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Tesis De Inventario

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Albert 23 junio 2011

Palabras: 9201 | Páginas: 37

...

regularidades, tales como exceso de un determinado producto y escasez de otro, lo cual ocasiona el deterioro de algunos rubros importantes debido al tiempo que permanecen guardado en los depósitos.

Los controles de inventario que se llevan a cabo en la Empresa INMADICA, C.A., se realizan sin ningún instructivo que sirva de guía a las personas encargadas de elaborar los inventarios. Esto trae como consecuencia, que a la hora de realizar dicho proceso, los empleados encargados del mismo lo efectúen con mayor pérdida de tiempo ya que no cuentan con un procedimiento lógico y secuencial de los pasos a ejecutar.

Los informes acerca de las existencias no son presentados en el momento oportuno, por lo que el administrador de la empresa se ve obligado a efectuar una estimación de la posible cantidad de mercancía disponible en los depósitos para poder emitir los pedidos. Además los informes de los inventarios no son actualizados periódicamente, por lo que es casi imposible determinar si la cantidad de mercancía arrojada por los informes corresponde a la mercancía existente en los depósitos de la empresa.

Para solventar dicha problemática, se diseñará un Manual de Normas y Procedimientos de Control Interno de Inventario de la Empresa INMADICA, C.A., y para ello será necesario dar respuestas a las siguientes interrogantes:

¿Cuáles son las técnicas o costumbres aplicadas por los empleados para efectuar la toma de inventarios en la empresa INMADICA C.A.?

¿Cuáles son los Procedimientos de Control Interno de inventarios que puedan aplicarse en la empresa?

¿Existen flujogramas que indiquen la secuencia de actividades y las oportunidades de mejora en cuanto a la toma de inventarios en la empresa INMADICA C.A.?

¿Cuáles son las normas que rigen la toma de inventarios a nivel nacional e internacional, que puedan aplicarse en la empresa INMADICA C.A.?

¿Existen formularios e instructivos establecidos en la empresa que nos indiquen los procedimientos correctos para la toma de inventarios, y que los mismos permitan una mejor orientación para emitir las solicitudes de pedido y surtir adecuadamente la mercancía?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos de Control Interno de Inventarios en la empresa INMADICA, C.A., Puerto Ordaz Edo. Bolívar.

Objetivos Específicos

• Diagnosticar las técnicas y costumbres aplicadas por los empleados de INMADICA C.A., para la toma de inventarios.

• Describir los procedimientos de control interno de inventarios en la empresa INMADICA C.A.

• Realizar flujogramas que indiquen la secuencia de las actividades, e identifique las oportunidades de mejora en cuanto a la toma de inventarios en la empresa INMADICA C.A.

• Establecer las normas de control interno de inventarios en la empresa INMADICA C.A.

• Elaborar formularios e instructivos, con la finalidad de mostrar los procedimientos adecuados y servir de ayuda al Departamento de compras para emitir solicitudes de pedido adecuadas a las existencias.

Justificación

Es importante que la empresa maneje un Control Interno de Inventario, ya que los inventarios constituyen el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Es por ello que, la empresa INMADICA, C.A., Puerto Ordaz Edo. Bolívar, requiere el uso de un manual de normas y procedimientos de Control Interno para realizar la toma de inventarios.

Además, es fundamental que los administradores de esta gran distribuidora tengan conocimientos de la cantidad real o exacta de la mercancía existente en los depósitos de la empresa, para que de esta forma se puedan emitir los pedidos correctamente y así surtir a la empresa de la mercancía requerida para la venta.

Todo ello vendría a beneficiar en gran parte no sólo a los empleados encargados de la ejecución de los inventarios, sino también, a los administradores y contadores en sus labores dentro de la empresa, permitiéndoles contar siempre con la mercancía necesaria para la venta, satisfaciendo eficazmente la demanda de sus clientes.

Limitaciones

Las limitaciones que podrían presentarse en el desarrollo de esta temática de investigación se encuentran relacionadas a la disponibilidad de tiempo del personal para suministrar la información requerida, así como la veracidad de la misma.

