficos o tecnológicos en su naturaleza o estar relacionado con la pilórica de productos de la firma .Además, la competencia nacional e internacional mas agresiva puede nesecitar cambios.

Las revisiones relacionada con el vendedor pueden surgir por cambios físicos o psicológicos; diferentes problemas familiares pueden afectar de manera significativa su desempeño en el territorio, un vendedor también puede simplemente frustarce debido al desafió inapropiado que presenta un territorio en especifico .Cualquiera de estas situaciones puede exigir una reasignación del territorio.

Las equivocaciones administrativas encabezan la lista de razones gerenciales para revisar un territorio .Si el potencial de ventas se ha subvalorado, el vendedor estará obligado a trabajar superficialmente y no con detenimiento un territorio demasiado grande ,subestimar el potencial de ventas es una situación mas común que la de sobreestimar , la cual conduce a la división execiva de territorios .Los gerentes también pueden nesecitar reasignar territorios cuando se introducen nuevas líneas de producción en la mezcla de productos de la compañía .

Razones Para no Establecer Territorios de Venta.

Existen tres instancias en las cuales no resulte apropiada la formación de un territorio : cuando una compañía es pequeña ,cunado las ventas por amistad son importantes y cuando se venden productos de alta tecnología .Una empresa pequeña no esta en posición de establecer líneas territoriales rígidas y tiene que ser flexible con respecto a quienes manejen una cuenta en particular .Las relaciones sociales o la amistada personal se utilizan con frecuencia como la base de ventas en el campo de los servicio financieros. resulta obvio que seria contraproducente establecer restricciones de territorios en este tipo de relaciones pues esto llevaría a los vendedores a buscar empleo en cualquier parte y ha llevar consigo a sus allegados .Para productos de alta tecnología ,con frecuencia existe un numero muy limitado de clientes potenciales en toda la nación ,quienes requieren asesoría altamente especializada ;por lo tanto ,seria temerario restringir en cualquier clase de limitaciones de territorio a cualquier tipo de vendedor especialista que puede encargarse de estas cuentas con eficiencia.

Como Enfrentar los Problemas de la Administración de Territorio.

El plan mas cuidadosamente diseñado puede enfrentar problemas cuando se lleva a la practica .Las condiciones cambiantes del ambiente, una inadecuada perspectiva de los parámetros del territorio y un comportamiento imprevisto por parte de los gerentes de territorios son algunas de las razones por la cual surgen dificultades .La gerencia de ventas debe detectar a tiempo estos problemas y superarlos antes de que se agraven ,a continuación se presentan una serie de problemas típicos que pueden surgir y su posterior solución:

Problema Solución

Cubrimiento inadecuado dividir los territorios

Tamaño inadecuado Agrandar los territorios

Revisión Preparar los vendedores

Cuentas que cambian Revisar los territorios

Cuentas directas Aclarar al contratar un vendedor

Apoyo inadecuado Asesorar los vendedores

Usurpación del territorio Eliminar esa practica

Variación del costo de venta Revisar las cifras de costo

cambios frecuentes del personal Corregir las causas

La mas grave y frecuente dificultad que causa el diseño de un territorio es el cubrimiento inadecuado , que no siempre puede evitarse debido a que aspectos financieros, de fuerza de ventas, datos o limitaciones geográficas puedan predefinir una determinada estructura del territorio.El cubrimiento inadecuado surge cuando un vendedor recibe demasiadas cuentas o un territorio cuyas dimensiones geográficas sean difíciles de manejar .La compañía no desarrolla todo el potencial de ventas porque sus gerentes de territorio no pueden atender todas las cuentas con la frecuencia requerida .Por todas estas circunstancias , cuando se diseña la estructura original deberá considerarse la nesecidad de dividir algunos territorios para abarcarlos mejor.

El problema opuesto surge cuando los territorios no presentan un potencial ni un desafió adecuado .Esto puede solucionarse mediante la reasignación del territorio, si involucra aspectos de índole estrictamente personal.Ciertas diferencias en los potenciales de un territorio pueden ser intencionales e incluso benéficas; sin embargo ,un tipo de territorio puede ser mas atractivo para un vendedor que para otro.Si el problema es estructural y contraproducente para los esfuerzos de ventas general, es necesario rediseñar los limites del territorio.

