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Unidad De Correspondencia

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Categoría: Negocios

Enviado por: karlo 23 mayo 2011

Palabras: 4339 | Páginas: 18

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lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos

DEFINICIONES

Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo

Documento.

Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.

Cuando los documentos se producen para atender a las competencias y actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren su carácter seriado y se denominarán series documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia, etcétera).

DOCUMENTOS PUBLICOS

Clases de documento:

CATEGORIAS

PRODUCEN

DOCUEMENTOS PRIVADOS

DOCUEMENTOS:

Textuales

Gráficos

En imagen

Audiovisuales

Legible por maquina

PRODUCTO

DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS

Documentos facilitativos o comunes:

Considerados así porque son aquellos que la entidad produce como apoyo a la gestión que realizan. Ejemplos de ellos son: los documentos contables, las hojas de vida, alguna correspondencia, los documentos dispositivos (como las resoluciones, los decretos, las actas, etc.)

Esta clase de documentos es muy común en el quehacer cotidiano de las empresas y de hay reciben su nombre.

Documentos específicos o sustantivos:

Son aquellos documentos que en la entidad produce para las actividades específicas del área de su gestión. Por ejemplo: en un laboratorio bacteriológico, los exámenes de laboratorio; etc.

Todo documento de archivo por lo tanto reúne determinados aspectos que lo hacen pertenecer a una de las anteriores categorías.

Documentos de aspecto administrativo:

Son documentos de interés tanto para el productor como para el usuario, ya ea por la utilidad que presenta en la generación de otras actividades empresariales o porque son fuentes de derechos para uno u otro. Ejemplo: un contrato de servicios.

Documentos de aspecto contable o fiscal:

Este aspecto se presenta en los documentos que expresan movimientos de carácter monetario. Ejemplo: las conciliaciones bancarias, las nominas.

Documentos de aspecto legal:

Vale notar que todos los documentos lo tienen implícito. El aspecto legal de un documento representa los marcos que determina la ley para respaldar derechos u obligaciones. Los documentos de tipo dispositivo (aquellos que expresan la voluntad de la autoridad con el objeto de ser cumplida, como las leyes, los decretos, las ordenanzas y resoluciones.

Documentos de aspecto técnico:

Es el que presenta los documentos específicos de la actividad de una institución, como los planos, las historias clínicas, los informes técnicos y las investigaciones científicas.

Tipología y valores del documento:

El documento consta de: valor primario y valor secundario:

Valor primario:

También llamado valor inmediato, es el valor que representa los documentos para la entidad productora desde el punto de vista administrativo, legal, contable o fiscal y técnico, en las etapas de tramitación (esto es mientras responde o da solución al asunto que lo origino), de vigencia (cuando es consultado o sirve de antecedente a otra gestión) y de plazo precaucional (que, como su nombre lo indica, se da por precaución).

Valor secundario:

Denominado igualmente valor mediato o futuro, es el valor que presenta la información del documento desde el punto de vista de la investigación del pasado o de la historia. Este valor, a su vez, se subdivide en dos categorías: predecible o evidencial, o sea, cuando la importancia de la información puede ser detectada fácilmente, asegurando con ello su conservación permanente.

Tipos de documentos:

Las empresas producen un común de documentos a fines a todas sus actividades, los cuales conforman grupos específicos de manejo ordinario. Entre ellos se destacan los siguientes:

* Correspondencia comercial: cartas, memorandos, circulares, telegramas, informes administrativos.

* Documentos especiales: actas, informes, escrituras y certificados.

* Documentos contables: cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, notas de salida, cheques, letra, pagares.

* Documentos legales: decretos, leyes, resoluciones, hojas de vida, solicitudes de empleo.

Unidad de correspondencia.

Adscrita al sistema de archivo central, es la única de pendencia autorizada para la recepción de documentos solicitudes y atención de requerimientos. Tiene el propósito de administrar las comunicaciones contribuyendo con la normalización, delos procesos de producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos por parte dela gestión documental.

Misión:

Gestionar los procesos programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas

Para esto se deben hacer las siguientes funciones operativas:

* Control de ingreso de la documentación.

* Organización del fondo documental. (clasificar, ordenar y describir)

* Conservación.

* Servicio y control de préstamo de los documentos.

* Selección y traslado de la documentación al archivo central.

* Digitalización de los documentos.

* Atención de consultas sobre informes estudiantiles.

* El area de correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y control de la producción documental.

Propósito:

La unidad de correspondencia tiene como propósito principal centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinario de manera oportuna rápida y eficaz.