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

Antecedentes de la Investigación

Los antecedentes son referentes a investigaciones previas realizadas respecto al tema de estudio. De acuerdo con el investigador Lerma (1999:45) lo definió de la siguiente manera “Es el resumen de los resultados que fueron encontrados por otros investigadores sobre temas semejantes al tema natural o a los temas específicos planteados”. En este sentido fueron realizados los siguientes proyectos:

Rodríguez, J (2006) “Optimización de los procedimientos de control de inventario aplicados en el área de almacén en la empresa Disprolácteos C.A., Zona Industrial el Roble, San Félix Estado Bolívar”. Tesis Especial de Grado, presentada para optar al Titulo de Licenciado en Administración Industrial, en la Universidad de Oriente (UDO). El objetivo general fue optimizar los procedimientos de control de inventarios, aplicados en el área de almacén.

El desarrollo de esta investigación se caracterizó por ser de campo, al estar vinculada directamente con el entorno que proporciona la información. Guarda relación con la presente investigación, debido a que ambas concluyen que un óptimo procedimiento de control de inventarios, facilita las actividades operativas en cuanto al manejo y registro del mismo.

Orta, L (2005) “Evaluación del control y manejo del inventario de materiales de la empresa Materiales Caribe, C.A., San Félix, Estado Bolívar” Tesis Especial de Grado, presentada en la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG), como requisito, para optar al Titulo de Licenciado en Contaduría Pública. El objetivo general fue evaluar el control y manejo del inventario de materiales, para proponer un sistema de inventario utilizando técnicas relativas al mismo. El autor buscó en esta investigación de tipo descriptiva de campo, establecer las normas a seguir para el control eficiente de los materiales a fin de minimizar la merma del inventario.

La relación que presenta este proyecto con la presente investigación es que tratan el tema de control de materiales ó suministros y la importancia de un eficiente manejo de estos a través de los inventarios.

Reyes, Carlos (2008) “Diseño de un sistema de control de inventarios de activos fijos, materiales y suministros del almacén Nº 4, ubicado en Caruachi, adscrito al Departamento de Mantenimiento de Infraestructura Macagua, de la empresa Edelca, C.A., Puerto Ordaz, Estado Bolívar. Tesis Especial de Grado, presentada en la Universidad de Oriente (UDO), como requisito para optar al Título de Licenciado en Contaduría Pública. El objetivo general fue, diseñar un sistema de control de inventarios de activos fijos, materiales y suministros.

Esta Tesis Especial de Grado, guarda relación con el presente trabajo de investigación, debido a que ambos buscan establecer ó diseñar un sistema de control de inventarios que permita el resguardo y custodia de las existencias.

Bases Teóricas

Dada la importancia de las bases teóricas para cualquier tipo de investigación, es necesario sustentar y soportar el trabajo mediante una serie de teorías que permitan el mejor desarrollo y entendimiento del estudio, las bases teóricas utilizadas en esta temática de investigación se presentan a continuación:

Manuales Administrativos

Según Rodriguez Joaquín, (2002) “los manuales constituyen una de las herramientas con la que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente un instrumento de comunicación” (Pág. 6).

Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.

Ventajas de la Disposición y uso de Manuales

De acuerdo con Chiavenato, I (2002) Las ventajas que conllevan la disposición y uso de manuales son los siguientes:

“1) Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos estos que por otro lado sería difícil reunir.

2) La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.

3) Clarifican la acción a seguir ó la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden seguir dudas respecto a que áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión ó ejecución.

4) Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.

5) Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.

6) Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.

7) Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisión cuales son los actos delegados. 8) Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido. 9)Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan” (p. 90)

Clasificación de los Manuales Administrativos

De acuerdo con Gómez, N (2005) se presentan seis (6) tipos de manuales de aplicación en las organizaciones:

• Manual de Organización: Este tipo de manual describe la organización formal, mencionando para cada puesto de trabajo los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

• Manual de Políticas: Este manual contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.

• Manual de Normas y Procedimientos: Este tipo de manual describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

• Manual del Especialista: Este manual contiene normas e indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios, con este manual se busca orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

• Manual del Empleado: Este manual contiene la información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros.

• Manual de Propósito Múltiple: Este manual reemplaza total ó parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.

Partes de un Manual

Según Rodríguez, S (2006) “Los elementos que más interesan dentro de los integrantes de un manual, son aquellos que serán objeto de consulta y que se encuentran ubicados en lo que se denomina (Cuerpo Principal)” (p. 77), entre los que se encuentra: funciones, normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, entre otros. Dependiendo estos temas del tipo de manual de que se trate. En primer lugar comenzara el texto con una sección denominada “Contenido”, donde se enunciarán las partes o secciones integrantes del manual.