Siempre que se realicen revisiones de territorios ,se presentaran problemas personales .Si se reasignan varias cuentas , el gerente del territorio que las tenia a su cargo temerá por la reducción de sus ingresos .La posibilidad de que se presenten estas situaciones deberá indicarse a los candidatos al cargo durante la entrevista de contratación ,pues si las reasignaciones se suceden en verdad ,el vendedor deberá recibir acesora de cómo aumentar las ventas y de ingresos mediante el mejoramiento de sus cuentas restantes.

Las cuentas directas, especiales o nacionales constituyen un punto sensible en muchas organizaciones de ventas .Los clientes principales se excluyen en la asignación de territorios y se les atiende de manera directa desde la casa matriz .Los gerentes de los territorios tienden a resentirse por la perdida de este numero de importante de negocios en su área; por esa causa, como mínimo, se le debe informar de esta condición en el momento de su contratación. Por otra parte, el numero de esas cuentas deberá reducirse o los gerentes quedaran desplazados; además, deberán vincularse a los representantes de ventas en el servicio de estas cuentas.

Resulta esencial establecer y mantener una comunicación estrecha con el interior de la organización en la sede principal .En ocasiones, los compromisos con los clientes se establecen de buena fe, pero no se les hace el seguimiento apropiado dentro de la organización, lo cual conduce a discrepancias con los contactos de las cuentas. Las visitas a la casa matriz para alentar al grupo y obviar cualquier problema de comunicación son herramientas útiles y poco costosas para lograr una administración de ventas efectivas.

En ocaciones, los vendedores invaden los territorios de sus colegas, y la única forma sensata de eliminar este problema es eliminándolo ,si el potencial insuficiente del territorio, antes que la ambición genera esta practica, es necesario revisar el territorio.Debe mantenerse el principio de inviolabilidad del territorio de ventas.

Cuando se divide un territorio, los reclamos del gerente anterior o de los contactos de las cuentas pueden llevar a que la gerencia de ventas haga execciones y permita que el gerente en mención, y no el nuevo gerente de territorio, atiendan algunas cuentas importantes.

Deben observarse las diferencias significativas de costos entre territorios, pues surgen potenciales muy diferentes .Los territorios de alto potencial se caracterizan por costos de ventas relativamente bajos, en tanto el territorio de bajo potencial se hallan saturados por el costo de las ventas elevados.Los costos de viajes excesivos también pueden ser un síntoma del error en la relimitación de los territorios.

El cambio inusual y demasiado frecuente del personal de ventas también indica problemas .Altos niveles de insatisfacción y frustración llevan a los gerentes de territorios a buscar empleos mas satisfactorios en otros lugares, con lo cual la empresa se deteriora porque queda amenazada la continuidad del cubrimiento.

Fases para Desarrollar un Territorio de Ventas.

Cuando se configuran los territorios, deben considerarse objetivos, como carga de trabajo e igualdad de oportunidades. El ejecutivo de ventas cuenta con diversos merodeos algunos de los cuales son de naturaleza cuantitativa al aplicarlos, la experiencia a demostrado que una secuencia determinada de pasos tiene particular eficacia. El proceso comienza con la selección de una unidada de base o conjunto apropiada, e incluye varios puntos en los cuales se hacen ajustes para depurar la división inicial de la base de clientes de la firma.

Objetivos y Criterios para la Formación de Territorios de Venta.

El diseño de territorios esta entre las responsabilidades mas importantes de los gerentes de venta pues afecta profundamente la moral y el desempeño de la fuerza de ventas. Su resultado puede medirse por el volumen de ventas absoluto, la participación relativa en el mercado por las utilidades. En consecuencia, el objetivo primario del gerente de ventas es determinar la cantidad óptima de territorio y su configuración. Si se establece un numero insuficiente no se alcanzara el potencial de ventas de la firma por falta de cubrimientos; si se crean demasiados territorios, la base de cuentas de la empresa se fragmentará, y esto puede conducir a un cambio demasiado alto de personal, ya que los vendedores tendrán pocas oportunidades para su crecimiento personal en una situación como esta.

