Leer Ensayo Completo Tesis Procesos Administrativos

Tesis Procesos Administrativos

Imprimir Documento!
Suscríbase a ClubEnsayos - busque más de 2.190.000+ documentos

Categoría: Tecnología

Enviado por: klimbo3445 05 abril 2011

Palabras: 14335 | Páginas: 58

...

bajo el ambiente Windows. Este proceso de capacitación al personal informático, dotación de equipo de computo y sistematización administrativa se desarrolló en 3 años y hasta el día de hoy se encuentran sistematizados los procesos de las siguientes áreas:. Recursos Humanos, Recursos Financieros, Control Escolar, Planeación Educativa y Recursos Materiales.

Actualmente, se cuenta con la siguiente tecnología y software con licenciamiento:

EQUIPO /SOFTWARE

Características UTILIDAD O USO

Servidor MAIL (UNIX)

Pentium III

128 MB RAM

SCSI 9.4 GB

Para el resguardo del correo electrónico de la Institución

Servidor DOMINIO

Pentium III

256 MB RAM

SCSI 36 GB

Se tiene la página de la Institución, la cual es http://www.sepyc.gob.mx

HP LH6000 NETSERVER

4 Procesadores Pentium III XEON

1 GB RAM

4 discos duros SCSI 9.6 GB

Espejeo de discos con RAID 5

Tiene almacenadas las bases de datos de la Institución

FIREWALL

Pentium III

324 MB RAM

Para seguridad del servicio de Internet

Servidor WEB

Pentium III

256 MB RAM

Software RADIO y Chat

Para alojar páginas WEB

Servidor HP

Pentium III

4 procesadores de 1.4 GHZ

1 GB RAM

4 Discos duros de 36 GB

Almacena las aplicaciones (sistemas de información)

Asimismo, en el lapso de los 3 años que duró la Sistematización Integral Administrativa, se llevó a cabo el proceso de conectar en Red a las oficinas centrales con los 7 departamentos de Servicios Regionales, pero solamente se llevó a cabo la conectividad y no se apoyó con la instalación de sistemas de información.

Así es que la Secretaría dispone de departamentos llamados de Servicios Regionales que se quedaron en un principio fuera de la modernización administrativa. Es por ello, que el presente proyecto pretende dar una alternativa de mejoramiento del modo de operar en el área de recursos humanos mediante la desconcentración de un sistema de información integral de procesos de recursos humanos.

Y es por medio de estos departamentos que se pretende acercar y ofrecer servicios más rápidos y de mayor calidad a los usuarios que los demanden. Los departamento de Servicios Regionales se encuentran distribuidos en el estado de Sinaloa y existen actualmente 7 departamentos, los cuales se enumeran a continuación:

- Servicio Regional de El Fuerte

- Servicio Regional de Los Mochis

- Servicio Regional de Guasave

- Servicio Regional de Guamúchil

- Servicio Regional de El Espinal

- Servicio Regional de Mazatlán

- Servicio Regional de El Rosario

Se pretende que a través de la desconcentración de los procesos administrativos del área de recursos humanos y haciendo uso de un sistema de información, se logre simplificar los trámites y actividades que forman cada uno de los procesos y reducir el tiempo de respuesta en el servicio otorgado.

Los procesos que se desconcentrarán son los siguientes :

• Filiación del personal

• Alfabético de nómina y

• Captura de Inasistencias de personal

Se desconcentrarán los procesos del área de recursos humanos de oficinas centrales al departamento de Servicios Regionales de Guamúchil.

El Departamento de Servicios Regionales de Guamúchil otorga servicios administrativos a los municipios de Angostura, Mocorito y Salvador Alvarado.

La problemática que existe en el departamento de Servicios Regionales de Guamúchil es que los trámites administrativos se realizan de manera manual, se usa máquina de escribir y en algunos procesos como el de duplicado de talón de cheque y el de duplicados de certificados de preescolar, primaria y secundaria se usan sistemas que están desarrollados en el lenguaje de programación llamado Clipper y funcionan bajo el ambiente del sistema operativo MS-DOS y no en ambiente Windows.

Además, los pocos sistemas con que se cuentan en el Servicio Regional de Guamúchil son sistemas aislados y no están integrados a las bases de datos existentes de la Secretaría de Educación Pública y Cultura en el municipio de Culiacán.

Asimismo, las bases de datos locales de los sistemas existentes que funcionan en ambiente MS-DOS, se tienen que actualizar de manera quincenal o eventualmente mediante el envío de un archivo desde oficinas centrales vía e-mail hasta el Servicio Regional y que el usuario tiene que grabar en su equipo de cómputo. Lo anterior, ocasiona que la información del Regional no esté en línea, que no se tenga seguridad en las bases de datos y además se haga uso del teléfono para consultar dudas referentes a la información que oficinas centrales proporciona. Todo ello repercute en la calidad y tiempo del servicio otorgado.

A continuación, se ilustra un diagrama que muestra el flujo de información de las inasistencias del personal docente y administrativo.

El diagrama anterior da una idea de todas áreas por donde se trasladan los formatos de inasistencias de personal. Inicia el camino de regreso desde la escuela hasta llegar a las oficinas centrales donde se captura la información. Pero, sigue un proceso contrario cuando oficinas centrales manda los formatos para su llenado, inicia desde oficinas centrales pasando por las supervisiones escolares hasta llegar a los centros de trabajo (escuelas) de los niveles de preescolar, primaria y secundaria.

El tiempo de traslado de los formatos con la información de las inasistencias en ocasiones tarda hasta 2 meses para llegar hasta las oficinas centrales, en otras en ocasiones ni siquiera se envía. El retraso en la captura de las inasistencias en oficinas centrales provoca malestar en los empleados cuando les aparece en el talón de cheque el descuento por concepto de inasistencias. Lo anterior, es debido a que en algunos caso no se acuerdan si ya les descontaron la inasistencia o si es un descuento injustificado por el período tan grande de tiempo que tarda en aplicarse el descuento.

En lo que se refiere al proceso de filiación de personal en el servicio Regional, este se lleva a cabo con las siguientes dificultades:

- Al personal de nuevo ingreso que se afiliará se le piden 2 fotografías infantil en blanco y negro (no instantáneas), lo que ocasiona un gasto al trabajador. Y sucede en ocasiones que las fotos no cumplen con los requisitos, por lo que el trabajador tiene que volver a gastar para tomarse las fotografías.

- Los formatos de filiación se tienen que llenar a máquina de escribir, lo que hace lento el proceso.

- Los formatos se envían desde oficinas centrales para que sea reproducidos en los servicios regionales.

- De igual forma, los formatos de constancias que se elaboran para los trabajadores administrativos o docentes se llenan a máquina de escribir.

En lo que respecta al alfabético de la nómina se tienen los siguientes inconvenientes:

- El trabajador se tiene que esperar al pago de la nómina para saber si se aplicaron descuentos.

- No existen consultas en línea.

- El sistema que opera actualmente es obsoleto.

- No existe seguridad en las bases de datos.

- No existe histórico de consulta.

- A los usuarios del sistema actual, les falta capacitación en el uso de equipo de cómputo.

Y resultado de la forma de operar los procesos en el Servicio Regional de Guamúchil, se tienen las siguientes problemáticas administrativas:

- Administración lenta, incapaz de dar respuestas oportunas, basada en la desconfianza.