Esta sección será seguida de un “Índice” en el que, al igual que todo texto, se indicará el número de página en que se localiza cada título y subtítulo. Es un índice numérico, cuyo ordenamiento respeta la secuencia con que se presentan los temas en el manual. Pero también puede existir un índice temático, en el que los temas se presentan ordenados alfabéticamente para facilitar su localización por este medio. Por lo general, el índice temático se ubica como última sección del manual.

La tercera sección será la “Introducción” en la que se explicará el propósito del manual y se incluirán aquellos comentarios que sirvan para proponer al lector y clarificar contenidos en los capítulos siguientes.

La cuarta sección contendrá las “Instrucciones para el uso del manual”. Esto es, explicar de que manera se logra ubicar un tema en el cuerpo principal a efectos de una consulta, o bien en que forma se actualizarán las piezas del manual, dada la necesidad de revisiones y reemplazo de normas y medidas que pierden vigencia o surgen nuevas necesidades a cubrir.

La quinta sección es el “Cuerpo Principal”, es quizás la parte más importante y la verdadera razón del manual.

Manual de Normas y Procedimientos

Según Sánchez, K (2006) “El manual de normas y procedimientos establece las pautas específicas acerca de las normas aplicables, en forma general o especifica, para los procedimientos identificados en la organización” (p. 46).

Los procedimientos deben ser descritos de acuerdo con el esquema responsable de acción, es decir, detallar los pasos de un proceso identificando las personas de la acción que realizan y cada procedimiento debe tener un flujograma, de modo que el usuario pueda comprender, en forma gráfica, cada procedimiento descrito bajo el esquema de responsable/acción.

Estructura del Manual de Normas y Procedimientos

Para Chiavenato, I (2002), el manual de normas y procedimientos debe tener, al menos, el siguiente contenido:

Identificación: Este documento debe contener ó incorporar la siguiente información:

- Logotipo de la organización

- Nombre oficial de la organización

- Denominación y extensión. De corresponder a una unidad particular debe precisarse el nombre de la misma

- Lugar y fecha de elaboración

- Número de revisión

- Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización

Clave de la Forma: En primer término, las siglas de la organización; en segundo lugar, las siglas de la unidad donde se utiliza la forma; y por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión ó diagonal.

Índice o Contenido: Relación del los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

Prólogo y/o Introducción: Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización.

Objetivos de los Procedimientos: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Áreas de aplicación y/o alcance de los Procedimientos: Esfera de acción que cubren los procedimientos.

Responsables: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

Políticas o Normas de Operación: En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explicita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participan en los procedimientos. Además, deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alternativas que pudieran presentarse en la operación de los procedimientos.

Procedimiento: Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en que consisten; cuando, como, donde, con que, y en cuanto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.

Formulario de Impresos: Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de estas.

Diagramas de Flujo: Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas o los puestos que intervienen en cada operación descrita. Los diagramas de flujo, representados en forma sencilla y accesible en el manual, brindan una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es recomendable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

Glosario de Términos: Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.

Inventario Actual (Final)

Para Holmes, K (1995), el inventario actual “se realiza al finalizar el período contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período” (p. 70).

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

Planificación de las Políticas de Inventario

Para Robert, A (1998), la planificación de las políticas de inventario es debida a que: “En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa” (p. 44). Por lo tanto los propósitos de las políticas de inventarios deben ser: Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios y a través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado.

Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción

Funciones del Inventario

Para Robert, A (1998),

“En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a maquina y que estas se preparen para producir una sola parte”. (p.46)

Por lo tanto, entre las principales funciones se tiene que:

• Eliminación de irregularidades en la oferta.

• Compra o producción en lotes o tandas.

• Permitir a la organización manejar materiales perecederos.

• Almacenamiento de mano de obra.

Tipos de Inventario

Para Robert, A (1998), los tipos de inventario son los siguientes:

Inventario Perpetuo: “Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas.” (p. 49)

Inventario Intermitente: “Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.” (p. 49)

Inventario Final: “Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.” (p. 50)

Inventario Inicial: “Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones”. (p. 50)

Inventario Físico: “Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.” (p. 51)

Inventario Mixto: “Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular” (p. 51).

Inventario de Productos Terminados: “Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes” (p. 51).

Inventario en Tránsito: “Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente” (p. 51)

Inventario de Materia Prima: “Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía” (p. 52).

Inventario en Proceso: “Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso” (p. 52).

Inventario Máximo: “Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. “Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del excedente es: X >Imax” (p. 53).