Lo anterior conduce a un objetivo más importante: la equidad en los potenciales de los territorios. Para ser justos con todos los integrantes de la fuerza de ventas, los territorios deberán contar con igual potencial. En teoría, esto puede lograrse mediante la redistribución de las cuentas hasta que se alcance el punto optimo .Inevitablemente resultaría territorio de diferentes tamaños ya que en las áreas geográficas y de cuentas diferían con respecto al potencial de ventas. Debido a las variaciones en los requisitos de viaje y las dificultades de cubrimiento, con frecuencia los territorios terminan con potenciales desiguales. El problema se presenta por el hecho de que es difícil evaluar el potencial de ventas de cualquier territorio en un lapso dado.

Sin embargo, para la administración de ventas seria deseable tener territorios con potenciales diferentes. Los territorios de potencial limitados pueden utilizarse como terrenos de entrenamiento para vendedores nuevos o como escenario con menos exigencias para vendedores experimentados. De acuerdo con su desempeño los vendedores pueden asignarse a territorios con mayores desafíos. En muchos casos un objetivo mas apropiados puede ser contra los territorios adecuadamente desafiantes, conformado según la dificultad de cubrimiento, las diferentes habilidades de los vendedores y los potenciales de ventas de los territorios.

El adjetivo de cubrimiento se relaciona con el potencial del territorio, ya que el último de estos objetivos no se comprenderá a plenitud si los vendedores no llaman a los clientes con la frecuencia debida. El cubrimiento adecuado es necesario para que la firma pueda alcanzar y defender un mercado de tamaño apropiado frente a una competencia vigorosa. Lo ideal es que el cubrimiento sea efectivo y eficiente: efectivo, de manera que ninguna oportunidad significativa de venta quede sin explotar; eficiente, en la medida en que no se pierda tiempo y dinero.

Otra consideración importante al establecer territorios es la carga del trabajo del representante de venta y la naturaleza del trabajo. Una persona cuyo trabajo sea conseguir clientes potenciales puede hacer mas llamadas en un día que un representante que debe atender cada cuenta (hacer inventarios, escribir los nuevos pedidos, entrenar al personal en productos y demás.) .Un vendedor encargado de conseguir clientes potenciales puede manejar un territorio mas grande que una persona que se deba dedicar por completo a cada cuenta.

El tipo de producto también pude determinar el tamaño del territorio, cuando mas selecto sea el producto, mayor será el tamaño del territorio. Otros factores que afectan la configuración del territorio y su tamaño son las habilidades de ventas y la organización de los representantes de ventas ,el tipo de competencia que encara la compañía ,la amplitud del cubrimiento del mercado ,la etapa de desarrollo alcanzada por un mercado particular ,los canales de distribución disponibles y las formas de trasportes empleados.

Bases para conformar los Territorios.

Los adjetivos y los criterios para la conformación de territorios de ventas se relacionan de modo directo con las bases utilizadas para crear los territorios. La actual división de la base de clientes de una firma en territorios independientes se pueden alcanzar por diversos métodos, dependiendo de cual de las cuatro alternativas de tipos de bases es la más importante: geográfica, potencial, nesecidad de servicio y carga, de trabajo .A continuación se describen las cuatro alternativas.

A -) Geográfica; El establecimiento de territorios geográficos, la base mas empleada, es simple porque tiende a adoptar las fronteras geopolíticas actuales, como, departamentos, municipios o ciudades la mayor ventaja del método geográfico es la disponibilidad de datos secundarios apartar de fuentes. Sin embargo, en términos de oportunidades de venta para una clase específica de productos, los territorios con base estrictamente geográficos pueden ser demasiados arbritarios.

El uso de áreas comerciales puede ayudar a superar el problema, pues estas reflejan el tráfico natural y los flujos de mercado desde y hacia las grandes ciudades. Dichas áreas difieren de una categoría de productos a la siguiente .Algunas compañías que utilizan áreas comerciales pierden algo de su espíritu por el ajuste arbritario de las líneas externas para adaptarse a las fronteras políticas existentes.

B -) Potencial; Este método se refiere a la división de la base de clientes de un firma según el potencial de ventas, con lo cual se brindaría igualdad de oportunidad y, de ese modo, se obtendrían los mejores resultados de los vendedores y el procedimiento es relativamente simple. Primero, la gerencia tiene que calcular el potencial de ventas de toda la compañía, mediante la aplicación de un porcentaje de la participación que se espera en el mercado al potencial del mercado al que se proyecta .A continuación, debe que potencial de venta será apropiado para el vendedor normal .Este potencial medido de ventas se divide entre el potencial de ventas de la organización para determinar el numero necesario de territorio .Los potenciales de ventas de todos los territorios deben ser idénticos .Sin embargo , el método no toma en cuenta las dificultades de cubrimiento .La topografía , la densidad de clientes y la intensidad de la competencia se hallan dentro de los factores que requiere modificación del principio de igual .