- Procesos de trabajo con infinidad de requisitos innecesarios.

- Falta notable de equipo de cómputo.

- Equipos disponibles obsoletos.

- Pocos sistemas y aislados.

- Dependencia externa para el mantenimiento de los sistemas y procesos.

- Carencia de manuales de operación.

- Instalaciones con carencias en infraestructura.

- Falta de presupuesto para operar adecuadamente.

- Saturados en trámites administrativos.

Si la forma de trabajar sigue igual en el departamento de Servicios Regionales seguirá ocasionando lo siguiente:

 La captura de las inasistencias seguirá tendiendo retrasos, lo que ocasionará que siga aumentando el número de empleados insatisfechos por este proceso.

 Que sigan existiendo ocasiones que no se capturen las inasistencias.Que no exista recuperación de presupuesto por aplicación de inasistencias al personal.

 Gastos elevados en uso de papelería por impresión innecesaria de listados de alfabéticos de nómina.

 Traslados a la capital de Estado de Sinaloa para resolver problemas administrativos de docentes y empleados del sector educativo.

 Dependencia marcada del Regional de Guamúchil con oficinas centrales.

 El costo de larga distancia del Servicio Regional seguirá siendo elevado.

 Procesos lentos e ineficaces.

 Empleados administrativos insatisfechos por saturación de cargas de trabajo.

 Carencia de actualización en materia de informática.

 Dependencia constante del Regional hacia las oficinas centrales.

Alternativas de solución

La finalidad principal de este proyecto, es facilitar y modernizar el trabajo administrativo del área de Recursos Humanos, mediante nueva tecnología y rapidez y efectividad en la prestación de los servicios, pero no quiere decir que vaya a resolver todos los problemas existentes. Se tiene que hacer una labor de conscientización y compromiso institucional del personal directivo de oficinas centrales, regionales y personal administrativo del regional.

A continuación se sugieren algunas de las actividades que se tienen que realizar para lograr el éxito del proyecto:

 Dotar de equipo de cómputo suficiente y de vanguardia al departamento de Servicio Regional de Guamúchil.

 Desarrollar un sistema integral administrativo que maneje los procesos de inasistencias de personal, alfabético de nómina y filiación de personal.Capacitar a los usuarios en el manejo del sistema de información que se instalará en el área de Recursos Humanos.Documentar los procesos de Recursos Humanos que se desconcentrarán.Elaborar manuales de operación del sistema que se desarrollará.

 Conscientizar al personal directivo de oficinas centrales de la importancia de proveer de recursos materiales y de presupuesto para el desarrollo integral del Servicio Regional.

 Fomentar el uso de las nuevas tecnologías entre el personal directivo y administrativo, para acercar los servicios educativos a los usuarios que lo demanden .

 Capacitar en el uso del sistema integral de información.

Delimitación del proyecto

El proyecto se desarrollará para el departamento del Servicio Regional de Guamúchil. Además, se tratará el proyecto específicamente para el área de Recursos Humanos con la desconcentración de los procesos sistematizados de Alfabético de nómina, filiación de personal e inasistencias de personal. Se trabajará directamente con el personal responsable del área de Recursos Humanos en el Regional.

Es importante recalcar que el éxito de este proyecto brindará la oportunidad de aplicarlo en los otros 6 servicios regionales de la Secretaría de Educación Pública y Cultura del Estado de Sinaloa, ya que manejan los mismos procesos y funcionan con la misma estructura administrativa. Se tiene proyectado descentralizarlo en un término de 6 meses durante el año 2005.

De los resultados que se puedan obtener con la aplicación de este proyecto, se podrán utilizar para beneficio del personal que toma las decisiones en la Institución, además, brindará un mayor tiempo de responsable del área de Recursos Humanos de oficinas centrales para realizar funciones de planeación, organización y control y disminuir las cargas operativas.

Justificación

De acuerdo a objetivos plasmados en el Programa Institucional de Desarrollo Educativo (PIDE) 1999-2004 se contempló la simplificación, sistematización y conectividad administrativa para modernizar a la administración de los servicios educativos. Este hecho, fue la parte medular de contemplar el desarrollo de un proyecto de vanguardia tecnológica y de impacto institucional.

Y es consecuencia de esos objetivos del PIDE que en abril de 2000 se formó parte de un equipo inicial de 4 personas para elaborar un Anteproyecto de Simplificación y Sistematización Integral Administrativa. Desde esa fecha se tomó parte de ese equipo y en febrero de 2002 se formalizó el proyecto creando una Dirección de Sistemas e Informática.

A partir de agosto de 2000, se inició con el Proyecto de Simplificación y Sistematización Integral Administrativa, participando inicialmente como líder de proyecto para sistematizar las áreas de Planeación Educativa. Y es en abril de 2002 cuando se forma parte de un grupo de trabajo para desarrollar un sistema piloto para un proyecto denominado “Formato Único de Información Educativa” que tiene como propósito el de reducir el número de formas que la Secretaría de Educación Pública y Cultura envía en diferentes períodos y de diferentes áreas para recabar información. La invitación a forma parte del proyecto fue hecha por la Subsecretaría de Planeación Educativa, área encargada de coordinar el desarrollo y logística de aplicación.

Es a partir de este proyecto, que brinda la oportunidad de tener contacto directo con el espacio físico de las oficinas externas de la Institución y conocer la situación real de las Supervisiones Escolares, Jefaturas de Sector y Servicios Regionales.

Los Servicios Regionales al formar parte de la muestra piloto, se programaron para visitarlos como una actividad del área de Recursos Humanos, Dirección de Servicios Regionales y de la Dirección de Sistemas e Informática para instalar el sistema, capacitar al personal y supervisar el buen funcionamiento del sistema.

De estas visitas a los Servicios Regionales y de la participación en el Proyecto de Sistematización, surgió la idea de la realización de un Sistema Integral para desconcentrar procesos de Recursos Humanos.

Asimismo, de la experiencia en desarrollo de sistemas y del compromiso de servicio que se tiene hacia la Institución se afianzó la idea de desarrollar un proyecto de desconcentración.

También ayudó el hecho de tener contacto directo con el desarrollo del Formato Único de Información Educativa al ser el responsable del avance de sistema, de su instalación y buen funcionamiento. Esta experiencia, motivó a seguir con un proyecto que sirviera para acercar los servicios que ofrece el área de recursos humanos de la Institución a todos los usuarios del sistema educativo.

El proyecto de desconcentración servirá en lo personal como una experiencia más en el desarrollo de proyectos y afianzará la posición jerárquica que se ocupa actualmente. Además, será el inicio para seguir desarrollando sistemas integrales que se puedan desconcentrar hacia otras áreas de los Servicios Regionales y de esa manera hacer más sencillo, práctico, útil y rápido los servicios que se otorgan en cada uno de los departamentos regionales.

Se dispone de tecnología de vanguardia, de los conocimientos requeridos y de la disposición para llevar a cabo este proyecto que beneficiará a docentes y empleados administrativos que laboran fuera de la capital de estado de Sinaloa.

Objetivos generales

Desarrollar un sistema de información que permita facilitar la desconcentración de procesos hacia el regional de Guamúchil.