Inventario Mínimo: “Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén” (p. 53).

Inventario Disponible: “Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta” (p. 53).

Inventario de Seguridad: “Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar.” (p. 53)

Procedimiento Administrativo.

Reyes, (1997), define que “son aquellos planes que señalan las secuencias cronológicas más eficientes para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa” (p. 172). Como aporte a este concepto se puede decir que de igual manera el procedimiento administrativo no es más un sistema metodológico, que se rige de los pasos más eficientes para describir algún proceso de gestión administrativo y así obtener los resultados esperados en una empresa

Características de los sistemas y procedimientos.

Según Carett y otros (1995) “toda organización tiene una serie de sistemas y procedimientos establecidos que se deben seguir para el cumplimiento eficiente de todas las actividades, estas poseen ciertas características:

- No son de aplicación general, sino que responden a las características de cada situación en particular. Es por esto, que es frecuente ver procedimientos que pueden ser aplicados en una empresa y para un determinado propósito y que no pueden ser aplicados en otras condiciones más o menos similares.

- Se aplican en aquellos trabajos que tienen carácter repetitivo. De esta manera se evita que la gerencia este tomando decisiones una y otra vez con relación a un mismo trabajo. Los procedimientos deben ser objetos de limitaciones, deben cumplir con cierta regularidad en el tiempo, para facilitar las labores de coordinación y control.

- Los procedimientos deben tener algo de flexibilidad y elasticidad, aunque deben ser estables. Esto quiere decir que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias.

- Los sistemas y procedimientos son indicadores de la formalización de una empresa. .” (p. 36)

Para evaluar los procedimientos en estudio, es importante conocer que los sistemas y los procedimientos en general se aplican en aquellos trabajos que tienen carácter repetitivo, deben tener algo de flexibilidad y elasticidad, esto quiere decir que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias.

Evaluación de los Inventarios

Según Holmes, K (2000) “para valorar los inventarios, es decir, para ponerle precio a las unidades que los integran, suelen emplearse muchos métodos; entre los cuales se puede a citar los siguientes”:

a) El de costo o Mercado, el más Bajo: Significa que las existencias se valorarán, de acuerdo con el precio inferior, de entre los dos mencionados. De esta forma se cumple con el principio contabilístico de “Conservatismo”, de no anticipar beneficios y prever posibles pérdidas.

b) El Método ”Fijo” ó ”PEPS” (Últimos Costos): Se suele llamar así, por la expresión inglesa “First in, first out”, ósea, Primero que entra, primero en salir, (PEPS).

Este método de valoración de los inventarios supone que las existencias están formadas por las últimas compras, ya que lo primero que se compró fue lo primero que se vendió. Ofrece la ventaja de ajustarse más a la realidad, en cuanto a las tendencias de los precios, puesto que se adapta más a la situación actual del mercado, al emplear una valoración basada en los costos más recientes.

Sistema de Control interno

Según Gómez, F (2003) “El sistema de control interno se define como los métodos y procedimientos adoptados por la organización para controlar sus operaciones y para proteger sus activos del desperdicio, el fraude y el hurto” (Pág. 172). Un sistema debidamente diseñado, promueve la adhesión a las políticas administrativas prescritas, promueve la eficiencia de las operaciones, resguarda los activos de la empresa y garantiza que la información contable sea correcta y confiable.

Principios del Sistema de Control Interno

Según Chiavenato, I (2002), los principios del sistema de control interno son los siguientes:

• Deben delimitarse las responsabilidades con toda claridad: Un buen sistema de control interno requiere que haya una asignación de responsabilidades. Esto significa, que para una asignación o trabajo dado es necesario que haya una persona responsable.

• Deben llevarse registros apropiados: Los registros apropiados proporcionan medios de control, ya que establecen área de responsabilidad para el empleado y protección de los activos, por el contrario, los registros inapropiados conducen al descuido.

• Se debe separar las funciones contables de la custodia de activos: Es principio básico del sistema de control interno que la persona que tenga acceso o que sea responsable de un activo, no lleve los registros contables del mismo. Cuando se aplica este principio, el encargado de la custodia de un activo al saber que su registro lo lleva otra persona, se vera incapacitado de hacer mal uso del activo o desperdiciarlo; por otra parte, la persona que lleva los registros, pero que no tiene acceso al activo, no tiene motivo para falsear sus registros.