De esa manera, aunque debe tomarse en cuenta el potencial, también deben considerase otros aspectos relacionados con cada territorio en particular.

C -) Nesecidad de Servicio; entre estos aspectos están las nesecidades de servicios de cuentas futuras, tanto corrientes como potenciales, una variante mas precisa de este método clasifica todas las cuentas de acuerdo con sus potenciales anuales. La mejor conocida de esta clasificación distinguen entre las cuentas A, B y C con base en sus volúmenes anuales y la frecuencia establecidas de llamadas .las cuentas A se atienden de modo mas agresivo y pueden recibir llamadas mas frecuentes ; ellas representan el soporte principal de la empresa ,pero son mas vulnerables a los esfuerzos competitivos.

Las cuentas B son negocios sólidos y firmes; se les atiende con regularidad, quizás con intervalos mensuales.

Las cuentas C son marginales y pueden visitarse cada trimestre, dependiendo de la mezcla de cuenta, las necesidades de servicios diferirán de un territorio al siguiente, a menos que se hagan ajustes para lograr una distribución mas equitativa.

D -) Carga de Trabajo; La cuarta base de los territorios de ventas, corresponde a una etapa mas adelantada .No solo considera los potenciales de cada cuenta y las nesecidades de servicio para la creación de un territorio ,si no que refleja las diferentes debidas dificultades de cubrimiento ocasionadas por las condiciones topográficas , la localización de las cuentas , la actividad competitiva y demás aspectos .Una sola área urbana pueden representar varios territorios de venta , en tanto que una región rural pueda no tener el potencial ni para un solo vendedor .Un vendedor rural puede hacer solo dos o tres llamadas por DIA ,mientras que su colega urbano puede hacer de diez a quince llamadas por día ,,esto conduce a aspectos complejos de equidad en la carga de trabajo y la compensación .

Algunas compañías tratan de alcanzar esa igualdad mediante la asignación de un numero finito de cuentas y el establecimiento de la frecuencia de las llamadas .Por ejemplo una firma puede dar a cada gerente de territorio 200 cuentas para atender , y determinar una frecuencia de diez llamadas por día .Esto significarían que todas las cuentas recibirían una visita por cada 20 días laborales al mes .Aunque este procedimiento es simple , no tiene en cuenta las diferentes nesecidades de servicio a cada cuenta y desconoce el desarrollo de nuevas cuentas .

Otras firmas diseñan sus territorios para adaptar productos o líneas de productos, en las compañías de alta tecnología, donde resulta esencial un conocimiento especializado del producto, solo existen una o dos personas que comprenden a la perfección los aspectos relacionados o involucrados. Con frecuencia enfrentan una dispersión de las cuentas relacionadas con esta clase de tecnologías, es mejor contar con que estos especialistas de productos cubran áreas representativas en procura de un número limitado de clientes activos y potenciales.

Métodos Para el Diseño del Territorio.

El método de construcción para el diseño de territorio se combinan bastantes piezas del mercado total de una compañía para crear unidades que querrán suficientes desafíos de ventas .Para utilizar este método, debe identificarse los clientes vigentes y los clientes potenciales y evaluarse sus volúmenes individuales de ventas. Después de clasificar con la frecuencia de llamadas deseadas y determinar cuantas llamadas puede realizar un vendedor, pueden crearse las mezclas de cuentas para lograr el doble de las metas de un adecuado desafió de ventas y un adecuado cubrimiento del cliente. Muchos fabricantes de bienes de consumo favorecen este método en procura de la distribución intensiva.

El método de rompimiento va en la dirección opuesta .Comienza con el pronóstico de ventas totales para toda la compañía, el cual su turno se deduce de una proyección de potencial total del mercado y un estimado de la participación probable de la compañía en el .A continuación se establece una cifra media de ventas por vendedor , que luego se divide por el pronostico de ventas totales ,el resultado es el numero de territorios que deben conformarse .Como método puede tener resultados satisfactorios para los fabricantes de bienes industriales que sean una distribución selectiva. El método, sin embargo, presenta una paradoja conceptual importante: en lugar de ver las ventas como resultado del esfuerzo de los vendedores y, por tanto, proyéctalas deacuerdo con ello, el numero de miembros de la organización de ventas se determina según las ventas totales esperadas .Esto puede llevar una predicción del desempeño.

