LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO DESDE SU EVOLUCIÓN A LA ACTUALIDAD

LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO DESDE SU EVOLUCIÓN A LA ACTUALIDAD

Desde los albores de la humanidad, el lenguaje ha sido un diferenciador importante entre el hombre y los animales. Le necesidad de comunicarnos con nuestros semejantes genera la necesidad de poder conservar la información comunicada de una manera más concreta para llegar a más personas, y que se persevere a lo largo del tiempo para una posterior consulta. De esa manera cuando aparecen los primeros soportes para la información, también comienzan a surgir las primeras formas de conservación y organización que condensaban aquellos documentos primitivos importantes en lugares específicos, algunos de estos conocidos principalmente como bibliotecas. Con el avance del tiempo, los soportes van cambiando y la manera de conservar los mismos evoluciona tomando una forma más concisa, consistente y real, llegando a la concepción del archivo y en la actualidad adoptando nuevas tecnologías que aportan nuevas características y valores a los archivos, resaltando su importancia en la vida moderna y empresarial.

Un archivo es un conjunto de documentos organizados de una manera específica, en un lugar en concreto. Bajo esta premisa podemos decir que una de las primeras ideas de archivo que se encontró en la historia fue la biblioteca como se dijo anteriormente, en donde se reúne documentos, en forma de libros (aunque en la anterioridad eran papiros) con información importante para las personas y que permite una consulta de los mismo. Así mismo es de rescatar que en algunos lugares hay antiguas colecciones de documentos en soportes diferentes al papel o al electrónico, tales como la madera, que se preservan con el fin de mantener un registro histórico de algún aspecto de una cultura o nación, tal es el caso de la Tripitaka Coreana, que es la colección más completa de textos budistas, contenida en 81.258 bloques de madera, ubicada en el templo budista de Haeinsa. Estos casos también contienen las características de un archivo en su contexto general.

Estos ejemplos cumplen con las funciones más primordiales y básicas de un archivo, como lo son el conservar la documentación y preservarla para su posterior consulta; y nos muestra las características esenciales del mismo, condensando y ordenando la información importante y relevante para la historia, la cultura y la humanidad. Sin embargo, en la actualidad es de rescatar que el concepto de archivo se ha hecho más específico, reflejando el uso que se le da y ampliando su campo de acción, realzando su importancia, no solo para el pasado y el futuro, si no para el presente mismo, para la sociedad y la economía.

Es ahora donde vemos que, en nuestro medio comercial y empresarial, se encuentra la importancia de aplicar de manera adecuada el manejo correcto de la documentación, pues esta es el fluido vital de la empresa, respaldando la toma de decisiones, consolidando las relaciones empresariales y mostrando la legalidad y economía que maneja cada entidad; entonces vemos como la Archivística se independiza de la Historia como ciencia madre, sin desligarse totalmente de esta, y toma relevancia en el contexto actual creando de esa manera la necesidad de un ente como el Archivo General de la Nación, que regule su actividad legislando la buena práctica de esta labor, con leyes como la Ley 594 del 2000, conocida como la Ley General de Archivos, que regula y gestiona gran parte de los deberes documentales y archivísticos.

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