• Debe distribuirse la responsabilidad de las transacciones relacionadas: Si la responsabilidad de una transacción o serie de transacciones es divisible, debe repartirse entre los individuos o departamentos, de tal manera que la labor de uno sirva para controlar la del otro. Esto no quiere decir que se debe hacer duplicación del trabajo, sino que cada uno de los empleados o departamento debe realizar una parte del trabajo duplicado.

Control Interno de Inventarios

De acuerdo con Holmes, K (2002), “el control interno de los inventarios comienza con la solicitud de las mercancías, es decir, poner en proceso un sistema, para que una determinada cantidad de mercancía sea comprada” (p. 78). El inventario, según sea exagerado o insuficiente, puede impedir las operaciones de la empresa; si es insuficiente, puede paralizar las ventas; si es excesivo, implica una desmedida inmovilización de capital de trabajo. Así que lo primero seria establecer los niveles máximos y mínimos de inventarios.

El segundo paso trata de lograr los mejores precios del mercado, mediante la solicitud y estudio de cotizaciones de los proveedores, así como sus condiciones de pago, entrega y descuentos. Y en tercer lugar, se tiene la adopción de un procedimiento de compras y sus controles. Además el listado de normas de control interno de inventarios, son los siguientes:

- Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, sin importar que sistema se utilice

- Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque

- Almacenamiento de inventario para protegerlo contra el robo, daño o descomposición

- Permitir acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables

- Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario

- Comprar el inventario en cantidades económicas

- Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas

- No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

Flujogramas

De acuerdo con Jiménez, H (2003) un flujograma “es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso” (p. 55). Además de la secuencia de actividades, el flujograma muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas en la cadena. El flujograma hace más fácil el análisis de un proceso para la identificación de: Las entradas de proveedores; las salidas de sus clientes y de los puntos críticos del proceso.

Entre las funciones del flujograma se tienen las siguientes:

- Entender un proceso e identificar las oportunidades de mejora de la situación actual.

- Diseñar un nuevo proceso, incorporando las mejoras (situación deseada).

- Facilitar la comunicación entre las personas involucradas en el mismo proceso.

- Divulgar, en forma clara y concisa, informaciones sobre procesos.

Bases Legales

En las Bases Legales, tal como la denominación de la sección lo indica, se incluyen todas las referencias legales que soportan el tema o problema de investigación. Para ello, se pueden consultar: (a) la constitución nacional; (b) las leyes orgánicas; las gacetas gubernamentales; entre otros dispositivos apropiados. En este sentido se indican a continuación las bases legales consultadas para esta investigación.

Código de Comercio (Gaceta Oficial, Extraordinaria, Nº 475)

Artículo 35.- “todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio”.

El inventario debe cerrarse con el Balance General y la cuenta de Ganancias y Pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos, así como cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con la anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento del comercio que se hallen presentes en su formación.

Norma de Control Interno (Gaceta Oficial Nº 36.229 de fecha 17/06/1997):

Estas normas señalan los estándares mínimos que deben ser observados por los organismos y entidades en el establecimiento, implantación y funcionamiento y evaluación de sus sistemas y mecanismos de control interno.

Artículo 6.- “El control interno contable comprende las normas, procedimientos y mecanismos, concernientes a la protección de los recursos y a la confiabilidad de los registros de las operaciones presupuestarias y financieras, así como a la producción de información atinente a las mismas”.

Debe llevarse un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan, todo esto con el fin que provea información relativa a las operaciones, confiable, oportuna, actualizada y acorde a las necesidades de los organismos.

Artículo 26.- “Todas las transacciones que ejecute un organismo o entidad y que produzca variaciones en sus activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y, en general en cualesquiera de las cuentas que conforman el sistema, deberán ser objeto de registros contables en los libros principales y auxiliares correspondientes, para facilitar de este modo la adecuada clasificación y explicación de los respectivos rubros”.

El control financiero y contable es de vital importancia parea cada entidad y tendrá por objeto determinar si la información financiera se presenta adecuadamente, de acuerdo con los preceptos contables que le son de aplicación y si la gestión financiera se ha realizado de forma correcta; permitiendo detectar a tiempo la existencia o falta de mercancía.

Ley de Almacenes Generales de Deposito (Gaceta Oficial Nº 19.105 de fecha 7 de noviembre de 1936)

Articulo 1.- “Los almacenes generales de depósitos tendrán por objeto la conservación y guarda de bienes muebles, y la expedición de certificados de depósitos y de bonos de prenda. Solo los almacenes generales de depósito estarán facultados para expedir certificados de depósitos y bonos de prenda”.