Desconcentrar procesos sistematizados del área de Recursos Humanos hacia el departamento de Servicio Regional de Guamúchil.

Diseñar una base de datos que permita administrar la información que manejará el sistema de información que se empleará en el regional de Guamúchil.

Los cuestionamientos que se desprenden del planteamiento son:

¿Es posible la desconcentración de procesos administrativos del área de Recursos Humanos apoyados por un sistema de información integral?.

¿Qué porcentaje disminuirá la carga administrativa del área de Recursos Humanos al desconcentrar los procesos de filiación de personal, inasistencias de personal y alfabético de nómina?

¿Se eficientará el servicio administrativo en el área de Recursos Humanos en el departamento regional?

¿Qué nivel de conocimiento informático tiene el personal que operará el sistema integral de información a desconcentrarse?

¿Se reducirá el costo administrativo del departamento de Servicio Regional al desconcentrar los procesos del área de Recursos Humanos?

¿Existe la infraestructura tecnológica suficiente en SEPyC para soportar la nueva información que resultará de la desconcentración de procesos administrativos?

¿Cuenta la Secretaría de Educación Pública y Cultura con el presupuesto requerido para dotar de infraestructura tecnológica al Departamento de Servicio Regional de Guamúchil?

¿Aumentarán el número de servicios administrativos que se proporcionarán en el Departamento Regional con la desconcentración de procesos administrativos?

Marco teórico

Desconcentración Administrativa

Para conocer a la Institución y sus propósitos es preciso señalar que la Secretaría de Educación Pública y Cultura del Estado de Sinaloa (SEPyC de aquí en adelante) nace en 1986 y se encarga de coordinar a los docentes estatales y los Servicios de Educación Pública Descentralizada del Estado de Sinaloa (SEPDES en lo posterior) surgen en 1992 y coordinan a los docentes que laboran en servicios descentralizados. Y en 1999 se inician los trabajos de fusión de ambos subsistemas, que hasta la fecha la Secretaría de la Contraloría y Desarrollo Administrativo del Gobierno del Estado no ha autorizado el organigrama de fusión de áreas de ambos subsistemas. En lo sucesivo, se entenderá como Secretaría de Educación Pública y Cultura a ambos subsistemas.

En México, al igual que en los Estados Unidos se tenían desajustes con la centralización de los servicios gubernamentales; estos problemas favorecieron la idea de realizar una descentralización hacia las entidades federativas, cuestión que implicó cambios políticos, sociales y legales. Pero el realizar los cambios hacia una descentralización de procesos “implicaba agilizar las relaciones intergubernamentales, reducir la burocracia federal, transferir facultades recaudatorias a los estados y condados” (Ornelas, 2003:122). Es a partir de la necesidad de transferir procesos a los órganos regionales que nace la necesidad de descentralización y desconcentración de procesos administrativos. El presente proyecto, se enfoca en el acto de la desconcentración administrativa.

Para entender el proyecto de desconcentración administrativa se inicia con una serie de definiciones y aseveraciones acerca del término, ya que existen diferentes autores que lo manejan de distinta forma. Se puede decir que la “desconcentración es un acto de legislación por medio del cual se transfieren ciertas facultades de un órgano central a los organismos que forman parte de su propia estructura con la finalidad de que la actividad que realiza la administración se haga de un modo pronto y expedito (Publica tu obra. UNAM, Obras Publicadas, “La Organización de la Administración Pública” http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/ 021202003037. html)

Se puede percibir también, como “la forma jurídico-administrativa en que la administración centralizada con organismos o dependencias propias, presta servicios o desarrolla acciones en distintas regiones del territorio del país. Su objeto es doble: acercar la prestación de servicios en el lugar o domicilio del usuario, con economía para éste, y descongestionar al poder central” (FERNÁNDEZ DE CASTRO, Pablo. Descentralización y desconcentración administrativas. In: Âmbito Jurídico, mar/2001 [Internet] http://www.ambito-juridico.com.br/aj/da0027.htm)

Lo que se pretende aplicar en la SEPyC, es transferir modernizar actividades que ya están operando en el Servicio Regional de Guamúchil y además ir transfiriendo nuevos procesos que aún están en etapa de análisis, como lo es el caso de la impresión de certificados en los niveles de preescolar y primaria, el de realizar la captura de toda la información estadística de las escuelas, esto a través de un Formato Único de Información Educativa (FUIE) entre otros procesos que se desean desconcentrar. La Institución educativa seguirá coordinando desde el centro las actividades que se vayan a desconcentrar, por lo que existirá una dependencia en cuanto a la jerarquía dentro del organigrama, es decir, se seguirán respetando los mandos jerárquicos.

Es por ello, que se está de acuerdo en lo que explica Pablo Fernández de Castro cuando dice que “ La descentralización y la desconcentración son formas jurídicas en que se organiza la administración y en las dos el poder central transmite parte de sus funciones a determinados órganos u organismos. Existe la diferencia esencial en que los órganos de la primera están fuera de la relación jerárquica del poder central y los organismos de la segunda están sujetos al poder jerárquico.

Los organismos descentralizados tienen personalidad jurídica y patrimonio propios, los órganos desconcentrados carecen de los dos. No existe diferencia por cuanto a las funciones que pueden desarrollar. (FERNÁNDEZ DE CASTRO, Pablo. Descentralización y desconcentración administrativas. In: Âmbito Jurídico, mar/2001 [Internet] http://www.ambito-juridico.com.br/aj/da0027.htm)

Por lo tanto, se entenderá por desconcentración administrativa como el acto de transferir actividades y procesos a órganos que dependen de un aparato central, que incluso estos órganos podrán tener y realizar las mismas actividades, pero respetando el nivel jerárquico del poder central y carecerán de personalidad legal y de patrimonio propio.

Sin embargo, la desconcentración lleva implícito el hecho de poder agilizar sus actividades, mejorar las acciones de los procesos por conocer el entorno donde se ejecutan y además, acercan los servicios a los usuarios.

Es así que conociendo más acerca de la desconcentración administrativa y del nacimiento de los subsistemas, se debe tener en presente un aspecto muy relevante en las necesidades de la SEPyC e importante también en desarrollo de este proyecto; se refiere al proceso de Modernización de la Educación Básica que se plasmó en un Acuerdo en 1992. Es a partir de aquí que inicia un proceso de descentralización educativa hacia los Estados y éstos a su vez realizando procesos similares de descentralización y desconcentración hacia municipios unidades o regiones.

Antes del Acuerdo Nacional de Modernización para la Educación Básica, existía una dependencia muy marcada con el centro (centralización administrativa) en los procesos de pago de nómina, recopilación de información de estadísticas de escuelas, trámites y documentos de control escolar, en la programación detallada de nuevas plazas de los niveles de educación preescolar, primaria y secundaria. Sinaloa, al igual que otras entidades dependía del centro para ofrecer los servicios educativos que la Secretaría de Educación Pública Federal otorgaba. Pero aún existe marcada autoridad en lo que tiene que ver con presupuesto, planes y programas de Estudio, calendario escolar, etc. (La Educación en Sinaloa, 2002). Pero existen evidencias de que tarde o temprano se debe de ir descentralizando esos procesos que están en poder de la autoridad central. Una realidad en Sinaloa, es el ejemplo que en el ciclo escolar 2003-2004 empezó el ciclo escolar con un calendario diferente al de la SEP federal, debido a las condiciones climatológicas de la entidad.