Desde el punto de vista conceptual, el método incrementar es el mas apropiado .Con este método se crean territorios adicionales en cuanto las ganancias marginales excedan el costo del servicios sin embargo, dificultades administrativas obstruyen la aplicabilidad del método ya que requiere un sistema de contabilidad de costos capaz de determinar, ventas, costos y utilidades asociados con diferentes niveles de entrada.

No obstante, si una empresa puede determinar esta clase de información, las utilidades pueden elevarse mediante el incremento del numero del territorio, hasta cunado a empiecen ha haber rendimientos negativos.

Asignación de revendedores la los territorios de Ventas.

Un vendedor puede tener éxito en un territorio y fracasar en otro, aunque el esfuerzo sea igual .Estos resultados divergentes pueden provenir de mezclas de cuentas diferentes. Para triunfar en un territorio dado, un vendedor debe relacionarse bien con la mayoría de los clientes de la compañía en ese territorio, esta armonía vital se logra con mayor facilidad si las características personales del representante de ventas corresponden con los contactos claves en las principales cuentas. Los gerentes de venta deben nivelar al máximo las características del vendedor y los contactos.

El éxito se alcanza si la asignación de territorios se mantiene estable con el tiempo , de manera que los vendedores se identifiquen estrechamente con su área ,si los deseos y las preferencias de un vendedor se reflejan en los territorios que le corresponden ,se sentirá motivado de modo positivo para alcanzar niveles de desempeño mas altos, por otra parte , el cambio frecuente de territorio rompe con la firmeza de las relaciones con el cliente desmoraliza a la fuerza de venta y el volumen de ventas .Conseguir negocios requiere un esfuerzo continuo .

La practica ideal es asignar a cada vendedor al territorio en donde la contribución de esa persona a las utilidades de la compañía sea la mas alta , su uso depende de la disponibilidad de datos adecuados de costos ,cuando el adjetivo son las ganancias , los territorios con potencial desigual se asignan de a cuerdo con las habilidades que se perciben entre el diferente personal de ventas en general , esto significa que a los vendedores de mayor desempeño se les dan los mejores territorios , en tanto que a los principiantes se les asignan los territorios mas débiles .El método de arriba-abajo permite que los nuevos miembros de la organización trabajen en sus caminos de asenso o para reemplazar a miembros mayores en fases de retiro ; sin embargo, una rígida aplicación no necesariamente aumenta las utilidades ,dado que los vendedores sobresalientes pueden no actuar de manera decidida si se les asignan territorios con los mas altos potenciales, las utilidades mas altas pueden proceder de los ubicados en los territorios de segunda línea. Para evitar que los individuos en territorios con bajos potenciales se desmoralicen, las diferencias en esos potenciales deberán reflejarles en cuotas con ventas diferentes.

Modelo de una Administración de Territorio.

Después de definir y explorar el concepto de administración de un territorio y conocer el alcance de sus actividades, puede diseñarse un modelo del ciclo de la administración de un territorio que se presenta a continuación.

Análisis

Carga de cuenta

Potenciales de cuentas Control

Necesidades de servicio Cuotas

Procedimiento de informe

Repaso y revisión

Objetivos

Metas de ventas/participación

Objetivos de utilidades

Objetivos de nuevos negocios

Estrategias Implementación

Frecuencia de llamadas Llamar a clientes poténciales

Oferta de productos Atender las cuentas

Precio Informar

Tácticas

Cubrimiento del territorio

Creación de rutas

Programación

El diagrama de fluljo de las actividades de administración de un territorio, necesariamente comienza con la fase de planeacion por que esta dirige todo el proceso. Esta constituida por cuatro componentes: análisis, objetivos, estrategias, y tácticas. El éxito de la administración de un territorio depende de la capacidad de análisis que posea el vendedor a cargo o, en su efecto, de la asesoria analítica y el apoyo que reciba de sus superiores.