El almacén de una empresa se utilizara para guardar y proteger sus mercancías de daños o perdidas, por lo tanto, los locales en que deban guardarse las mercancías y productos deben reunir las condiciones de seguridad e higiene necesarias para su conservación.

Norma Internacional de Contabilidad Nº 2 Inventario (Existencia)

Objetivo

El objetivo de esta norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos.

Esta norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las formulas del costo que se usan para atribuir costos a los inventarios.

De esta manera enumeramos los objetivos que están presentes en la Norma Internacional de Contabilidad Nº 2 (Inventario):

a) Prescribir el tratamiento contable de los inventarios

b) El conteo físico de los inventarios por lo menos 1 vez al año

c) Almacenamiento de inventario existente para protegerlo del robo, daño o descomposición

d) Mantener suficiente mercancía disponible para prevenir situaciones de déficit lo cual conduce a pérdidas en las ventas

Sistema de Variables

Para Sabino (2000), la variable es “una característica observable o un aspecto discernible en un objeto de estudio, que puede adoptar diferentes valores o expresarse en varias categorías” (p.135)

A continuación se presenta la Cuadro 1, en donde se plantea el sistema de variables de la investigación, determinada por los objetivos específicos.

Cuadro 1.Sistema de variables

|Variables |Dimensión |Indicadores |Ítems |

|Técnicas y costumbres |Organizacional |Opinión de los trabajadores e |1, 2, 3 |

|actuales de inventario |Personal |función a las técnicas utilizadas| |

| |Laboral |por ello para el control de | |

| | |inventario | |

|Procedimientos de |Organizacional |Evidencias de existencia de |4, 5 |

|control interno |Administrativo |manual de normas y procedimientos| |

| | |de inventarios | |

|Flujogramas |Organizacional |Evidencia de existencia o |6, 7 |

| |Gerencial |inexistencia de flujogramas | |

| |Administrativo | | |

|Normas de control |Organizacional |Cumplimiento de normativas |8, 9 |

|interno |Gerencial |internas | |

| |Administrativo | | |

|Formularios e |Organizacional |Documentación existente |10,11 |

|instructivos |Gerencial | | |

| |Administrativo | | |

Fuente: Elaborado por los Autores (2010)

Definición de Términos Básicos

Abastecimiento: Compra y administración de los bienes y servicios para la producción. (Robert, 1998)

Almacén: Lugar donde se guardan los materiales para su custodia y preservación. También es el lugar o espacio físico en que se depositan las materias primas, el producto semiterminados o el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabón de la cadena de suministro. Sirve como centro regulador del flujo de mercancías entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores. (Robert, 1998)

Cargo directo: Material adquirido para su utilización inmediata en planta y que no pertenece al stock del almacén. (Robbins, 1996).

Código: Sistema de identificación del material mediante la utilización de una clave alfanumérica, compuesta por ocho (8) dígitos. (Leonard, 2007)

Consumo: Es la cantidad de unidades de un artículo que sean retiradas del almacén en un período de tiempo dado. (Leonard, 2007)

Demanda: Se refiere a la cantidad de unidades solicitadas y no a las despachadas. Si existe suficiente stock, el consumo es igual a la demanda, ya que cada unidad solicitada es despachada. (Burbano, 1990)

Demanda Insatisfecha: Se da cuando las necesidades de un usuario no fueron cubiertas en su totalidad. (Contreras, 2005)

Ingreso: es la Palabra utilizada para denotar la acción de incorporar un nuevo material al stock de almacén. También puede definirse como cualquier partida u operación que afecte los resultados de una empresa aumentando las utilidades o disminuyendo las pérdidas. (Contreras, 2005)

Stock: Se refiere a aquellos productos, componentes y en general, recursos materiales que no se utilizan en la empresa en un momento determinado, en previsión de futuras necesidades. (Gitman, 2003)

Tiempo de Reposición: Es el tiempo comprendido entre la detención de la necesidad de comprar una cierta cantidad de un material y el momento en que éste llega físicamente al almacén. (Gitman, 2003)

Tiempo de Entrega: Es el tiempo que transcurre desde que se emite la orden de compra hasta la recepción física del material. Este tiempo depende fundamentalmente del proveedor del material. (Holmes, 1995)