Y resultado del proceso de modernización de la educación surgen en 1992 los Servicios de Educación Pública Descentralizada del Estado de Sinaloa (SEPDES de aquí en adelante), a los cuales se les otorgan las facultades de procesar la nómina de personal de manera local y se envía el presupuesto de pago de sueldos directamente a los SEPDES, así como el hecho de capturar la información estadística de centros de trabajo (escuelas de los niveles de preescolar, primaria, secundaria, bachillerato, y profesional medio superior y superior). También se tiene la facultad de poder imprimir las boletas de los niveles de educación básica (preescolar, primaria y secundaria), que antes se imprimían directamente en la SEP federal.

A raíz de las nuevas atribuciones y facultades otorgadas a los SEPDES, nacen problemas administrativos y de exceso de carga de trabajo para el personal involucrado en los procesos. Surge la necesidad de contratación de personal y de adquisición de nueva tecnología para disminuir la carga de trabajo y eficientar los procesos.

Se suman a lo anterior, los principios y estrategias del Programa Institucional de Desarrollo Educativo 1999-2004, que entre una de sus estrategias principales está la de Sistemas y recursos de cómputo e informática. Por medio de ella, se pretende el desarrollo balanceado de los aspectos de conectividad, equipamiento, recursos de navegación, programas y capacitación. Además, también menciona entre sus objetivos estratégicos el de introducir la práctica de la innovación y la creatividad en los distintos procesos de trabajo a fin de obtener resultados más rápidos y eficaces (PIDE,1999).

Y resultado de las nuevas necesidades de la SEPyC, en 1999 se toma la decisión de seleccionar la opción de llevar a cabo el proceso de simplificación y sistematización administrativa, hecho que deja huella positiva en la modernización tecnológica de la educación en Sinaloa.

En la SEPyC, por lo tanto, están sentadas las bases para seguir otorgando mejores servicios administrativos y educativos a través de las nuevas tecnologías y aprovechando el recurso humano que existe en la misma Institución. Ya que si se selecciona la opción de elegir un despacho privado para desarrollar un sistema de información, el costo por el mismo sería muy elevado y además siempre se crea una dependencia que a la postre eleva el costo total del proyecto de sistematización. Además, cuando se presentan problemas con los sistemas, el personal encargado de otorgar soporte técnico no está en el mismo espacio físico donde se encuentran instalados los sistemas de información, lo que ocasiona retraso en los procesos del organismo que cuenta con los servicios del despacho externo. La historia de la sistematización y simplificación administrativa en los SEPDES es una muestra que el proceso de desconcentración de procesos sistematizados del área de recursos humanos hacia el Servicio Regional de Guamúchil puede llevarse con éxito. A continuación se puede observar los beneficios de realizar un proyecto con personal de la misma institución.

“Con personal existente en distintas áreas de la Secretaría se conformó un equipo para Informática y Sistemas. Se les capacitó en el manejo de las últimas herramientas y se les estimuló para que realizaran una labor por demás amplia e importante. Se establecieron plazos, muy cortos tomando en cuenta los que en cualquier despacho externo establece para realizar este tipo de labor, de tal forma que el C. Gobernador del Estado, en la presentación del Programa Institucional de Desarrollo Educativo, a mediados de 1999, pudo comprometerse a tener simplificados y sistematizados los procesos administrativos a nivel oficinas centrales de la Secretaría de Educación Pública y Cultura. La meta se cumplió y se está en camino de hacer realidad las siguientes” (La Educación en Sinaloa,2002:174-175).

“Con la creación de un equipo con personal ya existente, se obtuvo un ahorro considerable. Las cantidades que cualquier despacho cobra por realizar estos trabajos son demasiado elevadas, por lo que el destinar el poco gasto operativo de que se dispone hubiera hecho imposible realizar otras tareas educativas” (La Educación en Sinaloa: Op. Cit 175 ).

Existe aún la inquietud de la Subsecretaría de Planeación Educativa y del Secretario de la Secretaría de Educación Pública y Cultura, de seguir mejorando los servicios educativos que se ofrecen. Para lo anterior, es necesario apoyar el aspecto de capacitación al personal de informática y continuar desarrollando nuevos sistemas de información que ayuden y mejoren la calidad y relevancia de la información para tomar decisiones más oportunas y relevantes.

Están en puerta nuevos proyectos administrativos tendientes a continuar con el uso de la tecnología para acercar los servicios educativos y administrativos a los usuarios del sistema educativo estatal. Prueba de ello, es el hecho de lo que se encuentra plasmado en el siguiente párrafo:

“Estamos en la línea de constituir un verdadero sistema estatal de información educativa. Un sistema que proporcione información veras y oportuna, que facilite la toma de decisiones y que arroje datos que ayuden a conocer el desarrollo de la educación en el estado. Por ser un sector amplio y complejo, la información fluye lenta y a destiempo; sin embargo, en la actualidad se han acortado los tiempos y antes que finalice la presente administración el sistema estatal debe estar en red y vinculado a través de la mejor tecnología de punta.

También se conectaron a través de una Red Privada Virtual las siete unidades de Servicios Regionales que existen en el estado, las cuales se ubican en El Fuerte, Los Mochis, Guasave, Guamúchil, La Cruz, Mazatlán y El Rosario. Se tiene contacto directo con cada uno de los responsables y la cantidad de información y datos que fluyen a través de esta red es cada día más amplia.

El siguiente paso en cuanto a reforma administrativa, y más específicamente a simplificación y sistematización de procesos, es hacia la parte educativa, así como a la elaboración de manuales de procesos y de procedimientos, con el fin de que todo esté documentado” (La Educación en Sinaloa,2002:175).

Todo acto de descentralización o desconcentración administrativa debe tener sustento legal y estar normado por algún reglamento. Para ello, los Servicios de Educación Pública Descentralizada del Estado de Sinaloa, se basan en los “Reglamentos publicados en el Diario Oficial de la Federación que validan el hecho de apoyarse en la Desconcentración administrativa a través de órganos desconcentrados, con la finalidad principal de eficientar la prestación de servicios de la Administración Pública (Secretaría de Economía, Facultades de cada unidad administrativa, http:// www.economia. gob.mx/?P=185)

Sistema de Información

El área de Recursos Humanos es la encargada de realizar los procesos de reclutamiento, selección de personal, contratación, inducción, capacitación y seguimiento, por lo que en todo este esquema se obtienen datos de los aspirantes o trabajadores, como lo son: domicilio, nacionalidad, escolaridad, edad, sexo, plazas asignadas, sueldos, historial de permisos, licencias, antigüedad, características físicas, datos de gustos por algún deporte, estado de salud, estado civil, número de hijos, entre otros. Esto implica manejar una gran cantidad de documentos para formar un archivo físico por trabajador, y se vuelve complejo el control cuando la cantidad de trabajadores es elevada. Por lo que la existencia de un sistema de información orientado a satisfacer las necesidades de control de la información de los trabajadores y además ofrecer servicios que el mismo empleado necesita, hace que un sistema de información como tal sea una herramienta de mucha utilidad en cualquier organismo. Pero ¿toda esta información a quién servirá? “Al determinar los componentes adecuados de un sistema de información para la administración por proyectos (sistemas de información), es preciso evaluar primero a quién servirá” (Graham y Englund, 1999: 140). Hoy en día no es útil solamente tener información, es necesario realizar análisis de la misma para obtener estadísticas e informes que proporcionen los elementos suficientes para tomar decisiones acertadas en cuanto a presupuestos, mobiliario y equipo, planes y programas, nuevas contrataciones o reducción de personal y sobre todo información que ayude a planear al directivo y no a realizar actividades operativas que cualquier empleado las puede realizar.