El componente análisis se relaciona con tres aspectos claves: carga de cuenta, potenciales de cuenta y necesidades de servicio. El termino carga de cuenta se refiere al numero de clientes potenciales y clientes reales asignado a un vendedor. Los registros de venta indican con bastante previsión el volumen de compra total de cada cuenta en una determinada categoría de producto. A partir de esta información, el gerente de un territorio puede proyectar el potencial de cuenta o la participación en ventas de una cuenta que la empresa cree que puede atraer. También deben considerarse los nuevos potenciales de negocios. Las cuentas nuevas y las establecidas tienen necesidades de servicio que se basan en su anterior volumen con la compañía y en sus necesidades y problemas particulares.

El estudio cuidadoso de la base de datos de un territorio permite que el representante de ventas pase a la siguiente etapa de la fase de planeacion: establecimiento de objetivos. El primer aspecto deben ser las metas de volumen de ventas y participación en el mercado del territorio, las cuales se hallan dispuestas en forma descendentes a partir de los objetivos corporativos. Los objetivos de volumen por si mismos tienen poco valor, mientras que los objetivos de ganancia son esenciales para mantener en marcha el desempeño de un territorio. Además, las nuevas metas de negocios deben formar parte del plan de cada territorio; incluyen la introducción de nuevas líneas de productos con cuentas establecidas y la conservación de clientes potenciales especiales en compradores.

En seguida, el gerente de ventas elabora el plan de estrategias de ventas. La frecuencia de llamadas del vendedor a sus diferentes cuentas afecta el volumen de negocios que se obtiene del territorio durante el periodo de planeacion. Con el fin de optimizar el patrón de llamadas, las cuentas del territorio deben clasificarse en categorías de acuerdo con sus potenciales; luego, a cada tipo de cuenta A, B y C (grande, mediana, y pequeña) se le asigna una frecuencia de llamadas adecuada, la cual puede ser semanal, mensual o trimestral.

Cuando el vendedor selecciona los productos de la mezcla de producto total de la firma que se han de destacar dentro del territorio, le resulta útil conocer de cerca las características del cliente. Las políticas de precios, incluidas las condiciones de pago y los precios promociónales, también son parte del enfoque estratégico en la administración de un territorio.

El componente final de la fase de planeacion se refiere a aspectos tácticos, como intensidad del cubrimiento del territorio y reducción del tiempo improductivos. Esto último es un aspecto de la administración del tiempo e implica las tareas de creación de rutas y programación: La creación de rutas se refiere al plan de viaje de un vendedor o a la secuencia de los sitios de vista. El termino programación alude a la secuencia de citas o visitas sin anunciar para lograr el máximo tiempo de contacto. Tanto la creación de rutas como la programación se relacionan con la administración del tiempo. Mediana una efectiva planeacion del tiempo puede lograrse ahorros y resultados de ventas considerables.

Los representantes de ventas no toman estas decisiones asilados del resto de la compañía, sino que sus supervisores inmediatos, así como toda la jerarquía de la administración de ventas, se ven involucrados en el proceso. Los planes individuales del territorio tienen que estar coordinados e integrados dentro de la estructura total de planeacion.

En la fase de implementación del ciclo, el gerente de un territorio trata de alcanzar nuevas metas de negocios, Para compensar el cambio de personal de las cuentas y brindar oportunidades de crecimiento, el desarrollo de nuevos negocios deberá realizarse de forma continua .Sin embargo, el punto de partida de cada territorio es su base de clientes establecida. Vender a atender estas cuentas debe ser el principal punto de impulso de la actividad del territorio, mantener la satisfacción y mantener el volumen de compra de los clientes establecidos está dentro de los asuntos de interés más importantes del gerente del territorio .El tercer integrante en el paquete de implementación es informar, mantener en la oficina principal un flujo constante de los reportes acerca de los resultados de venta, los problemas y la actividad de la competencia .Sin estos informes , la gerencia de ventas perdería un alcance social con el mercado.

Se requiere un mecanismo de retroalimentación para garantizar el cumplimiento. Durante el control del ciclo de administración de territorio, se realiza una comparación entre los resultados que se pretenden y los reales, con una disposición para emprender medidas correctivas en donde sea necesario. Las cuotas representan las metas volumen o de dinero que orienta el desempeño del territorio .De ese modo se descubre las diferencias entre los reuntados planeados y los reales, para investigar las causas; luego, durante el periodo de planeacion restante, se repasa y revisa el plan del territorio si es necesario.