Objetivo:

Llevar los procedimientos adecuados para el desarrollo de la gestión documental. Contar con el personal adecuado para permitir recibir, enviar controlar oportunamente el trámite de comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo, etc…

Visión:

Ser una unidad de apoyo confiable y altamente calificada en el manejo de correspondencia con un sistema moderno de registro y un archivo organizado.

Servicios ofrecidos por la unidad de correspondencia:

Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.

Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Qué el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.

Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

REGISTRO CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y ELABORADA

NORMAS DE OPERACIÓN

− Las unidades responsables al recibir la documentación oficial deberán elaborar de

Inmediato las fichas de control respectivas, estableciendo el mecanismo de seguimiento Administrativo de la gestión a que da lugar a la pieza ingresada.

− Las unidades responsables deberán enviar, al término del año correspondiente, las fichas de registro general de las piezas recibidas durante el periodo al Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa.

− La documentación que ingrese a la unidad responsable deberá ser distribuida con la

Mayor rapidez posible, en especial la correspondencia con carácter de urgente,

Manteniéndose cerrada y con controles adicionales la correspondencia confidencial o con valores y riesgos.

− En la documentación que se reciba en la unidad responsable sin envase y sea entregada por el propio interesado o su representante se deberá verificar lo siguiente:

1. Que las piezas estén dirigidas a la unidad responsable o a los servidores públicos que laboran en la misma;

2. Que el asunto de que trate el documento sea competencia de la unidad responsable;

3. Que los documentos estén firmados autográficamente o autorizados con huella digital por el remitente;

4. Que la fecha de los documentos sea actual;

5. Que los documentos citen el domicilio del remitente, en caso contrario, no se aceptará el documento;

6. Que si en el documento se menciona la remisión de anexos, éstos acompañen a la pieza, ya sea adheridos tratándose de otros escritos o por separado cuando son muy voluminosos, si no vienen, se reclamará a quien entrega la pieza, asentándose en el documento las aclaraciones pertinentes; y

7. Que el documento no contenga expresiones injuriosas o términos inconvenientes.

− En la documentación que se reciba en la unidad responsable por servicio postal, Telegráfico, autotransporte o mensajería particular, en sobre cerrado, bajo cubierta o valija se deberá verificar lo siguiente:

1. Que las piezas estén dirigidas a la unidad responsable o a los servidores públicos que laboran en la misma;

2. Que el asunto de que trate el documento sea competencia de la unidad responsable;

3. Que los documentos estén firmados autográficamente o autorizados con huella digital por el remitente;

4. Que la fecha de los documentos sea actual;

5. Que los documentos citen el domicilio del remitente, en caso contrario, no se aceptará el documento;

6. Que si en el documento se menciona la remisión de anexos, éstos acompañen a la pieza, ya sea adherido tratándose de otros escritos o por separado cuando son muy voluminosos, si no vienen, se reclamará a quien entrega la pieza, asentándose en el documento las aclaraciones pertinentes; y

7. Que el documento no contenga expresiones injuriosas o términos inconvenientes.

− En la documentación que se reciba en la unidad responsable por servicio postal, telegráfico, autotransporte o mensajería particular, en sobre cerrado, bajo cubierta o valija se deberá verificar lo siguiente:

1. Que la cantidad de piezas recibidas corresponda con el número de piezas facturadas, y que los datos de los envases correspondan con los de las facturas;

2. Que en los envases de las piezas se especifique que están dirigidas a la unidad responsable o a servidores públicos que trabajan en ella, en caso contrario, se devolverán inmediatamente al servicio respectivo, para que se les dé el cauce adecuado; y

3. Que los envases de las piezas estén en buenas condiciones, de no ser así, se revisará el contenido y, de encontrarse faltantes, sobre todo si es valija, se levantará un acta que haga constar tal anomalía, asentándolo en la factura respectiva para cualquier aclaración subsecuente.

− Sobre cualquier pieza que ingrese a la unidad responsable deberá establecerse un seguimiento y control efectivo, abriéndola en caso de que sea entregada bajo cubierta.

− Cuando la pieza ingresada sea de carácter confidencial o con valores y riesgos, antes de abrir los envases se deberá consultar a la instancia que corresponda dentro de la unidad responsable, para que resuelva sobre el tratamiento de deba dársele a tal documentación, aplicando puntualmente las instrucciones recibidas en este sentido.