“Tal vez el sistema de información sobre el personal que labora en una empresa sea el más importante y, sin embargo, multitud de veces es el más descuidado. No basta mantener los registros usuales sobre cada persona; es necesario, además, acumular información sistemática que pueda utilizarse para decidir sobre promociones y cambios. Debe constituir un medio para conocer las habilidades y demás características de los individuos, así como su desarrollo, para estar en condiciones de llenar puestos específicos y, así aprovechar al máximo las capacidades de las personas” (Gómez, 1973:152).

En la SEPyC se mantiene un programa constante por parte del Departamento de Capacitación y Desarrollo que fomenta la Cultura Informática, es decir, acerca los conocimientos básicos de manejo de equipos de cómputo y enseña el uso de software orientado a los procesos administrativos. Lo anterior, ayuda a que el personal operativo entienda y venza la resistencia natural al uso de nuevos sistemas de información que se siguen desarrollando en la Institución dentro de oficinas centrales.

En oficinas centrales de SEPyC están dadas las bases en el personal operativo para adoptar nuevos sistemas de información, pero en los departamentos de Servicios Regionales falta seguir realizando campañas de conscientización sobre el uso de las nuevas tecnologías de la información, así como otorgar cursos básicos de computación y dotar de equipo de cómputo a las áreas que manejan los principales procesos de la Secretaría. También, se pretende a través de este proyecto recalcar en los directivos la importancia de apoyar a los departamentos de Servicios Regionales para descargar trabajos operativos de ellos mismos y que tengan más tiempo de realizar funciones prioritarias acordes a su puesto. “El problema para la alta administración consiste en asegurarse de que el personal conozca y comprenda los usos de la información en el sistema” (Graham y Englund, 1999:138). Otro punto que se tomará en cuenta es el referente a captar las necesidades regionales del departamento de Guamúchil. La reducción de carga administrativa en el personal operativo de oficinas centrales, les dará más tiempo para ofrecer los servicios educativos con mayor rapidez y calidad.

“La delegación y la desconcentración administrativa, permiten a los altos niveles, cuya función esencial no es efectuar trámites o firmar, abocarse con mayor intensidad, por eliminación de trámites o firmas, al estudio de los problemas, a la proposición de soluciones y a controlar la ejecución de las mismas; es decir, sus funciones de planeación, coordinación y control podrán ser mejor cumplidas al disminuir el exceso de trabajo operativo” (Chanes,1976:358).

“Para establecer sistemas de control eficiente es preciso que las demás funciones administrativas o sean de planeación, organización y dirección, se encuentren debidamente estructuradas. En consecuencia, siendo los sistemas de información parte importante del control, será condición indispensable, antes de proceder a su estudio e instalación, corregir las deficiencias que pudieran existir en la organización interna, de tal modo que el sistema de información funcione eficazmente.

Al desarrollar sistemas de información no sólo es importante realizar un estudio completo de las necesidades sino también vencer la resistencia a los cambios que se presentan en los casos de reorganizaciones. Existirán serias deficiencias si se procede a instalar una parte del sistema sin haber analizado con anterioridad el sistema en su conjunto y efectuado un cambio de impresiones entre todos los ejecutivos y jefes principales. El convencimiento general de que es indispensable realizar previamente una jerarquización de las necesidades de información, de tal manera que el diseño de cada parte se integre debidamente con el sistema total, es una condición básica antes de proceder a establecerlo” (Gómez, 1973:153-154).

Un caso en particular donde se observará cierta capacidad de decisión en el Regional, será la actividad de actualizar algún dato del trabajador directamente en el sistema de información del proceso de Filiación de Personal, sin tener la necesidad el trabajador de desplazarse a las oficinas centrales para actualizar el dato. El área de Recursos Humanos utilizará el módulo de actualización de datos personal y en línea quedará el dato grabado en las bases de datos de Recursos Humanos y será transparente para la Institución. Ello, permitirá tener más actualizados la información de cada trabajador, cosa que actualmente tiene sus inconsistencias. Por ejemplo, si algún docente cambia de domicilio en algún municipio y no la reporta al oficinas centrales, el dato de domicilio no será el real del trabajador. Es así que el Regional y sobre todo el encargado del área de Recursos Humanos tendrá la facultad de la actualización de los datos y en su manos quedará la decisión de informar o no a oficinas centrales del cambio efectuado.

“En un sistema de desconcentración, todas las decisiones importantes son de la competencia de los órganos centrales, pero existen agentes locales que son nombrados por el gobierno central y que poseen cierta capacidad de decisión por delegación” (Siwek-Pouydesseau, 1976:18-19).

La SEPyC cuenta con 7 departamentos de Servicios Regionales, que es a través de los cuales se busca acercar y modernizar los servicios educativos que se ofrecen al usuario. Actualmente, existen actividades que solamente se realizan en oficinas centrales y que el usuario se tiene que desplazar hasta el centro para poder realizarlas. Lo anterior, ocasiona que si el empleado es docente, este pierda un día de clases por tener que desplazarse hasta el centro, ya que en el departamento de servicio regional no se otorga el servicio y si se otorga el trámite es más lento. Prueba de ello, es la impresión de duplicados de certificados de primaria o secundaria que se realizan en la capital de Estado de Sinaloa. Pero la SEPyC ya cuenta con la estructura física de los departamentos de Servicios Regionales y sólo basta acercar más servicios a la región para evitar el desplazamiento del docente o administrativo a las oficinas centrales de educación.

“El Establecimiento de unidades de la administración federal en provincia o el adicionar nuevas funciones en las ya establecidas, permite acercar la administración pública al habitante y así evitar que éste se desplace hacia la administración pública, situada normalmente en la capital de país. Es decir, el propósito fundamental de la desconcentración es hacer que la administración pública vaya al ciudadano y no hacer que el ciudadano venga hacia ella; de esta manera se facilita proporcionar los servicios con mayor cercanía, rapidez, justicia, oportunidad y calidad a todos los habitantes.

Los órganos desconcentrados, por su comunicación inmediata con la población, por su mayor proximidad a los problemas, tendrán un mejor conocimiento de su realidad, de la estructura de los diferentes grupos, de las aspiraciones concretas que se manifiestan en cada lugar, de las aportaciones para la solución de estos problemas y, gracias a su vecindad y consiguiente relación personal con los habitantes, se favorece también la participación de la ciudadanía, tanto en el planteamiento y proposición de soluciones a los problemas, como en la ejecución de las mismas” (Chanes, 1976: 356-357)

Es muy importante, que cuando se desarrolle el sistema de información, se haga un análisis exhaustivo de todas las necesidades que existen de información, conocer el flujo del proceso y sobretodo, simplificar el trámite mediante la reducción de firmas innecesarias y otorgando el servicio en menor tiempo posible. La carencia de un análisis eficiente en el área a sistematizar, puede acarrear el error de sistematizar el problema, es aquí donde se debe poner especial énfasis al momento de llevar a cabo está etapa del desarrollo de un sistema de información.