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

Tipo de Investigación

La investigación es un proceso que se indica con la formulación de un problema que requiere solución y para encontrarla, el investigador tiene que construir un diseño que le permita llegar a descubrir, explicar y si es posible, predecir probabilísticamente determinadas situaciones. Esta investigación es de modalidad factible, el Manual de la UPEL (2005), menciona que:

El proyecto factible consiste en la investigación, elaboración, desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, decampo o un diseño que incluya ambas modalidades. (p.16)

Esta investigación es considerada como factible, ya que planteará una serie de propuestas que permitirán dar respuesta al planteamiento problemático realizado

Rojas, R. (1996) plantea que, “existen dos tipos de Investigación que son las Experimentales y las No Experimentales” (p.21). Esta investigación presenta un diseño no experimental, evaluativa y de campo.

La investigación no experimental es investigación sistemática y empírica en las que las variables independientes no se manipulan porque ya han sucedido. Las inferencias sobre las relaciones entre las variables se realizan sin intervención o influencia directa

y dichas relaciones, se observan tal y como se han dado en su contexto natural. (p.22)

Esta investigación es no experimental ya que los procesos evaluados ya han ocurrido, y el levantamiento de la información de los datos se realiza se hace tal y como han sucedido.

La fase de tipo evaluativa es definida por Martínez (1994) de la siguiente manera:

Proceso orientado a la toma de decisiones y a la acción, que busca determinar la pertinencia, eficacia e impacto del uso de recursos, actividades y resultados en función de objetivos pre-establecidos..., constituye un proceso dinámico, técnico, sistemático, riguroso, transparente, abierto y participativo, apoyado en datos, informaciones, fuentes y agentes diversos y explícitamente incorporado en el proceso de toma de decisiones (p.515).

Diseño de la Investigación

Según Méndez (1995), una investigación es de campo cuando “los datos son recogidos en forma directa por el investigador con el fin de de describirlos y explicar causas y efectos hasta entender su propia naturaleza” (p.123).

El presente trabajo de investigación es de campo debido a los datos son recolectados directamente por los investigadores, para poder entenderlos y poder explicarlos, con la finalidad de fundamentar el estudio.

Población y Muestra

Población

La población es definida según Weiers (1999) como: "... el total de elementos sobre la cual queremos hacer una inferencia basándonos en la información relativa o la muestra". (p. 517). La población estudiada de la investigación estará constituida por un conjunto de sujetos y objetos. La población de sujetos está conformada por los empleados que laboran en la empresa INMADICA C.A., que en su totalidad esta integrada por veintiuno (21) personas. La población de objetos comprendió libros de manuales administrativos y leyes de control interno nacionales e internacionales, así como otros trabajos de investigación referidos al tema en estudio

Muestra

La muestra es definida según Weiers (1999) como: "la parte de la población que seleccionamos, medimos y observamos" (p. 517). Para el establecimiento de la muestra no se utiliza ninguna técnica estadística para determinar el número de personas que conformará la muestra, esto es por el hecho de que de se requiere el conocimiento de las opiniones de los trabajadores que laboran directamente con la gestión de inventarios, es decir 6 trabajadores.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos.

Entrevistas

Al respecto, Méndez (2002) establece que “es aquella que se realiza sin una estructura formal de las preguntas ya que estas se hacen de modo espontáneo lo que permite obtener información más significativa” (p. 106)

Estas serán fundamentales en la realización del trabajo, ya que proporcionarán una fuente de información de gran importancia. Esta técnica se aplicará al personal vinculado directamente con la problemática objeto de estudio.

Observación Directa

Sabino (2000), la define como “el uso sistemático de los sentidos humanos en la búsqueda de datos necesarios para llevar a cabo el desarrollo del trabajo” (83).

Esta técnica es de gran importancia en la elaboración de esta investigación ya que el conocimiento general de las gestiones internas es de vital importancia para la culminación exitosa de de la misma.

Encuestas

Sabino (2000), la define como “técnica que permite conocer aspectos relacionados con un tema en específico y de los cuales queda evidencia por escrito” (p. 97). Esta técnica será utilizada para conocer las opiniones de los de los trabajadores que laboran directamente con la gestión de inventario.