Funcionamiento del Sistema Administrativo de un Territorio.

Una vez que se han establecido los territorios o se han revisado para ajustarlos a las nesecidades del momento y se han asignado todos los miembros de la fuerza de venta existente, la gerencia de ventas encara el reto de lograr que el sistema trabaje satisfactoriamente día a día .Este esfuerzo requiere la creación de rutas y programas, y el manejo de los problemas de la administración del territorio.

Los gerentes de ventas ayudan a su personal orientándolos y controlando; sin embargo, deben decidir cual es el método de administración mas apropiado para que los vendedores trabajen mejor, un control demasiado estricto puede limitar la creatividad y disminuir el desempeño del mejor individuo; por otro lado si un gerente es demasiado laxo en la administración puede ser incapaz de enfrentar un problema que en realidad seria fácil resolverlo.

A-) La Creación de Rutas; Luego de establecer los territorios de ventas mediante

algunos de los métodos mencionados, el personal de ventas debe proceder a trazar una ruta, las decisiones que tomen deben relacionarse con el patrón geográfico del cubrimiento de la cuenta ;también debe indicarse la duración de la visita a los clientes , así como su frecuencia, sin contar con pautas ni instrucciones especificas, algunos representantes de venta simplemente van de un cliente al otro y no distinguen entre la duración y frecuencia con que los visitan : consideran que eso es cubrir el territorio.

Las secuencias de llamadas deben establecerse de manera que satisfagan el doble objetivo de disminuye el tiempo de viaje y aumentar las frecuencias de las visitas.

Al tomar en cuenta el promedio diario de llamadas y clasificación de la base de clientes de los territorios, se puede establecer un patrón de viajes que garantice un cubrimiento completo de las cuentas y predecibles de todas las cuentas se hace en forma apropiada

La creación de rutas garantiza el servicio efectivo y eficiente de todas las cuentas.

El proceso comienza con la identificación de la cuenta, la ubicación geográfica de los clientes vigentes y de los clientes potenciales debe aparecer un mapa detallado del territorio; puede usarse un tablero de chinchetas de colores para indicar el potencial y las frecuencias. En esta ubicación geográfica de la cuenta deben considerarse, además, las características topográficas para realizar una sucesión ordenadas de llamadas, el clima puede ser un factor importante si existen áreas inaccesibles durante algunas épocas del año, en donde no sea practica la utilización de un automóvil, deben estudiarse el empleo del trasporte publico y su horario y por ultimo pueden ser importantes representar los limites del área comercial.

Los principios apropiados para conectar en el mapa la localización de los clientes en un plan de rutas son obvios .Las distancias de viaje entre llamadas deben redusirce y deben evitarse regresar por la misma ruta o desplazarse de manera desordenada en diferentes direcciones .Dado que las rutas diarias o semanales tienden a comenzar y terminar en el mismo sitio.

Con frecuencia , este patrón se logra en la ubicación de los clientes situados en el perímetro exterior del territorio .El vendedor comienza con una llamada a un cliente localizado en ese perímetro y luego avanza a su punto base mediante llamadas a clientes ubicados en el interior del territorio .Esta forma de trazar rutas se conoce como método de línea directa .Si el tamaño y la diversidad del territorio impide su aplicación ,puede utilizarse el patrono de cruces de trébol con cuatro o mas secuencias circulares adyacentes que se pueden aportar la secuencia de intensidad sin sacrificar el aspecto económico. Estas rutas individuales representan una lista semanal de llamadas que deberá efectuarse .En un trébol de cuatro hojas, esto significaría que se visita una cuenta una vez cada cuatro semanas .Por otro lado, un patrón de rayuela sigue una rata de viaje más centro-y-afuera que circular. varias líneas radiadas parten desde el centro (residencia del vendedor); cada secuencia de llamadas comienza en el extremo exterior de una línea y el vendedor trabaja hacia atrás de ese punto en forma de zigzag.