Por lo tanto, al utilizar un sistema de información trae sus desventajas y sus ventajas. Entre las desventajas está la provocación de ansiedad del personal que estará relacionado con la tecnología y con el sistema de información proporcionado, ya que lo nuevo provoca una reacción natural al cambio, además, puede provocar comunicación ineficiente cuando el personal se siente amenazado y comunicación eficiente cuando sabe que la información que pueda proporcionar le acarreará algún beneficio (Graham y Englund, 1999:135-138). Y dentro de las ventajas, cuando se tiene claro quién utilizará la información resultante del sistema de información y de qué fuente vendrá, entonces dicha “información apoya la toma de decisiones mostrando lo siguiente:

- Los efectos de los cambios en las prioridades.

- Los efectos de los cambios en el personal.

- Los efectos de cambiar la asignación de los recursos.

- Los efectos de la pérdida de algún participante clave.

Por lo que a través de un sistema de información el empleado será capaz de: responder con rapidez a las oportunidades o amenazas, obtener la información necesaria en forma eficiente, evitar la duplicación de esfuerzos, entre otras (Graham y Englund, 1999:140).

El sistema de información se desarrollará en el lenguaje de programación llamado Visual FoxPro versión 6.0. Este lenguaje se toma del software de desarrollo con que cuenta la institución, por lo que será un ahorro en el costo ya que no se necesitará comprar otro software y además, se tiene el conocimiento suficiente para desarrollar la aplicación.

El software pertenece a la herramienta Visual Estudio, herramienta de aplicaciones de la familia de Microsoft, compañía reconocida a nivel mundial por sus ventas de nuevas tecnologías tanto en software como en hardware. Una de las facilidades de desarrollar el sistema por medio de este software es que si existiera algún problema o duda en el desarrollo, se puede consultar a cualquier miembro de la Dirección de Sistemas e Informática de la institución o en cualquier página de Internet donde existen comunidades de desarrolladores y que ofrecen ayuda en cualquier momento. La Institución cuenta con las licencias para el manejo de este software. Y es además un software que ha venido evolucionando de acuerdo con las nuevas necesidades tecnológicas de los tiempos actuales, ya que “Visual FoxPro se encuentra sin dudas, entre las herramientas que mejor se han adaptado a los cambios de estos últimos años. Manteniendo su excelente dominio y velocidad sobre el manejo de datos, ha logrado incorporar de manera brillante el modelo de programación por eventos y, a la vez, el modelo de programación orientada a objetos” (Turek, 2000:7).

Las ventajas de trabajar el desarrollo del sistema de información con Visual FoxPro, permite tener las siguientes características disponibles:

 Programación orientada a objetos.

 Entorno amigable para el usuario.

 Cliente/Servidor

 Uso con Internet

Aspectos que dan fortaleza, confianza y seguridad en el manejo de la información, además de rápidez en el flujo de información a través de la conectividad.

BIBLIOGRAFIA

Chanes Nieto, José, Siwek-Pouydesseau, Jeanne., Timsit ,Gerard,…Vázques Torres, Nicolas (1976), Secretaría de la Presidencia, Desconcentración Administrativa, Complejo Editorial Mexicano S.A. de C.V. México.

Evans, Tim (1997), Construya su propia Intranet, Prentice-Hall Hispanoamericana S.A., Edición en Español, Estado de México, México.

FERNÁNDEZ DE CASTRO, Pablo. Descentralización y desconcentración administrativas. In: Âmbito Jurídico, mar/2001 [Internet] http://www.ambito-juridico.com.br/aj/da0027.htm)

Gobierno del Estado de Sinaloa/Secretaría de Educación Pública y Cultura (2002), La Educación en Sinaloa, Subsecretaría de Planeación Educativa, Primera Edición, Sinaloa. México.

Gómez Morfin, Joaquín (1973), La Administración Moderna y los Sistemas de Información, Editorial Diana, 2da. Edición. México.

Graham, Robert J., Englund, Randall L. (1999), Administración de Proyectos Exitosos, Prentice Hall, Edición en Español. México.

Ornelas, Carlos (2003). Las bases del federalismo y la descentralización en educación. Revista de Investigación Educativa, 3 (1). Consultado el día 14 de octubre de 2004 en: http://redie.ens.uabc.mx/vol5no1/contenido-ornelas.html

Publica tu obra. UNAM, Obras Publicadas, “La Organización de la Administración Pública” http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/ 021202003037. html)

Secretaría de Economía, Facultades de cada unidad administrativa, http:// www.economia. gob.mx/?P=185)

Secretaría de Educación Pública y Cultura (1999), Programa Institucional de Desarrollo Educativo (PIDE), Sinaloa. México.

Turek, Adrian B. (2000). Microsoft Visual FoxPro 6.0, Chulca Impresora S.A., Segunda Edición. Buenos Aires, Argentina.

Organización de Estados Americanos, Tema: “III Conferencia Iberoamericana de Educación” –La Descentralización Educativa. http://www.oei.es/iiicie.htm

Secretaría de Educación Pública y Cultura, Manual de operación de los departamentos de Servicios Regionales Tomo 2, 1984, México, D.F.

El proceso de desconcentración emprendido por la Secretaría de Educación Pública (SEP Federal) en marzo de 1978 con la integración de delegaciones generales en las capitales de las entidades federativas, considerando los objetivos educativos, la geografía política de la república y el programa de reforma administrativa del gobierno federal, impuso la necesidad de crear los departamentos de Servicios Regionales, para acercar así el poder de decisión y solución de los problemas al lugar donde se originan.

Pero, es hasta 1980 cuando se da la formación de los departamento de Servicios Regionales, careciendo en un principio de un marco normativo para guiar su operación. Los Departamentos de Servicios Regionales son áreas encargadas de participar, conjuntamente con las oficinas centrales de Secretaría de Educación Pública y Cultura, en el cumplimiento de las tareas principales tanto administrativas como educativas para elevar la eficiencia del sector educativo.

**** bibliografía

Para Hanson (1997) y Winkler (1993), así como para Rondinelli, Nellis y Cheema

(1984), la desconcentración es una forma de descentralización que generalmente

transfiere las tareas y el trabajo, pero no la autoridad, a otras unidades al interior

de una misma institución. Esta representa una forma limitada de

descentralización, ya que su poder y facultades para tomar decisiones dependen

de la burocracia central. La desconcentración se realiza para incrementar la

racionalidad burocrática, la eficacia administrativa y acercar la prestación del

servicio educativo lo más posible a las demandas locales. La desconcentración no

altera ni cambia las relaciones de poder, aunque puede modificar las rutinas de la

burocracia (Hanson, 2000; Winkler, 1998; Rondinelli, Nellis y Cheema, 1984).