Sabino (2000), afirma que “un instrumento de recolección de datos es al principio cualquier recurso del que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer información de ellos”. Entre estos instrumentos se contará con:

Entre los Instrumentos de Recolección de Datos se tienen:

Cuestionario

Al respecto Méndez, (2001). Señala que “los cuestionarios supone su aplicación a una población bastante homogénea, con niveles similares y problemáticas semejantes”. (p. 156). El cuestionario, considerado como un medio de comunicación escrito y básico, entre el encuestador y el encuestado, facilita traducir los objetivos y las variables de la investigación, a través de una serie de preguntas muy particulares, previamente preparadas de forma cuidadosa, susceptibles de analizarse en relación con el problema estudiado.

Este importante instrumento de recolección de información se aplicará con el propósito de permitirle al individuo entrevistado expresar sus pensamientos con respecto a la problemática estudiada en relación al control interno de inventario en la organización en estudio.

Procedimiento General

La aplicación de instrumentos para la recolección de datos se realiza mediante el procedimiento siguiente:

El proceso se inicia con la distribución de las encuestas o cuestionarios a la población indicada con anterioridad para obtener de éstos sus impresiones en cuanto a las afirmaciones descritas; una vez concluido este período de respuestas se procede a recolectar y organizar la información para su análisis.

El análisis de los resultados tendrá como finalidad primordial diagnosticar la situación de la gestión de inventario llevada a cabo, cada una de las dimensiones serán medidas y sus resultados se presentarán tabulados en matrices que corresponderán a cada dimensión, y a través de las cuales se realizará el análisis de los resultados de las respuestas.

Los datos que se obtendrán a través de la encuesta y la observación directa, serán procesados, permitiendo observar un fenómeno particular comparando las manifestaciones del objeto que se pretendió alcanzar con la investigación de las proposiciones teóricas.

Una vez analizado los resultados se procederá con la tabulación de los mismos, reflejados a través de los diagramas circulares indicando en forma porcentual las respuestas contenidas en cada ítem.

Fase I

Diagnosticar las técnicas y costumbres aplicadas por los empleados de INMADICA C.A., para la toma de inventarios

Fase II

Describir los procedimientos de control interno de inventarios en la empresa INMADICA C.A.

Fase III

Realizar flujogramas que indiquen la secuencia de las actividades, e identifique las oportunidades de mejora en cuanto a la toma de inventarios en la empresa INMADICA C.A.

Fase IV

Establecer las normas de control interno de inventarios en la empresa INMADICA C.A.

Fase V

Elaborar formularios e instructivos, con la finalidad de mostrar los procedimientos adecuados y servir de ayuda al Departamento de compras para emitir solicitudes de pedido adecuadas a las existencias.

CUESTIONARIO

A continuación se presentan unas interrogantes formuladas de manera cerrada (si/no), a fin de realizar un diagnóstico que permita el desarrollo de mi trabajo de grado titulado: DISEÑO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS., el cual es requisito para optar el título de: Técnico Superior Universitario en Administración,. Por lo que agradezco su valiosa colaboración.

Este cuestionario tiene fines estrictamente académicos.

1. ¿Considera usted que en la empresa se ejecuta de manera eficiente el control interno de las gestiones de inventario?

SI ( ) NO ( )

2. ¿La empresa le ofreció capacitación para desarrollar las gestiones de control de inventario?

SI ( ) NO ( )

3. ¿Cree que la forma como ejecuta la gestión de control de inventario es eficiente y productiva?

SI ( ) NO ( )

4. ¿Cuenta con un manual de normas y procedimientos para la ejecución del control de las gestiones de inventario?

SI ( ) NO ( )

5. ¿Cree usted que si la empresa pone en práctica la utilización de un manual de normas y procedimientos para la gestión de inventarios, este proceso se ejecutaría de mejor manera?

SI ( ) NO ( )

6. ¿Cuenta con un flujograma que indique las actividades a seguir en la gestión de control de inventarios?

SI ( ) NO ( )

7. ¿Estaría dispuesto a participar en la elaboración de un flujograma que dicte los pasos para llevar a cabo la gestión de control de inventarios?

SI ( ) NO ( )

8.¿La empresa posee normativas para llevar a cabo la gestión de control de inventario?

SI ( ) NO ( )

9. ¿Cumple usted con las normas internas que haya establecido la organización para el control de inventario?

SI ( ) NO ( )

10. ¿Existen formularios o instructivos que le sirva cono herramienta para la ejecución de las actividades de inventario?

SI ( ) NO ( )

11. ¿Considera que sería útil que en su lugar de trabajo se cuente con formularios e instructivos?

SI ( ) NO ( )