− Al abrir una pieza, ya ingresada a la unidad responsable, que viene envasada se deberá verificar lo siguiente:

1. Que los documentos estén dirigidos a la unidad responsable o a los servidores públicos que laboran en ella, en caso contrario, se regresarán al remitente;

2. Que el asunto de que traten los documentos sea competencia de la misma;

3. Que si los documentos indican la remisión de anexos, éstos se adjunten efectivamente, de no ser así se asentará lo procedente en el propio documento; y

4. Que en los documentos se cite la dirección del remitente, si no, se anexará el sobre a la pieza, cuidando de no desprender los timbres postales.

FICHAS DE TRAMITE DE CORRESPONDENCIAS

Objetivo: Establecer a nivel institucional un control administrativo unitario y efectivo sobre los documentos recibidos por las unidades responsables para su tramitación, apoyando el seguimiento de las gestiones a que den lugar los documentos y que induzcan a la recuperación y conservación oportuna y completa de las piezas tramitadas.

Elabora: Unidades responsables.

Fuente de Datos: Las piezas de correspondencia de entrada.

Número de Formulación: Tres: original “registro general” para el control general de distribución de correspondencia: copia 1 “control de correspondencia en trámite”, permanece como control de asuntos pendientes en trámite hasta su resolución final; copia 2 “registro local” para su integración en el registro local de correspondencia de entrada.

Tamaño: 13X17 centímetros.

1. Remitente: Nombre, cargo, domicilio completo y localidad del remitente.

2. Fecha de Recepción: Día, mes y año de recepción del documento.

3. Unidad Destinataria: Nombre de la unidad a la cual se dirige el documento.

4. Número de Registro: Número de folio de entrada del documento.

5. Asunto: Extracto del asunto de que trata el documento.

6. Fecha de Recepción: Fecha en la que recibe la unidad responsable a la que se le dirige el documento.

7. Nombre y Firma del Responsable: Nombre y firma del receptor de la unidad responsable.

8. Carácter del Trámite: En su caso, instrucciones para el manejo especial del documento ingresado.

9. Clasificación: Clave de clasificación completa del documento y sus antecedentes.

10. Túrnese a: Identificación del área a la que se le entregará el documento para su trámite, de acuerdo a las indicaciones del órgano de instrucción para trámite de la unidad responsable.

11. Respuesta Requerida: Día, mes y año indicado por el órgano de instrucción al área tramitadora para su desahogo.

12. Respuesta Real: Fecha de descargo del documento atendido.

13. Acuerdo: Modalidades de trámite definidas por el órgano de instrucción de la unidad responsable.

14. Seguimiento: Nombre del área o persona por las que, en su caso, circula el documento dentro del área tramitadora.

15. Fecha de Recepción del Área Tramitadora: Día, mes y año en la que el área tramitadora recibe el documento para su atención.

16. Nombre y Firma del Responsable: Nombre y firma del receptor del área tramitadora.

17. Resolución Final: El número de oficio de atención, en el caso de que haya respuesta, o extracto breve del resultado del trámite desarrollado.

OBJETIVO

Clasificar, catalogar e integrar los expedientes correspondientes a la documentación de la unidad responsable para agilizar su localización, seguimiento y archivación.

FUNDAMENTO LEGAL

− Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Artículo 47, fracción IV.

− Código Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Común y para toda la

República en Materia del Fuero Federal. Artículo 234 fracción IV.

− Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal. Artículo 2o. fracciones II, III y IV.

− Manual de Políticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos de la Dirección de Desarrollo Archivístico del Archivo General de la Nación.

− Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos de la Dirección de Desarrollo Archivístico del Archivo General de la Nación.

NORMAS DE OPERACIÓN

− El seguimiento de los documentos en trámite de la unidad responsable se hará por medio de las fichas de control confeccionadas para cada pieza en el momento de su recepción.

− Se deberá reducir al máximo el tiempo necesario para el establecimiento de los controles y clasificación de los materiales ingresados, sobre todo en el caso de correspondencia urgente.

− La clasificación de la documentación deberá realizarse de acuerdo con el Catálogo de Claves de las Unidades Responsables del Instituto vigente, por área de competencia y se anotará en la parte superior derecha del documento correspondiente.

− Para la catalogación de las unidades documentales se elaborará una tarjeta provisional que contendrá el nombre del expediente, extracto del asunto, la clave identificadora y clasificadora, y la fecha de apertura del expediente.

− En la apertura de un nuevo expediente se deberán elaborar las cédulas de inventario y de referencia correspondientes.

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA

OBJETIVO

Distribuir la documentación generada por la unidad responsable para garantizar que sea recibida oportuna y completamente por sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitación y comunicación entra y extra institucional.

FUNDAMENTO LEGAL

− Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Artículo 47 fracción IV.

− Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Artículo 20.

− Código Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Común y para toda la República en Materia del Fuero Federal. Artículo 234 fracción IV.

− Manual de Políticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos de la Dirección de Desarrollo Archivístico del Archivo General de la Nación.

− Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos de la Dirección de Desarrollo Archivístico del Archivo General de la Nación.

NORMAS DE OPERACIÓN

− Se procurará que los documentos entregados por las áreas tramitadoras cumplan con los siguientes requisitos:

1. Que esté formulada en papel con sello o membrete oficial;

2. Que en el ángulo superior derecho lleve inscritos los datos identificadores de la unidad responsable, del área remitente y el número de oficio;

3. Que la fecha de la comunicación sea actual;

4. Que los datos del destinatario estén escritos en forma correcta y completa;

5. Que el original esté firmado autográficamente, indicando de manera precisa y completa el nombre y el cargo del servidor público remitente;

6. Que las copias dirigidas estén debidamente marcadas, completas y firmadas autográficamente;

7. Que se anexen tres copias adicionales para la expeditación y control, llevando estampado el facsímil correspondiente;

8. Que si llevan la anotación de anexos en el margen izquierdo, éstos se encuentren completos y bien adheridos, si se anexan expedientes o legajos, se indicará al margen de la comunicación el número de fojas de cada uno y si son documentos con valores se anotarán los datos necesarios para su identificación;

9. Que si se menciona la remisión de objetos voluminosos, éstos vayan debidamente empacados, y con la anotación al margen de la comunicación respectiva “paquete por separado”;

10. Que las piezas que se reciben bajo cubierta lleven inscritos los datos del remitente, la dirección completa del destinatario, el contenido y el sello oficial;

11. Que si se desea algún servicio en especial para el despacho de las piezas éstas lleven inscrito el nombre de la clase de servicio (urgente, confidencial, correo aéreo, etcétera); y

12. Que si la pieza por despachar es contestación a algún documento tramitado, ésta acompañe a la pieza en cuestión, la cual llevará en el ángulo superior derecho, además de los datos ya señalados, el número identificador del expediente a que corresponde el documento.

− Las unidades responsables establecerán un registro local de la correspondencia de salida generada por los órganos de la misma.

− El servicio de despacho de correspondencia de salida se efectuará con la máxima agilidad y control en la tramitación y entrega de los documentos despachados, aplicando los recursos existentes en la distribución de la documentación oficial que la unidad responsable genere en el desarrollo de sus actividades.

− Para el control de la documentación de salida se utilizará numeración sucesiva para toda la unidad responsable o, en su caso, del órgano respectivo, en series que se iniciarán cada año.

− En el despacho de la correspondencia se deberá elaborar la factura de correspondencia de salida, en donde se asentarán los datos de las piezas recibidas en un periodo determinado de acuerdo con la vía de despacho y en donde se anotará lo siguiente:

1. Denominación de la dependencia destinataria;

2. Fecha de elaboración y número de folio de la factura;

3. Numeración por pieza facturada;

4. Número de registro de salida de cada pieza;

5. Cargo y nombre del destinatario;

6. Domicilio de la dependencia destinataria;

7. Número total de piezas facturadas; e

8. Importe de franqueo por pieza y total.

EQUIPOS PARA EL MANEJO Y HACER MAS FACIL EL ARCHIVO

1. ESCANER

El escáner es un dispositivo utilizado para ordenar y detectar los patrones de luz ou oscuridad convirtiendo la imagen en señales digitales que se pueden manipular por medio de un software de tratamiento de imágenes o con reconocimiento óptico de caracteres.

2. TELEFAX

Aparato que permite transmitir por medio de cable telefónico documentos, fotografías, textos, recibos, documentos etc.

Es imprescindible instalar un tele fax en la oficina de correspondencia.

3. LA COMPUTADORA.

La computadora es bastante importante en una oficina de archivo por que ella nos permite almacenar muchísimos datos importantes y en un orden determinado y tiene consigo 4 funciones básicas:

a. Entrada.

b. Procesamiento.

c. Almacenamiento.

d. Salida.

4. SELLOS Y FECHADORES.

Los sellos generalmente sirven para autenticar y dar valides a algún tipo de documento o también para las evidencias.

Estos son utilizados en las unidades de correspondencia, los bancos, las oficinas jurídicas etc.

5. RELOJ PARA RADICAR.

Es importante que en la oficina haya un reloj que tenga en el, la fecha y la hora para facilitar mas las cosas para ello existen los relojes digitales que vienen con estas características.