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE DURANGO

CAMPUS CULIACÁN

Maestría en Informática Administrativa

“Desconcentración de procesos administrativos del área de Recursos Humanos a través de un sistema de información al Departamento de Servicio Regional de Guamúchil durante el año 2005”

Asesor:

M.C. Arturo Pérez López

Alumno:

Jesús Alfredo Fuentes Cháirez

Culiacán, Sin., 22 de octubre de 2004

Planteamiento del problema

El avance vertiginoso de las nuevas tecnologías de la información y sobre todo la manera de administrar los conocimientos de una Institución y la forma de aprovecharlos para una más rápida, efectiva y relevante toma de decisiones, ha obligado al personal directivo a tomar parte en esta carrera contra las tecnologías para no quedar rezagados en la imagen Institucional y en la prestación de servicios que es lo más importante en el caso de los servicios educativos.

Es por ello, que la Secretaría de Educación Pública y Cultura inició un proceso de simplificación de procesos, sistematización administrativa y actualización tecnológica en oficinas centrales en el mes de agosto de 2000. El proyecto de modernización administrativa inició con el personal directivo de la institución y tuvo como finalidad crear una nueva conciencia en materia de informática y recabar las necesidades de sistematización de las áreas administrativas. El proyecto se transformó en programa de Sistematización Integral Administrativa y enseguida se continuó con la adquisición de infraestructura tecnológica para soportar el resguardo de información en bases de datos y las aplicaciones que se desarrollarían con un lenguaje de programación visual que funcionara sobre ambiente Windows.

Se adquirieron servidores para soportar aplicaciones, servidores para la administración de las bases de datos y para el servicio de Internet. Además, se compró el Software Visual Estudio que trae consigo el lenguaje de programación Visual llamado “Visual Fox Pro” que es un lenguaje orientado a objetos y funciona bajo el ambiente Windows. Este proceso de capacitación al personal informático, dotación de equipo de computo y sistematización administrativa se desarrolló en 3 años y hasta el día de hoy se encuentran sistematizados los procesos de las siguientes áreas:. Recursos Humanos, Recursos Financieros, Control Escolar, Planeación Educativa y Recursos Materiales.

Actualmente, se cuenta con la siguiente tecnología y software con licenciamiento:

EQUIPO /SOFTWARE

Características UTILIDAD O USO

Servidor MAIL (UNIX)

Pentium III

128 MB RAM

SCSI 9.4 GB

Para el resguardo del correo electrónico de la Institución

Servidor DOMINIO

Pentium III

256 MB RAM

SCSI 36 GB

Se tiene la página de la Institución, la cual es http://www.sepyc.gob.mx

HP LH6000 NETSERVER

4 Procesadores Pentium III XEON

1 GB RAM

4 discos duros SCSI 9.6 GB

Espejeo de discos con RAID 5

Tiene almacenadas las bases de datos de la Institución

FIREWALL

Pentium III

324 MB RAM

Para seguridad del servicio de Internet

Servidor WEB

Pentium III

256 MB RAM

Software RADIO y Chat

Para alojar páginas WEB

Servidor HP

Pentium III

4 procesadores de 1.4 GHZ

1 GB RAM

4 Discos duros de 36 GB

Almacena las aplicaciones (sistemas de información)

Asimismo, en el lapso de los 3 años que duró la Sistematización Integral Administrativa, se llevó a cabo el proceso de conectar en Red a las oficinas centrales con los 7 departamentos de Servicios Regionales, pero solamente se llevó a cabo la conectividad y no se apoyó con la instalación de sistemas de información.

Así es que la Secretaría dispone de departamentos llamados de Servicios Regionales que se quedaron en un principio fuera de la modernización administrativa. Es por ello, que el presente proyecto pretende dar una alternativa de mejoramiento del modo de operar en el área de recursos humanos mediante la desconcentración de un sistema de información integral de procesos de recursos humanos.

Y es por medio de estos departamentos que se pretende acercar y ofrecer servicios más rápidos y de mayor calidad a los usuarios que los demanden. Los departamento de Servicios Regionales se encuentran distribuidos en el estado de Sinaloa y existen actualmente 7 departamentos, los cuales se enumeran a continuación:

- Servicio Regional de El Fuerte

- Servicio Regional de Los Mochis

- Servicio Regional de Guasave

- Servicio Regional de Guamúchil

- Servicio Regional de El Espinal

- Servicio Regional de Mazatlán

- Servicio Regional de El Rosario

Se pretende que a través de la desconcentración de los procesos administrativos del área de recursos humanos y haciendo uso de un sistema de información, se logre simplificar los trámites y actividades que forman cada uno de los procesos y reducir el tiempo de respuesta en el servicio otorgado.

Los procesos que se desconcentrarán son los siguientes :

• Filiación del personal

• Alfabético de nómina y

• Captura de Inasistencias de personal

Se desconcentrarán los procesos del área de recursos humanos de oficinas centrales al departamento de Servicios Regionales de Guamúchil.

El Departamento de Servicios Regionales de Guamúchil otorga servicios administrativos a los municipios de Angostura, Mocorito y Salvador Alvarado.

La problemática que existe en el departamento de Servicios Regionales de Guamúchil es que los trámites administrativos se realizan de manera manual, se usa máquina de escribir y en algunos procesos como el de duplicado de talón de cheque y el de duplicados de certificados de preescolar, primaria y secundaria se usan sistemas que están desarrollados en el lenguaje de programación llamado Clipper y funcionan bajo el ambiente del sistema operativo MS-DOS y no en ambiente Windows.

Además, los pocos sistemas con que se cuentan en el Servicio Regional de Guamúchil son sistemas aislados y no están integrados a las bases de datos existentes de la Secretaría de Educación Pública y Cultura en el municipio de Culiacán.

Asimismo, las bases de datos locales de los sistemas existentes que funcionan en ambiente MS-DOS, se tienen que actualizar de manera quincenal o eventualmente mediante el envío de un archivo desde oficinas centrales vía e-mail hasta el Servicio Regional y que el usuario tiene que grabar en su equipo de cómputo. Lo anterior, ocasiona que la información del Regional no esté en línea, que no se tenga seguridad en las bases de datos y además se haga uso del teléfono para consultar dudas referentes a la información que oficinas centrales proporciona. Todo ello repercute en la calidad y tiempo del servicio otorgado.

A continuación, se ilustra un diagrama que muestra el flujo de información de las inasistencias del personal docente y administrativo.

El diagrama anterior da una idea de todas áreas por donde se trasladan los formatos de inasistencias de personal. Inicia el camino de regreso desde la escuela hasta llegar a las oficinas centrales donde se captura la información. Pero, sigue un proceso contrario cuando oficinas centrales manda los formatos para su llenado, inicia desde oficinas centrales pasando por las supervisiones escolares hasta llegar a los centros de trabajo (escuelas) de los niveles de preescolar, primaria y secundaria.

El tiempo de traslado de los formatos con la información de las inasistencias en ocasiones tarda hasta 2 meses para llegar hasta las oficinas centrales, en otras en ocasiones ni siquiera se envía. El retraso en la captura de las inasistencias en oficinas centrales provoca malestar en los empleados cuando les aparece en el talón de cheque el descuento por concepto de inasistencias. Lo anterior, es debido a que en algunos caso no se acuerdan si ya les descontaron la inasistencia o si es un descuento injustificado por el período tan grande de tiempo que tarda en aplicarse el descuento.