La responsabilidad de las planeacion de rutas depende en primera instan sea de la naturaleza del producto y de la mezcla de cuenta al igual que la filosofía gerencial de la empresa. En un extremo la casa matriz establece todas las rutas , posiblemente con la ayuda de modelos en computador; en el otro, los gerente de territorio cuentan con sus propios mecanismos para desarrollar los patrones de llamadas. Entre estos dos extremos se hallan la posibilidad de que el gerente de ventas de distrito sea quien decida la secuencia de llamadas. La creación de rutas desde la casa matriz es típica y propia de categorías de productos que requieran el servicio regular de gran números de cuentas con frecuencias idénticas , como las rutas de un conductor / distribuidor de las industrias de tabacos y productos de las panaderías .Por el contrario, si la mezcla de cuenta señala diferentes frecuencias de llamadas y es esencial la sensibilidad ante los cambios de las condiciones del mercado local, lo mejor es dejar la plantación del territorio al gerente del mismo. Por regla general, los métodos de creación de rutas que permiten la participación de los vendedores tienden a tener mas éxito que aquellos impuestos por los gerentes de ventas, los vendedores entienden a sus clientes y sus territorios, y conocen las condiciones de viaje y de tiempo que demandan sus clientes y los vendedores también se sentirán comprometidos con el método de la ruta si han participado en su creación

B -) Programación; Cuando las consideraciones geográficas y de potencial de cuentas predominan en las decisiones de creación de rutas, el uso apropiado del tiempo de un vendedor requiere de una cuidadosa programación. Esta tiene en cuenta todas las actividades desarrolladas por el representante durante un día, semana o un mes.

La programación se refiere a la tarea de distribuir el tiempo del vendedor. En la programación de las actividades de una unidad de tiempo particular, los estimativos deben hacerse para el contacto con el cliente, la espera y los viajes relacionados con las

Cuentas especificas que forman la agenda para la consiguiente secuencia de llamadas .Aunque los promedios con base en los datos históricos y las experiencias darán cifras aproximadas, tendrán que modificarse y ajustarse para que reflejen las circunstancias del periodo especifico de planeacion .Dependiendo de la persona (as) que deben verse en las oficinas de los clientes y de los temas que se han de tratar en esos encuentros, puede necesitarse mayor o menor tiempo que en las visitas previas.

El tiempo de espera en la oficina del cliente puede variar de a cuerdo con la época del año, el día de la semana incluso con la hora del día al igual que con el numero de personas involucradas, el tiempo de viaje entre los domicilios de los clientes puede ser estable a menos que surjan algunos casos como la intensidad del trafico en una hora determinada o inconvenientes viales.

Contar con un margen de tiempo dentro del programa diario da flexibilidad para afrontar situaciones inesperadas, como problemas con el automóvil, aperturas de nuevos negocios, etc. Cuando no existe un receso mínimo en la agenda del vendedor, hasta una pequeña emergencia puede constituirse un problema casi insoluble .También debe contarse con tiempo para las actividades de planeacion y apoyo .El éxito de la programación se amplía y se dispone de suficiente tiempo para el cumplimiento de las citas.

La distribución de tiempo del gerente de un territorio deberá comparar con el tiempo real empleado en la semana, y deberán investigarse las razones de las posibles diferencias para ajustar la programación futura.

Conclusión

Al observar y haber estudiado este tópico hemos de notar que en primera instancia la responsabilidad mas importante del gerente de ventas es aumentar la eficiencia en el personal de ventas en la administración del territorio, ya que estos vendedores permiten qué las compañías tengan buenas relaciones con las unidades de cuentas (clientes), ahora bien al distribuir el territorio, los gerentes deben de tomar en cuenta las necesidades de servicios o bienes que se nesecitan en una determinada región y la clase de cuenta que exista. Al considerar los inconvenientes que pueden surgir en el desenvolvimiento de los vendedores en el territorio como pueden ser; cubrimiento inadecuado, revisión, usurpación de territorios entré otros, observamos que existen medidas adecuadas para solucionar los diversos problemas que se presenten, existen además cuentas especiales y cuentas directas; las cuentas especiales como pudimos ver son cuentas de altísima estima para la empresa (clientes importantes o principales) y las cuentas directas son los clientes mas comunes que son atendidos por los ejecutivos de venta ,son muy grandes y conforman la mayor parte del territorio.

En síntesis la administración del territorio permite tener una visión general de un mercado hasta se puede segmentar por categorías en base a sus demandas principales.

Bibliografía

He Gene, M. Jonson (Desarrollo del Territorio de Ventas)

Editorial: Marta Edana Suárez, Año (1996)

William J. Stanton Richard H. BusKirk. Rosanne I .Soiro (Ventas) Novena Edicion

Editorial: Ramos s.a.