En lo que se refiere al proceso de filiación de personal en el servicio Regional, este se lleva a cabo con las siguientes dificultades:

- Al personal de nuevo ingreso que se afiliará se le piden 2 fotografías infantil en blanco y negro (no instantáneas), lo que ocasiona un gasto al trabajador. Y sucede en ocasiones que las fotos no cumplen con los requisitos, por lo que el trabajador tiene que volver a gastar para tomarse las fotografías.

- Los formatos de filiación se tienen que llenar a máquina de escribir, lo que hace lento el proceso.

- Los formatos se envían desde oficinas centrales para que sea reproducidos en los servicios regionales.

- De igual forma, los formatos de constancias que se elaboran para los trabajadores administrativos o docentes se llenan a máquina de escribir.

En lo que respecta al alfabético de la nómina se tienen los siguientes inconvenientes:

- El trabajador se tiene que esperar al pago de la nómina para saber si se aplicaron descuentos.

- No existen consultas en línea.

- El sistema que opera actualmente es obsoleto.

- No existe seguridad en las bases de datos.

- No existe histórico de consulta.

- A los usuarios del sistema actual, les falta capacitación en el uso de equipo de cómputo.

Y resultado de la forma de operar los procesos en el Servicio Regional de Guamúchil, se tienen las siguientes problemáticas administrativas:

- Administración lenta, incapaz de dar respuestas oportunas, basada en la desconfianza.

- Procesos de trabajo con infinidad de requisitos innecesarios.

- Falta notable de equipo de cómputo.

- Equipos disponibles obsoletos.

- Pocos sistemas y aislados.

- Dependencia externa para el mantenimiento de los sistemas y procesos.

- Carencia de manuales de operación.

- Instalaciones con carencias en infraestructura.

- Falta de presupuesto para operar adecuadamente.

- Saturados en trámites administrativos.

Si la forma de trabajar sigue igual en el departamento de Servicios Regionales seguirá ocasionando lo siguiente:

 La captura de las inasistencias seguirá tendiendo retrasos, lo que ocasionará que siga aumentando el número de empleados insatisfechos por este proceso.

 Que sigan existiendo ocasiones que no se capturen las inasistencias.Que no exista recuperación de presupuesto por aplicación de inasistencias al personal.

 Gastos elevados en uso de papelería por impresión innecesaria de listados de alfabéticos de nómina.

 Traslados a la capital de Estado de Sinaloa para resolver problemas administrativos de docentes y empleados del sector educativo.

 Dependencia marcada del Regional de Guamúchil con oficinas centrales.

 El costo de larga distancia del Servicio Regional seguirá siendo elevado.

 Procesos lentos e ineficaces.

 Empleados administrativos insatisfechos por saturación de cargas de trabajo.

 Carencia de actualización en materia de informática.

 Dependencia constante del Regional hacia las oficinas centrales.

Alternativas de solución

La finalidad principal de este proyecto, es facilitar y modernizar el trabajo administrativo del área de Recursos Humanos, mediante nueva tecnología y rapidez y efectividad en la prestación de los servicios, pero no quiere decir que vaya a resolver todos los problemas existentes. Se tiene que hacer una labor de conscientización y compromiso institucional del personal directivo de oficinas centrales, regionales y personal administrativo del regional.

A continuación se sugieren algunas de las actividades que se tienen que realizar para lograr el éxito del proyecto:

 Dotar de equipo de cómputo suficiente y de vanguardia al departamento de Servicio Regional de Guamúchil.

 Desarrollar un sistema integral administrativo que maneje los procesos de inasistencias de personal, alfabético de nómina y filiación de personal.Capacitar a los usuarios en el manejo del sistema de información que se instalará en el área de Recursos Humanos.Documentar los procesos de Recursos Humanos que se desconcentrarán.Elaborar manuales de operación del sistema que se desarrollará.

 Conscientizar al personal directivo de oficinas centrales de la importancia de proveer de recursos materiales y de presupuesto para el desarrollo integral del Servicio Regional.

 Fomentar el uso de las nuevas tecnologías entre el personal directivo y administrativo, para acercar los servicios educativos a los usuarios que lo demanden .

 Capacitar en el uso del sistema integral de información.

Delimitación del proyecto

El proyecto se desarrollará para el departamento del Servicio Regional de Guamúchil. Además, se tratará el proyecto específicamente para el área de Recursos Humanos con la desconcentración de los procesos sistematizados de Alfabético de nómina, filiación de personal e inasistencias de personal. Se trabajará directamente con el personal responsable del área de Recursos Humanos en el Regional.

Es importante recalcar que el éxito de este proyecto brindará la oportunidad de aplicarlo en los otros 6 servicios regionales de la Secretaría de Educación Pública y Cultura del Estado de Sinaloa, ya que manejan los mismos procesos y funcionan con la misma estructura administrativa. Se tiene proyectado descentralizarlo en un término de 6 meses durante el año 2005.

De los resultados que se puedan obtener con la aplicación de este proyecto, se podrán utilizar para beneficio del personal que toma las decisiones en la Institución, además, brindará un mayor tiempo de responsable del área de Recursos Humanos de oficinas centrales para realizar funciones de planeación, organización y control y disminuir las cargas operativas.

Justificación

De acuerdo a objetivos plasmados en el Programa Institucional de Desarrollo Educativo (PIDE) 1999-2004 se contempló la simplificación, sistematización y conectividad administrativa para modernizar a la administración de los servicios educativos. Este hecho, fue la parte medular de contemplar el desarrollo de un proyecto de vanguardia tecnológica y de impacto institucional.

Y es consecuencia de esos objetivos del PIDE que en abril de 2000 se formó parte de un equipo inicial de 4 personas para elaborar un Anteproyecto de Simplificación y Sistematización Integral Administrativa. Desde esa fecha se tomó parte de ese equipo y en febrero de 2002 se formalizó el proyecto creando una Dirección de Sistemas e Informática.

A partir de agosto de 2000, se inició con el Proyecto de Simplificación y Sistematización Integral Administrativa, participando inicialmente como líder de proyecto para sistematizar las áreas de Planeación Educativa. Y es en abril de 2002 cuando se forma parte de un grupo de trabajo para desarrollar un sistema piloto para un proyecto denominado “Formato Único de Información Educativa” que tiene como propósito el de reducir el número de formas que la Secretaría de Educación Pública y Cultura envía en diferentes períodos y de diferentes áreas para recabar información. La invitación a forma parte del proyecto fue hecha por la Subsecretaría de Planeación Educativa, área encargada de coordinar el desarrollo y logística de aplicación.

Es a partir de este proyecto, que brinda la oportunidad de tener contacto directo con el espacio físico de las oficinas externas de la Institución y conocer la situación real de las Supervisiones Escolares, Jefaturas de Sector y Servicios Regionales.

Los Servicios Regionales al formar parte de la muestra piloto, se programaron para visitarlos como una actividad del área de Recursos Humanos, Dirección de Servicios Regionales y de la Dirección de Sistemas e Informática para instalar el sistema, capacitar al personal y supervisar el buen funcionamiento del sistema.

De estas visitas a los Servicios Regionales y de la participación en el Proyecto de Sistematización, surgió la idea de la realización de un Sistema Integral para desconcentrar procesos de Recursos Humanos.

Asimismo, de la experiencia en desarrollo de sistemas y del compromis